摘要：隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化也開(kāi)始逐步成為檔案工作的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)。目前，檔案管理信息化時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，檔案管理軟件的應(yīng)用已經(jīng)成為了檔案信息化建設(shè)的主要工具。本文從闡述對(duì)檔案管理軟件的認(rèn)識(shí)出發(fā)，分析了檔案管理軟件開(kāi)發(fā)中存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出相應(yīng)的解決辦法，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)研究提供一定的借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；軟件開(kāi)發(fā)；信息化

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311.52 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9599 （2012） 24-0182-02

隨著互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、傳感網(wǎng)、泛在計(jì)算等新思想、新技術(shù)的提出與發(fā)展，社會(huì)信息化建設(shè)熱潮開(kāi)始不斷高漲。目前，利用軟件對(duì)檔案實(shí)行信息化管理已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)和潮流。自上世紀(jì)90年代開(kāi)始，我國(guó)相關(guān)檔案部門(mén)就已經(jīng)開(kāi)始著手開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，并將其應(yīng)用到檔案管理中的有關(guān)工作當(dāng)中，從而大大提高了檔案部門(mén)的工作效率。但是隨著信息化技術(shù)的不斷提高，目前我們使用的檔案管理軟件業(yè)需要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)更高層次的開(kāi)發(fā)提升。

1 對(duì)檔案管理軟件的認(rèn)識(shí)

檔案管理軟件主要是指各機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位以及檔案館實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體以及檔案信息進(jìn)行輔助性管理的一種計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng)。為了更科學(xué)、更有序的對(duì)檔案實(shí)行管理，要根據(jù)檔案管理的具體特點(diǎn)以及計(jì)算機(jī)程序編寫(xiě)方式，開(kāi)發(fā)出符合我國(guó)檔案管理方式的軟件。根據(jù)我國(guó)檔案管理信息化發(fā)展歷程來(lái)看，我國(guó)檔案管理軟件發(fā)展經(jīng)歷了三個(gè)階段：第一階段（上世紀(jì)90年代初），單機(jī)版檔案管理軟件階段。在此階段檔案管理軟件功能較為簡(jiǎn)單、運(yùn)行平臺(tái)單一且軟件多為檔案部門(mén)根據(jù)自身需要自行開(kāi)發(fā)，其通用性較差；第二階段（上世紀(jì)90年代中后期），網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件階段。在此階段檔案管理軟件的主流市場(chǎng)為商業(yè)開(kāi)發(fā)的軟件，且軟件適用性增強(qiáng)、功能增多，許多檔案管理軟件研發(fā)公司開(kāi)始逐步發(fā)展起來(lái)；第三階段（21世紀(jì)初至今），電子文件管理系統(tǒng)階段。在此階段軟件開(kāi)發(fā)主要采用多種技術(shù)集成，其功能性、適用性開(kāi)始逐步完善，并具備了強(qiáng)大的自定義功能。為了進(jìn)一步滿(mǎn)足檔案管理需要的多樣化，許多研發(fā)公司都開(kāi)始推出了多種不同功能、不同用途的檔案管理軟件，例如企業(yè)文檔管理、綜合檔案館管理、電力檔案信息管理、人事檔案管理、城建檔案管理等軟件系統(tǒng)。

