郭雅菲

中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院藥物研究所

研究生課題檔案是指博士、碩士研究生在讀期間完成的課題項(xiàng)目的全部原始記錄。主要包括研究生畢業(yè)論文、發(fā)表論文及參與完成的專利、會(huì)議論文、參編論著、開題報(bào)告、畢業(yè)答辯報(bào)告及畢業(yè)論文底稿、實(shí)驗(yàn)記錄、圖譜等原始資料。

研究生課題檔案管理是科研管理工作的重要部分。它作為科研工作中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，[1]是依附于一定的課題項(xiàng)目而形成的一整套檔案，且專業(yè)性強(qiáng)，[2]對(duì)同行業(yè)的科研人員項(xiàng)目選題有較高的參考價(jià)值。它真實(shí)地記載了實(shí)驗(yàn)者在試驗(yàn)過程中的思想、方法和經(jīng)驗(yàn)，凝結(jié)了實(shí)驗(yàn)人員的創(chuàng)新智慧、實(shí)際操作中的寶貴經(jīng)驗(yàn)和在實(shí)踐中創(chuàng)造出的成果，具有較高的學(xué)術(shù)價(jià)值和實(shí)用價(jià)值。

做好研究生課題檔案管理工作，能夠更好地促進(jìn)科研工作的開展與科技事業(yè)的發(fā)展。以下，筆者對(duì)研究生課題檔案的管理工作進(jìn)行探討。

1 課題檔案的收集

在每年研究生入學(xué)時(shí)，本單位檔案室與研究生教育處配合，就科技檔案歸檔工作的重要性，對(duì)新入所的研究生進(jìn)行宣傳教育，發(fā)放統(tǒng)一編制的實(shí)驗(yàn)記錄本，同時(shí)對(duì)原始記錄本的記錄要求進(jìn)行詳細(xì)講解，使研究生第一時(shí)間內(nèi)就明確科技檔案歸檔的目的、記錄方法和記錄要求。

研究生畢業(yè)前，將在讀期間的課題檔案全部及時(shí)歸檔，由于科技檔案材料專業(yè)性強(qiáng)，為了使研究生參與整理檔案材料更完整準(zhǔn)確、真實(shí)規(guī)范，我們將歸檔要求、范例等相關(guān)表格都掛在內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)上，供研究生參考、下載、打印，并依照要求整理歸檔材料，同時(shí)要求畢業(yè)研究生和檔案管理人員共同參與課題檔案的整理歸檔工作。在完成所有檔案材料的歸檔工作后，檔案室出具已歸檔證明并蓋章認(rèn)可，研究生教育處方可給予學(xué)生出具派遣證、畢業(yè)證、學(xué)位證等畢業(yè)相關(guān)證件。以此有效避免了課題檔案材料的流失。

2 課題檔案的整理

[3]課題檔案整理的目的在于客觀地反映各研究階段的全貌，做到便于利用又便于保管。

歸檔材料整理齊備后，需要先拿到檔案室，依照標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)定，檢查歸檔材料的格式、研究題目說明書及案卷考證表的填寫內(nèi)容、歸檔材料是否齊全等。修改合格后，由導(dǎo)師和科室主任進(jìn)行簽字確認(rèn)。導(dǎo)師是最了解研究生在讀期間課題情況的，因此需要導(dǎo)師對(duì)研究生歸檔材料的完整性與原始記錄的真實(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格審核把關(guān)；而科室主任對(duì)本科室總體的課題情況比較了解，因此，研究生課題檔案歸檔前，也需要由科室主任予以簽字確認(rèn)。最后由研究生對(duì)歸檔材料進(jìn)行編頁及編寫檔案封皮的工作，檔案室人員對(duì)檔案進(jìn)行裝訂成冊(cè)。

3 課題檔案的利用

檔案利用，是檔案利用者通過檔案檢索，了解檔案信息，滿足其應(yīng)用需求的行為過程，也是檔案信息資源在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮其潛在的利用價(jià)值并得以實(shí)現(xiàn)的過程。如何利用好研究生課題檔案，使寶貴的科研經(jīng)驗(yàn)有效的指導(dǎo)科研實(shí)踐活動(dòng)，使其充分發(fā)揮應(yīng)有的科學(xué)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，是做好檔案利用管理的初衷。

在本單位，研究生課題檔案的利用率很高，每年可達(dá)到百余人次，涉及檔案300余卷，為保證借閱有序，制定了十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)难芯可n題檔案借閱流程。要求借閱人對(duì)所需要借閱的檔案寫出說明，交由原檔案所屬課題組的負(fù)責(zé)人簽字，如需要跨課題組借閱，還需要借閱課題組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。這樣不僅可以保證研究生課題檔案借閱的安全保密性，還可以讓課題組負(fù)責(zé)人及時(shí)了解課題進(jìn)展情況，以便對(duì)課題的開展作出進(jìn)一步安排。

4 存在的問題

經(jīng)過幾年的檔案管理工作，筆者在課題檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)了兩個(gè)方面的問題。

