[摘 要] 文章以三江學(xué)院土木工程學(xué)院教學(xué)檔案為例，通過民辦高校教學(xué)檔案建設(shè)和管理的分析、研究，提出在建立院（系）檔案管理中，應(yīng)強化檔案工作重要性的意識、合理安排兼職檔案員的工作、完善檔案管理工作、規(guī)范檔案移交手續(xù)等措施，使院（系）教學(xué)檔案成為學(xué)校教學(xué)檔案的主體、核心和重點，為院（系）的教學(xué)發(fā)展及教學(xué)質(zhì)量的提高提供有力的保證。

[關(guān)鍵詞] 民辦高校；院（系）教學(xué)檔案；建設(shè)；管理

[作者簡介] 王巧云，三江學(xué)院土木工程學(xué)院辦公室副主任，研究方向：教學(xué)管理，江蘇 南京，210012

[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1007-7723（2012）10-0098-0003

三江學(xué)院是一所民辦本科高校，檔案的建設(shè)和管理工作起步較晚，由于學(xué)校自身的特點，不能完全套用公辦院校的管理模式。因此，該項工作還處在不斷地摸索過程中。院（系）檔案建設(shè)與管理是整個學(xué)校檔案建設(shè)的一個重要基礎(chǔ)，它的建設(shè)與管理反映著整個院（系）發(fā)展的進(jìn)程與規(guī)模，是歷史的真實記錄，同時也是學(xué)校發(fā)展的重要組成部分。

一、院（系）檔案建設(shè)管理的基本內(nèi)容和要求

（一）明確院（系）檔案建設(shè)規(guī)范

確定院（系）教學(xué)檔案建設(shè)歸檔范圍。院（系）教學(xué)檔案建設(shè)歸檔范圍的原則，應(yīng)從實際需要出發(fā)。從院（系）的歷史沿革和教育事業(yè)的發(fā)展，確定教學(xué)檔案的現(xiàn)實作用和歷史作用及其利用的廣泛性、實用性、準(zhǔn)確性[1]。凡在教學(xué)管理和教學(xué)實踐各個環(huán)節(jié)活動過程中形成的，并有保存價值的不同載體的文件材料，院（系）都應(yīng)根據(jù)自身的特點進(jìn)行整理、立卷、歸檔。例如： JX-TM-12教學(xué)管理類、JX-TM-12-1教學(xué)調(diào)整、修訂、申報和批復(fù)文件，各專業(yè)教學(xué)計劃修訂、調(diào)整專業(yè)目錄及專業(yè)申報、批復(fù)等文件材料。

確定檔案的使用規(guī)章制度。本院（系）工作人員如需查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守查閱檔案制度，維護(hù)檔案的完整和安全。借出的檔案不準(zhǔn)帶到公共場所或家中，不得遺失、污損、抽拆和轉(zhuǎn)借，借閱一定要自覺做好登記手續(xù)。涉及到屬于保密性的檔案資料，例如：人事資料、考評資料、職稱晉升等，需經(jīng)過院內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)的簽字，否則一律不予借閱。

在民辦高校中，院（系）檔案管理員通常是由辦公室人員負(fù)責(zé)。院（系）檔案涉及面廣，需要耗費大量的時間和精力，所以對資料的收集整理應(yīng)明確責(zé)任人。

院（系）教學(xué)資料主要由檔案管理人員進(jìn)行整個檔案工作的規(guī)劃（綜合類、教學(xué)管理類、教學(xué)業(yè)務(wù)類等）、收集、整理和立卷。

院（系）學(xué)生工作日常管理（第二課堂、違紀(jì)、獎懲等）和黨建工作文檔由學(xué)工辦負(fù)責(zé)收集、整理和立卷。

（二）檔案資料歸檔的模塊及利用價值

要做好院（系）檔案工作，保證材料的齊全和完整，首先必須明確文件材料的歸檔模塊。歸檔的模塊一般分為：（1）黨群類：校黨委、組織、宣傳、工會和團組織等部門在工作中形成的文件、記錄、計劃、總結(jié)等有保存價值的文件。本院（系）黨、團組織學(xué)習(xí)、生活情況、開展第二課堂等有意義的社團活動（包括獲獎情況）；（2）行政類：學(xué)校理事會、校長、副校長及校辦、人事處、教務(wù)處、學(xué)生工作部等上級行政部門發(fā)文。院（系）制定的工作計劃、例會記錄、內(nèi)部文件、工作總結(jié)、大事記等；（3）教學(xué)類：院（系）新增專業(yè)申報、本科專業(yè)申報（重點）、教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)管理（期中教學(xué)檢查）、課程表、調(diào)停課表、教學(xué)進(jìn)程表、教師教案及多媒體課件等；學(xué)生學(xué)習(xí)?？?、學(xué)習(xí)競賽、各類試卷、課程設(shè)計、認(rèn)識實習(xí)、學(xué)生手冊、各類成績、畢業(yè)設(shè)計（論文）等；（4）科學(xué)研究類：科研管理和科研實踐中形成的文件材料。院（系）教師的科研項目計劃、申報立項、中期檢查情況及科研成果。

