摘要：檔案信息是一種重要的信息資源，在社會信息系統(tǒng)中有著特殊的地位和作用，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)的發(fā)展取得了長足進步，并廣泛的應(yīng)用到了社會各行各業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展當(dāng)中，由此也促進了檔案信息管理逐步進入到現(xiàn)代化信息管理的行列，對于更好的完善高校人事檔案信息及加強信息管理提供了平臺。本文通過對計算新網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校人事信息管理中的應(yīng)用必要性及主要問題進行分析，提出了相應(yīng)的應(yīng)用方法，以期加強高校人事檔案信息管理。

關(guān)鍵詞：計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；高校人事檔案信息管理；應(yīng)用分析

中圖分類號：TP393 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9599 （2012） 22-0000-02

隨著計算機網(wǎng)格技術(shù)和信息技術(shù)在社會各個方面的廣泛應(yīng)用，高校的人事檔案信息管理也必然走向網(wǎng)絡(luò)化和信息化。當(dāng)前，我國的高校教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，高校中的信息管理、工作方式等都發(fā)生了巨大的變化，同時，高校中的檔案數(shù)量也越來越多，給檔案管理工作帶來了較大的困難。如何加強人事檔案信息管理，促進高校管理工作的順利進行是當(dāng)前高校管理工作中所面臨的重要問題。

1 計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校人事檔案信息管理中的應(yīng)用必要性

當(dāng)前，許多高校的人力資源管理工作基本還依靠手工操作、EXCEL輔助統(tǒng)計，工作人員主要集中于處理日常的事務(wù)性、操作性工作，很大程度上影響了人力資源管理各專業(yè)職能的發(fā)揮；這種人力資源管理模式和手段對學(xué)院的業(yè)務(wù)發(fā)展也無法起到積極的支持和推動作用?；诖?，為了降低工作失誤、提高工作效率、優(yōu)化人力資源管理和不斷滿足高校辦學(xué)規(guī)模日益擴大的需求，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校人事檔案信息管理中的應(yīng)用就日益顯得極其重要。通過在高校人事檔案信息管理過程中應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以便捷生成各種類型的統(tǒng)計報表進行數(shù)據(jù)分析，從而確保為高層管理決策提供準(zhǔn)確、及時的數(shù)據(jù)信息，對于提高人事檔案信息管理質(zhì)量具有重要意義。

2 計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校人事檔案信息管理中的應(yīng)用

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有共享硬件、軟件和數(shù)據(jù)資源的功能、共享數(shù)據(jù)資源集中處理及管理和維護的能力。通過應(yīng)用此項技術(shù)，檔案管理部門可以在自身獨有的網(wǎng)站上提供開放的檔案卷宗、檔案信息等資源，同時建立專門的檔案信息檢索入口，方便教職工對檔案信息進行查詢和應(yīng)用，并隨時對數(shù)據(jù)進行存儲和提取。當(dāng)學(xué)校的相關(guān)部門需要這些資料時，只需要通過網(wǎng)絡(luò)進入這些客戶端便可以得到資料，節(jié)約了大量的管理成本。在保密和安全的前提下，檔案信息管理員可以將檔案資源放在網(wǎng)絡(luò)上，學(xué)校的教職工只需要通過校園網(wǎng)上網(wǎng)查詢，便能夠在任何地方、任何時間得到自己想要的信息。此外，學(xué)校的人事檔案信息管理部門還可以通過購買金蝶、紫光等人力資源管理軟件，形成獨有的檔案信息存儲系統(tǒng)，便于對教職工檔案信息的管理。

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校人事檔案信息管理中的重點應(yīng)用體現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 促進檔案及時整理和歸檔。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，為高校收集和整理人事信息提供了極大的方便性。檔案工作人員可以通過網(wǎng)絡(luò)對學(xué)校的教職員工進行信息采集及核對，各個部門可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)隨時將已經(jīng)整理好的電子文件通過校園網(wǎng)發(fā)送到檔案管理室，或者是直接將教職員工的信息錄入到檔案室的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，檔案室的管理人員也可以定期到網(wǎng)上下載各個部門的人事信息資料，進行歸類和整理。根據(jù)計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實時性特點，在應(yīng)用了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)后，檔案室能夠及時通過網(wǎng)絡(luò)接收最新人事信息，從而確保檔案室提供檔案信息的時效性。隨著檔案室保管檔案信息的時效性和完整性不斷提高，也就提高了檔案信息的利用率。

2.2實現(xiàn)檔案管理的自動化。近年來，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展較為迅猛，具有高效的信息處理功能，可以對信息進行快速錄入、存儲和輸出處理，并對這些信息進行邏輯性推理和判斷，同時對高校各機關(guān)部門所形成的有價值的圖標(biāo)、文字或影像等資料進行現(xiàn)代化管理，以確保這些重要資料的完整性。通過快速、完整錄入、歸納和整理教職員工信息，可以隨時了解高校里最新的人員流動情況，及時調(diào)整工作。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案信息自動化管理中的應(yīng)用范圍較為廣泛，從一般性業(yè)務(wù)管理到檔案的檢索、編目和出版等，大大推動了高校人事檔案信息管理的發(fā)展，同時也提高了檔案信息開發(fā)利用的效率。

