摘要：本文以某柴油機(jī)制造企業(yè)（文中簡(jiǎn)稱CC公司）為背景進(jìn)行研究，CC公司為一家股份有限公司，其業(yè)務(wù)規(guī)模遍及全國(guó)，銷售業(yè)務(wù)往往又是制造業(yè)公司中最為關(guān)鍵和最具風(fēng)險(xiǎn)的步驟之一，故而在一定程度上反映出該流程內(nèi)部控制環(huán)境的新變化，并由此分析出該環(huán)節(jié)內(nèi)部控制需要注意的新要點(diǎn)、新問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制，SAP系統(tǒng)，銷售環(huán)節(jié)

一、SAP系統(tǒng)使CC公司銷售業(yè)務(wù)處理發(fā)生的變化

SAP系統(tǒng)實(shí)施以后使CC公司銷售業(yè)務(wù)的執(zhí)行效率和準(zhǔn)確性都有了一定水平的提升，比較突出的有以下三個(gè)方面。

（一）銷售訂單和合同管理

SAP系統(tǒng)實(shí)施前CC銷售訂單的處理流程憑借詢價(jià)、定價(jià)、下單、簽約、制作發(fā)貨單據(jù)，核定客戶財(cái)務(wù)狀況，發(fā)貨并收款等等這一系列流程，需要大量的人工操作，存在跨部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系，不但效率不高，出錯(cuò)的可能性也會(huì)因此加大。長(zhǎng)此以往會(huì)使客戶管理偏離要點(diǎn)，也不利于企業(yè)的市場(chǎng)開發(fā)。

在SAP 實(shí)施后，首先，簡(jiǎn)化了客戶進(jìn)行分類使得被歸類的關(guān)鍵客戶和經(jīng)銷商的流程。從而使得有些客戶的銷售訂單的內(nèi)容就無(wú)需重新商議，可直接進(jìn)行操作。再而，銷售合同可以在確認(rèn)銷售訂單后由系統(tǒng)自動(dòng)生成，直接根據(jù)電子化審批系統(tǒng)，將反饋發(fā)回給客戶。由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，速度進(jìn)程非?？?，極大地提高了銷售公司的業(yè)務(wù)執(zhí)行效率。最后，系統(tǒng)根據(jù)客戶的信用等決定是否生成發(fā)貨單進(jìn)行發(fā)貨。

（二）倉(cāng)儲(chǔ)管理

SAP系統(tǒng)實(shí)施前CC公司先由倉(cāng)庫(kù)管理人員依據(jù)單據(jù)及發(fā)貨的實(shí)際情況，及時(shí)制作流水帳，并定時(shí)盤點(diǎn)，與實(shí)際相核實(shí)，與此同時(shí)上報(bào)公司核查，但如遇收發(fā)貨物數(shù)量較多時(shí)會(huì)帶來(lái)一定的困擾。但自從SAP 系統(tǒng)上線后，問(wèn)題得到了顯著的改善。

首先，庫(kù)管人員從SAP 系統(tǒng)中直接獲取更加詳細(xì)和準(zhǔn)確的收發(fā)貨信息。在收發(fā)貨完成后直接在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)更改數(shù)據(jù)。其次，系統(tǒng)自動(dòng)的貨物倉(cāng)位管理，方便查找，進(jìn)而提高了效率。最后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)通過(guò)SAP系統(tǒng)核對(duì)實(shí)際與系統(tǒng)內(nèi)庫(kù)存差異，還提供了庫(kù)存預(yù)警功能，如是否有足夠的貨物滿足發(fā)貨要求，這是人工管理很難做到的，使倉(cāng)儲(chǔ)成本明顯降低，倉(cāng)儲(chǔ)管理效率大幅提升。

（三）財(cái)務(wù)控制

在SAP實(shí)施前，CC公司使用的是金蝶財(cái)務(wù)軟件，并沒有參與到銷售過(guò)程中。

SAP系統(tǒng)實(shí)施后，銷售模塊和財(cái)務(wù)模塊實(shí)現(xiàn)了集成管理，使信息能夠在兩個(gè)模塊同步顯現(xiàn)。首先，銷售部門在建立銷售訂單時(shí)就能夠通過(guò)系統(tǒng)實(shí)時(shí)查詢到該客戶的最新信用狀況，以確定合同條款。

二、SAP環(huán)境下銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的潛在風(fēng)險(xiǎn)

通過(guò)對(duì)CC公司銷售業(yè)務(wù)處理過(guò)程的描述可以從銷售業(yè)務(wù)發(fā)生過(guò)程的角度將其分隔成四個(gè)大方向的環(huán)節(jié)，分別是銷售形成、供貨、銷售退回和回收賬款環(huán)節(jié)。相應(yīng)的，也從這四個(gè)環(huán)節(jié)的潛在風(fēng)險(xiǎn)入手加以分析。

（一）銷售形成環(huán)節(jié)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)分析

此環(huán)節(jié)包括接受顧客訂單，根據(jù)商品價(jià)格、限定的賒銷額度以及庫(kù)存數(shù)量等信息進(jìn)行訂單的審批。一旦接受了訂單就意味著企業(yè)已經(jīng)開始承擔(dān)起了對(duì)客戶的承諾，那么就必須按照訂單及合同的要求完成供貨的行為，否則將承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。這個(gè)過(guò)程當(dāng)中需要注意客戶的信用水平，公司的賒銷政策，以及庫(kù)存現(xiàn)狀。若接受了企業(yè)生產(chǎn)和庫(kù)存無(wú)法滿足的訂單，或所接受的訂單不符合企業(yè)的價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)，最后公司將可能由于無(wú)法按時(shí)交貨或所收貨款無(wú)法彌補(bǔ)成本而承受巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