建立一套完整的院（系）檔案后可為所在部門提供服務(wù)，也為上級部門對本院（系）教學(xué)工作評估、專業(yè)學(xué)位評估和申報專業(yè)碩士點提供重要依據(jù)。

為部門提供服務(wù)主要包括以下兩個方面：一是院（系）在制定本部門的發(fā)展規(guī)劃、學(xué)科建設(shè)規(guī)劃、教育教學(xué)改革等工作時提供相關(guān)資料；二是教師通過查閱教學(xué)方面的相關(guān)資料，以達(dá)到提高自身的教學(xué)水平，從而提高教學(xué)質(zhì)量創(chuàng)造條件。

教學(xué)檔案是院（系）發(fā)展過程中所積累起來的原始資料，反映了院（系）各個階段發(fā)展的情況，具有真實和可靠性。目前在各種教學(xué)檢查和評估過程中都設(shè)有相應(yīng)的評估指標(biāo)，這些指標(biāo)都是檢查的重點。完善的教學(xué)檔案體系和充實的教學(xué)檔案就為此提供了重要依據(jù)。

二、三江學(xué)院院（系）檔案建設(shè)特點及存在的問題

（一）檔案建設(shè)的特點及存在的問題

三江學(xué)院院（系）檔案建設(shè)是按照日常的教學(xué)管理開展的。因?qū)W科專業(yè)不同，各個院（系）建檔工作都有自身的特點和要求，但它們有共同點，即起步比較晚。由于辦學(xué)時間不長，在日常的教學(xué)管理過程中，又往往只重視具體工作的開展，而對于檔案建設(shè)重要性認(rèn)識不足，在辦學(xué)過程中，積累的資料甚少，更談不上規(guī)范管理。收集范圍小。院（系）的檔案不同于校級檔案，它的來源有一定的局限性，主要收集所在院（系）的一些日常教學(xué)管理資料。因此，在信息、資源方面的內(nèi)容顯得較為單薄，主要是教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教學(xué)管理（期中教學(xué)檢查）、教學(xué)進(jìn)程、課程設(shè)計、專業(yè)相關(guān)試卷、畢業(yè)設(shè)計、教學(xué)研究（教改項目）、師生的創(chuàng)新成果；所在院（系）的工作計劃與總結(jié)、任課教師簡介（專任教師和外聘教師）；學(xué)生入學(xué)至畢業(yè)在校期間的表現(xiàn)和獎懲。這些主要來源于所在院（系）的師生，所以信息資源不夠廣泛。

（二）基于三江學(xué)院檔案的自身特點，凸顯存在的問題

師生積累檔案資料的意識薄弱。真實的原始資料都來源于日常的教學(xué)管理過程中，涉及的人員比較多，既有老師，又有學(xué)生。但是由于師生對于檔案資料的積累意識薄弱 ，致使許多有關(guān)學(xué)生的活動素材、教師的教研材料都不能得到及時地歸檔，過后重新整理的時候，卻殘缺不全。

缺乏專職檔案管理人員。由于民辦高校建立的是一支精干、高效的管理隊伍，各院（系）檔案員都由兼職人員承擔(dān)。在具體的工作中兼職檔案員必須在完成自己本職工作以后，才能從事檔案的具體工作。而檔案管理是一項耐心、細(xì)致的工作，在本職工作繁忙時就會對檔案的收集或整理不能及時，有時甚至遺漏，從而出現(xiàn)存檔不及時或不全的情況。

資料收集不全。民辦高校各院（系）建立初期，忽視了檔案的積累工作，導(dǎo)致許多有關(guān)院（系）建立的原始資料遺失或殘缺不全。例如：院（系）創(chuàng)立初的申報材料、圖像資料、領(lǐng)導(dǎo)致詞、大事記等，由于這些資料的殘缺，在查閱整個院（系）的歷史發(fā)展過程時，就得不到全面的展示。

崗位調(diào)整后移交手續(xù)不規(guī)范。在《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》中規(guī)定：“機關(guān)檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位?！盵3]院（系）兼職檔案人員在離崗或調(diào)動崗位也應(yīng)該遵循這條規(guī)定。然而在實際過程中，相當(dāng)一部分院（系）兼職檔案人員卻忽視了這項重要的工作環(huán)節(jié)。以至于出現(xiàn)以下三種主要情況：（1）檔案未移交就離開所在的工作崗位；（2）檔案內(nèi)容組卷混亂，往往出現(xiàn)目錄與內(nèi)容不匹配；（3）重要資料殘缺不全而導(dǎo)致責(zé)任不明確、界限不清楚。這些主要是由于移交檔案的手續(xù)不規(guī)范，該檢查的沒有檢查，該清理的沒有清理，該說明原因的沒有說明原因，該簽字的也都沒有簽字。同時絕大部分的人員都把檔案移交當(dāng)作是事務(wù)性工作，是檔案人員之間的事情，更沒有意識到檔案工作是院（系）建設(shè)及教學(xué)管理的重要的信息保障和查詢依據(jù)。

