摘 要：港口企業(yè)正在面臨全球經(jīng)濟新浪潮的沖擊，在港口行業(yè)集團化的發(fā)展趨勢下，需要企業(yè)轉(zhuǎn)變管理職能，適應(yīng)這種大規(guī)模大范圍的改革發(fā)展。首先就要從管理理念入手，辦公室的管理作為一個企業(yè)的行政中樞，起著承上啟下、協(xié)調(diào)溝通的核心作用。如何創(chuàng)新港口企業(yè)辦公室管理理念，做好港口企業(yè)的“窗口”，對于提高港口企業(yè)核心競爭力具有重要意義。

關(guān)鍵詞：港口企業(yè) 工作效率 管理方法

所謂管理理念，是指在科層制的管理體制中，管理主體在管理實踐中確立、并應(yīng)用于管理實踐的思想觀念體系。管理理念涉及管理主體之間的權(quán)力分配、職能配置。辦公室管理理念實際上是人們對辦公室管理中管理權(quán)力的分配 和限制、權(quán)力資源的配置、不同權(quán)力主體的地位和作用認知。港口企業(yè)辦公室作為企業(yè)行政管理機構(gòu)，承擔著企業(yè)個組織部門之間的協(xié)調(diào)和溝通，企業(yè)制度和企業(yè)文化的建設(shè)、執(zhí)行與維護，關(guān)系到企業(yè)組織的良性運行、企業(yè)資源的優(yōu)化配置和企業(yè)的發(fā)展壯大。因此，創(chuàng)新港口企業(yè)的辦公室管理理念具有和總要意義。

一、當前港口企業(yè)辦公室管理的難題

其一，內(nèi)部管理對執(zhí)行力提升的要求日益加大。放在任何企業(yè)都一樣，辦公室所從事的事情是繁雜而類型各異的。有的企業(yè)在辦公室內(nèi)部為了提升效率，還做了具體的分工，如管理資產(chǎn)、掌握印章、會務(wù)紀要、接訪處突等，幾乎每一個類別的工作都需要耗費大量的金錢、時間、和相關(guān)工作人員的精力。這就給許多在企業(yè)工作的人員一個錯覺，好似辦公室是一個廢品集中處理站，更像是一個綜合事務(wù)部。這種看法也許在以前可行，特別在80年代末、90年代初，同行業(yè)競爭不甚激烈，企業(yè)與企業(yè)之間的競爭力僅僅體現(xiàn)在內(nèi)耗的節(jié)約方面?，F(xiàn)如今，辦公室應(yīng)當擔負起新的職能，那就是應(yīng)當為企業(yè)的發(fā)展路向把關(guān)，為上級決策建言。換言之，如何在紛繁雜亂的事務(wù)中為辦公室解放手腳，是一個問題。

其二，對工作人員素質(zhì)的要求相應(yīng)提高。辦公室由于受到以往根深蒂固的理念的影響，在綜合事務(wù)方面的處理模式相對成熟，而疏于建言獻策和為企業(yè)發(fā)展把關(guān)的職能。人力資源部門在為辦公室選賢任能的時候，大部分看重應(yīng)聘者的耐心，恒心，以及細心。要求應(yīng)聘者有耐磨抗壓的內(nèi)在素質(zhì)，能夠承受高水平的壓力工作環(huán)境，同時又要求應(yīng)聘者有在重要事務(wù)面前理清順序的本領(lǐng)，特別在需要細致把握的報表、數(shù)據(jù)分析面前，更要有超乎常人的觀察力和細致。但是在新的時期，光是具備這些素質(zhì)，是遠遠不足以應(yīng)對同行業(yè)挑戰(zhàn)和企業(yè)競爭力提升的需求的。如何讓這個科室的工作人員，有應(yīng)對國際化戰(zhàn)略的競爭意識，進而有自己的思考，匯總各部室信息的同時能夠整理出一個發(fā)展思路以供企業(yè)決策者選擇，絕不僅僅是一個學(xué)習(xí)外語、鍛煉辦公軟件技能所能解決的問題，需要重新對辦公室的組成人員進行定位。