（二）供貨環(huán)節(jié)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)分析

如果說(shuō)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理和理性接受訂單是前端控制，那么發(fā)貨環(huán)節(jié)則是中間部分的控制，支撐著銷售過(guò)程的實(shí)質(zhì)性環(huán)節(jié)。首先要按照客戶的要求保證發(fā)出正確的貨物種類和數(shù)量。其次要選擇信譽(yù)好的貨物公司，保證貨物安全、及時(shí)送達(dá)目的地，避免運(yùn)輸過(guò)程出現(xiàn)貨物丟失或延遲到貨的現(xiàn)象，進(jìn)而避免客戶與企業(yè)的銷售爭(zhēng)議，以及由此導(dǎo)致的銷售款項(xiàng)不能收回的問(wèn)題。

（三）銷售退回環(huán)節(jié)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)分析

企業(yè)售出的商品可能由于質(zhì)量問(wèn)題或其他原因發(fā)生銷售退回的現(xiàn)象。退貨環(huán)節(jié)控制不力，可能會(huì)因?yàn)橥素浬暾?qǐng)情況不屬實(shí)或退貨金額和銷售折讓不合理而使企業(yè)蒙受經(jīng)濟(jì)損失。在退貨過(guò)程中，嚴(yán)格審批退貨通知單是最關(guān)鍵的，這是辦理和記錄銷售退回和折讓的依據(jù)。

（四）回收賬款環(huán)節(jié)的新風(fēng)險(xiǎn)

CC公司作為面向全國(guó)銷售柴油機(jī)的制造業(yè)大公司，其應(yīng)收賬款的數(shù)額是非常大的。而公司的現(xiàn)狀是除了部分零售業(yè)務(wù)是先付款后交貨的情況外，其他的經(jīng)銷業(yè)務(wù)以及代理商銷售業(yè)務(wù)都是先交貨后付款，分期回籠應(yīng)收賬款的。因此，在銷售環(huán)節(jié)必須則要做好客戶的信用審核與維護(hù)，SAP系統(tǒng)也會(huì)對(duì)每筆訂單的回款情況進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控與自動(dòng)提示催收到期的應(yīng)收賬款。

四、SAP環(huán)境下CC公司銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的成功經(jīng)驗(yàn)

（一）針對(duì)控制環(huán)境，轉(zhuǎn)變管理理念

首先，CC公司SAP軟件是由公司高層帶領(lǐng)實(shí)施的，決策層會(huì)充分認(rèn)識(shí)到ERP系統(tǒng)所包含的管理思想的本質(zhì)，找出存在問(wèn)題，培養(yǎng)出一支對(duì)ERP系統(tǒng)的擁有充分實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)的高素質(zhì)隊(duì)伍。同時(shí)，ERP系統(tǒng)的成功實(shí)施也離不開企業(yè)全體員工的共同努力，幫助企業(yè)在加強(qiáng)員工培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，朝著高效、專業(yè)的方向發(fā)展，從思想上對(duì)ERP系統(tǒng)有正確的認(rèn)識(shí)。

（二）將ERP系統(tǒng)內(nèi)的授權(quán)嚴(yán)格定義

由于ERP信息系統(tǒng)是依靠單一的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)確保其高度集成性，往往會(huì)遭受來(lái)自于系統(tǒng)外部的攻擊，這些帶有目的性的攻擊往往給企業(yè)帶來(lái)重創(chuàng)，危害著企業(yè)的方方面面。因而，對(duì)ERP信息系統(tǒng)的使用必須經(jīng)過(guò)授權(quán)。故而在ERP權(quán)限管理：如改寫，訪問(wèn)的設(shè)制上需遵循內(nèi)部控制原則：如崗位分離，相互牽制，全面控制等。

（三）注重信息安全的維護(hù)

對(duì)于一個(gè)信息化的企業(yè)來(lái)說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)信息安全不是僅僅依靠技術(shù)就能解決的，也需要從意識(shí)、法制等方面進(jìn)行完善?？v觀今年的計(jì)算機(jī)安全事件，其原因還是由于用戶的意識(shí)薄弱，相關(guān)法律法規(guī)的不完善，制度執(zhí)行的不到位所導(dǎo)致。因而必須將管理與技術(shù)緊密結(jié)合在一起，切實(shí)完善安全方案機(jī)制，與時(shí)俱進(jìn)，制定適合企業(yè)發(fā)展壯大的整體性策略。

六、研究總結(jié)

SAP系統(tǒng)的應(yīng)用確實(shí)使銷售環(huán)節(jié)的管理更加高效、準(zhǔn)確、便捷，但同時(shí)也給企業(yè)帶來(lái)了許多新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。本文從銷售環(huán)節(jié)入手，對(duì)ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制進(jìn)行研究，更細(xì)致也更有針對(duì)性。也希望通過(guò)對(duì)銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的研究，為其他重要環(huán)節(jié)的管控帶來(lái)一些有價(jià)值的提示。