摘 要：電子文檔的出現(xiàn)帶來(lái)了檔案管理工作的變革，本文首先探討了信息化技術(shù)的發(fā)展與檔案管理信息化趨勢(shì)，進(jìn)而分析了電子文檔為檔案管理工作帶來(lái)的改變，以及提升電子文檔處理水平的策略。

關(guān)鍵詞：電子文檔 檔案管理 影響 提升策略

一、信息化技術(shù)的發(fā)展與檔案管理信息化趨勢(shì)

電腦、網(wǎng)絡(luò)與通訊等信息電子技術(shù)的日新月異蓬勃發(fā)展，使得相關(guān)產(chǎn)品成本下降效能提升，再加上友好型的人機(jī)介面設(shè)計(jì)，使得電腦與網(wǎng)絡(luò)日益普及到檔案管理生活當(dāng)中，不僅僅只是工作環(huán)境，甚至休閑育樂(lè)乃至于生活基本需求，都可以發(fā)現(xiàn)與他們相關(guān)的運(yùn)作模式與機(jī)制。從整個(gè)演變趨勢(shì)來(lái)看，全球人類社會(huì)逐步發(fā)展為數(shù)字與網(wǎng)絡(luò)的高度信息化社會(huì)是必然的趨勢(shì)中，相信不久的將來(lái)電腦與網(wǎng)絡(luò)將有如現(xiàn)在幾乎每個(gè)家庭都有電冰箱、電視機(jī)等家電用品一般，家家有電腦處處均可上網(wǎng)，更有甚者或許會(huì)演變成沒(méi)有他們就有如現(xiàn)在缺水或缺電般的令人非常不自在，乃至于造成部分工作停擺的現(xiàn)象。然而，在此高度信息化的社會(huì)中最根本的元件就是計(jì)算平臺(tái)，它可能是一般的個(gè)人電腦或是個(gè)人數(shù)字助理器、手機(jī)甚至具有計(jì)算和上網(wǎng)功能的家電用品[1]。

在信息技術(shù)發(fā)展的背景下，檔案管理也進(jìn)行了信息化作業(yè)改革。這是指在國(guó)家檔案管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一組織與指導(dǎo)之下，將各種較為先進(jìn)的信息化技術(shù)融入各組織的檔案管理工作中，從而將檔案的信息資源進(jìn)行有效的歸置、編排等，從而強(qiáng)化管理工作效度，提升檔案服務(wù)水平。就目前內(nèi)容而言，檔案管理的信息化主要涉及到如下一些方面內(nèi)容，也即檔案管理的信息化資源構(gòu)建、信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定、信息化平臺(tái)搭建等方面。

二、電子文檔為檔案管理工作帶來(lái)的改變

在電子文檔發(fā)展的浪潮中，為達(dá)到提升效率的目的，檔案管理活動(dòng)也對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行了充分運(yùn)用，并建立起龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)以做為決策和評(píng)估時(shí)的參考依據(jù)。我國(guó)企事業(yè)組織推動(dòng)信息化檔案管理已經(jīng)取得了不少使用經(jīng)驗(yàn)，不少組織都已順利完成檔案管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用推廣等配合電子文檔使用的計(jì)劃，對(duì)于提升檔案管理效率及質(zhì)量上幫助頗多，也受到了市場(chǎng)、社會(huì)的注意與肯定。

電子文檔的出現(xiàn)促使組織以電腦來(lái)協(xié)助處理檔案管理工作，這最有利的一點(diǎn)就是資料處理上的速度。由于所有資料輸入的格式都已經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化，電腦可以在短時(shí)間內(nèi)，處理大量的資料，完成工作。這是人工處理檔案資料所無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，也是發(fā)明與利用電腦處理檔案資料的主要目的之一。檔案管理人員唯一要做的事就是將資料正確無(wú)誤的輸入電腦。除此之外，電腦計(jì)算的能力可以在短時(shí)間內(nèi)將資料轉(zhuǎn)化為有用、復(fù)雜的信息。許多數(shù)字化的檔案資料可以通過(guò)統(tǒng)計(jì)或數(shù)學(xué)公式的運(yùn)算整理，形成有意義的信息。例如，通過(guò)運(yùn)算，管理人員可以了解組織檔案管理狀況，從而找出潛在的風(fēng)險(xiǎn)，以了解整個(gè)檔案管理流程的成本變化的情形。同時(shí)，我們也可以通過(guò)電腦在短時(shí)間內(nèi)所整理出的資料表格，從較為繁雜的檔案資料中找到最有價(jià)值的信息。

