李雪梅

黨的十八大會議的召開為進入深水區(qū)的醫(yī)改明確了方向，而隨著城鎮(zhèn)化進程的加快，醫(yī)院特別是公立醫(yī)院將投身到新一輪的建設(shè)浪潮中［1］。上項目，搞基建，增床位，擴張規(guī)模，各種基建項目如火如荼在公立醫(yī)院中開展。如何做好醫(yī)院基建檔案管理，為醫(yī)院保留好珍貴的歷史財富，成為醫(yī)院工作者不可推卸的責任。

1 基建檔案的主要特點

基建檔案以項目為一個檔案單位，涵蓋了從項目審批，建立組織架構(gòu)進行工程準備、報批、設(shè)計、預(yù)算、招標和合同，建設(shè)準備階段的立項報建、勘查設(shè)計、施工招標、施工許可證申辦，工程建設(shè)階段進行的質(zhì)量管理、進度管理、預(yù)算控制，工程竣工驗收和交付使用，到最后項目決算一整套完整的項目流程材料。

1.1 基建項目涉及的單位和人員較多，影響歸檔率 一項基建工程要和城建、規(guī)劃、環(huán)保、消防、設(shè)計和勘察、建設(shè)、施工、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)和采購等十幾家甚至幾十家部門單位發(fā)生聯(lián)系，有幾十甚至上百人員參與其中。由于收集的部門、單位眾多，材料的分散增加了收集工作的難度。而人員素質(zhì)參差不齊，檔案意識淡薄，在文化程度、業(yè)務(wù)技能、理論基礎(chǔ)等方面各不相同，對基建檔案形成的來龍去脈認識不清，對收集歸檔范圍把握不準確，造成基建材料收集不齊全。

1.2 基建項目建設(shè)周期較長，影響完整率 基建工程要經(jīng)過提議、立項、審批、勘察、設(shè)計、施工、竣工、驗收并投入使用一個完整周期，在實際操作過程中還可能遇到資金不到位、設(shè)計變更、增加預(yù)算和不可抗力客觀因素等原因，一般要經(jīng)歷一年甚至幾年的建設(shè)時間，使基建檔案材料形成時間過長，檔案資料員保存和保管容易丟失。特別是一些基礎(chǔ)隱藏工程和電氣管網(wǎng)工程的記錄單，雖是分項目卻重要和隱蔽而負責人員眾多，不僅易漏責任人的簽字蓋章，還容易丟失不見。

1.3 基建項目專業(yè)性較強，影響準確率 基建材料產(chǎn)生于多個專業(yè)技術(shù)部門，有報建審批表、勘察報告、招投標書、合同協(xié)議書等文字文書材料，還有紅線圖、施工執(zhí)照、驗收記錄單、施工竣工圖、預(yù)決算書等報表圖紙材料，形成了文字、圖紙、照片、錄像等多種載體形式。如果收集人員不熟悉基建工程專業(yè)知識和項目運作程序，就不知道哪里有材料該收集，在哪個階段要收集上來，則不能及時收集每一個環(huán)節(jié)的原始材料［2］。

2 加強基建檔案管理工作的措施

基建檔案反映了醫(yī)院各個歷史時期的基本建設(shè)，是醫(yī)院發(fā)展的歷史見證。它記載了醫(yī)院每個基本建設(shè)項目的全過程，可以為醫(yī)院中長期規(guī)劃和建設(shè)提供參考，為醫(yī)院產(chǎn)權(quán)查證和地界劃分提供依據(jù)，更是日后維護維修、改建擴建甚至建筑安全的重要參考依據(jù)。

2.1 加強領(lǐng)導，責任到人，建立基建檔案預(yù)立卷制度 基建工程質(zhì)量是“百年大計”，反映醫(yī)院基本建設(shè)的整體水平。而基建檔案真實反映醫(yī)院工程項目管理過程和項目實體的全面貌，對醫(yī)院長遠發(fā)展有重要意義。醫(yī)院領(lǐng)導要提高檔案意識，把基建檔案收集管理工作納入到基建項目管理和考核全過程。有分管領(lǐng)導，設(shè)專職檔案資料管理員全程專門負責各部門、每個階段材料的催收和整理。其他相關(guān)兼職資料員在做好專業(yè)技術(shù)工作同時及時收集和上交產(chǎn)生在本部門的資料，建立順暢的基建檔案材料人員網(wǎng)絡(luò)體系。

