［摘要］在電子信息技術(shù)廣泛普及的現(xiàn)代化辦公條件下，對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范化管理顯得越來越重要。加強(qiáng)對(duì)電子檔案的歸檔管理工作，必須要轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)認(rèn)識(shí)和日常管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、管理規(guī)范化，充分發(fā)揮信息化在檔案工作發(fā)展中的重要作用。

［關(guān)鍵詞］電子文檔；信息管理；數(shù)字化；網(wǎng)絡(luò)化；規(guī)范化

［中圖分類號(hào)］G276 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1005-3115（2012）08-0088-02

隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展及其在工作、生活中的廣泛應(yīng)用，電子文件開始大量產(chǎn)生。在《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中，提出加強(qiáng)電子文件歸檔管理的計(jì)劃，要求各機(jī)關(guān)檔案部門加強(qiáng)對(duì)電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔。而國(guó)家檔案局要求認(rèn)真貫徹執(zhí)行《電子公文歸檔管理暫行辦法》，要求各檔案部門認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)，以加強(qiáng)電子公文歸檔管理工作為突破口，加快推進(jìn)全國(guó)檔案信息化建設(shè)，全面提高檔案工作整體水平。當(dāng)前，如何正確認(rèn)識(shí)、規(guī)范管理、科學(xué)利用電子文件，已經(jīng)成為文件處理領(lǐng)域和檔案管理領(lǐng)域一個(gè)急需解決的新的重大課題。

所謂電子文件，是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中生成的以數(shù)碼形式和一定的格式儲(chǔ)存在磁帶、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料并且通過計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備才能識(shí)別、處理，可以在通信網(wǎng)絡(luò)傳遞的文件。

一、電子文件的基本特點(diǎn)

（一）儲(chǔ)存方式上的特點(diǎn)

傳統(tǒng)檔案管理以紙和筆作為檔案信息記錄和傳遞的主要工具，而電子文檔是在電子計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無論是儲(chǔ)存、傳輸，還是文字、聲音或圖像，電子文件均以數(shù)字編碼的形式存在。電子文檔與檔案數(shù)字化依賴計(jì)算機(jī)信息存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，其基本途徑是把固化在紙質(zhì)載體中的檔案信息開發(fā)匯集成數(shù)字檔案信息，利用數(shù)字照相、掃描等技術(shù)將檔案原件進(jìn)行數(shù)字化處理，直接在辦公自動(dòng)化過程中形成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的電子文件信息。

（二）運(yùn)行方式上的特點(diǎn)

數(shù)字文檔的運(yùn)行方式是存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)字文檔存取的是各種數(shù)字化檔案信息。檔案信息傳輸服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，與傳統(tǒng)檔案儲(chǔ)存利用不同，在檔案資源的利用上，檔案數(shù)字化后，利用網(wǎng)絡(luò)交流與分發(fā)信息，可以不受地域限制，提供遠(yuǎn)程存取的信息服務(wù)。

（三）功能定位的特點(diǎn)

電子文檔主要是信息資源的動(dòng)態(tài)搜尋鏈接，在功能上以存取為中心。首先，它以電子載體形式取代紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)變；其次，從手工作業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)自動(dòng)編目、電子檢索、自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)等。

二、電子文件的獨(dú)特作用

（一）改變辦公方式，提高辦公效率

電子文檔與紙質(zhì)文檔比較有其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，作為高科技產(chǎn)物，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、通訊、多媒體等技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，使得“辦公”遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了辦公桌的范圍，利用現(xiàn)代技術(shù)可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行文件的制作、傳遞、處理和歸檔，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和信息化。使用電子文件不僅僅在文件存在方式上發(fā)生了根本變化，更重要的是從更本上改變了辦公的方式，提高了辦公效率。

（二）促進(jìn)文檔一體化的實(shí)現(xiàn)

利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以對(duì)電子文件從生成到歸檔進(jìn)行一系列操作，統(tǒng)籌安排文件處理與檔案工作，大量減少重復(fù)作業(yè)和滯后作業(yè)，使二者在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接，從而實(shí)現(xiàn)文件一次輸入和多次、多途徑輸出，達(dá)到文件與檔案資源的優(yōu)化管理和最佳利用效果，使文件工作和檔案工作成為一個(gè)有機(jī)體，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的文檔一體化管理。

（三）集成多元化信息

運(yùn)用多媒體技術(shù)，將圖、文、聲合成在一個(gè)電子文件之中，真實(shí)地保存和再現(xiàn)歷史演變的原貌。

（四）實(shí)現(xiàn)高度的信息共享

在電子文件的生成和處理中，可以借助計(jì)算機(jī)的高速處理信息能力，通過多種途徑實(shí)現(xiàn)快速檢索，可以實(shí)現(xiàn)全文檢索和遠(yuǎn)程檢索；借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以使不同地點(diǎn)的人員同步協(xié)作，也可以使電子文件的利用者不受時(shí)空、孤本和人數(shù)的限制，由系統(tǒng)軟件來操作，節(jié)省人力、物力，實(shí)現(xiàn)了多角度、全方位的高度信息共享，這是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的最大優(yōu)勢(shì)，為檔案利用者提供了準(zhǔn)確、方便、快捷的信息。

三、電子文件的歸檔

根據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》規(guī)定，電子文件形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)單位的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機(jī)關(guān)文件的處理程序和相關(guān)人員的崗位職責(zé)之內(nèi)。電子文件歸檔應(yīng)從三方面抓起：

第一，電子文件在歸檔前應(yīng)由文件的形成部門按照規(guī)定確定文件的歸檔范圍，執(zhí)行保管期限的劃分，對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行全面、認(rèn)真地檢查。在內(nèi)容方面，檢查歸檔的電子文件是否齊全完整、真實(shí)可靠，是否最終稿本；電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體文件的內(nèi)容是否一致；軟件與文本是否一致等，確保電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性及密級(jí)性。

