摘要：完整的視訊會(huì)議室規(guī)劃設(shè)計(jì)除了可提供參加會(huì)議人員舒適的開會(huì)環(huán)境外，更重要是逼真地反映現(xiàn)場（會(huì)場）的人物和景物，使與會(huì)者有一種臨場感，以達(dá)到視覺與語言交換的良好效果。
　　關(guān)鍵詞：行政機(jī)關(guān)；會(huì)議室；管理研究
　　會(huì)議室是開會(huì)的場所，同時(shí)又是放置會(huì)議電視設(shè)備的場所，因此會(huì)議室的設(shè)計(jì)合理性決定了會(huì)議電視圖像的質(zhì)量，也直接影響了開會(huì)的效率。完整的視訊會(huì)議室規(guī)劃設(shè)計(jì)除了可提供參加會(huì)議人員舒適的開會(huì)環(huán)境外，更重要是逼真地反映現(xiàn)場（會(huì)場）的人物景觀，使與會(huì)者產(chǎn)生一種身臨其境之感，以達(dá)到視聽與言語交融的良好效果，由會(huì)議室中傳送出來的各種信號(hào)包括人物、景物、圖表、文字等應(yīng)當(dāng)清晰可辨。
　　公用會(huì)議是適應(yīng)于對(duì)外開放的包括行政工作會(huì)議、商務(wù)會(huì)議等。這類會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備比較完備，主要包括電視機(jī)、話筒、揚(yáng)聲器、受控?cái)z像機(jī)、圖文攝像機(jī)、輔助攝像機(jī)(景物攝像等)，若會(huì)場較大，可配備投影電視機(jī)(以背投為佳)。
　　一、行政機(jī)關(guān)會(huì)議室基本狀況
　　1.中型圓桌會(huì)場： 所有參會(huì)人均能收看視頻會(huì)議實(shí)況，進(jìn)行實(shí)時(shí)對(duì)話。需要配置的設(shè)備主要有：顯示設(shè)備：至少2臺(tái)，建議2臺(tái)以上；攝像機(jī)：標(biāo)配1臺(tái)，建議輔助攝像機(jī)1臺(tái)；音響系統(tǒng)：調(diào)音臺(tái)（有富余的音頻輸入接口和總音量輸出口）、功放、音響、定向麥克風(fēng)。
　　2.小型圓桌會(huì)場： 所有參會(huì)人均能收看視頻會(huì)議實(shí)況，進(jìn)行實(shí)時(shí)對(duì)話。需要配置的設(shè)備主要有：顯示設(shè)備：至少2臺(tái)。
　　3.會(huì)議室大?。簳?huì)議室的大小與電視會(huì)議設(shè)備，參加人員數(shù)目有關(guān)?？筛鶕?jù)會(huì)議通常所參加的人數(shù)多少，在扣除第一排座位到主席臺(tái)后的顯示設(shè)備的距離外，按每人2平米的占用空間來考慮，甚至可放寬到每人占用2.5平米的空間來考慮。天花板高度應(yīng)大于3平米。
　　4.會(huì)議室的環(huán)境：溫度、濕度應(yīng)適宜，通?？紤]為18～25℃的室溫，60％～80％濕度較合理。為保證室內(nèi)的合適溫度、合適濕度，會(huì)議室內(nèi)可安裝空調(diào)系統(tǒng)。要求空氣新鮮，每人每時(shí)換氣量不小于18立方米。會(huì)議室的環(huán)境噪聲級(jí)要求為40dB(A)，以形成良好的開會(huì)環(huán)境。
　　二、會(huì)議室的布局
　　1.會(huì)議電視室除了規(guī)定要求的布局必須嚴(yán)格執(zhí)行外，可適當(dāng)靈活布置。整個(gè)會(huì)議室的顯示設(shè)備分為兩個(gè)部分，一個(gè)是主席臺(tái)后的投影（或背投電視），它負(fù)責(zé)為與會(huì)代表提供本會(huì)場和另一會(huì)場的圖像顯示，一個(gè)是主席臺(tái)前的4臺(tái)電視，它們分為兩組，負(fù)責(zé)為主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)顯示本會(huì)場圖像和另一會(huì)場圖像。
