摘要：將現(xiàn)代化的手段、技術(shù)、方法引入檔案管理工作，是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。本文從學(xué)校檔案管理工作的實際情況入手提出了如何采用先進的技術(shù)設(shè)備、工作方法，實現(xiàn)一條檔案管理工作現(xiàn)代化的新型思路。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化；檔案管理；研究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 （2012） 18-0000-02

自1946年第一臺計算機發(fā)明以來，計算機的發(fā)展先后經(jīng)歷了電子管、晶體管乃至現(xiàn)在的超大規(guī)模繼承電路幾個時代，伴隨著計算機技術(shù)的不斷更新，計算機技術(shù)的不斷普及，信息時代越來越影響到我們生活工作的方方面面。各種各樣的信息充斥著人類社會的每一個角落。在學(xué)校的日常管理工作中，檔案的文件資料也越來越多，越來越復(fù)雜?，F(xiàn)如今的檔案資料、信息，文字、文件這樣單純的信息已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代檔案管理的需求，視頻、音頻、動畫，多媒體等新型的表達方式在檔案中的比重越來越大，包含一種或幾種的如聲音、視頻、文字、文本、圖象的全面信息檔案存儲方式已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理不可或缺的重要組成部分。尤其是計算機技術(shù)的快速發(fā)展，多媒體使用技術(shù)及各類計算機網(wǎng)絡(luò)的迅速普及，不可避免的影響到了檔案管理，以往的手寫裝訂的檔案管理方式，不再適合現(xiàn)代檔案管理的要求。檔案工作在新時代背景下，應(yīng)將現(xiàn)代化科學(xué)的管理思想、方法、技術(shù)和手段應(yīng)用進來，并充分發(fā)揮其方便、快捷、高效的特點，深入發(fā)掘檔案的價值。另外，在檔案管理中，也可以將計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用進來。通過計算機網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)通互動功能，將檔案管理徹底實現(xiàn)無紙化，現(xiàn)代化。計算機在檔案管理方面的優(yōu)勢初步顯示出強大的能力，尤其是各種新的計算機外界設(shè)備如掃描儀，刻錄機的影用，使檔案管理逐步由單純的文字材料過度為文件，文字，音視頻的統(tǒng)一。Vcd、dvd光盤的超大存儲容量，使得檔案信息數(shù)字化成為現(xiàn)實。檢索、整理、立卷、打印、目錄編制等檔案管理的日常工作，通過計算機的應(yīng)用從而實現(xiàn)現(xiàn)代化，在檔案應(yīng)用中逐漸成為不可替代的技術(shù)，各種應(yīng)用方法日漸成熟。目前，隨著我國市場化進程的逐步加快，各行各業(yè)正朝著管理科學(xué)，管理制度規(guī)范、完善的方面良性發(fā)展，檔案的利用也從單卷、局部向成套、系統(tǒng)的方面發(fā)展。為此，面對新時期、新形勢的需要，檔案工作也必須迎合時代的發(fā)展潮流，引入以計算機技術(shù)為代表的現(xiàn)代化技術(shù)手段也成為必然趨勢。

在日常生活工作過程中，我們在不斷產(chǎn)生新的檔案資料的同時，又要對過去的檔案進行利用，這兩個方面彼此相依，互為依存，缺一不可。然而檔案產(chǎn)生的過程往往伴隨著分散、零亂、質(zhì)雜、量大等現(xiàn)實問題，檔案產(chǎn)生過程中，并不知道當(dāng)前所產(chǎn)生的檔案在未來是否有著重要的意義，這與檔案利用所要求的系統(tǒng)，質(zhì)段、專指、準確、快速之間存在著矛盾。但這種矛盾并非不可調(diào)和，因為這種矛盾的產(chǎn)生是由于以往的檔案管理方法的落后造成的，隨著計算機技術(shù)的成熟與普及，堅持走檔案工作現(xiàn)代化道路，將會使這個問題迎刃而解。

要使計算機完全應(yīng)用于檔案管理過程中，有利于檔案工作開展，應(yīng)從如下幾個方面入手：

1 對檔案管理業(yè)務(wù)與技術(shù)規(guī)范進行標準化

應(yīng)用計算機進行檔案管理工作并以此提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的重要一點是要注意擁有統(tǒng)一的標準。將檔案專業(yè)名詞術(shù)語、種類劃分、檔案收集、編目與檢索、檔案統(tǒng)計、檔案鑒定等方面進行符合計算機應(yīng)用要求的標準化和規(guī)范化，這樣可以極大地減少檔案管理工作中重復(fù)工作，減輕檔案管理人員的工作強度，提高工作效率。

