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        論檔案信息資源共享的實現(xiàn)

        2012-12-24 01:17:42李芳芳
        檔案管理 2012年6期
        關(guān)鍵詞:信息資源管理資源共享資源

        李芳芳

        隨著社會信息化的不斷深入發(fā)展、社會公眾對信息知情權(quán)的日漸需要及現(xiàn)代信息技術(shù)逐步完善,實現(xiàn)檔案信息資源共享已成為信息時代的發(fā)展趨勢。我國檔案信息資源共享取得了不小的進展,但遠不能適應(yīng)當代社會信息化的要求,嚴重影響了檔案信息資源的開發(fā)利用。本文就我國檔案信息資源共享的實現(xiàn)進行探討,提出自己的建議。

        1加強檔案信息資源的建設(shè)與整合

        要實現(xiàn)檔案信息資源的共享,必須有可供共享的檔案信息資源,這就要求加強檔案信息資源的建設(shè)與整合,以一定的標準、規(guī)范對檔案信息資源加以集成。檔案信息資源集成管理是一種成本低、效率高的檔案管理模式,適應(yīng)檔案信息資源數(shù)字化發(fā)展的要求,能夠更好地滿足社會各界日益增加的對檔案信息資源的需求,是實現(xiàn)檔案信息資源共享的有效途徑。

        運用檔案信息資源集成管理加強檔案信息資源的建設(shè)與整合,首先,要加強檔案信息資源數(shù)據(jù)集成管理。檔案信息資源數(shù)據(jù)集成是整個檔案信息資源集成管理的基礎(chǔ),它要求在確定基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上,將各個檔案管理部門管理的數(shù)據(jù)以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為標準進行轉(zhuǎn)換,形成可以直接被系統(tǒng)使用的數(shù)據(jù)或過渡數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換時,要充分注意數(shù)據(jù)庫的擴充和更新能力。其次,強化檔案信息資源管理過程集成。檔案信息資源管理過程集成,要求檔案信息資源管理業(yè)務(wù)流程集成,實現(xiàn)各類檔案信息資源的一體化;各種檔案信息資源綜合管理與服務(wù)系統(tǒng)集成,實現(xiàn)對外提供利用服務(wù)的檔案信息資源統(tǒng)一從檔案管理中心提??;檔案部門對檔案信息資源的前端控制集成,實現(xiàn)檔案信息資源管理的一體化。最后,開展區(qū)域性檔案信息資源集成,實現(xiàn)檔案信息資源共享。利用政府先進的技術(shù)、其對檔案部門的投資及電子政務(wù)信息資源,構(gòu)建區(qū)域性檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)體系,達到檔案信息資源優(yōu)化配置、高效共享。

        2運用多種技術(shù)手段

        在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)強有力的支持下,檔案信息資源共享克服了時空限制,借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的催化作用,檔案信息資源共享建設(shè)的進程成倍加快。因此,實現(xiàn)檔案信息資源共享,新技術(shù)的運用不可缺少。在檔案信息資源共享建設(shè)的全過程中,我們要在堅持標準化原則、安全原則、開發(fā)與引進相結(jié)合原則的基礎(chǔ)上,運用多種技術(shù)手段。

        運用多種技術(shù)手段實現(xiàn)檔案信息資源共享,首先,是計算機技術(shù)的運用。實現(xiàn)檔案信息資源共享,要結(jié)合實際情況,高起點地購置計算機、海量存儲設(shè)備、掃描儀等相關(guān)設(shè)施設(shè)備,為檔案信息資源共享創(chuàng)造良好的硬件環(huán)境。其次,應(yīng)用軟件系統(tǒng)的建設(shè)。在軟件環(huán)境建設(shè)上,檔案部門要堅持自己開發(fā)與引進先進技術(shù)相結(jié)合的原則,既要考慮軟件的先進性,又要顧及軟件的兼容性,使軟件環(huán)境既適應(yīng)檔案信息資源的管理,又具有較高的程序設(shè)計技術(shù)及操作使用水平。最后,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境在檔案信息資源共享中的作用非同一般,可以說,是關(guān)鍵的“神經(jīng)系統(tǒng)”。在進行檔案專業(yè)網(wǎng)站建設(shè)中,不管是內(nèi)網(wǎng)還是外網(wǎng)的建設(shè),都要在安全的基礎(chǔ)上能夠全面兼容,并且,要使用方便,從而形成能夠共享的檔案信息資源網(wǎng)站體系。

        3變革檔案信息資源服務(wù)方式

        不管是加強檔案信息資源的建設(shè)與整合,還是運用多種技術(shù)手段實現(xiàn)檔案信息資源共享,我們都不應(yīng)該忘記,其最終目的是為社會各界提供方便、實用、有效的檔案信息服務(wù),這將是今后檔案信息資源共享建設(shè)的重點。這就要求,檔案部門及其管理人員要轉(zhuǎn)變檔案信息服務(wù)方式,全方位滿足檔案用戶對檔案信息自由的各種需求。

        變革檔案信息資源服務(wù)方式,要從傳統(tǒng)的服務(wù)模式走向網(wǎng)絡(luò)平臺。各檔案館要將自己的檔案信息資源通過放在網(wǎng)上,開展檔案館主頁服務(wù),并突出地方特色和館藏特色;建立方便、簡潔的檔案目錄數(shù)據(jù)庫,開展多種方式的檔案信息檢索服務(wù);靈活采取實時解答、E-mail等多種方式,進行檔案信息自由的數(shù)字咨詢服務(wù)。此外,變革檔案信息資源服務(wù)方式,要積極采取一些新的方式。如,國家檔案信息資源“云”共享服務(wù),這種共享服務(wù)模式,有利于各檔案部門集中精力去做好檔案信息資源服務(wù)內(nèi)容的開發(fā),有助于增強檔案信息資源服務(wù)社會的能力,從而提升各地檔案部門檔案信息資源的利用率。

        (作者單位:新鄉(xiāng)學(xué)院組織部干部人事檔案室來稿日期:2012-08-16)

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