摘 要：辦公室作為公司的主要職能部門(mén)，承擔(dān)著連接作用，它是領(lǐng)導(dǎo)和基層的溝通通道，起著上傳下達(dá)的協(xié)調(diào)作用，是一個(gè)單位的信息、服務(wù)、參謀、運(yùn)轉(zhuǎn)、指揮的多重服務(wù)部門(mén)，肩負(fù)著協(xié)調(diào)、監(jiān)督、服務(wù)等多項(xiàng)職能。本文從管理理念的內(nèi)涵入手，從辦公室工作的地位和作用、辦公室氛圍、辦公室人員素質(zhì)、辦公室工作制度、辦公室信息化管理六個(gè)方面，闡述了先進(jìn)管理理念對(duì)辦公室工作的推動(dòng)作用。

關(guān)鍵詞：管理理念 地位作用 氛圍 管理制度 信息化管理

辦公室作為公司的主要職能部門(mén)，承擔(dān)著連接作用，它是領(lǐng)導(dǎo)和基層的溝通通道，起著上傳下達(dá)的協(xié)調(diào)作用，是一個(gè)單位的信息、服務(wù)、參謀、運(yùn)轉(zhuǎn)、指揮的多重服務(wù)部門(mén)，肩負(fù)著協(xié)調(diào)、監(jiān)督、服務(wù)等多項(xiàng)職能。

機(jī)構(gòu)的革新和發(fā)展隨著時(shí)代形式的發(fā)展而發(fā)展，在這種形式下，辦公室的地位和作用也就日益重要，對(duì)于辦公室的要求也就越來(lái)越高，這就使得辦公室工作人員必須轉(zhuǎn)變觀(guān)念，掌握先進(jìn)的管理理念，提高認(rèn)識(shí)，促進(jìn)辦公室的各項(xiàng)工作。

時(shí)代的進(jìn)步和科技的發(fā)展，要求辦公室的管理理念要科學(xué)先進(jìn)，如何利用這些先進(jìn)的管理理念，提高辦公室的管理和服務(wù)，促進(jìn)辦公室的工作效率，就成為辦公室管理者一直研究的問(wèn)題。

一、管理理念的內(nèi)涵

什么是管理理念呢？簡(jiǎn)單說(shuō)就是管理的觀(guān)念、想法等。它具體指管理者在實(shí)施管理的過(guò)程中，確立并使用的思想觀(guān)念體系，具體來(lái)說(shuō)可以分成這樣幾層意思：首先，它是指人們對(duì)于管理權(quán)限的分工，管理職能的合理配置，是人們對(duì)于管理者主體地位的認(rèn)可和看法總和。辦公室管理理念就是特指人們對(duì)于辦公室管理權(quán)限的分工、限制，管理職能（即權(quán)力資源）的科學(xué)配置，以及對(duì)管理者地位和作用的看法總和。每個(gè)單位的辦公室，都是這個(gè)單位的綜合管理機(jī)構(gòu)和部門(mén)，無(wú)一例外都承擔(dān)協(xié)調(diào)、監(jiān)督、服務(wù)和信息溝通的職能，從而保證整個(gè)單位系統(tǒng)各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

二、辦公室工作的重要地位和作用

辦公室作為公司的主要職能部門(mén)，承擔(dān)著連接作用，它是領(lǐng)導(dǎo)和基層的溝通通道，起著上傳下達(dá)的協(xié)調(diào)作用，是一個(gè)單位的信息、服務(wù)、參謀、運(yùn)轉(zhuǎn)、指揮的多重服務(wù)部門(mén)，肩負(fù)著協(xié)調(diào)、監(jiān)督、服務(wù)等多項(xiàng)職能。這就要求辦公室人員要有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，具有政治敏銳性和鮮明的政治立場(chǎng)，對(duì)自己的工作要有預(yù)見(jiàn)性。

因?yàn)檗k公室是連接單位管理者和基層的橋梁和紐帶，在文檔管理，安排會(huì)議、布置事務(wù)，監(jiān)督管理，服務(wù)溝通的每個(gè)環(huán)節(jié)管理都要精細(xì)，不能出現(xiàn)紕漏，否則就會(huì)對(duì)本單位的工作產(chǎn)生連鎖影響。辦公室工作的開(kāi)展情況，直接影響著單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展情況。例如2011年大同市文體廣電局文化市場(chǎng)管理辦公室，就以“三個(gè)代表”為指導(dǎo)思想，從提高工作人員的素質(zhì)，完善監(jiān)督管理制度入手，對(duì)所轄區(qū)域的文化市場(chǎng)進(jìn)行了規(guī)范化管理，從而獲得了上級(jí)主管部門(mén)的表彰。

當(dāng)然，因?yàn)槟硞€(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，從而導(dǎo)致整個(gè)工作無(wú)法開(kāi)展的例子也不勝枚舉。例如摩托羅拉公司曾發(fā)生過(guò)這樣一件事情，在一次體系評(píng)審過(guò)程中，因?yàn)橐晃幌嚓P(guān)人員的因病請(qǐng)假而導(dǎo)致一份文件找不到，只好從醫(yī)院緊急召回這位工作人員，才使得整件工作得以進(jìn)行。