2.3 實現(xiàn)檔案信息發(fā)展的數(shù)字化。傳統(tǒng)的人事檔案信息管理對于信息的開發(fā)和利用主要依靠手工進行，速度緩慢、信息更新滯后，嚴(yán)重影響了檔案信息管理效率。而通過檔案信息管理的數(shù)字化發(fā)展，能夠方便進行保存、查詢和修改，并通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞信息，促使高校的檔案管理工作更加便捷和高效。數(shù)字化的應(yīng)用主要是檔案信息管理員將收集到的信息錄入到計算機中，各個部門根據(jù)自己的權(quán)限和需要在網(wǎng)絡(luò)上查閱相關(guān)文件信息，同時附上處理意見，然后再將文件傳至網(wǎng)絡(luò)上。在年終進行歸檔時，只需要將分類組卷清單交上即可，由此大大減輕了檔案管理人員的數(shù)據(jù)錄入工作，同時也降低了檔案管理成本。

2.4 實現(xiàn)人事檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化。通過將計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案信息管理的檢索系統(tǒng)中，可以將檔案信息檢索的方式由聯(lián)機檢索、脫機檢索發(fā)展為網(wǎng)絡(luò)檢索和智能檢索，以促進人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化傳遞，實現(xiàn)資源共享。同時還能夠?qū)Ω黝悪n案信息進行分類、提取和分析處理，以實現(xiàn)高校人事檔案信息管理及應(yīng)用效率和人事檔案信息管理工作經(jīng)濟效益的提升。

3 計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校人事信息管理中應(yīng)當(dāng)注意的問題

3.1 做好紙質(zhì)形式的檔案管理。計算機中電子文件信息的隨意刪減性、原始性和憑證性較差、法律效率差等缺點，使得紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理需要共存，以確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。因此，對于高校人事檔案信息管理，還應(yīng)當(dāng)保存紙質(zhì)文件，以確保檔案管理工作的有序開展。

3.2 確保人事檔案信息管理的安全性。當(dāng)前的計算機網(wǎng)絡(luò)容易出現(xiàn)病毒、黑客等不安定因素，而檔案管理中的信息大都是涉及學(xué)校管理的保密性信息，如果丟失，必然會對學(xué)校發(fā)展產(chǎn)生不利影響。因此，應(yīng)當(dāng)注重對檔案管理工作的保密性管理，對于涉密的計算機，設(shè)置嚴(yán)格的密碼管理和權(quán)限管理制度，采用定期更換密碼、權(quán)限認(rèn)證或者身份認(rèn)證措施，以免出現(xiàn)泄漏信息的現(xiàn)象，同時作好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失和數(shù)據(jù)損壞。

3.3 提高檔案工作者的職業(yè)素質(zhì)。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用方便了高校的檔案管理工作，也由此向工作人員提出了更高的素質(zhì)要求。對此，檔案管理人員要不斷豐富自身的計算機理論知識，掌握計算機先進技術(shù)，并不斷強化對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用能力和加工處理能力，提高網(wǎng)絡(luò)化管理的意識，避免出現(xiàn)信息泄露情況，以促進自己發(fā)展成為技術(shù)型、管理型、復(fù)合型的人才。

4 計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案信息管理的意義及對人力資源管理的影響

通過在高校人事檔案信息管理的過程中應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，促進了人事檔案信息的電子化發(fā)展，同時也實現(xiàn)了信息更新及管理的自動化，使得人力資源管理工作更上一個臺階。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅將人事檔案信息管理從復(fù)雜繁瑣的事務(wù)性工作中解脫出來，促使人事檔案信息管理員可以面向更高層次開發(fā)人力資源工作，以不斷提高人力資源工作的效率和質(zhì)量，從而更好的滿足高校人事信息管理的需求，而且大大降低了人力資源管理成本，為戰(zhàn)略決策層提供全方位的人事管理信息。

5 結(jié)束語

在高校的人事檔案信息管理工作中應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是檔案工作管理發(fā)展的必然趨勢，它代表了一種全新的信息發(fā)展環(huán)境。隨著計算機管理水平的提高，其優(yōu)勢也會不斷的發(fā)揮，從而促進檔案管理實現(xiàn)真正意義上的現(xiàn)代化發(fā)展，并促進檔案信息在高校管理工作中發(fā)揮更大的作用。

[作者簡介]吳衛(wèi)華（1977.9-），男，安徽歙縣，北京航空航天大學(xué)北海學(xué)院，科長或助理工程師，學(xué)士，人力資源管理。