會(huì)計(jì)電算化的飛速發(fā)展和普及，給企事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理帶來了更大的迅捷和效益，也使會(huì)計(jì)人員從繁復(fù)的手工操作中解脫出來。掌握財(cái)務(wù)軟件的知識(shí)，應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件處理日常會(huì)計(jì)事務(wù)，成為衡量財(cái)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)能力的新標(biāo)準(zhǔn)。熟練運(yùn)用軟件系統(tǒng)提供的功能，可大大提高工作效率。以下為作者在實(shí)際工作中在金蝶財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用中總結(jié)的一些體會(huì)。

一、建賬中的技巧

一般的財(cái)務(wù)軟件的建賬工作比較繁瑣，首先就要求用戶必須預(yù)先規(guī)劃好科目代碼體系，一旦完成建賬，有初始數(shù)據(jù)的科目就不能修改了。建賬后，賬戶期初余額也是不能修改的。這是為了保障賬套的安全和完整。但對(duì)初次使用軟件的財(cái)務(wù)人員來說，是一個(gè)很大的障礙。

1.科目代碼的設(shè)置

會(huì)計(jì)科目設(shè)置的完整性影響著會(huì)計(jì)過程的順利實(shí)施，設(shè)置的層次深度直接影響會(huì)計(jì)核算的詳細(xì)、準(zhǔn)確程度。因此，科目設(shè)置的完整性、詳細(xì)程度對(duì)于整個(gè)財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)尤其重要，應(yīng)在創(chuàng)建科目、科目屬性描述、賬戶分類上盡可能為用戶提供方便和校驗(yàn)保障，而代碼設(shè)置規(guī)則是在建賬時(shí)確定的，確定代碼規(guī)則時(shí)要特別注意協(xié)調(diào)簡潔性和可擴(kuò)充性，在金蝶財(cái)務(wù)軟件自帶了10多個(gè)不同行業(yè)的總分類科目代碼，建賬時(shí)，用戶可以直接選擇相近行業(yè)的科目代碼體系，然后在使用中逐步修改和完善。這樣就省去了預(yù)先規(guī)劃一級(jí)科目代碼體系的工作。需要用戶自行確定代碼長度的是二級(jí)以下明細(xì)科目，大部分明細(xì)科目的科目數(shù)量變化不大，科目數(shù)量不確定性較大的是明細(xì)科目，如往來科目、存貨科目等，但在同一級(jí)的明細(xì)科目中，其代碼長度是以同一上級(jí)科目下科目數(shù)量最多的一個(gè)來確定的，即使只有一個(gè)這種科目的明細(xì)科目數(shù)量較多，其他同級(jí)科目的代碼長度也要與其一致。例如，二級(jí)明細(xì)科目代碼的長度確定，首先要逐個(gè)分析總賬科目下明細(xì)科目數(shù)，如“銀行存款”通常以開戶銀行或其賬號(hào)為明細(xì)科目，科目數(shù)一般不會(huì)達(dá)百個(gè)，其他的明細(xì)科目也不會(huì)超過百個(gè)，兩位的代碼長度應(yīng)能滿足需要，但大型企業(yè)“應(yīng)收賬款”、“應(yīng)付賬款”等通常按客戶和供應(yīng)商名稱設(shè)置明細(xì)科目，明細(xì)科目的數(shù)量較多，接近或超過100個(gè)，兩位代碼就不能滿足要求，所以二級(jí)科目的代碼長度就應(yīng)設(shè)定為3位。

2.初始數(shù)據(jù)輸入

如果是第一次進(jìn)行電算化，要注意選擇合適的建賬時(shí)間。年初啟用的會(huì)計(jì)核算軟件，年初余額就是期初余額，數(shù)據(jù)輸入工作量較少。年中啟用，數(shù)據(jù)輸入工作量相對(duì)較大，但可以利用數(shù)據(jù)間的關(guān)系盡量減少輸入量，如只輸入最低級(jí)明細(xì)科目的年初余額和借貸方累計(jì)發(fā)生額，然后利用核算軟件提供的功能匯總有明細(xì)科目的上級(jí)科目和總賬科目的年初余額和發(fā)生額，并計(jì)算出期初余額。

二、憑證編制的技巧

1.摘要輸入

一般來說，憑證中的摘要多為漢字，對(duì)于文字輸入較慢的用戶，可將常用摘要建立摘要庫來提高操作速度。第一行會(huì)計(jì)分錄對(duì)應(yīng)的摘要不能為空，其他各行的摘要可以省略，明白了這一點(diǎn)，就可以節(jié)約許多制證的時(shí)間。

2.金額輸入

在大多數(shù)情況下，用戶都是直接錄入金額數(shù)值。其實(shí)，金蝶對(duì)金額的操作，還是提供了很多輔助功能。如金額輸錯(cuò)了方向時(shí)，例如應(yīng)輸在“貸方”，結(jié)果放在了“借方”，此時(shí)只需把鼠標(biāo)放在金額單元格的前面，按一下空格鍵，金額就回到了正確的位置上。金蝶軟件在憑證處理中，還提供了自動(dòng)配平的功能。