三、構(gòu)建和諧的辦公室氛圍，促進(jìn)辦公室的親和力

和諧的辦公室氛圍，是辦公室工作得以順利推動(dòng)的首要條件，這也要求辦公室的管理理念要突出“以人為本”。從目前的情況看，管理者和被管理者之間總會(huì)產(chǎn)生各種各樣的矛盾沖突，被管理者的說(shuō)話(huà)權(quán)利在一定程度上被壓制，但這和辦公室的服務(wù)職能是背道而馳的。被管理者不但是工作的執(zhí)行者，是接受教育、管理者，同時(shí)他們也是接受服務(wù)的對(duì)象。因此，辦公室的工作首先要立足以人為本，建立和諧平等的辦公室人際氛圍，充分的理解、關(guān)心、尊重人，這樣才能最大限度的激發(fā)和調(diào)動(dòng)被管理者的工作積極性和主動(dòng)性，開(kāi)發(fā)員工的創(chuàng)新開(kāi)拓精神，挖掘每一位員工的潛能，從而提高整個(gè)公司的工作效率。

四、樹(shù)立辦公室人員的責(zé)任感，提高個(gè)人素質(zhì)，培養(yǎng)開(kāi)拓進(jìn)取精神

對(duì)于辦公室工作，許多人還停留在一張報(bào)紙，一杯茶，一坐半天等下班的概念中，實(shí)際上，辦公室的工作是繁瑣的，服務(wù)人數(shù)多，事情隨機(jī)性大，這就要求每一位辦公室人員要有責(zé)任感和敬業(yè)精神，對(duì)于各項(xiàng)工作都要認(rèn)真負(fù)責(zé)。辦公室部門(mén)有許多時(shí)候需要加班，事情繁重，要想高質(zhì)量、高效率的完成各項(xiàng)工作，沒(méi)有一支高素質(zhì)的辦公室人員隊(duì)伍是不行的。其次，工作人員要具備公平公正的態(tài)度，做好協(xié)調(diào)工作。最后，辦公室人員要努力提高自己的個(gè)人素質(zhì)。辦公室工作因其多樣性，因此更能鍛煉一個(gè)人的能力，也更需要解放思想更新觀(guān)念，要從理論水平、文字處理能力、協(xié)調(diào)溝通能力、管理能力等方面提升自己的水平。辦公室工作的橋梁作用，使得辦公室人員成為了某些人接近領(lǐng)導(dǎo)的介紹人，因此更需要工作人員廉潔自律、誠(chéng)實(shí)正直。

五、5s管理提升辦公室形象

辦公室5s管理不是一種理念，而是理念指導(dǎo)下的實(shí)際行動(dòng)，具體來(lái)說(shuō)就是“整理、整頓、素養(yǎng)、清理、清掃”，辦公室5s管理能夠通過(guò)改變辦公室形象提升企業(yè)形象?！罢怼本褪前盐募n案按照“需要”和“不需要”進(jìn)行分類(lèi)，及時(shí)處理“不需要”的物品，騰出更大的空間，防止對(duì)文件的誤用，使得辦公室環(huán)境整潔有序。“清掃”是指經(jīng)常清掃辦公室環(huán)境，保持清潔，因?yàn)檎麧嵉沫h(huán)境能夠激發(fā)人們良好的工作情緒，從而工作失誤降低。要?jiǎng)澏ü潭ǖ那鍧嵷?zé)任區(qū)，人人動(dòng)手。這正是成功慣例和制度標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)，也是企業(yè)文化形成的開(kāi)始?！扒鍧崱笔侵敢B(yǎng)成及時(shí)清掃的習(xí)慣，每天整理文件檔案，打掃自己的清潔區(qū)?！八仞B(yǎng)”是指辦公室工作人員衣著整潔大方，語(yǔ)言文明禮貌，待人熱情大方，工作安排科學(xué)有序，具有較強(qiáng)的時(shí)間觀(guān)念，在崗期間不聊天。是指對(duì)于規(guī)定了的事情，所有人都要按要求執(zhí)行，養(yǎng)成習(xí)慣，從而形成遵守規(guī)章制度，具有良好素質(zhì)習(xí)慣的人才團(tuán)隊(duì)。

5s的管理，具體而實(shí)效，也是辦公室先進(jìn)管理理念的一個(gè)代表。

六、采用信息化管理，提高辦公室工作效率

隨著科技的進(jìn)步和時(shí)代的發(fā)展，許多領(lǐng)域都實(shí)現(xiàn)了信息化管理，辦公室管理也要從傳統(tǒng)的管理模式中走出來(lái)，實(shí)現(xiàn)信息化管理?，F(xiàn)在的辦公室工作量大，例如美國(guó)一年內(nèi)的文件數(shù)量多達(dá)700億份，接聽(tīng)電話(huà)次數(shù)在100億次以上，這些都需要現(xiàn)代化的辦公室才能夠處理完成。辦公室要利用這些先進(jìn)的信息辦公工具提高辦公效率，增加辦公透明度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

管理理念是辦公室工作的靈魂，先進(jìn)的理念就是靈魂的翅膀，是整個(gè)企業(yè)單位管理創(chuàng)新的核心，辦公室管理綜合效率的提高，還有賴(lài)于管理制度的精細(xì)化，管理機(jī)制、組織、方法的創(chuàng)新。只有先進(jìn)的管理理念才能實(shí)現(xiàn)辦公室工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化，提高企業(yè)單位的工作效率，提升企業(yè)單位的形象。

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