2 檔案管理軟件開(kāi)發(fā)中存在的問(wèn)題

當(dāng)前，在檔案管理軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中，由于開(kāi)發(fā)商研發(fā)與檔案管理機(jī)構(gòu)在信息、人才等多方面存在不對(duì)稱(chēng)問(wèn)題，從而出現(xiàn)了許多顯性或隱性損失。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理軟件開(kāi)發(fā)中存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下機(jī)構(gòu)方面：第一，軟件開(kāi)發(fā)準(zhǔn)備工作不足。軟件在開(kāi)發(fā)過(guò)程中會(huì)遇到各種復(fù)雜情況，例如軟件設(shè)計(jì)如何符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、功能要求如何符合合約要求，以及軟件實(shí)現(xiàn)途徑如何更加便捷等。但是一些軟件開(kāi)發(fā)商并未在此方面投入足夠的精力，這也就使得開(kāi)發(fā)出來(lái)的軟件功能適應(yīng)性出現(xiàn)不足；第二，合同陷阱。通常情況下，軟件開(kāi)發(fā)商都會(huì)給出一個(gè)固定的合同范本，很多軟件委托方對(duì)此并沒(méi)有過(guò)多了解，從而無(wú)意中會(huì)陷入軟件開(kāi)發(fā)商設(shè)下的陷阱。一旦開(kāi)發(fā)出來(lái)的軟件不適用，也無(wú)法追究開(kāi)發(fā)商問(wèn)題；第三，軟件自身會(huì)存在許多隱性漏洞，如果在軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中不能檢測(cè)或察覺(jué)出來(lái)，后期使用則會(huì)出現(xiàn)更多的問(wèn)題。

3 應(yīng)對(duì)檔案管理軟件開(kāi)發(fā)問(wèn)題的具體策略

檔案管理軟件開(kāi)發(fā)需要適應(yīng)委托方的工作需要，具體來(lái)說(shuō)，想要應(yīng)對(duì)上述檔案管理軟件開(kāi)發(fā)中存在的問(wèn)題，需要從以下幾個(gè)方面著手：

3.1 做好軟件開(kāi)發(fā)準(zhǔn)備工作

在檔案管理軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)許多復(fù)雜情況，如果要應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題需要首先做好軟件開(kāi)發(fā)準(zhǔn)備工作。首先，要熟悉標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中要熟悉國(guó)家以及地方各級(jí)檔案管理部門(mén)頒布的檔案信息化規(guī)范，例如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等；其次，要明確功能需求。檔案管理軟件開(kāi)發(fā)前要明確檔案管理軟件使用者的使用需求、軟件需要處理的工作內(nèi)容、各部門(mén)之間的工作關(guān)系、數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存容量等。要充分征求檔案管理員與技術(shù)人員的建議，最大限度的將軟件開(kāi)發(fā)與檔案實(shí)際工作相結(jié)合；再次，確定軟件實(shí)現(xiàn)途徑。即該軟件要采用什么樣的體系架構(gòu)、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、編程語(yǔ)言等；最后，詳細(xì)了解當(dāng)前市場(chǎng)行情。要充分了解到應(yīng)用設(shè)定的體系架構(gòu)、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、編程語(yǔ)言等設(shè)計(jì)出來(lái)的檔案管理軟件費(fèi)用大致所在的區(qū)間，而且要明確費(fèi)用的上限及下限。

3.2 軟件開(kāi)發(fā)合同簽訂內(nèi)容要明確

為了防止掉入開(kāi)發(fā)商有意無(wú)意設(shè)下的合同陷阱，軟件委托方要明確以下幾點(diǎn)內(nèi)容：第一，要明確軟件功能需求。準(zhǔn)確表達(dá)出所需檔案管理軟件的各種功能，而且要編制出詳細(xì)的功能需求說(shuō)明書(shū)，作為合同的有利補(bǔ)充；第二，要明確軟件的著作權(quán)歸屬問(wèn)題。我國(guó)現(xiàn)行的法律法規(guī)并沒(méi)有明確規(guī)定軟件著作權(quán)的歸屬問(wèn)題，因此必須要在合同中做相關(guān)約定，一旦合同約定不明或者并沒(méi)有做約定，著作權(quán)將歸屬于委托方。如果合同規(guī)定委托方不享有著作權(quán)，則需要在合同中對(duì)開(kāi)發(fā)方的權(quán)限做出限制，以防使用受限；第三，要明確交付成果及相關(guān)材料。在檔案管理軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中，研發(fā)機(jī)構(gòu)需要向委托方提供立項(xiàng)調(diào)查報(bào)告、立項(xiàng)建議書(shū)、需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)任務(wù)書(shū)等材料，以確保系統(tǒng)運(yùn)行的安全性；第四，要明確軟件開(kāi)發(fā)完結(jié)的時(shí)間以及違約規(guī)定。這樣就可以有效的保證人力物力投入力度，以及確保委托方利益不受損失；第五，要明確有關(guān)保密協(xié)議。檔案部門(mén)保存著大量的國(guó)家涉密文件，在未解密之前是不允許無(wú)關(guān)人員知曉的，一旦處理不好就會(huì)出現(xiàn)違紀(jì)或犯罪事件。因此，在開(kāi)發(fā)商開(kāi)發(fā)檔案管理軟件之前要與其簽訂嚴(yán)格的保密協(xié)議，詳細(xì)說(shuō)明相關(guān)工作人員需要承擔(dān)的責(zé)任與義務(wù)，以免造成檔案機(jī)密泄露事件的發(fā)生。

