張 玲

（山東財政學院圖書館，山東 濟南 250014）

張 玲 女，1970年生。本科學歷，副研究館員。研究方向：圖書館流通和閱覽。

國際文獻交換是圖書館文獻資源建設的重要途徑之一。通過國際文獻交換這一手段，圖書館能夠最快捷地獲得國外圖書情報資料。為此，作者從國際文獻交換水平提升的角度出發(fā)，就如何有效提升國際文獻交換績效水平做了深入的分析，以期為提高國際文獻交換工作的秩序，保證文獻交換雙方的利益提供參考。

1 國際文獻交換績效的內(nèi)涵及屬性分析

績效指的是組織期望的結(jié)果。不同領域?qū)冃У恼J識和理解是不同的。國際文獻交換績效指的是：正在實施的國際文獻交換行為的執(zhí)行狀況，以及國際文獻這一交換行為的結(jié)果。國際文獻交換績效由于其特殊性，使得其很容易受到各種因素的影響，這些影響因素包括國際文獻交換戰(zhàn)略、國際文獻交換服務水平等。國際文獻交換績效有其自身特有的屬性：首先，在國際文獻交換過程中，績效水平受到多種因素的影響；其次，國際文獻交換績效是多方面的體現(xiàn)；再次，國際文獻交換績效是一個動態(tài)變化的過程，因為各種因素的影響會導致績效水平的變換；最后，國際文獻交換績效作為文獻交換投入與文獻交換產(chǎn)出的比較，需要通過價值分析來衡量績效水平。

2 提升國際文獻交換績效水平的意義

圖書館在參與國際文獻交換市場過程當中，文獻交換能力的穩(wěn)定性會受到大致4個方面的影響：

首先，短期行為這一影響因素，表現(xiàn)在文獻交換主體僅僅重視眼前工作，而忽略了圖書館的長遠發(fā)展，因為資金不足等問題，而使得文獻交換主體缺少與對方進行長期合作的勇氣。

其次，文獻交換參與者的責任意識有待提升，由于國際文獻交換的參與者是世界不同國家交換單位的工作者，這些人員不乏兼職做文獻交換工作的，這就很容易產(chǎn)生責權(quán)缺位的問題。文獻交換者為保證本單位的使用而使得交換對象的利益不能夠得到保證。

再次，文獻交換工作實施之前，交換單位的內(nèi)部管理對交換風險的認識、控制等不足。文獻交換者在維護本單位的實際利益的同時，容易忽略對交換單位的信用評估及內(nèi)部管理情況的了解，造成文獻交換前的準備和文獻交換中的管控不夠到位。

最后，國際文獻交換過程中產(chǎn)生的失信等問題不能夠得到應有的違約懲罰，這是因為國際文獻交換的失信懲罰機制不夠健全導致的，不健全的懲罰機制降低了文獻交換失信的成本，導致失信行為的發(fā)生。

3 國際文獻交換績效計劃的類型

制定交換計劃是國際文獻交換行為的一種預想，通過預先制定的各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)國際文獻交換的目的。國際文獻交換計劃的本質(zhì)是對文獻交換目標和文獻交換方法的預先安排，所以文獻交換計劃成為國際文獻交換管理的主要部分。國際文獻交換計劃的管理是有不同類型、層次的。從文獻交換計劃的時間上，可分成長期計劃、中期計劃、短期計劃等3種形式，這3個層次的計劃相互配合、相互依存，構(gòu)成了國際文獻交換計劃管理系統(tǒng)。

3.1 國際文獻交換績效運作計劃

運作計劃能夠很好地協(xié)調(diào)國際文獻交換系統(tǒng)的各個部分，運作計劃多數(shù)情況下是短期的，即特定時間的文獻交換目標。在信息系統(tǒng)不斷發(fā)展的環(huán)境下，國際文獻交換計劃含有更深層次的內(nèi)容，其中預測行為是國際文獻交換規(guī)劃、國際文獻交換系統(tǒng)二者相互協(xié)調(diào)的基礎。信息系統(tǒng)一方面保證國際文獻交換運作計劃的產(chǎn)生，另一方面保證為績效分析提供準確的預測和指導。

3.2 國際文獻交換績效運作的表現(xiàn)

首先，國際文獻交換運作計劃能夠?qū)崿F(xiàn)對國際文獻交換系統(tǒng)的有效調(diào)整。在文獻交換系統(tǒng)調(diào)整運作計劃的過程中需要重視兩方面因素的影響：一是在對交換文獻分配預算時，要重視同新的文獻交換時產(chǎn)生的運作成本，需要把這一新增的運作成本從預算的文獻交換運作費用中區(qū)別開來，即不能將其看作是正常的運作預算。二是為了能夠更好地保證文獻交換用戶的需要，可能在這個過程中需要增加國際文獻交換運作的費用。

其次，國際文獻交換運作計劃的績效目標。國際文獻交換績效的目標，大部分是按照即將實施的交換行為、國際文獻交換的規(guī)劃預測、文獻交換管理資金投入等幾個方面的因素而組織制定的。國際文獻交換績效目標只有同交換活動的計劃相互結(jié)合，才能夠保證交換特定目標需求的有效結(jié)構(gòu)。