由于電子文檔能在短時(shí)間內(nèi)正確無(wú)誤的提供大量的檔案資料，同時(shí)能協(xié)助檔案管理人員有效率的進(jìn)行工作。所以電子檔案可以提升檔案管理作業(yè)的生產(chǎn)力。在講求速度與效率的當(dāng)今社會(huì)，電腦的虛擬優(yōu)勢(shì)是組織強(qiáng)化檔案管理能力的重要條件之一。在外部環(huán)境漸趨“市場(chǎng)導(dǎo)向”的壓力下，勢(shì)必要在檔案管理模式上做若干的轉(zhuǎn)型，否則很難適應(yīng)信息化環(huán)境所提出的要求，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)快速處理電子文檔。因此，為了應(yīng)對(duì)電子文檔的出現(xiàn)，檔案管理工作除了會(huì)順應(yīng)環(huán)境改變模式之外，還會(huì)盡速融入信息時(shí)代的潮流中，加緊腳步進(jìn)行電腦化的變革，最終保障組織及早進(jìn)入電腦的場(chǎng)域，這對(duì)于組織總體管理工作而言，也具有十分重要的作用?？傮w而言，若要提升檔案管理的有效性，電子文檔處理勢(shì)必將是一項(xiàng)不可或缺的必要條件，并從如下三個(gè)方面為管理帶來(lái)巨大的促進(jìn)作用：一是節(jié)省資源；二是整合資源；三是暢通管理工作網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)組織使命。

三、提升電子文檔處理水平的策略

第一，推動(dòng)“檔案信息系統(tǒng)”計(jì)劃。檔案管理部門應(yīng)健全檔案管理信息化作業(yè)，制訂“檔案信息系統(tǒng)”中程計(jì)劃，推動(dòng)檔案管理信息化，使現(xiàn)行檔案、回溯檔案均能建置完整性的電子目錄，匯整公布檔案目錄，同時(shí)開放檔案目錄查詢單一窗口；另將已征集的各類檔案予以數(shù)字化及建立虛擬檔案館，運(yùn)用虛擬實(shí)境及信息技術(shù)，真實(shí)呈現(xiàn)實(shí)體建構(gòu)，還原檔案發(fā)生的時(shí)間與場(chǎng)景，建立檔案信息系統(tǒng)，提供線上申請(qǐng)應(yīng)用，結(jié)合E-Post及電子付費(fèi)平臺(tái)，建立電子檔案儲(chǔ)存安全防偽認(rèn)證體系，確保信息化作業(yè)安全。

第二，制訂“檔案數(shù)字服務(wù)”計(jì)劃。由于社會(huì)E化速度加快，原生性電子檔案比例及數(shù)字化檔案應(yīng)用需求不斷攀升，逐漸突顯出電子檔案在未來(lái)檔案事業(yè)發(fā)展舉足輕重的地位。電子檔案長(zhǎng)期保存的方式、格式與安全，也成為檔案管理機(jī)構(gòu)面臨的艱難議題，對(duì)于電子檔案的數(shù)據(jù)龐大性，在未來(lái)應(yīng)不受軟硬件的更迭，仍可順利的閱讀其內(nèi)容，并確保該內(nèi)容的完整與真實(shí)[2]。如何協(xié)助在信息科技日新月異、軟硬件汰換頻繁的困境，已成檔案管理機(jī)構(gòu)責(zé)無(wú)旁貸的議題。同時(shí)為結(jié)合對(duì)檔案知識(shí)的需求，確定檔案核心價(jià)值，吸引并鼓勵(lì)全體員工參與檔案相關(guān)活動(dòng)，擴(kuò)大應(yīng)用服務(wù)范圍，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)環(huán)境及內(nèi)容，應(yīng)制定“檔案數(shù)字服務(wù)計(jì)劃”。

第三，國(guó)家應(yīng)制定信息化相關(guān)的法規(guī)命令。為了統(tǒng)一作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)特別制定檔案電子儲(chǔ)存管理實(shí)施辦法、檔案管理信息化作業(yè)要點(diǎn)、電子檔案管理作業(yè)要點(diǎn)等信息化相關(guān)法規(guī)，用以規(guī)范紙本檔案及電子檔案管理的系統(tǒng)功能、與檔案交換格式、檔案目錄匯送格式與規(guī)定、電子檔案儲(chǔ)存規(guī)格及網(wǎng)絡(luò)安全等相關(guān)事項(xiàng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊艷.市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新實(shí)踐分析[J].中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品，2012年第2期.

[2]吳佳宜.電力企業(yè)檔案信息化運(yùn)行管理探討[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)，2011年第36期.