3.3 軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中要引入第三方中介

在軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中，軟件委托方可以引入第三方中介，即聘請(qǐng)信息監(jiān)理公司或聘請(qǐng)知名專(zhuān)家等，對(duì)軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)軟件開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)過(guò)程中出現(xiàn)漏洞或隱患，則可以盡早的發(fā)現(xiàn)這些問(wèn)題，并作出相應(yīng)的補(bǔ)救。

3.4 試用與測(cè)試過(guò)程中要找到隱性問(wèn)題

在檔案管理軟件開(kāi)發(fā)以后，并不能直接使用，而是要先做試用與測(cè)試，并在試用與測(cè)試過(guò)程中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)措施，找出隱性問(wèn)題，為軟件今后的應(yīng)用打下良好的基礎(chǔ)。具體來(lái)說(shuō)，首先，作為檔案管理軟件的使用方要先組織大量的人力對(duì)該管理系統(tǒng)進(jìn)行全面測(cè)試，最好是破壞性試驗(yàn)，力爭(zhēng)全面的找出錯(cuò)誤和毛病；其次，要尋找正規(guī)的軟件測(cè)試機(jī)構(gòu)進(jìn)行測(cè)試。委托方破壞性試驗(yàn)所找到的錯(cuò)誤或毛病都是淺顯的、表面的，對(duì)于那些結(jié)構(gòu)性錯(cuò)誤以及較大的系統(tǒng)漏洞，依然無(wú)法測(cè)試出來(lái)，只有找專(zhuān)業(yè)化、正規(guī)化的系統(tǒng)測(cè)試機(jī)構(gòu)才能真正找到系統(tǒng)中的具體漏洞。

3.5 系統(tǒng)驗(yàn)收時(shí)要查看交付物的完整性

待檔案管理軟件試用與測(cè)試過(guò)后，就需要對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行全面驗(yàn)收交付。在此階段要詳細(xì)查看軟件開(kāi)發(fā)商交付的材料是否齊全完整，尤其是涉及到軟件改造升級(jí)所需的技術(shù)文檔、源代碼等是否完整、齊全。如需必要，委托方可以請(qǐng)專(zhuān)家進(jìn)行勘驗(yàn)。需要注意，在軟件開(kāi)發(fā)之時(shí)，委托方的服務(wù)器IP地址及密碼是對(duì)開(kāi)發(fā)商開(kāi)放的，因此，待交付完畢以后，委托方要及時(shí)更新服務(wù)器密碼和用戶(hù)信息。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上可知，檔案管理軟件開(kāi)發(fā)已經(jīng)成為推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要工作。盡管目前我國(guó)開(kāi)發(fā)的檔案管理軟件質(zhì)量參差不齊，也存在有許多不合理的地方，但是只要充分做好軟件開(kāi)發(fā)準(zhǔn)備工作、明確軟件開(kāi)發(fā)合同內(nèi)容、引入第三方中介、積極做好軟件試用、測(cè)試及驗(yàn)收交付工作，就可以有效的解決軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中遇到的具體問(wèn)題。

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