當今社會，科技水平和辦公自動化程度越來越高，電子文件在一些部門和單位使用的數(shù)量越來越多、范圍越來越廣，有的部門已經(jīng)出現(xiàn)以電子文件完全取代紙質(zhì)文件的趨勢，如文件的底稿以電子文件形成，文件的簽發(fā)使用電子流程，文件的發(fā)送使用電子郵箱，等等。但是，目前大部分單位對電子文件的認識還不夠全面，相當一部分人認為電子文件用完后保存在電腦或光盤中就可以了，這就使得一些具有保存價值的電子文件面臨無法復原的危險。因此，將傳統(tǒng)管理方法與現(xiàn)代化管理方法相輔，將電子文件與紙質(zhì)文件相結(jié)合，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存是今后很長一段時期應當做的。
　　一、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理的現(xiàn)狀及原因
　　1.紙質(zhì)檔案與電子檔案互不兼容，簡單并存
　　目前各地區(qū)、各機關企事業(yè)單位中均形成電子和紙質(zhì)兩種文件，對于紙質(zhì)文件按照傳統(tǒng)的做法將其依據(jù)保存價值歸檔保存，使其依然保留毋庸置疑的“檔案”身份。對于電子文件，大多數(shù)單位僅限于光盤、硬盤存儲，沒有按照相應標準進行歸檔保管。尤其縣市級機關單位多數(shù)是進行了計算機檢索和簡單的存儲、打印目錄等，管理不規(guī)范。
　　2.對電子文件重要性認識不足，存檔內(nèi)容單一
　　多數(shù)使用辦公自動化網(wǎng)絡系統(tǒng)的單位，對電子文件沒有進行整理、鑒定、歸檔，僅是把電子文件存儲在硬盤內(nèi)。這樣，即使不會丟失，日積月累，電子文件亦會成災，甚至一些單位的電子文件處于自生自滅狀態(tài)。未使用辦公自動化網(wǎng)絡系統(tǒng)的單位，用計算機進行辦公和事務性管理，大部分是處于辦公自動化的起步階段，多數(shù)只用計算機起草文件。一旦打印出紙質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數(shù)未被保留，而是被新起草的電子文件不斷覆蓋，或因存儲載體用于其它信息的存儲而被清洗。還有一些電子文件形成部門不懂檔案管理知識，檔案管理部門無法介入電子文件形成過程，對電子文件的收集、整理、歸檔僅限于對每年的計劃、總結(jié)、匯報等年年都有的材料存儲到硬盤，因此提高對電子檔案的認識勢在必行。
　　二、電子檔案與紙質(zhì)檔案長期并存是趨勢
　　所謂電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，就是指在同一個檔案室內(nèi)，歸檔的同一種檔案信息內(nèi)容，既保存電子檔案，又保存紙質(zhì)檔案。
　　1.電子檔案在利用方面是紙質(zhì)檔案所不及的
　　隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，檔案利用者對檔案信息的利用需求，無論內(nèi)容、方法還是途徑等都發(fā)生了深刻變化。紙質(zhì)檔案是直接提供利用，檔案利用者須親自到檔案館（室）查閱、檢索，需要通過人力去翻閱、查找，工作量大，反復查找還會加速檔案受損程度，不利于檔案原件的保護；電子檔案的應運而生，使得一個微型計算機系統(tǒng)即可具備一個小型檔案室的功能。利用微機的搜索功能，利用電子網(wǎng)絡的傳輸功能使全文檢索和異地查閱成為現(xiàn)實，它能夠多途徑、多角度、迅速準確地查找到所需要的檔案或相關信息，而且能夠快速地給利用者提供同原件一樣質(zhì)量的復制件，方便、快捷，利于保護檔案原件。
　　2.電子檔案無法取代紙質(zhì)檔案的重要地位
