劉紅委

職業(yè)院校基層人事秘書是極為重要的管理崗位，要求必須具有特殊和綜合的職業(yè)素質(zhì)能力，與本科院校相比其多重性角色作用和多層面角色特點更加明顯，從其崗位工作職責(zé)、內(nèi)容、作用與特點分析來看，最容易形成職業(yè)倦怠、心理沖突及焦慮危機現(xiàn)象，直接影響到學(xué)校決策的執(zhí)行力與管理效率及辦學(xué)質(zhì)量，急需對其角色屬性、倦怠癥狀及矯治方法進行系統(tǒng)探討，有助于促進其身心健康，重新激發(fā)其工作活力，提高其工作效能與創(chuàng)新潛能，提升學(xué)校整體管理水平，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的辦學(xué)目標(biāo)。

一、角色分析

（一）多素能的角色內(nèi)涵

人事秘書是職業(yè)院校必設(shè)重要基層行政管理崗位之一，不僅要求人員素質(zhì)高、文字能力強、組織協(xié)調(diào)能力好、政策水平高、耐心細(xì)致、工作責(zé)任心與執(zhí)行力強、有大局意識等，還要求具有很好的服務(wù)意識與服務(wù)態(tài)度及服務(wù)行為，要堅持原則、講政治、愛崗奉獻(xiàn)，始終保持飽滿的工作熱情、微笑的貼心服務(wù)、健康樂觀的心態(tài)，能夠很好地適應(yīng)多場域工作情境與工作內(nèi)容。其工作內(nèi)容既包括基層教學(xué)部門的一些日常黨政相關(guān)行政事務(wù)管理工作，又包括基層教學(xué)部門的一些列基礎(chǔ)性的人事管理與師資管理等工作，具有工作內(nèi)容瑣碎繁雜、服務(wù)對象眾多、扮演角色多樣、事物處理面臨多種場域情境、壓力大、要求高、情緒穩(wěn)定、應(yīng)變睿智、高抗挫力、保持陽光心態(tài)與創(chuàng)新精神等特點。[1]

（二）多重性的角色作用

1.發(fā)揮政策執(zhí)行者作用?；鶎尤耸旅貢菄液蛯W(xué)校相關(guān)政策與規(guī)定的堅定維護者與執(zhí)行者，上級部門的有關(guān)文件精神都必須是通過他們向廣大教師進行宣傳、解讀、貫徹與落實的，同時，基層部門結(jié)合實際所制訂的一系列規(guī)章制度和工作規(guī)范也是由他們負(fù)責(zé)組織實施和操作運行的，如國家的工資制度、學(xué)校的考勤制度以及部門的人員考核辦法等。

2.發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)參謀者作用。人事秘書作為一個崗位職務(wù)，不是簡單的收、發(fā)、抄、寫文字材料，而是通過日常事務(wù)性工作的處理，成為基層部門領(lǐng)導(dǎo)班子科學(xué)決策的得力助手，他們對教師心聲和現(xiàn)狀問題較為熟悉，適時獻(xiàn)言獻(xiàn)策可以發(fā)揮重要的參謀作用。

3.發(fā)揮教師服務(wù)者作用。人事秘書在服務(wù)好部門領(lǐng)導(dǎo)的同時，更重要的還要服務(wù)好廣大教師，他們最熟悉上級部門的政策精神和本部門領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，對一線教師也接觸最多、了解最深，他們的服務(wù)水平直接關(guān)系到教職工的切身利益。

4.發(fā)揮事務(wù)管理者作用。人事秘書是職業(yè)院校設(shè)立的重要基層管理人員崗位之一，目前，在絕大多數(shù)職業(yè)高校它集系部辦公室主任、行政秘書和黨政秘書等多角色與多職責(zé)于一身，在學(xué)校黨政辦、組織、人事、紀(jì)委、監(jiān)察、審計、工會、資產(chǎn)、后勤等相關(guān)職能部門以及基層教學(xué)部門領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門教職員工的日常黨政與人事管理工作。

（三）多層面的角色特點

1.多內(nèi)容性。職業(yè)院校人事秘書的工作內(nèi)容具有多樣性，即包括了日常行政管理方面的事務(wù)，如會議通知、活動策劃、接待安排、文件傳送、資產(chǎn)管理、費用報銷、民主監(jiān)督及廉政建設(shè)等管理組織協(xié)調(diào)工作，工作內(nèi)容涉及到學(xué)校黨政辦、組織、人事、紀(jì)委、監(jiān)察、審計、工會、資產(chǎn)和后勤等眾多個相關(guān)職能部門，尤其是人事編制、考勤管理、聘任考核、師資隊伍建設(shè)規(guī)劃與落實、推優(yōu)評先、職稱職務(wù)晉升、師資引進與培養(yǎng)、員工黨員發(fā)展與思想心理教育、崗位績效工資獎勵分配等重要人事管理方面的內(nèi)容。

