摘 要 民營企業(yè)的檔案管理對其將來的發(fā)展起著舉足輕重的作用，是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)不可忽視的一部分。但是現(xiàn)在的民營企業(yè)在檔案管理上還存在著一系列的問題有待解決，本文就此進行了分析，并提出了解決的方案。

關(guān)鍵詞 民營企業(yè) 檔案管理 模式 創(chuàng)新

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

1 民營企業(yè)檔案管理的原則

1.1 靈活實用的原則

民營企業(yè)所開展的工作是為了更好地獲取經(jīng)濟利益為目的的，因此檔案管理工作的開展就必須遵循靈活實用的原則，以便更好地為企業(yè)的經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。對檔案的管理是為了方便將來高層管理人員對已有信息的查找和利用，若在檔案管理中存在著很多繁瑣的問題將影響管理者的決策。

1.2 存儲信息真實的原則

信息以決策的依據(jù)，正確真實的信息是管理者做出科學(xué)決策的前提，保證信息的真實性也是企業(yè)社會責(zé)任的體現(xiàn)。在檔案中若存在著虛假的信息，不僅會使決策失誤還會嚴重影響企業(yè)的社會形象。

1.3 信息全面的原則

信息的全面包括大范圍的全面也包括小范圍的全面。所謂大范圍的全面就是指檔案需要有各個部門的信息，各個主體的信息。比如企業(yè)自身的文化建設(shè)信息、企業(yè)的政策、財務(wù)部、人事部、銷售部等部門的信息、供貨商及客戶的信息等多個主體。小范圍的檔案是就一個主體而言的多個方面，拿銷售部門來說就需要具體到銷售人員的具體信息、銷售業(yè)績的信息等。

2 民營企業(yè)檔案管理的問題

2.1 對檔案管理的意識薄弱

一般民營企業(yè)的規(guī)模較小，認為對檔案進行管理是不必要的工作，只會浪費企業(yè)的財力和時間。在中國目前的社會環(huán)境中，管理層對企業(yè)檔案管理的不重視，是企業(yè)檔案管理存在問題的根本原因。而民營企業(yè)工作人員的流動性較大，客戶的穩(wěn)定性不強也是企業(yè)管理者認為檔案管理不重要的另一個原因。另一方面，檔案管理問題的潛伏期較長，檔案管理的漏洞所帶來的危害通常在數(shù)年甚至是十多年之后才會出現(xiàn)，因此在短時間內(nèi)管理者無法意識到檔案管理存在的必要性。

2.2 管理方式的單一性

雖然說部分民營企業(yè)開展了檔案管理的工作，但是就他們的管理模式上而言，存在著過度單一管理不科學(xué)的問題。民營企業(yè)為了盡量節(jié)約成本，受經(jīng)濟條件的限制并沒有引進先進的現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，在檔案管理上還是采取比較傳統(tǒng)的手段，以紙質(zhì)資料藏館的方式對現(xiàn)有的檔案進行管理。這種方式的工作量較大，一般還是需要人工進行填寫，修改與查找，在工作的過程中工作量較大，而且還容易出現(xiàn)遺漏，導(dǎo)致人事資料和客戶信息的遺漏，將會嚴重影響企業(yè)的發(fā)展。

2.3 管理體系的不完善

管理意識的缺乏必然會導(dǎo)致管理體系的混亂與缺失，一個企業(yè)需要進行檔案管理的信息很多，包括企業(yè)的戰(zhàn)略信息、人力資源的招聘、企業(yè)文化、客戶資料的管理等多個方面。絕大多數(shù)的企業(yè)始終一味地堅持“以客戶為中心”的思想或者是“以員工為中心”的思想而顧此失彼，導(dǎo)致管理的內(nèi)容不完整。

2.4 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不強

據(jù)江蘇省檔案局的調(diào)查顯示，江蘇省民營企業(yè)里從事檔案管理工作的人員有64.5%并不是檔案管理專業(yè)的人才，甚至還有部分人員并不是管理類專業(yè)畢業(yè)的人才，也有一小部分管理人員并不具備高等教育的學(xué)歷。在現(xiàn)代化的檔案管理要求下，僅僅依靠過去的管理經(jīng)驗是遠不夠的，必須具有現(xiàn)代化的管理知識與思想才能做好現(xiàn)代的檔案管理。

3 企業(yè)檔案管理的優(yōu)化

為了適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的需要，必須對企業(yè)檔案管理的模式進行創(chuàng)新和優(yōu)化，使企業(yè)在競爭中處于優(yōu)勢地位。