4.1 研究生方面：

對(duì)保持實(shí)驗(yàn)記錄的原始性和完整性認(rèn)識(shí)不足。部分研究生習(xí)慣將實(shí)驗(yàn)過程記錄在自己的筆記本上，在畢業(yè)歸檔時(shí)謄抄到統(tǒng)一配發(fā)的實(shí)驗(yàn)記錄本上，原始記錄過于簡(jiǎn)單，內(nèi)容縮減、篡改、過程記錄不全。還有通過參考電子數(shù)據(jù)推算結(jié)果的現(xiàn)象，這樣就失去了原始記錄的意義。另外，部分研究生在實(shí)驗(yàn)記錄中，只是將計(jì)算機(jī)軟件中的結(jié)果數(shù)據(jù)打印后帖到實(shí)驗(yàn)記錄本上，或者采用每天“一句話”的實(shí)驗(yàn)記錄方式，這些現(xiàn)象使得實(shí)驗(yàn)記錄沒有起到記錄事實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的目的。

4.2 導(dǎo)師方面：

1）組織畢業(yè)生歸檔的主動(dòng)性差。由于課題沒有結(jié)題或等待項(xiàng)目檢查等原因，將部分畢業(yè)生實(shí)驗(yàn)記錄本暫留在課題組，但是結(jié)題或者檢查結(jié)束后，卻沒有將這部分實(shí)驗(yàn)記錄主動(dòng)歸檔。

2）存在避重就輕的心理。部分導(dǎo)師往往只是把畢業(yè)論文相關(guān)的實(shí)驗(yàn)記錄本讓學(xué)生交檔案室歸檔，或者只歸檔無關(guān)緊要的實(shí)驗(yàn)記錄，以應(yīng)付學(xué)生畢業(yè)，這樣不僅造成大量原始記錄流失，而且還會(huì)造成日后的檔案利用率降低或死檔問題發(fā)生。

5 解決措施

對(duì)于研究生課題檔案的管理工作，我所制定了較為詳細(xì)的管理制度，研究生科技檔案的歸檔范圍、要求等都有相應(yīng)規(guī)定。隨著各種歸檔問題的出現(xiàn)，管理制度在不斷完善，解決措施也相應(yīng)出臺(tái)。

1）加大宣傳力度，盡量追回原始記錄。對(duì)于謄寫的記錄，檔案室能追回原始記錄的，要求將原始記錄材料一并歸檔。對(duì)于原始記錄已經(jīng)丟失的，檔案室將無法核查歸檔，這種情況的存在，給研究生課題檔案歸檔的完整性造成一定影響，這是由于科研人員對(duì)科技檔案歸檔工作的認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)檔案管理工作不了解。檔案管理人員應(yīng)該打破封閉的工作狀態(tài)，積極宣傳檔案收集、管理工作的重要性，體現(xiàn)檔案工作的價(jià)值，以取得導(dǎo)師對(duì)檔案工作的支持，從而對(duì)研究生的檔案管理工作進(jìn)行雙重管理，以保證檔案材料的完整準(zhǔn)確以及確保歸檔工作的順利進(jìn)行。

2）廣泛了解科研動(dòng)向，盡量減少檔案遺漏。檔案室在核查每年的結(jié)題項(xiàng)目時(shí)，對(duì)于核查時(shí)發(fā)現(xiàn)的或者學(xué)生主動(dòng)詢問的結(jié)題項(xiàng)目檔案，檔案室均已及時(shí)讓學(xué)生寫說明，經(jīng)導(dǎo)師簽字確認(rèn)，情況屬實(shí)后辦理歸檔手續(xù)，未發(fā)現(xiàn)部分就有可能成為遺漏。因此，為了盡可能的收集完整科技檔案資料，不僅要科研人員提高歸檔意識(shí)，檔案管理人員還要主動(dòng)關(guān)心科研項(xiàng)目，了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，最大可能的為科研工作提供資料信息支持。

經(jīng)過從導(dǎo)師到室主任的層層把關(guān)、檔案室與研究生教育處的密切配合，以及嚴(yán)格管理，確保了研究生課題檔案收集的完整性。研究生課題檔案在科研工作中形成了巨大財(cái)富，也是進(jìn)一步加快產(chǎn)、學(xué)、研的巨大動(dòng)力。因此，做好研究生課題檔案管理工作是一項(xiàng)必須長期抓緊的工作。

致謝

感謝中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院藥物研究所科研基礎(chǔ)部部長葉仙蓉老師在修改這篇文章時(shí)給予的大量幫助。

[1]侯麗麗.淺析高?？蒲姓n題檔案的特點(diǎn)及管理.云南檔案，2008，11：49-50

[2]梁守英.高校學(xué)位論文的歸檔管理與開發(fā)利用.浙江檔案. 2004，12：30-31

[3]朱紅.研究生課題檔案管理工作之我見.檔案學(xué)研究，2002，5：35，40

[4]李鶴飛.我國科技檔案管理中存在的問題. 中國科技博覽. 2011，23：236