2.多崗位性。職業(yè)院校人事秘書工作崗位具有多樣性，它集人事秘書、黨務(wù)秘書、黨政秘書、政工秘書、部門辦公室主任、紀(jì)檢監(jiān)察員、分工會委員、資產(chǎn)管理員、組織員、后勤服務(wù)員、部門領(lǐng)導(dǎo)的得力助手與參謀、活動策劃協(xié)調(diào)員等眾多的工作崗位角色，許多職業(yè)院校為了節(jié)約人力資源效益，往往把上述崗位統(tǒng)設(shè)和統(tǒng)稱為人事秘書崗位。

3.多場域性。職業(yè)院校人事秘書工作情境具有多樣性，由于其工作內(nèi)容與工作角色的多樣性，所以其工作開展的情景、場域與環(huán)境是千變?nèi)f化的，不同的事情需要采取不同樣的方法來處理與解決，同樣的事情因所處于的環(huán)境變化與發(fā)展階段仍然需要采取不同樣的方法來處理與解決，做好工作需要機智、靈活和應(yīng)變能力。

4.多對象性。職業(yè)院校人事秘書服務(wù)對象具有多樣性，它涉及到不同的人群與個體，即涉及到本部門與其他相關(guān)職能部門的個別領(lǐng)導(dǎo)和工作人員群體，又涉及到本部門教職員工與其他校內(nèi)外兼課兼職教師及來訪客人。因此，人事秘書工作具有很強的服務(wù)性，對其要求的素質(zhì)能力很高，要有以人為本的服務(wù)理念、熱情周到的服務(wù)態(tài)度、耐心細(xì)致的工作風(fēng)格、很強的責(zé)任感與使命感及榮譽感[2]，高效率與高質(zhì)量地做好各項服務(wù)工作。

二、倦怠癥狀

（一）生理上表現(xiàn)為疲倦化和不適性

職業(yè)院校基層人事秘書工作具有任務(wù)多、要求高、跑路多、溝通多、說話多、加班多等特點，其工作的多面性、體力性、繁瑣性與事務(wù)性往往會導(dǎo)致其表現(xiàn)為典型的生理疲乏癥狀，體力下降，身體勞累，滿臉倦容，精力不足；另外，伴隨各種非典型的身體癥狀，如頭痛頭暈，腰酸背痛腿抽筋，伴隨睡眠障礙，常常失眠。處于不同程度的倦怠狀態(tài)，其身心癥狀表現(xiàn)具有極大差異，主要表現(xiàn)為身體耗竭的狀態(tài)，如精力不足、疲勞、身體虛弱等。人事秘書產(chǎn)生輕微的工作倦怠時往往表現(xiàn)為疲倦、全身乏力，人事秘書產(chǎn)生嚴(yán)重的工作倦怠時會產(chǎn)生明顯的生理不適感，會感到頭痛頭暈、惡心反胃、食欲不振、肌肉酸痛、全身乏力、身體疲乏。[3]有的人事秘書會伴隨睡眠問題，如難以入睡、易醒、早醒，有的人事秘書甚至?xí)鲐瑝?，可能伴隨一些生理疾病癥狀，如腹?jié)M氣脹、消化不良、腸胃潰瘍等。如果進行身體檢查，可能發(fā)現(xiàn)心跳、血壓出現(xiàn)異常。人事秘書由于以上身心的疲勞與不適，往往出現(xiàn)請假在家休養(yǎng)或看醫(yī)生治療的現(xiàn)象。