3.1 擴大宣傳、促進重視

政府部門要幫助民營企業(yè)樹立檔案管理的危機意識，讓民營企業(yè)的管理者認識到企業(yè)檔案管理的缺陷會造成的問題，擴大檔案管理的宣傳力度。比如在當?shù)氐碾娨暶襟w上以公益廣告的形式提醒民營企業(yè)的管理者重視檔案（下轉(zhuǎn)第141頁）（上接第104頁）管理；在報紙傳媒上以專版的形式介紹民營企業(yè)的檔案管理，可以是成功的經(jīng)驗也可以是某一企業(yè)失敗的教訓(xùn)；在政府的網(wǎng)站上公布加強民營企業(yè)檔案管理的要求，并向各民營企業(yè)下發(fā)文件，強制其做好檔案管理，定期對民營企業(yè)的檔案管理工作進行考核，對于不合格的給予一定的處罰。

3.2 運用現(xiàn)代化的管理設(shè)備

現(xiàn)代民營企業(yè)的檔案管理已基本上不再是對人的依賴，而是對信息化技術(shù)的依賴，因此民營企業(yè)必須購入現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備增強管理的可靠性。在傳統(tǒng)的模式中，對檔案的管理完全依賴于管理者，當這名管理者離職之后，對現(xiàn)有檔案的查詢就會帶來很大的困難，而且管理的效率也極其低下。

3.3 優(yōu)化管理方式

不同規(guī)模的民營企業(yè)可以采取不同的管理方式。大型民營企可以采取集中統(tǒng)一管理模式和協(xié)作式管理模式，開展時間久，管理高標準、嚴要求，相應(yīng)的管理理念及方式更科學(xué)完善，這樣的管理模式可以更好地為大型民營企業(yè)的檔案現(xiàn)狀服務(wù)，大型民營企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)堅實，大型民營企業(yè)作為管理榜樣需要嚴格認真對待管理模式的選擇；中型民營企業(yè)可以采取分散管理模式，根據(jù)中民營企業(yè)自身的實際情況和對經(jīng)濟效益追求的總體目標，分散管理模式管理形態(tài)獨特的共存性與漸進性，可以使檔案資源的實體管理、檔案信息管理與檔案知識管理等科學(xué)化、系統(tǒng)化，將檔案管理的責(zé)任和權(quán)力都交給下級部門，責(zé)任明確地對檔案進行管理，不但符合中型民營企業(yè)的綜合實力，還滿足中小型民營企業(yè)的現(xiàn)狀及對經(jīng)濟效益追求的近期目標，為企業(yè)的管理和利用服務(wù)；小型民營企業(yè)可以采取社會化管理模式，社會化管理機構(gòu)擁有科學(xué)系統(tǒng)的管理規(guī)范及制度，具有高素質(zhì)的專業(yè)從業(yè)人員，相關(guān)管理設(shè)施及設(shè)備也與時俱進地更新，小型民營企業(yè)的檔案存放在這樣的機構(gòu)中可以得到專業(yè)管理，由于中小型民營企業(yè)無論是檔案資源的數(shù)量、類型，還是檔案管理的實力都是其檔案工作開展的障礙，檔案意識的提高使小型民營企業(yè)必須根據(jù)企業(yè)的這種現(xiàn)狀找到與之相符的檔案管理模式，社會化檔案管理模式無論是對企業(yè)規(guī)模、企業(yè)實力的要求都與小型企業(yè)實際情況相符合。

3.4 完善檔案管理體制

對檔案管理體制的完善需要兩個主題的共同努力，首先是政府部門應(yīng)該完善相應(yīng)的法律體系，為民營企業(yè)的檔案管理提供法律保障與工作指導(dǎo)。另一方就是企業(yè)本身應(yīng)該根據(jù)自己的規(guī)模和性質(zhì)對檔案管理的類型進行合理的選擇，健全自身的管理體制，使檔案深入每一個細節(jié)；企業(yè)還需要的是建立檔案管理的績效考核制度，對檔案的管理工作進行監(jiān)督和考核，以此來保證檔案管理工作質(zhì)量的可靠性。

4 總結(jié)

檔案管理所要涉及的工作很多，其中還有兩個不可忽視的問題，一是檔案掛歷的誠信問題，這就需要檔案的管理者所錄入的檔案信息的真實可靠；另一方面是安全問題，檔案可能涉及到員工和顧客的隱私，因此必須做好檔案管理的保密工作，防止信息的泄露。