摘 要：醫(yī)院文書(shū)檔案管理是醫(yī)院辦公室一項(xiàng)最經(jīng)常、最基礎(chǔ)性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內(nèi)的一系列銜接有序的行為或過(guò)程。針對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的綜合性、專業(yè)性、保密性、階段性等特點(diǎn)，分析文書(shū)檔案在管理模式、人員培養(yǎng)等方面問(wèn)題，從理論上提出了醫(yī)院文書(shū)檔案管理應(yīng)該進(jìn)行規(guī)范化、歸口化管理，并著重抓好文書(shū)質(zhì)量和人員培訓(xùn)，不斷推進(jìn)信息化管理進(jìn)程，以期能夠推動(dòng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理流程的簡(jiǎn)便化、管理方式的實(shí)用化以及利用率的高效化。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院文書(shū)檔案；管理；體會(huì)

中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2012）19-0207-02

醫(yī)院的文書(shū)檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，對(duì)醫(yī)院自身建設(shè)和發(fā)展具有重要的作用。檔案管理是醫(yī)院管理向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標(biāo)志，是不斷提高醫(yī)院管理水平的需要，因此，做好醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展具有十分重要的意義。

一、加強(qiáng)檔案管理工作，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

1.按醫(yī)院管理的目標(biāo)和任務(wù)，建立有效的管理體制。醫(yī)院應(yīng)把檔案管理納入重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。由院長(zhǎng)直接分管，辦公室主任主管，配備業(yè)務(wù)技術(shù)強(qiáng)、政治思想好、綜合素質(zhì)好、工作細(xì)心、耐心、有責(zé)任心的黨員同志負(fù)責(zé)檔案管理，實(shí)行層層領(lǐng)導(dǎo)、層層負(fù)責(zé)的管理體制。建立專用庫(kù)房，配置必要的安全保管設(shè)施。

2.爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書(shū)檔案工作的前提。愛(ài)崗敬業(yè)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文書(shū)檔案工作，在很大程度上取決于對(duì)文書(shū)檔案人員工作的滿意度。檔案工作人員首先要注重完善自我，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，干出業(yè)績(jī)，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。其次是加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案不夠重視，大多數(shù)是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，加之受到人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面限制，檔案工作得不到重視。這就需要文書(shū)檔案人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書(shū)和檔案工作情況，使之受觸動(dòng)、受啟發(fā)。此外還要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，完成和整理機(jī)關(guān)和檔案部門(mén)下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。

3.努力提高文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)。文書(shū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要。一是醫(yī)院要將檔案管理人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平，不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展，全面提高檔案管理人員素質(zhì)和推動(dòng)檔案管理水平的提高。二是注重檔案人員的道德和法律素質(zhì)，要求檔案管理人員要樹(shù)立依法治檔意識(shí)，從嚴(yán)要求自己，具備高度的責(zé)任感和使命感。在工作中要一絲不茍，以醫(yī)院的利益為重，管住自己，不該說(shuō)絕對(duì)不說(shuō)，不該問(wèn)絕對(duì)不問(wèn)，不該看絕對(duì)不看，不該記錄絕對(duì)不記錄，杜絕檔案在自己手上泄密和遺失，以免造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

二、規(guī)范和健全檔案管理制度

建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。為全面反映醫(yī)院經(jīng)營(yíng)和管理工作內(nèi)容、妥善完整地保存各類重要文件、資料，加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，規(guī)范文書(shū)檔案管理工作?？芍丶訌?qiáng)以下幾個(gè)方面工作：

1.文書(shū)檔案立卷：檔案管理員按照文書(shū)檔案立卷管理的時(shí)限做好本年度歸檔管理，歸檔的文件材料應(yīng)收集齊全完整。歸檔文件的整理應(yīng)遵循文件材料形成的基本規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

2.檔案借閱：檔案室保存的檔案主要供本院職工利用，外單位查閱需持介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。查閱一般應(yīng)在檔案室進(jìn)行，如因工作需要外借者須辦理好借閱手續(xù)，借期一般不超一周。查閱檔案者必須遵守保密規(guī)定，應(yīng)負(fù)責(zé)維護(hù)被查檔案的完整與安全，嚴(yán)禁在檔案上批注、涂改等，如有損壞或遺失根據(jù)情節(jié)輕重予以處罰。

3.檔案的銷毀：對(duì)確無(wú)保存價(jià)值、超過(guò)保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限、編制銷毀計(jì)劃及清單，由院辦負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后報(bào)院長(zhǎng)審批，審批同意銷毀計(jì)劃后，必須指派兩名監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案銷毀過(guò)程，并進(jìn)行簽字確認(rèn)，銷毀檔案清冊(cè)妥善保管，并將所銷毀檔案在有關(guān)目錄中注銷。

三、應(yīng)用信息電子化文書(shū)管理是搞好檔案服務(wù)的有效途徑

檔案管理的最終目標(biāo)就是提供利用。醫(yī)院文書(shū)檔案重點(diǎn)是為領(lǐng)導(dǎo)決策和職能科室提供參考服務(wù)。以往紙質(zhì)檔案的整理工作煩瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自已的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解、對(duì)同一文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來(lái)不便。為提高文書(shū)檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求。建立完備的檔案檢索體系是滿足利用者服務(wù)需求的最有效途徑。計(jì)策機(jī)目錄檢索系統(tǒng)主要通過(guò)建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，即將檔案目錄、卷內(nèi)文件目錄輸入數(shù)字庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的自動(dòng)化管理。而計(jì)算機(jī)全文檢索系統(tǒng)則是將檢索和利用合二為一，通過(guò)建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，將所收集的檔案全文進(jìn)行數(shù)字化處理，并把檔案全文信息輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，利用者只需檢索即能更加方便快捷地直接查找到所需的所有相關(guān)檔案信息。

由此可見(jiàn)，利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。

[責(zé)任編輯 王曉燕]