（二）認(rèn)知上表現(xiàn)為智頓化和自我性

職業(yè)院?；鶎尤耸旅貢ぷ骶哂兴枷爰小⒂^察細(xì)致、思考總結(jié)、應(yīng)變思維、程序規(guī)范、容易差錯、較少表揚等特點，其工作的復(fù)雜性、細(xì)致性、體驗性、多變性與習(xí)慣性往往會導(dǎo)致其注意力明顯下降，注意集中、注意分配、注意轉(zhuǎn)移能力下降，容易思想不集中，常在工作過程中開小差；還會伴隨感知能力、記憶能力下降，表現(xiàn)為健忘、心神不寧，甚至精神恍惚，工作中出錯的概率增加；還會表現(xiàn)出思維反應(yīng)遲緩，理解問題、分析問題、解決問題能力缺乏，思維僵化、缺乏靈活性和創(chuàng)造性等；只能勉強應(yīng)對常規(guī)型工作，難以勝任需要發(fā)揮創(chuàng)造性和想象力的工作。典型癥狀是工作滿意度低，缺乏職業(yè)效能感和幸福感，自我評價和價值取向降低，消極抱怨和自卑，不思進取，不想更新思想觀念和知識結(jié)構(gòu)，缺乏動機，理想信仰缺失，沒有體會到成功帶來的喜悅，自我意識缺乏、自我中心主義、不能客觀對待別人的善意批評或指責(zé)。這類人事秘書往往將自己的低能、失誤與失意全部歸因于世道不公、自己運氣不好等外界因素，很少自我反省，總愛以我自居，擺老資格，不愿意積極主動提高自身工作能力水平。

（三）情緒上表現(xiàn)為失?；屠淠?/h3>

職業(yè)院?；鶎尤耸旅貢ぷ骶哂薪煌?、多場域、多情境、多批評、多沖突、多矛盾、多焦點、多困難、高難度、易挫折以及多焦慮等特點，其工作的壓力性、社交性、挑戰(zhàn)性、多變性、緊張性、忍耐性與創(chuàng)新性往往會導(dǎo)致其具有消極的情緒情感，情感壓抑，情緒浮躁、煩躁，甚至情感抑郁，工作熱情和興趣喪失以及對他人情感的疏遠(yuǎn)和冷漠消極、麻木、否定的態(tài)度對待領(lǐng)導(dǎo)與教職工，逃避社會交往，恐懼、害怕競爭。容易遷怒他人或視他人為宣泄的對象，易與領(lǐng)導(dǎo)同事發(fā)生矛盾與爭吵，在情緒反應(yīng)上表現(xiàn)為不穩(wěn)定，失戀、家庭矛盾和工作沖突時易情緒失控做出攻擊與威脅他人的過激行為，會因雞毛蒜皮的小事而生氣、發(fā)火，或者對他人產(chǎn)生敵意，對工作中遇到的問題感到無所謂，一般不會因工作問題而感到緊張焦慮。他們由于過分自我關(guān)注而缺乏熱情，嚴(yán)重時表現(xiàn)為情緒無常、失衡、心境煩躁、對人冷漠、冷酷，同情心缺乏，抑郁、壓抑，悶悶不樂、無精打采、垂頭喪氣。

（四）行為上表現(xiàn)為沉淪化和轉(zhuǎn)移性

職業(yè)院?；鶎尤耸旅貢ぷ骶哂胸?zé)任大、興趣廣泛、熱情上進、追求理想、精力充沛、見效周期長、單調(diào)枯燥、堅毅意志力、合作精神等特點，其工作的敬業(yè)性、長期性、循環(huán)性、主動性性、堅持性、團隊性與成就性往往會導(dǎo)致其在行為上可能表現(xiàn)為：（1）心理倦怠、嫉妒和消沉，缺乏職業(yè)興趣、自信心與團隊精神，懶散、不活躍，回避交往、孤獨、自我封閉，缺乏足夠的能力和策略來應(yīng)對。出現(xiàn)了思想消沉、信仰異化、行為退縮、逃避責(zé)任、混天度日、工作上聽之任之、厭工作、厭生活，得過且過，不求進取，“混日子”、“沒意思”、“就那么回事”成為口頭禪，甘于平庸，不想看書、不愿學(xué)習(xí)，喪失了往日的工作熱心和耐心，缺乏熱情與活力，精神萎靡，經(jīng)常感到沮傷、無助、無望、漠然和悲觀等；（2）把興趣愛好轉(zhuǎn)移到與工作無關(guān)的消遣和娛樂方面，在業(yè)余時間表現(xiàn)為過分活躍，比如頻繁吸煙、過量飲用咖啡和酒，夜生活豐富，到酒吧舞廳尋求刺激，以提高興奮性，擺脫消極情緒狀態(tài)。他們尋求刺激的結(jié)果往往不但無法擺脫倦怠狀態(tài)，反而使自己陷入更加消極的狀態(tài)。因此，有的人事秘書開始選擇離崗而造成人才流失。