　　計算機在存儲文件過程中，檔案內(nèi)容游離于記錄方式與載體之外，極易暴露、復制、更改與泄密；操作人員瞬間的操作失誤就會造成無法挽回的損失；計算機病毒的侵襲隨時會使文件或系統(tǒng)遭到破壞等等，這都是電子檔案的弊端。另外，電子檔案的存儲、閱讀永遠離不開它最初生成時的軟、硬件平臺，一旦軟、硬件平臺升級就會給電子檔案的利用帶來極大不便。而紙質(zhì)檔案是原生載體和原始內(nèi)容，是根據(jù)其保存價值經(jīng)過嚴格篩選保存起來的，它的安全性表現(xiàn)在一旦形成，其所記載的數(shù)據(jù)、信息就不易更改。而且紙張記錄材料的穩(wěn)定性特點也是電子檔案所不具備的，只要保管得當、修復及時，紙質(zhì)原始檔案就可以保存相當長的時間。
　　三、如何更好地實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存
　　電子檔案與紙質(zhì)檔案并存將是長期的，這個過程也將是困難重重、任務繁重，怎樣才能更好地實現(xiàn)二者的并存呢？
　　1.在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立“通道”，解決電子檔案與紙質(zhì)檔案的“雙套”保存
　　所謂建立“通道”，就是將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和影像方式共同存儲在一張光盤上，然后利用軟件和數(shù)據(jù)庫索引將二者結(jié)合，實現(xiàn)電子文件自動管理和檢索。將具有永久和長期保存價值的電子文件在歸檔時，同時保存紙質(zhì)文件，即“雙套歸檔制”，歸檔電子文件應與相應的紙質(zhì)文件在內(nèi)容、相關說明及描述上保持一致。這需要分別建立兩套管理系統(tǒng)，二者既要有聯(lián)系，又要各有特點。在兩套管理系統(tǒng)中分別操作、分別保管、分別利用。要特別注意在兩個系統(tǒng)之間建立必要的通道，以便快速地從一種文件找到相同內(nèi)容的另一種文件，達到有關業(yè)務處理上協(xié)調(diào)一致，方便利用。
　　2.電子文件形成部門與檔案部門溝通協(xié)作
　　檔案部門制定相關制度、整理方案，統(tǒng)一規(guī)定載體形式、質(zhì)量要求。各部門電子文件形成由專人管理，由專用微機存儲。文件形成部門對歸檔的電子文件編制歸檔說明，簡要說明硬盤、光盤中存貯文件的內(nèi)容，運行的軟硬環(huán)境、版本號、文件的完整性和準確性等。并定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，檔案員再按檔案管理要求的格式將其存儲到脫機載體上，保證電子文件的歸檔質(zhì)量。
　　實行電子文件辦理完畢適時歸檔。由于電子文件歸檔后不影響文件形成部門的使用，其他部門也可以直接在網(wǎng)上調(diào)用，無須到辦文部門來查閱，因此文件形成部門沒有必要把相應的紙質(zhì)文件留存。這樣一來，紙質(zhì)文件和電子文件的歸檔幾乎是同步進行了。紙質(zhì)文件的隨時歸檔不僅能減輕機構(gòu)內(nèi)各部門保管文件的壓力，也減少了個人存放文件保管不善等問題，提高了歸檔齊全率。
　　電子文件管理可以根據(jù)需要建立文件之間的多維聯(lián)系，只要在檢索軟件中標明紙質(zhì)文件的存放位置，便可以非常方便地查找到對應的紙質(zhì)文件。這樣一來，對紙質(zhì)檔案實體秩序的要求就降低了，只要排列有序，位置明確，就可以借助電子文件檢索功能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的快捷查詢。
　　總之，紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者各有優(yōu)勢。實現(xiàn)管理優(yōu)勢互補，將有利于我們在檔案管理的變革時期最大限度地把握主動。因此，紙質(zhì)檔案與電子檔案管理共存的二元格局在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，長期并存。而電子檔案和紙質(zhì)檔案的相輔相成，相得益彰，也必將為社會發(fā)揮其巨大的作用。
　　（作者單位：辛集市村鎮(zhèn)建設管理