2 檔案實體管理

檔案實體管理是檔案信息開發(fā)和反饋信息處理的前提，是對檔案原件實行集中、分類、編序、質(zhì)量審核和安全管理。

2.1 檔案收集

收集檔案是檔案工作的核心，也是豐富館藏的重要環(huán)節(jié)，是集中管理檔案的前提條件。在人們?nèi)粘Ｉ?、學(xué)習(xí)和工作過程中，將會產(chǎn)生大量的檔案，如何將這些不斷產(chǎn)生的檔案及時的收集起來，是檔案收集工作的重要任務(wù)。檔案的載體記錄方式隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，越來越趨向于多角度、多樣化，我們對社會活動的記錄不僅僅局限于傳統(tǒng)的紙張，視頻、音頻、網(wǎng)絡(luò)等等代表現(xiàn)代化技術(shù)水平的縮微型、聲像型、機讀型等新型載體和記錄方式應(yīng)運而生，這些新型的記錄方式，雖然豐富了檔案的內(nèi)容與內(nèi)涵，但另一方面又增加了檔案收集工作的難度。所以，在檔案收集過程中，僅僅使用筆和紙已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代檔案收集工作，計算機、掃描儀、錄音筆等等先進的儀器、設(shè)備，在檔案的收集工作中同樣不可或缺，從而保證檔案的完整性。

2.2 檔案整理

檔案產(chǎn)生具有時間和空間上的不確定性，所以收集的檔案是零散的，相對雜亂的。檔案整理的目的就是將這些零散文件（包括視頻、音頻、圖片等多媒體文件）分門別類，建立有序檔案。通過一些常用的計算機辦公軟件如Excel、WPS、WORD等參與整理編目工作。用常用的圖片處理軟件如PHOTOSHOP等對圖片檔案進行分類整理。用會聲會影等視頻編輯軟件對影音資料進行整理等等。經(jīng)過整理的檔案資源在組卷時可以很迅速的被計算機進行分類組合，清晰的表達出相關(guān)文件之間的來源、內(nèi)容、時間、形式等方面的歷史聯(lián)系。這是計算機的突出特點，更是我們簡化檔案的整理工作的重要保證。

2.3 檔案鑒定

經(jīng)過整理的檔案保證了檔案的有序、系統(tǒng)和規(guī)范，但在實際應(yīng)用過程中，并不是所有的檔案都是重要的，很多時候我們收集和整理的檔案大部分都是不太重要的，普通的記錄檔案。這個時候，我們就需要對經(jīng)過整理的檔案進行鑒定。其目的就是鑒別檔案的重要程度及價值大小，檔案保存和銷毀將由此項工作來決定。雖然計算機技術(shù)的應(yīng)用，保證了我們可以擁有大量的檔案而不用為檔案的存儲煩惱，但通過檔案鑒定可以將相對龐大的檔案轉(zhuǎn)化成較為優(yōu)質(zhì)檔案，降低了工作強度，提高了工作效率。

2.4 檔案保管

檔案管理工作的核心是檔案的保管以及檔案的安全。在檔案管理過程中，我們一方面要通過計算機技術(shù)以及相應(yīng)的外圍設(shè)備延長檔案壽命，另一方面通過多種存儲方式、加密手段保護檔案的完整與安全，做到檔案存儲井然有序。

在檔案的收集—整理—鑒定—保管四個環(huán)節(jié)中，計算機技術(shù)的應(yīng)用貫穿始終。在不同的環(huán)節(jié)應(yīng)用不同的計算機設(shè)備，計算機軟件，根據(jù)不同的需要，應(yīng)用不同的計算機手段。針對不同的工作單位，開發(fā)或采用高質(zhì)量的計算機硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)，從而保證檔案資源合理集中，為高效管理檔案信息創(chuàng)造條件。

3 檔案信息利用

檔案信息最終目的是為了在實際工作過程中進行應(yīng)用，在應(yīng)用之前，我們需要對相關(guān)的信息進行加工和輸出。

3.1 加工

通過計算機，我們可以很方便的對檔案文件的內(nèi)容進行自動的查找和校對。但這種操作的基礎(chǔ)是我們對所有的檔案信息進行了我們所需要的各種目錄和索引編制。

3.2 輸出

在檔案輸出過程中，我們需要在很短的時間內(nèi)在計算機找出相關(guān)輸出文件，檢索檔案目標可縮到文件一級，這使檢索更加準確、靈活。

科學(xué)發(fā)展的規(guī)律是每隔四五十年就會有新的技術(shù)出現(xiàn)，來拉動其他學(xué)科的發(fā)展，其他學(xué)科反過來也會促進計算機科學(xué)的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)極大地改變了我們的生活，也使得計算機技術(shù)走進了千家萬戶。所有這些變化，也更加促進了計算機在檔案管理中的應(yīng)用，作為我們使用者來說，要努力的跟上時代的發(fā)展，積極的在工作、學(xué)習(xí)和日常生活中應(yīng)用更新，更方便的技術(shù)，這將極大的提高工作效率。改革開放這些年，中國發(fā)生了翻天覆地的變化，但我們不僅僅需要硬件設(shè)施的日新月異，我們的管理水平等軟件設(shè)施也要跟上時代發(fā)展的潮流。在日常工作學(xué)習(xí)過程中，不斷改進我們的工作方法，工作手段，立足眼前，著眼明天，更好的跟上社會的求，為中華民族的偉大復(fù)興而努力奮斗。