三、矯治方法

（一）運動鍛煉法

適當(dāng)運動和鍛煉是緩解與消除人事秘書工作生理倦怠的最有效方式，它可以轉(zhuǎn)移工作壓力和分散注意力，使得身心得到徹底放松，可以有效釋放和宣泄內(nèi)心郁悶和工作不滿意焦慮情緒。人事秘書日常工作繁雜和忙亂，體力消耗很大，思想壓力高度集中，要注意勞逸結(jié)合，保證足夠的休息時間，保持旺盛與充沛的體力，培養(yǎng)多種興趣愛好和休閑方式。將各種健康的閑暇和娛樂活動作為工作的必要補充，進行適度的、有規(guī)律的鍛煉，維持平和的心態(tài)。長期堅持下去，就能夠有效地降低焦慮和抑郁感。[4]只有有了一個強健的身體，去除身體不適與病痛帶來的困擾，才能夠適應(yīng)和確保人事秘書順利完成多內(nèi)容、大強度、高標(biāo)準(zhǔn)的各項工作任務(wù)的現(xiàn)實需要。

（二）心態(tài)調(diào)整法

心態(tài)調(diào)整是緩解與消除人事秘書工作心理倦怠和消極情緒的最有效方式，它可以使人保持愉快、樂觀、喜悅的心情，保持良好的陽光健康心理狀態(tài)，克服因長期單一枯燥工作內(nèi)容和工作壓力糾紛造成的工作心理厭倦感。

1.學(xué)會情緒管理和心態(tài)自我調(diào)整。適時適度地調(diào)節(jié)好自己的心態(tài)與情緒，學(xué)會了解自己、接納自己、寬容自己和善待自己，適當(dāng)進行自我梳理，了解自身現(xiàn)實條件與期望值之間的差距，為自己增添生活情趣，培養(yǎng)豁達(dá)、寬容和樂觀的積極心態(tài)。

2.學(xué)會正確認(rèn)識和評價自己。保持良好的自我意識，充分享受由奉獻(xiàn)而產(chǎn)生的成就感和幸福感，從而悅納自我，從基層日常平凡復(fù)雜的工作中汲體驗歡樂，確立適度的發(fā)展期望值，改變事事追求完美的心態(tài)[5]，不要對自己過分苛求，不要患得患失，不要太在乎別人的看法和評價，盡力做到知足常樂，調(diào)整心態(tài)保持身心和諧統(tǒng)一。

3.學(xué)會放松自己。用一種積極的心態(tài)去工作和生活，通過心境遷移，如運動、旅游及審美活動等，把注意力遷移到其它方面，以此來把倦怠的心態(tài)調(diào)整到平穩(wěn)積極的狀態(tài)。

4.學(xué)會傾訴。不要把消極情緒郁結(jié)于心，可以將自己心中的苦悶向身邊值得信賴的人傾訴出來，積極應(yīng)激方式可以使自己重新恢復(fù)生理與心理的平衡水平狀態(tài)。相反，消極應(yīng)激方式則往往使人繼續(xù)停留在充滿壓力的應(yīng)激狀態(tài)，繼續(xù)消耗自身潛在能量，產(chǎn)生倦怠。

（三）認(rèn)知矯正法

1.進行正確的認(rèn)知歸因訓(xùn)練。歸因就是尋找導(dǎo)致結(jié)果的正確原因，能力、努力、任務(wù)難度和運氣是人們在解釋成功與失敗時知覺到的四種主要原因，能力和努力屬于內(nèi)控，任務(wù)難度和運氣則屬于外控。[6]通過積極與正確的認(rèn)知歸因訓(xùn)練，使人事秘書把問題的原因歸結(jié)為自身可以控制的因素如能力和努力等，將幫助其成為更加內(nèi)控的人。

2.進行適度的認(rèn)知目標(biāo)修正訓(xùn)練。尋找工作目標(biāo)中的激勵點，調(diào)整對自己的目標(biāo)期望標(biāo)準(zhǔn)，如適當(dāng)降低對工作的要求，以“跳一跳就能夠著蘋果”的準(zhǔn)則設(shè)定工作計劃和目標(biāo)，在恰當(dāng)?shù)哪繕?biāo)支持下尋求更多的激勵點與成就感，滿足自身的已理需求。

由于行政管理人員所從事的工作瑣碎、繁雜、程序性強，耗時又耗精力，長期從事這種事務(wù)性工作容易使人感到厭煩、迷茫、失落，找不到自我價值所在，從而產(chǎn)生職業(yè)倦怠現(xiàn)象。[7]因此，提升其自信心和自我價值感，使人事秘書全身心地投入到本職工作，在工作中找到樂趣，是擺脫其職業(yè)倦怠的重要方式。