二、港口企業(yè)辦公室管理理念的創(chuàng)新路徑

基于上述難題，港口企業(yè)如何提升自身的管理組織理念，開展辦公室工作的新局面，做好“人”的工作，才能提高企業(yè)整體的管理效果?，F(xiàn)代管理學(xué)認為，以人為本的管理理念越來越重要，也得到各行業(yè)人們的認可。港口企業(yè)辦公室管理的主體是人，其服務(wù)的對象也是人，所以對于港口企業(yè)來說，更加需要 “以人為本”的管理能夠與時俱進，在具體的辦公室工作管理中，貫徹這種管理理念，才能夠不斷提高整體的管理水平和工作效率，推進精細化的管理，來適應(yīng)港口企業(yè)集團化的發(fā)展趨勢。

（一）完善具體的工作制度、優(yōu)化工作流程、明確崗位職責(zé)

辦公室工作的基礎(chǔ)就是制度，制度為辦公室管理工作的開展提供了保障，而且也是一種約束。只有完善的制度下，才能真正使辦公室的工作做到精細化，使其各項工作可以高度運轉(zhuǎn)。港口企業(yè)規(guī)模龐大，客觀上就要求辦公室要有統(tǒng)籌功能，所以必須要在制度上入手，適時調(diào)整、積極創(chuàng)新，定時認真分析總結(jié)制度運行中發(fā)展的問題，及時調(diào)整修訂。另外，開展辦公室工作還需要科學(xué)的工作流程。要按照精簡程序、分清職責(zé)、明確標準的要求開展，比如，辦公室要常年收發(fā)大量的文件和信函，在每個環(huán)節(jié)上都要設(shè)置責(zé)任人，優(yōu)化來文的過程，做到有目標、有責(zé)任、有記錄，環(huán)環(huán)緊扣，減少工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的紕漏。此外，在具體工作中，還要明確各個人的職責(zé)，明確崗位的責(zé)任，辦公室全體人員要清楚地了解自己的工作內(nèi)容，有效地避免職責(zé)交叉、重復(fù)或是空白的現(xiàn)象。

（二）加強自身能力建設(shè)，提高辦公室的服務(wù)水平

辦公室是領(lǐng)導(dǎo)管理企業(yè)的中樞，只有其工作標準高、人員素質(zhì)高才能夠科學(xué)有效地運轉(zhuǎn)起來。港口企業(yè)的辦公室工作為了迎合企業(yè)的發(fā)展要求，必須要加強其自身的能力建設(shè)，提高整體的服務(wù)水平。力求做到每一個文件、文書都要收發(fā)高校暢通，秘書工作規(guī)范嚴謹，保密工作要不出漏洞，合同檔案管理有序方便利用，后勤保障工作堅強有力等等。除此之外，辦公室還要消除領(lǐng)導(dǎo)之間、部門之間、上下級之間的分歧，從而形成上下齊心抓落實的強大合力，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。在本職工作做好的同時，如有機會，可以招商引資、項目建設(shè)等重點工作進行的決策督查等?？傊?，在原有的工作內(nèi)容上，辦公室要想方設(shè)法提高自身的工作能力，加強綜合協(xié)調(diào)以及日常工作服務(wù)的觀念。

（三）營造良好環(huán)境，調(diào)動辦公室各方面的積極性

辦公室是鍛煉人、提高人的熔爐。港口企業(yè)工作一般壓力較大，辦公室要本著實事求是、量力而行盡力而為的原則努力解決大家在工作和生活中遇到的實際問題讓每一名工作人員都能深切感受到企業(yè)的關(guān)懷和溫暖從而以飽滿的工作熱情、良好的精神狀態(tài)全身心地投入到工作中去。同時，還要創(chuàng)造了一種公平、公正、公開的競爭環(huán)境，促進港口企業(yè)各項工作的上檔升級。

總之，面對新的挑戰(zhàn)與機會，港口企業(yè)的辦公室要發(fā)揮其統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的重要作用，積極探索科學(xué)高效的管理理念，從而促進企業(yè)提升各項管理工作的質(zhì)量水平，迎接挑戰(zhàn)，更好地完成企業(yè)任務(wù)和目標。

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