　　圖像采集設(shè)備也分為兩組，主攝像機(jī)安裝在會(huì)場中央，實(shí)時(shí)采集主席臺(tái)圖像，另一組全景攝像機(jī)安裝在會(huì)議室右前部，對(duì)會(huì)場全景進(jìn)行拍攝。兩組攝像機(jī)均應(yīng)為受控?cái)z像機(jī)，可由會(huì)議電視設(shè)備進(jìn)行控制。
　　揚(yáng)聲器在會(huì)議室的前后各安裝一對(duì)，為了獲得更好的聲音效果，要求距墻壁和電視機(jī)至少一米。影響畫面質(zhì)量的另一因素，是會(huì)場四周的景物和顏色，以及桌椅的色調(diào)。一般忌用“白色”、“黑色”之類的色調(diào)，這兩種顏色對(duì)人物攝像將產(chǎn)生“反光”及“奪光”的不良效應(yīng)。所以無論墻壁四周、桌椅均采用淺色色調(diào)較適宜。攝像背景(被攝人物背后的墻)不適掛有山水等景物，否則將增加攝像對(duì)象的信息量，不利于圖像質(zhì)量的提高?？梢钥紤]在室內(nèi)擺放花卉盆景等清雅物品，增加會(huì)議室整體高雅，活潑，融洽氣氛，對(duì)促進(jìn)會(huì)議效果很有幫助。
　　從觀看效果來看，監(jiān)視器的布局常放置在相對(duì)于與會(huì)者中心的位置，距地高度大約一米左右，人與監(jiān)視器的距離大約為4－6倍屏幕高度。各與會(huì)者到監(jiān)視器的水平視角應(yīng)不大于60度。所采用的監(jiān)視器屏幕的大小，應(yīng)根據(jù)會(huì)議電視的數(shù)據(jù)速率，參加會(huì)議的人數(shù)，會(huì)議室的大小等幾方面的因素而定。對(duì)小型會(huì)議室，只需采用29寸至34寸的監(jiān)視器即可，或者大會(huì)議室中的某一局部區(qū)采用；大型會(huì)議室應(yīng)以投影電視機(jī)為主，都采用背投式，可在酌情選擇電視機(jī)的大小，最好將電視機(jī)置于會(huì)議室最前面正對(duì)人的地方。
　　2.會(huì)議室照度。燈光照度是會(huì)議室的基本條件。攝像機(jī)均有自動(dòng)彩色均衡電路，能夠提供真正自然的色彩，另一方面是召開會(huì)議的時(shí)間是隨機(jī)的，上午、下午的自然光源照度與色溫均不一樣。因此會(huì)議室應(yīng)避免采用自然光源，而采用人工光源，所有窗戶都應(yīng)用深色窗簾遮擋。
　　3.會(huì)議室的音響效果。為保證聲絕緣與吸聲效果，室內(nèi)鋪有地毯、天花板、四周墻壁內(nèi)都裝有隔音毯，窗戶應(yīng)采用雙層玻璃，進(jìn)出門應(yīng)考慮隔音裝置。根據(jù)聲學(xué)技術(shù)要求，一定容積的會(huì)議室有一定混響時(shí)間的要求。一般來說，混響的時(shí)間過短，則聲音枯燥發(fā)干；混音時(shí)間過長，聲音又混淆不清。因此，不同的會(huì)議室都有其最佳的混響時(shí)間，如混響時(shí)間合適則能美化發(fā)言人的聲音，掩蓋噪聲，增加會(huì)議的效果。
　　三、會(huì)議室的日常管理
　　1.注意設(shè)備的使用及維護(hù)。設(shè)備不使用時(shí)應(yīng)注意防塵防潮，使用完畢應(yīng)將設(shè)備用布蓋好定期除塵，長期不用時(shí)，應(yīng)定期開機(jī)加熱(2次/月)以除濕氣。
　　2.注意供電安全。采用聯(lián)合接地的方式，保護(hù)地線須采用三相五線制中的第五根線，與交流電流的零線須嚴(yán)格分開，否則零線不平衡電源將會(huì)對(duì)圖像產(chǎn)生嚴(yán)重的干擾。
　　參考文獻(xiàn)：
　　[1]夏書章主編.行政效率研究[M].廣州:中山大學(xué)出版社，1999.
　　[2]李欣編著.秘書工作[M].北京：高等教育