第二，在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)對(duì)電子文件硬件環(huán)境和軟件環(huán)境的有效性及有無病毒感染、歸檔電子文件載體的物理狀態(tài)、讀出信息的準(zhǔn)確性、記錄信息格式的規(guī)范性與完備性進(jìn)行檢測(cè)。

第三，電子文件歸檔分為邏輯歸檔和物理歸檔兩種形式。邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)瓋?chǔ)存方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程；物理歸檔是指把電子文件按照一定規(guī)律集中下載到可脫機(jī)保存的載體上以后再向檔案部門移交的過程。電子文件在歸檔前要按本單位的檔案分類方案進(jìn)行系統(tǒng)整理，同時(shí)，按照保證真實(shí)性、完整性和有效性的要求，補(bǔ)充電子文件特有的著錄項(xiàng)目和其他標(biāo)識(shí)，將著錄結(jié)果制作成電子目錄和紙質(zhì)目錄。

四、 制約電子檔案實(shí)現(xiàn)的因素

第一，檔案電子化改革，最難的是轉(zhuǎn)變思想，打破常規(guī)和原有的模式，改變檔案管理人員怕麻煩、安于現(xiàn)狀的想法。在新技術(shù)應(yīng)用與傳統(tǒng)思想的碰擊中，揚(yáng)棄傳統(tǒng)理念，根據(jù)檔案數(shù)字化的特性，創(chuàng)立新型數(shù)字檔案管理理論與方法，才會(huì)促進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程的健康發(fā)展。

第二，電子文件歸檔的基本條件還不完善。辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、管理程序化還沒普及。由于電子文件歸檔所涉及的問題廣泛，受制約因素多。推行電子檔案管理，需要將電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、收集、整理、保管等工作環(huán)節(jié)有機(jī)地聯(lián)系在一起，有些檔案管理部門無論從物力、財(cái)力，還是技術(shù)力量還有待提高。

第三，電子檔案管理還缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。電子文件歸檔的前提基礎(chǔ)工作是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。有了標(biāo)準(zhǔn)，工作的開展就有了可以共同遵守的依據(jù)，電子文件在網(wǎng)絡(luò)上傳輸需要遵循規(guī)范傳輸，電子文件信息交換和共享需要遵守共同的交換格式。檔案部門軟件的開發(fā)、利用與管理系統(tǒng)不夠規(guī)范，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

第四，檔案管理人員的素質(zhì)制約檔案電子化進(jìn)程。目前，檔案管理缺乏專門性人才，操作技術(shù)手段落后，對(duì)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)了解不夠，不能靈活使用檔案管理軟件，部門復(fù)合型人才引進(jìn)缺乏，無法適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展需要，因此人才的培養(yǎng)是當(dāng)務(wù)之急。

五、檔案電子化管理對(duì)策

（一）認(rèn)清檔案電子化的發(fā)展趨勢(shì)

隨著現(xiàn)代高新技術(shù)發(fā)展，檔案信息載體多樣化、管理對(duì)象信息化、工作方式電腦化、服務(wù)方式網(wǎng)絡(luò)化這些變化對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理方式必然產(chǎn)生巨大沖擊，因此，推行檔案電子化進(jìn)程首先要轉(zhuǎn)變思想，支持并開展檔案管理的改革創(chuàng)新工作 。

（二）立足現(xiàn)有條件，努力發(fā)展

從我國(guó)目前的現(xiàn)狀來看，大面積鋪開檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)條件尚不成熟，在傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字檔案館變革過程中，一個(gè)主要的技術(shù)問題是檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)成本較高，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)與檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，缺少統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，無法對(duì)各檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行搜索，從而造成數(shù)據(jù)庫資源無法交換與共享。各檔案館要依靠自身努力，艱苦創(chuàng)業(yè)，積極探索研究檔案電子化建設(shè)與管理的思路和辦法。

（三）加強(qiáng)人才引進(jìn)與培養(yǎng)

檔案數(shù)字化建設(shè)，必須有一批檔案資源加工與管理、系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)等方面的專業(yè)人才，隨著電子文檔信息資源的形成、整理、存儲(chǔ)、檢索、傳遞、保管、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等過程的變化，檔案管理者應(yīng)成為信息資源的管理者。管理技術(shù)的發(fā)展和管理者角色的轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案管理者素質(zhì)水平提出極大挑戰(zhàn)。實(shí)現(xiàn)檔案電子化必須有一批具備較高素質(zhì)的電子檔案建設(shè)、運(yùn)行、管理及維護(hù)等方面的復(fù)合型人才，為電子檔案建設(shè)提供管理和技術(shù)保障。

（四）應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)

利用現(xiàn)代技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行文件的制作、傳遞、處理和歸檔，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和信息化，要開發(fā)一套涵蓋檔案的數(shù)字加工、信息采集、處理、存儲(chǔ)、歸檔、組織、發(fā)布、利用及資源管理全過程的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。通過應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文件會(huì)簽或閱覽，實(shí)現(xiàn)真正意義上的文檔一體化。

（五）逐步完善檔案信息安全管理制度，保障電子檔案信息安全

要嚴(yán)格遵守《檔案法》和《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》等相關(guān)法律、法規(guī)，建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度，將電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序中。采取安全防范措施，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全、檔案信息系統(tǒng)安全。

總之，通過正確認(rèn)識(shí)、規(guī)范管理、科學(xué)利用電子文檔，使電子文件的管理得到不斷地完善和發(fā)展。結(jié)合檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，逐步開展檔案信息化建設(shè)，使信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用一體化，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。