隨著辦公自動化水平的提高，數(shù)碼照片正在逐步取代傳統(tǒng)照片。目前，國家檔案主管機關(guān)尚未制訂專門的數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范，各級檔案機構(gòu)一般都是參照《照片檔案管理規(guī)范》，在實踐中探索數(shù)碼照片檔案的科學(xué)管理方法。在檔案管理過程中如何將數(shù)碼照片與傳統(tǒng)照片有機結(jié)合起來，是我們面臨的新課題。
　　一、數(shù)碼照片與膠片照片在檔案形成過程中的聯(lián)系
　　數(shù)碼照片與傳統(tǒng)照片相比，檔案的本質(zhì)屬性和存儲信息是一致的。數(shù)碼照片是指用掃描儀、數(shù)碼照相機等設(shè)備獲得的，以數(shù)字形式存儲于磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。而膠片照片是采用可見光使膠片感光，經(jīng)過一定的物理、化學(xué)過程顯影成像，最后產(chǎn)生紙質(zhì)照片和膠質(zhì)底片。傳統(tǒng)照片與數(shù)碼照片可以互相轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)照片經(jīng)掃描等數(shù)字化處理后可轉(zhuǎn)成數(shù)碼照片，數(shù)碼照片經(jīng)沖印后可生成紙質(zhì)照片。
　　二、數(shù)碼照片在檔案工作中的優(yōu)缺點
　　數(shù)碼照片在檔案工作中優(yōu)勢明顯。歸檔的優(yōu)勢在于：⑴立即成像，成本低廉；⑵快速編輯，按需取舍；⑶易于傳輸，方便快捷； ⑷存儲便利，介質(zhì)多樣。管理的優(yōu)勢在于：⑴編目和統(tǒng)計可實現(xiàn)一次錄入，多次輸出；⑵檔案利用工作查閱快、信息連接快，應(yīng)用領(lǐng)域廣泛。
　　其缺陷在于：⑴容易破壞檔案的原始記錄性，難辨真?zhèn)?。技術(shù)人員應(yīng)用圖像處理軟件，非常容易對數(shù)碼照片的原始信息進(jìn)行編輯修改，而且一般情況下看不出更改痕跡。⑵對軟硬件工作環(huán)境具有依賴性。數(shù)碼照片存取、傳輸需要借助計算機設(shè)備、圖文處理軟件及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境才能實現(xiàn)。數(shù)碼檔案信息對軟硬件的依賴，決定了如果不留存?zhèn)浞菸募?，發(fā)生計算機故障的時候，儲存數(shù)據(jù)會遭受無可挽回的損失。
　　三、數(shù)碼照片檔案管理的工作程序
　　1.完善數(shù)碼照片檔案收集制度，實施前端控制。
　　數(shù)碼照片形成后，收集程序簡單，剪切、復(fù)制后移交就可以，關(guān)鍵點在于及時移交，否則容易散失。故此，檔案部門數(shù)碼照片在檔案收集工作中，一定要堅持前端控制并參與指導(dǎo)，要求承辦部門及時歸檔。歸檔的數(shù)碼照片注明以每張或每組為單位編制目錄，通過網(wǎng)絡(luò)、移動U盤等載體移交，由檔案管理部門編制總目錄。歸檔后及時辦理移交手續(xù)。對于重要的數(shù)碼照片，還要注意登記讀取設(shè)備軟件環(huán)境和硬件環(huán)境的版本、數(shù)據(jù)類型、格式，以保證數(shù)碼照片的真實性。
　　2.針對數(shù)碼照片特點，規(guī)范數(shù)碼照片整理程序。
　　（1）科學(xué)鑒定，區(qū)分?jǐn)?shù)碼照片的信息價值。整理前首先需要進(jìn)行鑒定，工作需要時可邀請攝影者、承辦部門和照片中的人物協(xié)助鑒定照片價值。歸檔的每一張數(shù)碼照片都要確定保管期限。
　?。?）數(shù)碼照片檔案分類與編號
　　數(shù)碼照片按其形成年度分類，不同年度的數(shù)碼照片應(yīng)分別整理。每一個年度建立一個文件夾，文件夾內(nèi)的數(shù)碼照片可按時間或重要程度排列，編大流水號。一組聯(lián)系密切的數(shù)碼照片應(yīng)排列在一起。編號過程中對數(shù)碼照片進(jìn)行文件重命名，數(shù)碼照片號的結(jié)構(gòu)是：年度+流水號。年度和流水號各為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，不足四位的在前補“0”。
　?。?）編制照片檔案文件級目錄
　　永久、長期的數(shù)碼照片紙質(zhì)沖印并整理歸檔后，逐件著錄，標(biāo)明數(shù)碼目錄號、盤號、數(shù)碼照片號，同時編制文件級照片目錄。
　?。?）刻錄光盤
　　按照歸檔年度刻錄光盤，選擇只寫模式。為方便查找利用，不同歸檔年度的數(shù)碼照片不要刻錄在同一光盤。光盤刻錄一式兩份，一套封存保管，一套供查閱利用，根據(jù)重要性等條件可刻錄第三套作為異地保存。數(shù)碼照片光盤刻錄的內(nèi)容包括數(shù)碼照片文件夾、文件目錄、光盤說明文件。光盤刻制后應(yīng)裝入光盤專用包裝盒，包裝盒封面內(nèi)容與光盤說明文件內(nèi)容相同，逐一填寫。光盤依時間順序編制光盤目錄。
　　（5）嚴(yán)格庫房管理制度，保證數(shù)碼照片安全保存
　　依據(jù)光盤保管要求的條件，庫房要遠(yuǎn)離強磁場，嚴(yán)格執(zhí)行“七防”措施，以減緩光盤退化，防止霉菌滋生。日常管理注意操作規(guī)范化：如觸摸光盤時應(yīng)帶無紡棉質(zhì)手套，手指不應(yīng)觸到光盤的反射面，輕拿輕放，避免盤面劃傷。
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