再次，國際文獻交換運作計劃的預算與實施。當國際文獻交換運作計劃程序確定對國際文獻交換系統(tǒng)做出修正、確定績效目標、績效計劃等以后，就要開始實施預算行為，以保證國際文獻交換運作計劃所需的各項費用。

3.3 國際文獻交換用戶服務的績效

國際文獻交換績效可劃分成兩個方面，即國際文獻交換服務質(zhì)量維度和國際文獻交換服務產(chǎn)出維度。國際文獻交換服務質(zhì)量維度借助安全性和響應性對此作出有效的評價。而國際文獻交換服務產(chǎn)出是借助使用者的滿意程度、文獻市場的情況作出評價。以文獻交換的視角分析，對用戶提供的服務是文獻交換活動的產(chǎn)物，對用戶的服務水平是保證交換之后能否留住用戶的主要因素，對用戶服務水平的影響是保證文獻交換單位市場占有率和交換成本的基礎。文獻交換用戶服務是文獻交換參與雙方完成的一個實踐過程，這一實踐過程保證了文獻交換的服務增值。其次，構(gòu)建科學的用戶服務評價指標，在對用戶服務績效評價的過程中，對當前的用戶交換作出評價。在用戶交換文獻或者享受圖書館文獻服務時，只有表示滿意或者極為滿意的條件之下，才能夠?qū)崿F(xiàn)滿意的情況。

4 國際文獻交換績效水平的提升策略

4.1 加強對國際文獻交換內(nèi)部因素的控制

在國際文獻交換管理結(jié)構(gòu)里面，國際文獻交換的組織結(jié)構(gòu)、國際文獻交換的程序、國際文獻交換的信息系統(tǒng)等因素，都與國際文獻交換績效的成果關聯(lián)在一起。因此，這就要求國際文獻交換組織結(jié)構(gòu)要適應交換組織目前的發(fā)展狀況，保證國際文獻交換的重點內(nèi)容，在組織的人力資源、組織文化、交換觀念創(chuàng)新、組織結(jié)構(gòu)等方面，借助科學的規(guī)劃來創(chuàng)新組織管理的形式，保證交換績效水平的提升。其次要不斷提升國際文獻交換程序同文獻交換目標的有效結(jié)合程度。

對國際文獻交換供應商的管理，要求按照國際文獻交換的需要，保證同文獻供應商之間的良好合作關系。通過積極、有效的溝通來獲取良好的國際文獻交換管理效果。做好文獻供應商的管理是為了更好地提升所獲得的文獻質(zhì)量，以保證國際文獻交換績效水平的提升。加強對國際文獻交換流程的有效管理，保證國際文獻交換各方的需求。通過對國際文獻交換市場做出全面、深入的分析，及時獲得更多的交換信息及交換部門的情況。制定科學、合法的國際文獻交換策略，保證文獻交換結(jié)果的有效性和公平性。加強對參與國際文獻交換人員的管理。通過有效的前期培訓，保證參與交換的員工具備高度的責任感、超強的溝通協(xié)調(diào)能力和專業(yè)素質(zhì)，為國際文獻交換績效水平的提升提供保障。

4.2 優(yōu)化國際文獻交換績效水平的外部因素

由于世界上各個國家的政治環(huán)境、經(jīng)濟水平、歷史狀況等存在著差異，這就造成了國際文獻交換經(jīng)濟發(fā)展的環(huán)境、發(fā)展類型等出現(xiàn)一些客觀的差異，給國際文獻交換帶來了經(jīng)濟的不平衡。因此，從國際文獻交換的成本控制分析，首先要對經(jīng)濟環(huán)境的影響作出戰(zhàn)略分析，因為經(jīng)濟環(huán)境對交換戰(zhàn)略的制定與實施會產(chǎn)生直接的影響，如文獻交換費用的不足將會對文獻輸出經(jīng)費產(chǎn)生影響，對文獻引進經(jīng)費也會產(chǎn)生影響。政治因素也是影響國際文獻交換績效水平的主要因素，特別是對國際文獻交換的長期發(fā)展產(chǎn)生不良的影響。文化作為一個國家發(fā)展的內(nèi)在表現(xiàn)，對國際文獻交換產(chǎn)生的影響是客觀存在的，因為每個國家文化環(huán)境的差異，使得國際文獻交換單位在進行交換工作價值確定和判斷的時候容易產(chǎn)生差異，進而對文獻交換的成本控制產(chǎn)生一定的影響。因此，在國際文獻交換實施之前，要綜合考慮這些影響因素，進行科學規(guī)劃，以保證國際文獻交換績效水平的提升。

4.3 構(gòu)建科學的國際文獻交換法律體系

國際文獻交換作為一種市場行為，需要遵循市場經(jīng)濟運行的規(guī)律，以健全的法律法規(guī)作為保障?？v使當前國際上并沒有構(gòu)建適用的法律法規(guī)，在交換行為實施的過程中，需要每一個交換參與者在追求最大利益的同時，以道德為準繩，彌補法律環(huán)境的不足，保證國際文獻交換雙方的收益。作為國際文獻交換的組織和實施者都有權(quán)利和義務，都應了解并自覺遵守國際文獻交換的相關法規(guī)，保證交換行為的合法性，促進國際文獻交換績效水平的有效提升。

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