（四）人際溝通法

1.建立暢通的人際溝通渠道。人事秘書工作一刻也離不開人際關(guān)系，其服務(wù)對象涉及到部門內(nèi)教職工與領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)職能部門領(lǐng)導(dǎo)與工作管理人員，因此，要注重自己人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，保持人際網(wǎng)絡(luò)溝通的通暢，積極地與周圍的人尤其是工作環(huán)境中的人進行交流和溝通，創(chuàng)建和諧的人際關(guān)系氛圍，避免陷人封閉單一的思維模式和誤解矛盾引起的心理厭倦感。

2.努力提高溝通效率，降低溝通成本。人事秘書內(nèi)部人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)越復(fù)雜，處理人際關(guān)系付出的成本越大，心理負(fù)擔(dān)和壓力也會越大，對所處工作崗位的倦意感產(chǎn)生的可能性也就越大。因此，基層教學(xué)部門有必要而且必需營造和諧的內(nèi)部人際關(guān)系氛圍，使人事秘書在輕松、合作的環(huán)境中更愉快地開展工作，通過積極地與人交往，從一個以自我為中心的人轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€有能力對別人施加影響和進行調(diào)節(jié)的人。

通過人際溝通可以極大促進人事秘書與服務(wù)對象之間的密切交往，增進相互信任、交流與友情，減少溝通阻力、障礙、壓力與矛盾，化解心理危機與沖突，提高人事秘書工作幸福指數(shù)和穩(wěn)定性。

（五）人文關(guān)懷法

1.牢固樹立“以人為本”的服務(wù)理念。應(yīng)充分尊重人事秘書的人格，促進其在日常工作中愉快地實現(xiàn)自我價值，應(yīng)經(jīng)常關(guān)注其工作狀態(tài)、生活狀態(tài)和心理狀態(tài)等方面的變化，努力為他們爭取營造良好的工作環(huán)境和氛圍，化解他們在工作過程中出現(xiàn)的職業(yè)倦怠、心理疲勞、畏難情緒等不良思想情緒，哪怕是通過一個主動的問好、一聲真誠的問候、一個熱情的握手，都是對人事秘書人格的尊重，使其真正感受到人文關(guān)懷，最大限度地激發(fā)他們的工作熱忱、學(xué)習(xí)積極性、能動性、探究精神和創(chuàng)新精神，最大限度地挖掘自身的潛能。

2.應(yīng)用EAP心理援助計劃（Employee Assistance Program）。從最優(yōu)化和最需求角度系統(tǒng)解決人事秘書工作倦怠和職業(yè)心理健康問題[8]，改善部門教職工與人事秘書的關(guān)系，幫助人事秘書發(fā)現(xiàn)和解決急需的現(xiàn)實問題，降低工作不滿意度和抱怨感，提高工作效率。

3.關(guān)心人事秘書的職業(yè)生涯發(fā)展問題。在高標(biāo)準(zhǔn)要求他們完成工作任務(wù)同時，要為準(zhǔn)確評估他們的能力與業(yè)績，為他們未來職業(yè)定位和晉升發(fā)展創(chuàng)造機會和搭建平臺，幫助其實現(xiàn)更高、更遠(yuǎn)、更大人生追求，引導(dǎo)員工制訂職業(yè)成長和發(fā)展規(guī)劃，根據(jù)員工的興趣、能力、技術(shù)水平、個性特征等幫助員工設(shè)計符合其需要的職業(yè)生涯規(guī)劃。

（六）崗位激勵法

1.實行輪崗激勵，豐富工作內(nèi)容。長期固定從事人事秘書工作的人，不論他原來多么富有創(chuàng)造性，都將逐漸喪失對工作內(nèi)容的敏感而流于照章辦事。崗位輪換激勵就是指按照大體確定的期限，有計劃地讓人事秘書輪換擔(dān)任不同工作，可以豐富其工作內(nèi)容，開發(fā)其潛在能力，使他們保持對工作的敏感和創(chuàng)造性，克服疲鈍傾向，避免工作倦怠的發(fā)生。

2.建立公平、合理的薪酬激勵機制和體系。以同類職業(yè)院校人事秘書工資水平作為參考，確定自己本學(xué)校人事秘書的薪酬水平，從而達(dá)到外部公平激勵的目標(biāo)；以校內(nèi)其他同類管理人員工資水平作為參考，設(shè)計出科學(xué)、合理的人事秘書薪酬水平標(biāo)準(zhǔn)，從而達(dá)到內(nèi)部公平激勵的目標(biāo)；要在薪酬體系中引入績效考核的結(jié)果，確保達(dá)到自我公平在薪資設(shè)計與晉升機制方面，人事秘書對內(nèi)部公平關(guān)注遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于外部公平。當(dāng)人事秘書與其他員工相比后覺得自己受到了不公平待遇時，其滿意度必然會下降，倦怠感就會油然而生。

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