摘要：隨著科技的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷地普及，已經(jīng)滲透了人們生活中的每個(gè)環(huán)節(jié)，尤其是檔案管理工作，電子化管理已經(jīng)成為了社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，現(xiàn)有的傳統(tǒng)的檔案管理模式并不能夠滿(mǎn)足二十一世紀(jì)的發(fā)展步伐，電子化檔案的管理在科技進(jìn)步、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中都起著重要作用。
　　關(guān)鍵詞：檔案管理；電子化；趨勢(shì)
　　檔案參考作用具有較大的可靠性。檔案是原始記錄，是第一手資料。歷史學(xué)家稱(chēng)檔案是“沒(méi)有摻過(guò)水的史料”，它比其他資料來(lái)源可靠。其次，檔案參考作用具有一定的廣泛性。因而，檔案也是很廣泛的。每個(gè)單位有檔案館，保存著本地區(qū)、本單位各種內(nèi)容的檔案，遇有難題，都可以到檔案部門(mén)參考檔案，尋找答案，所以，由于電子化辦公科技的不斷進(jìn)步發(fā)展，各單位、企業(yè)在形成大量的電子文件時(shí)，電子化檔案管理已經(jīng)成為必不可少的重要內(nèi)容之一。
　　一、檔案管理電子化的重要性
　　1.檔案工作現(xiàn)代化，是要樹(shù)立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行 、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的 面對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢(shì)、新任務(wù)，必須樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。檔案信息化，建設(shè)是 項(xiàng)耗資巨 、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，確保檔案資源的安全和保密，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化，推動(dòng)檔案工作的改革。
　　2.電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷(xiāo)毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。
　　3.計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢(xún)、刪除等功能，同時(shí)計(jì)算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能，利用 些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、 儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一 新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位，給檔案工作注入生機(jī)和活力。
　　二、檔案管理適應(yīng)新時(shí)期工作的需求
　　1.新時(shí)檔案的管理工作需要不但要有文件的檢索功能，又有檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于檔案軟件沒(méi)有信息管理的功能，通用性不好，另外，各單位企業(yè)的檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)的型號(hào)不統(tǒng)一、軟件的開(kāi)發(fā)功能上各異、也就沒(méi)辦法跟上新時(shí)期的發(fā)展步伐，就不能利用電腦來(lái)完成檔案信息的管理，最終就造成使檔案管理電子化的進(jìn)度受到約束。
　　2.現(xiàn)在的的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)不利于資源的共享，期刊文章分類(lèi)查詢(xún)，盡在期刊圖書(shū)館在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
　　3.相對(duì)來(lái)講想要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)是，必須基礎(chǔ)的工作要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，而因?yàn)槭菤v史的因素，導(dǎo)致檔案基礎(chǔ)差、案卷質(zhì)量不高、最主要的是各類(lèi)的檔案著錄細(xì)則相容性很弱、另外，檔案自動(dòng)化的工作沒(méi)有實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、就形成在實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)上有制約，也就導(dǎo)致了檔案管理電子化進(jìn)程。
　　4.目前現(xiàn)有的檔案管理模式不能跟上電子化發(fā)展的腳步，沒(méi)有按照計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的特點(diǎn)和發(fā)展方面考慮，然而電子化管理的歸檔的文件資料是磁盤(pán)、光盤(pán)，目前現(xiàn)行的檔案整理方式已經(jīng)不能已不能完全適應(yīng)。
　　5.要想實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理必須有現(xiàn)代化的人：也就是說(shuō)要提高檔案管理人員的知識(shí)技能、管理水平，原來(lái)的管理人員只是一般的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，在很多的檔案管理部門(mén)形成嚴(yán)重的缺乏高技能、素質(zhì)高、信息處理復(fù)合型人才，就算有了現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，不能實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理了。因此，管理人員檔案信息管理人員素質(zhì)、知識(shí)、技能必須提高。
　　三、檔案管理電子化是社會(huì)進(jìn)步、科技發(fā)展的必然趨勢(shì)
　　目前，所有的檔案管理全部是實(shí)行無(wú)紙化的辦公，這樣就促使檔案的生成方式發(fā)生了非常大的變化，例如：文件的起草、簽發(fā)、歸檔等、過(guò)程都可以在計(jì)算機(jī)和通訊的線(xiàn)路中進(jìn)行，也就是說(shuō)，電子檔案信息存儲(chǔ)密度高與計(jì)算機(jī)聯(lián)機(jī)能力強(qiáng)，影像還原效果好，便于大量復(fù)制拷貝，節(jié)省存貯空間，利用率極大提高。因此我們應(yīng)利用現(xiàn)代的科技手段，加大對(duì)檔案資料的收藏力度，延長(zhǎng)檔案資料的壽命，利用現(xiàn)代暢通的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，因此，檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
　　四、檔案管理工作的發(fā)展路徑
　　一方面必須做好歸檔電子檔案文件的技術(shù)處理，實(shí)行電子文件的管理目標(biāo)，也就是說(shuō)新型材料的歸檔是勢(shì)在必行的，同時(shí)也就對(duì)檔案的管理人員提出了更高的要求，就是必須要深入現(xiàn)行的工作領(lǐng)域來(lái)，并對(duì)產(chǎn)生大量電子文件的接受、存儲(chǔ)、進(jìn)行學(xué)習(xí)，要學(xué)會(huì)保護(hù)原始的電子文件，了解相關(guān)重新組合的來(lái)龍去脈，另一方面解決好電子檔案文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。因此，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。
　　由此可以看出，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活中的地位和作用已越來(lái)越明顯，檔案管理信息化勢(shì)在必行，必須利用現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)做好檔案管理工作，更好地服務(wù)社會(huì)。
　　（作者簡(jiǎn)介：賈彥?。?979.7-），女， 漢，農(nóng)安人，本科，畢業(yè)于長(zhǎng)春市廣播電視大學(xué)，專(zhuān)業(yè)：會(huì)計(jì)學(xué)，吉林省交通投資集團(tuán)有限公司，主要研究方向：檔案對(duì)現(xiàn)在社會(huì)的貢獻(xiàn)