基建工程專職檔案資料員要嚴格把關(guān)，規(guī)范歸檔材料，做好“誰形成文件資料誰負責收集立卷”的預(yù)立卷工作，如合同協(xié)議書必須是正本，不能是草稿或副本;簽名簽字要用黑色墨水，不能用圓珠筆、鉛筆和藍、紅墨水;驗收記錄單要簽字蓋章齊全，不要空白和遺漏;文件要保存原件，不能使用復印件;工程圖紙要標注明確，審批蓋章齊全，避免重要的竣工圖收集不規(guī)范等等。專職資料員要在每個階段及時整理收集材料，發(fā)現(xiàn)有不規(guī)范的材料馬上退回去整改，從而避免幾年后項目竣工時發(fā)現(xiàn)問題，卻因時間過久而找不到相關(guān)人員和部門彌補的永久遺憾和缺失，甚至影響到工程竣工驗收的損失。

2.2 強化收集，監(jiān)督指導和經(jīng)濟手段雙管齊下，確保材料收集完整、準確、系統(tǒng) 基建資料收集是基建檔案管理的基礎(chǔ)也是難度最大的工作。收集工作涉牽到多個單位和醫(yī)院內(nèi)部不同科室。不同的單位和部門在項目各個階段有不同的收集任務(wù)，作為建設(shè)單位的醫(yī)院基建辦公室的檔案資料管理員要提前介入項目，了解該項目的規(guī)模和使用功能，便于在收集和匯總資料時做到心中有數(shù)。

工程準備階段的大量文件主要產(chǎn)生在醫(yī)院，資料管理員要做好前期階段的文件材料收集。工程施工階段的資料由施工單位形成，資料管理員要深入項目現(xiàn)場，主動、積極了解工程進度，熟悉每個階段檔案文件的內(nèi)容，對照收集清單督促指導施工單位、承包單位和監(jiān)理單位及時上交施工、竣工、驗收各階段的資料，催收缺失的材料。

施工階段包含有土建、水電、照明、供暖、信息、通訊、消防、設(shè)備等主體和各分部分項、隱蔽工程種類繁多的基建資料，其材料收集齊全還關(guān)系到項目的竣工驗收達標。作為建設(shè)單位的醫(yī)院在簽訂各種建設(shè)項目合同時應(yīng)把歸檔要求和具體內(nèi)容向施工各單位作明確要求，利用合同形式對歸檔文件的份數(shù)、質(zhì)量、時間以及違約責任作出具體規(guī)定，并和工程結(jié)算掛鉤，確保各部門各階段收集的檔案完整、準確、系統(tǒng)［3］。

2.3 加強檔案人員培訓，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平 基建檔案資料管理是一項復雜而細致的工作，而在醫(yī)院工作中是以衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員為主，基建后勤管理體制不健全，基建辦公室人員流動性大，資料管理員工程技術(shù)專業(yè)性不強，又缺乏檔案專業(yè)知識，所以工作起來往往顯得比較被動。

廣西壯族自治區(qū)民族醫(yī)院是一所有50多年歷史的三級甲等綜合醫(yī)院，醫(yī)院正在進行住院綜合大樓、腫瘤放療樓和職工危舊房改住房改造等多個基建項目。隨著各個大型基建工程的陸續(xù)竣工投入使用，醫(yī)院的就診醫(yī)療條件，職工居住環(huán)境和綜合服務(wù)能力將得到更大的提升。醫(yī)院領(lǐng)導要建設(shè)工程和檔案管理兩手抓兩手都要硬，選拔一位愛崗敬業(yè)，工作細致的管理人員通過業(yè)務(wù)培訓使之掌握工程專業(yè)知識又了解檔案業(yè)務(wù)知識，提高其綜合素質(zhì)和管理能力，從而確?；n案管理工作的質(zhì)量和效率，讓基建檔案管理成為醫(yī)院和院長一項功在當代，利在千秋的事業(yè)。

［1］楊郁素，邱衛(wèi)黎，歐陽俠.以基建檔案為例淺談做好醫(yī)院檔案歸檔與管理工作.中外醫(yī)療，2009，23:95-96.

［2］崔志剛.醫(yī)院基建檔案管理控制的認識.山西檔案，2010，增刊:52-53.

［3］申曉寧，朱偉文.建立虛擬管理模式提高基建檔案工作水平.蘭臺世界，2008，3:35-36.