3.編制會(huì)計(jì)分錄

（1）會(huì)計(jì)分錄要細(xì)化

記賬憑證是賬務(wù)處理的原始資料，所有賬簿都是根據(jù)記賬憑證的分錄來登記的，分錄越詳細(xì)，賬簿也越詳細(xì)，日后查賬也就更方便。原始單據(jù)上的數(shù)據(jù)盡量不要合并，因?yàn)檫@樣會(huì)導(dǎo)致科目之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系不清晰，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，難以查找錯(cuò)源。直接將每一筆原始單據(jù)記錄做成憑證，不僅日后查賬簡便（無需翻閱原始單據(jù)），而且，也省去了事前對(duì)原始單據(jù)進(jìn)行合計(jì)的多余工作量。

（2）沖減收入或費(fèi)用應(yīng)使用負(fù)數(shù)（紅字）

在處理收入和費(fèi)用類科目的記賬憑證時(shí)，對(duì)于沖減收入或費(fèi)用的情形，應(yīng)用負(fù)數(shù)（紅字）金額來處理，其金額方向與該類科目的余額相同，收入類為貸方，費(fèi)用類為借方。從科目余額的角度來說，使用反方向的正數(shù)與同方向的負(fù)數(shù)，其余額都是相同的。但對(duì)于借方或貸方的發(fā)生額來說，實(shí)際意義就不同了。以費(fèi)用為例，如果用反方向的正數(shù)來處理沖銷的費(fèi)用，則費(fèi)用科目的貸方發(fā)生額始終包含有原來未被沖銷的那一部分；這樣費(fèi)用科目的本月貸方發(fā)生額和累計(jì)發(fā)生額就沒有任何意義了。此外，這種做法也導(dǎo)致在會(huì)計(jì)報(bào)表或其它功能中，難于直接獲取科目的實(shí)際發(fā)生額。

4.模式憑證的使用

使用模式憑證就是建立憑證模版。用戶可以在憑證模版中，直接生成記賬憑證，也可以在憑證處理中，調(diào)用憑證模版。對(duì)于有計(jì)算公式的憑證模版，比如收入費(fèi)用等的月末結(jié)轉(zhuǎn)處理，用戶需要事先設(shè)置其每個(gè)分錄的計(jì)算公式，然后才能正常使用。用戶也可以不設(shè)置計(jì)算公式，僅設(shè)置憑證模版中的借貸分錄的摘要、科目等，在使用憑證模版生成憑證后，再填寫金額。

5.憑證改錯(cuò)技巧

當(dāng)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)賬時(shí)，如果是當(dāng)月的記賬憑證，則可直接修改。如果是以前月份的憑證，則只能使用沖銷憑證的方式，先制作一張沖銷憑證，然后再重新填制正確的記賬憑證。金蝶也提供反結(jié)賬功能，用戶可使用反結(jié)賬的方法，將當(dāng)前的會(huì)計(jì)期間返回到以前，在更正了錯(cuò)誤憑證之后，再審核、過賬、結(jié)賬回到當(dāng)前會(huì)計(jì)期間。

三、查看技巧

每月憑證處理完之后，打開科目余額表，瀏覽一下各分類的期初、借方、貸方和余額，就可大致掌握本月的業(yè)務(wù)處理情況，如果對(duì)某個(gè)科目分類的數(shù)據(jù)有疑問，再展開該分類，具體檢查每一個(gè)總賬會(huì)計(jì)科目的數(shù)據(jù)。如果對(duì)總賬科目的數(shù)據(jù)還有疑問，再進(jìn)一步檢查其下級(jí)科目的數(shù)據(jù)。如某一筆業(yè)務(wù)，不清楚實(shí)際處理到哪個(gè)會(huì)計(jì)科目上，例如生產(chǎn)成本（二級(jí)科目是按生產(chǎn)車間設(shè)置的、三級(jí)科目是按產(chǎn)品設(shè)置），我們可以打開生產(chǎn)成本科目的總分類賬，然后逐一展開檢查每次匯總下的明細(xì)記錄。當(dāng)然，也可以使用查找功能，輸入查找關(guān)鍵字，在經(jīng)營費(fèi)用的總分類賬中進(jìn)行檢索。金蝶的分類賬，既符合規(guī)范的會(huì)計(jì)制度，又根據(jù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)邏輯進(jìn)行更深層次的發(fā)展，上級(jí)科目的分類賬中的憑證記錄包含所有下級(jí)科目的憑證記錄。所以，在查找業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí)，既可以從最低級(jí)的明細(xì)科目開始往上查，也可以從最高級(jí)的總賬科目往下查。不過，我們一般建議用戶從最高級(jí)的總賬科目往下查比較方便。

四、賬簿打印的技巧

每月打印的賬簿會(huì)有許多空白，紙張浪費(fèi)驚人，每月將同一個(gè)科目的賬頁歸集起來也沒必要。使用財(cái)務(wù)軟件后，輸入記賬憑證，并經(jīng)登賬、結(jié)賬，賬簿即在電腦中形成，只要及時(shí)做好備份，數(shù)據(jù)相對(duì)安全，查賬、用賬也方便、快捷，如有需要也可單獨(dú)打印出指定科目的賬頁，年終結(jié)賬后再打印出全部賬頁，裝訂成賬簿。

（作者單位：贛中南地質(zhì)礦產(chǎn)勘查研究院）