【摘要】隨著我國企業(yè)人事制度改革的不斷推進(jìn)，現(xiàn)代企業(yè)人力資源檔案的管理工作也逐漸成為社會的關(guān)注點之一。企業(yè)人力資源檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的積極作用為企業(yè)人力資源檔案管理的改革指明了新的發(fā)展道路，本文從建立健全企業(yè)人力資源管理的制度出發(fā)，論述加強企業(yè)人力資源檔案管理的建議和措施。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；人力資源檔案；信息化管理

1.當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理的實際情況

1.1 企業(yè)人人力資源材料的規(guī)格、尺寸千篇一律

充分利用人力資源材料的紙型，盡量不裁切而使用折疊的方法。裁切不慎極易使材料造成不可彌補的缺失，在實際工作中我們總結(jié)出，根據(jù)規(guī)定尺寸折疊其實是最好的辦法，規(guī)整美觀的折疊方式即充分保存了原材料不受損失，又便于展開利用，而且比裁切更節(jié)省時間。通常有橫折、豎折、交叉折、梯形折等等，為了避免字體在折疊后的使用中受到磨損，折疊的右邊緣應(yīng)稍窄于案卷的規(guī)定尺寸。不必刻意追求整本案卷像“一刀切”。

1.2 手工勞動強度大，計算機技術(shù)應(yīng)用人事檔案管理范圍小

企業(yè)人力資源檔案歸檔，對于企業(yè)人力資源檔案管理工作來說是一項艱巨的任務(wù)，每年形成的工會會員表、工資臺賬、干部任免表、勞動合同等，收集、編號、歸檔，工作期限長，手工勞動強度大。目前計算機代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工操作已逐步成為現(xiàn)實。在使用企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)的過程中，要想方設(shè)法，充分發(fā)揮現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫的強大作用，只要在初期做好表格設(shè)計和相應(yīng)數(shù)據(jù)的錄入，后期就能實現(xiàn)批量材料自動編號、順號，一勞永逸。除了目前已經(jīng)實行中組部要求的檔案目錄采用計算機管理外，部分人事材料的形成、歸檔也即將能實現(xiàn)計算機管理，使檔案管理人員從繁瑣低效的手工勞動中解放出來。

1.3 人力資源檔案信息的不開放

隨著我國政治民主化進(jìn)程的加快，人們知情權(quán)意識也在不斷提高，人力資源檔案向本人有條件開放已經(jīng)成為社會發(fā)展趨勢。人事檔案是人生經(jīng)歷的真實記錄，屬于員工個人的資料，員工有權(quán)知悉了解。近年來企業(yè)建立人力資源信息系統(tǒng)后，與公司所屬單位共享信息資源，組織全體員工統(tǒng)一填寫履歷表，對員工所填內(nèi)容與原有數(shù)據(jù)庫信息進(jìn)行核對，學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱、工齡等不符的通知員工提供依據(jù)性材料歸檔，更正數(shù)據(jù)庫信息，使員工第一次對檔案情況有了一定的知情權(quán)，這種做法保護(hù)了員工的切身利益，也使數(shù)據(jù)庫的信息更加準(zhǔn)確。

2.人力資源檔案對企業(yè)未來發(fā)展的作用

現(xiàn)代人力資源管理是以人為中心來設(shè)計的，其宗旨是“以人為本”。人是關(guān)鍵要素，首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作。“以人為本”是指管理的出發(fā)點和歸宿點都是“人”，承認(rèn)人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現(xiàn)代市場經(jīng)濟和競爭中是決定性的資源。通過開發(fā)人的潛能使之發(fā)揮到最大限度，調(diào)動人的積極性、創(chuàng)造性，這一理念將會貫穿人力資源開發(fā)的整個過程。而加強企業(yè)人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動態(tài)的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關(guān)注、關(guān)心和承認(rèn)。

作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。若對人事檔案重視，能認(rèn)真研究，注重科學(xué)管理，可以較全面地、歷史地再現(xiàn)各類人才的面貌、特點以及專長，作為考察和了解人才的重要依據(jù)；有助于企業(yè)根據(jù)每個人才的不同特點，合理的使用人才；有助于從人事檔案中探索人才成長規(guī)律，更好的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才，開發(fā)人才資源，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對人才的廣泛需求；可以及時地為企業(yè)和部門推薦優(yōu)秀人才，調(diào)動各類人才的積極性和創(chuàng)造性，使各種人才揚長避短，充分在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮聰明才智，貢獻(xiàn)自己的力量。