三、改進(jìn)民辦高校院（系）檔案建設(shè)管理中的幾點建議

強化檔案工作重要性的意識。加大檔案工作重要性的宣傳力度，提高師生的檔案意識。各院（系）檔案管理人員要充分認(rèn)識到教學(xué)檔案是專業(yè)建設(shè)、學(xué)科發(fā)展、師資壯大、辦學(xué)規(guī)模的歷史見證，要不斷地收集反映院（系）教育教學(xué)改革和教學(xué)活動、招生就業(yè)等有效信息。院（系）所有人員應(yīng)積極配合和支持教學(xué)檔案工作，在這過程中教師們應(yīng)主動地將各自保管的教學(xué)資料定期交兼職檔案員保管，以促進(jìn)檔案資料工作的順利展開。

合理安排兼職檔案員的工作。院（系）檔案工作在日常教學(xué)中作用越來越大， 在目前各院（系）設(shè)置專職檔案員崗位是不現(xiàn)實的，但兼職檔案員又不能完全兼顧，如何解決好兩者之間的矛盾是關(guān)鍵。解決矛盾可以按照檔案的分類模塊進(jìn)行分工，明確責(zé)任，如涉及到學(xué)生工作檔案的收集和整理時落實到學(xué)生工作辦公室負(fù)責(zé)，定期上交院（系）檔案室；教師要及時完善本人的業(yè)務(wù)檔案；學(xué)科組要及時地整理和完善有關(guān)學(xué)科建設(shè)方面的材料；試卷的整理歸檔專門指定人員實施等。兼職檔案員的責(zé)任除完成自己所整理和完善的分類項目，負(fù)責(zé)督促和接收其他人員分工的檔案建設(shè)項目，同時進(jìn)行管理和開展利用工作，這樣，就保證了材料存檔的及時性和完整性。

進(jìn)一步完善檔案管理工作。在現(xiàn)有的檔案管理中進(jìn)一步完善管理制度，確定教學(xué)檔案管理人員的職責(zé)范圍，使教學(xué)檔案管理人員樹立起強烈的責(zé)任心，調(diào)動其積極的進(jìn)取心。不定期地對教學(xué)檔案進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，將教學(xué)檔案建設(shè)作為整個教學(xué)工作的核心之一；建立有效的獎懲制度，將檔案建設(shè)列入院（系）工作人員年度考核內(nèi)容之一，以此來激勵所在部門的工作人員的熱情，促使院（系）教學(xué)檔案的完整性；檔案資料的收集和整理時盡可能把相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起，實現(xiàn)資料歸類的規(guī)范化，同時要制定具體的實施細(xì)則，例如：統(tǒng)一的檔案盒、分類號、標(biāo)簽、字體等來實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。加大推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)，應(yīng)逐步轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想，把原有以紙質(zhì)檔案為主的存檔模式轉(zhuǎn)換成電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔的同步管理模式。

規(guī)范檔案移交手續(xù)。院（系）兼職檔案人員調(diào)整崗位時，一定要對檔案的移交手續(xù)進(jìn)行規(guī)范，以保證檔案管理的延續(xù)性，同時也是分清責(zé)任。首先應(yīng)將檔案移交列入辦公例會的議事日程中。做到檔案人員在調(diào)整崗位或離職時應(yīng)先辦理移交手續(xù)，對未辦理移交手續(xù)的檔案人員院（系）領(lǐng)導(dǎo)不得批準(zhǔn)離開其崗位；其次，檔案的交接不只是鑰匙交接和口頭交接，接管人應(yīng)對所保管的檔案進(jìn)行全面清查，做到心中有數(shù)，對未整理的零散資料要進(jìn)行文件材料的分類存放。對檔案中缺少的資料應(yīng)列出詳細(xì)的清單，并注明原因，簽字認(rèn)可；再次，院（系）領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)做好檔案交接的監(jiān)督工作，及時掌握檔案交接進(jìn)展情況。

綜上所述，民辦高校的檔案工作剛剛起步，隨著高校教育教學(xué)工作的蓬勃發(fā)展，還需加快檔案管理的數(shù)字化、信息化和規(guī)范化建設(shè)，不斷提高檔案工作服務(wù)的及時性、針對性和有效性，以便更好地為師生服務(wù)。

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