摘要：高校辦公室是學校的樞紐部門，高校辦公室秘書在日常管理工作中發(fā)揮著承上啟下，聯系左右，參謀助手的作用。隨著高校教學改革的發(fā)展，高校辦公室秘書必須要有角色意識，在不斷提高角色意識的同時提高個人素質，更好的承擔高校辦公室秘書的工作。

關鍵詞：高校；辦公室；秘書

中圖分類號：G64717 文獻標識碼：A文章編號：1674-0432（2012）-07-0233-1

1 高校辦公室秘書角色定位的意義

“角色”本是戲劇中的名詞， 指演員扮演的劇中人物。20世紀20-30年代， 這一概念被引入社會學， 后來發(fā)展成為社會學的基本理論之一。一般意義上，“社會角色”是指與人們的某種社會地位、身份相一致的一整套權利、義務的規(guī)范與行為模式，是人們對具有特定身份的人的行為期望， 它構成社會群體或組織的基礎[1]。

高校辦公室作為高校的一個綜合管理機構，日常工作量大，工作面廣，不僅事務繁忙而且責任重大，因此對具體承擔辦公室工作的秘書提出了更高的要求。隨著知識全球化以及信息技術的蓬勃發(fā)展，高校辦公室管理面臨著新的機遇和前所未有的挑戰(zhàn)。重新定位高校辦公室人員的角色，提高辦公室秘書的綜合素質，不斷發(fā)揮辦公室秘書的工作潛能，培養(yǎng)其創(chuàng)新意識，有助于提高辦公室的工作效率。準確的理解高校辦公室秘書的角色定位，對高校的發(fā)展有著重要的意義。

2 高校辦公室秘書應具備的角色意識

高校辦公室秘書最基本的工作就是為領導服務，是領導的參謀助手，是高校領導工作的必要補充，領導與辦公室秘書間的關系是高校最基本的社會關系。辦公室秘書在高校黨政機關中的角色，直接體現在領導的活動之中。協(xié)助領導開展黨務活動、政務活動是高校辦公室秘書最基本的職責。具體的角色定位體現在以下幾個方面：

2.1 服務者角色

為領導服務是高校辦公室秘書最基本的工作，在領導的授意下可以直接處理學校的黨政和行政事務，盡量讓領導擺脫行政事務的糾纏，使領導有更多的精力開展學校的建設工作。

高校辦公室秘書不僅要為領導服務，同時也要為全校師生服務，辦公室秘書要細心、耐心地為全校師生服務。細心的尋找資源，使學校的信息渠道暢通，讓全校師生能夠及時準確的了解學校的工作動態(tài)和發(fā)展情況。耐心的對待師生員工的上訪，積極主動的了解師生的工作和生活情況，尤其是對有實際困難的老師和學生，學校要及時提供幫助為師生解決困難，讓全校師生感受到學校的溫暖。

2.2 督辦者角色

任何工作只部署不落實很難達到預期的效果，高校的工作得不到落實會阻礙高校的發(fā)展，因此督辦工作就顯得十分重要。高校辦公室秘書要為領導提供全方位、全過程的督查服務，包括：文件的落實、制度的落實、具體工作事項的落實等。辦公室秘書只有按照領導的要求進行檢查、監(jiān)督、落實才能確保領導的各項決策發(fā)揮應有的作用。

2.3 參謀者角色

輔助參謀是高校辦公室秘書的一項重要職能。高校辦公室秘書的參謀角色是為領導提供黨務、政務的決策參考。在領導決策前要進行全面的調查了解，深入的調查研究，把準確詳實的信息傳達給學校領導，提出合理化的建議，在領導決策實施過程中進行各方面的協(xié)調工作，在決策后要做好及時的監(jiān)督和檢查。站在全局的高度考慮問題是高校辦公室秘書發(fā)揮好參謀作用的關鍵，要做到想領導之所想，謀領導之所慮，辦領導之所需，切實有效的輔助領導開展學校的各項工作。

2.4 協(xié)調者角色

具有良好的協(xié)調能力是高校辦公室秘書必須具備的素質，高校的機構龐大，辦事部門較多，事務瑣碎，同時高校的師生數量也多，工作中避免不了會產生各類矛盾。高校辦公室是領導與各部門以及師生聯系的紐帶，必須要協(xié)調好這些關系，包括領導間、領導與教師間、學校各部門間、以及兄弟院校間的關系。只有協(xié)調好各方面的矛盾才能為學校事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的內部環(huán)境和外部環(huán)境，為學校和諧、穩(wěn)定、快速發(fā)展奠定堅實的基礎。

3 高校辦公室秘書盡快進入角色的方法

剛參加工作的辦公室秘書都急切希望能夠快速進入角色，短時間內達到領導滿意的要求。實現這個目標的關鍵在于要善于剖析自己、認真總結、加強與同事間的交流，多借鑒別人的優(yōu)點，在看、聽、讀、寫上下功夫。

3.1 看

就是看具有豐富經驗的秘書是怎樣工作的，多看可以開闊視野，增長見識，將優(yōu)秀的秘書作為自己學習和借鑒的對象，從思想、性格、理論觀點、工作方法及語言表達等方面深入、系統(tǒng)的學習，取長補短，使自己少走彎路，快速成長。

3.2 聽

就是多聽取別人成功的經驗，善于聽取與自己工作相近，經歷相似的成功人士的意見，汲取他們失誤的教訓，借鑒成功的經驗。充分利用各種機會，了解群眾對辦公室秘書工作的要求，廣泛聽取意見。只有積極主動多聽取意見才能豐富自己的工作閱歷，不斷提高自身的素質。

3.3 讀

指的是要多讀書看報，只有堅持長期性的閱讀才能迅速提高自身的理論修養(yǎng)，拓寬自身的知識結構，增強對問題的認識、分析和解決的能力。

3.4 寫

就是對自己的工作要有思想、有意識的進行總結，通過長期的寫可以掌握寫作規(guī)律，積累寫作經驗，使自己的頭腦更加靈活，思維更加敏銳，提高秘書的文字處理能力。

總之，高校辦公室工作是一項復雜繁瑣的工作，辦公室秘書要充分認識到角色定位的重要性，在把握角色意識與角色定位的基礎上，有意識的加強自身的角色意識，使自身的綜合素質不斷提高，有助于高校各項工作的穩(wěn)定和快速的發(fā)展。

參考文獻

[1] 鄭杭生.學概論新修(第三版) [M].北京:國人民大學出版社，2003.

[2］滿艷，張斌.高校辦公室秘書工作的定位與創(chuàng)新[J].科技創(chuàng)新導報，2010，(2):199.

作者簡介：張廷尉(1984-），男，遼寧鞍山人，鞍山師范學院研究實習員，研究方向：高校行政管理。