3.企業(yè)發(fā)展中人事檔案管理的重要手段

建立健全保管制度是對人力資源檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。人事檔案的建立，是人類走向文明與進(jìn)步的產(chǎn)物。一些資金雄厚、實力強大的名牌外企、合資企業(yè)人力資源部門在我國境內(nèi)招聘新的管理人才、技術(shù)人才時，非常重視人事檔案的利用。因為一個跨越國界尋找經(jīng)濟合作，謀求最大經(jīng)濟效益的現(xiàn)代企業(yè)，深諳管理出效益的經(jīng)商之道，而人才又是管理的關(guān)鍵因素。對一名優(yōu)秀的企業(yè)人才的要求，不只局限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作實績諸要素，都是考察的條件。通過出示個人的人事檔案，就可以以此為憑，增加聘用企業(yè)對聘員的信任程度和認(rèn)可程度。而國內(nèi)大中型企業(yè)管理人員、技術(shù)人員的聘用，也是如此?，F(xiàn)代企業(yè)制度改革實施以來，企業(yè)實行專業(yè)技術(shù)人員、管理人員聘用制，使單位與個人在平等自愿的基礎(chǔ)上建立了聘用關(guān)系。一份翔實、完整的個人人事檔案，既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業(yè)和個人盲目選人、擇業(yè)的“自主權(quán)”，更利于“人才與用人單位是市場經(jīng)濟體制下活動的主體”這一社會功能的充分發(fā)揮。

同時，由于人事檔案能夠比較全面、準(zhǔn)確的反映人才各方面的情況，所以企業(yè)能夠從人事檔案中了解本單位人才的數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面的數(shù)據(jù)，便于企業(yè)人力資源管理部門根據(jù)人事檔案統(tǒng)計分析，進(jìn)而作出準(zhǔn)確的人才預(yù)測，制定出長遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)計劃。

4.對企業(yè)人力資源檔案管理的思考

我們可以通過分析人事檔案信息，總結(jié)企業(yè)單位整體的人才儲備狀況，結(jié)合人事流動的檔案信息，預(yù)測企業(yè)單位人才的需求狀況，從而有效科學(xué)的制定人力資源計劃，為企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的依據(jù)。如果沒有詳細(xì)的人事檔案信息分析，我們就無從清晰的了解企業(yè)單位整體的人才儲備狀況，也就無法進(jìn)行科學(xué)預(yù)測，由此可見，做好企業(yè)單位人事檔案工作，對于人力資源需求預(yù)測的關(guān)鍵性。所以，企業(yè)單位人事部門要以利于企業(yè)單位人才隊伍建設(shè)用為立足點，做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析，為企業(yè)單位人力資源管理工作提供有效的服務(wù)。

5.企業(yè)人力資源檔案信息化建設(shè)的對策

5.1 加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的重視

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性，其目的在于提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理水平，并且應(yīng)認(rèn)識到建設(shè)一支檔案信息化人才隊伍是企業(yè)檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設(shè)，要求全體員工積極配合。

5.2 選擇適用于本企業(yè)的檔案管理軟件

目前，市面上的檔案管理軟件種類繁多，有的偏重于文書檔案，有的偏重于科技檔案，應(yīng)根據(jù)本企業(yè)的實際需要選擇，最好能與開發(fā)商協(xié)商，量身訂造合適的軟件。

5.3 完善存儲設(shè)備

檔案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可，因此，檔案裝具要齊備、充足，符合規(guī)范要求，各門類、不同載體的檔案存放科學(xué)、合理、有序，既方便日常查找，又能保證突發(fā)事件中的及時搶救。

5.4 完善電子文件的管理

首先應(yīng)制定電子文件的管理規(guī)范，要求全體員工嚴(yán)格執(zhí)行，并且要確保檔案信息安全，定期刻碟保存。

【參考文獻(xiàn)】

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