摘要:作為公司在資本市場各方利益的調和者，董事會秘書（以下簡稱“董秘”）是公司規(guī)范化運作的重要窗口，是公司治理效率的關鍵樞紐，也是股東之間溝通協(xié)調的重要橋梁，在公司經(jīng)營活動中發(fā)揮著不可或缺的作用。本文從總體上分析了目前我國董秘制度的現(xiàn)狀，并對我國董秘制度的完善提出建議。

關鍵詞：董事會 秘書 制度

我國董秘制度的緣起和發(fā)展

董秘制度是一個舶來品，它緣起于英美法系的公司秘書制度，在我國則經(jīng)歷了從當初的定位不清晰到逐漸成為銜接公司、證券監(jiān)管機構和投資者等多方關系的協(xié)調樞紐的轉變。

1993年11月14日，黨的十四屆三中全會通過了《中共中央關于建立社會主義市場經(jīng)濟體制若干問題的決定》，確定了社會主義計劃經(jīng)濟體制向社會主義市場經(jīng)濟體制轉變的改革方向，而建立“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”的現(xiàn)代企業(yè)制度則是推進這次經(jīng)濟體制改革的核心和基礎。隨后，全國人大常委會第五次會議審議通過了《公司法》，該法于1994年7月1日起施行。根據(jù)《公司法》、的規(guī)定，為適應股份有限公司境外募集股份及境外上市的需要，1994年8月4日，國務院下發(fā)了《關于股份有限公司境外募集股份及上市的特別規(guī)定》（以下簡稱《特別規(guī)定》），我國公司在境外發(fā)行外資股并上市的大幕正式拉開，“董事會秘書”也首次進入人們的視野。1994年8月27日，國務院證券委員會和國家經(jīng)濟體制改革委員會聯(lián)合發(fā)布的《到境外上市公司章程必備條款》對“董事會秘書”進行了專章規(guī)范，自此，為了適應境外發(fā)行外資股并上市的需要，一項全新的管理制度——董秘制度正式引入我國。當時對董秘的角色定位就是公司“高級管理人員”，由董事會委任，主要職責為：（一）保證公司有完整的組織文件和記錄；（二）確保公司依法準備和遞交有權機構所要求的報告和文件；（三）保證公司的股東名冊妥善設立，保證有權得到公司有關記錄和文件的人及時得到有關記錄和文件。由此可見，雖然當時的董秘已被定位為公司高級管理人員，但從職責來看，卻更像一個高級文秘。

1997年，中國證券監(jiān)督管理委員會發(fā)布了《上市公司章程指引》，進一步完善了董秘的職權，增加了董秘籌備董事會會議和股東大會、負責公司信息披露事務等內容。董秘在維系公司、證券監(jiān)管機構及投資者等多方關系中的樞紐橋梁作用呼之欲出。1999年，證監(jiān)會頒發(fā)了《境外上市公司董事會秘書工作指引》，對董秘的任職條件、程序和職權做了全面而具體的規(guī)定，董秘在上市公司里的角色和作用愈發(fā)清晰和重要。

2005年，新修訂的《公司法》第一百二十四條明確規(guī)定：“上市公司設董事會秘書，負責公司股東大會和董事會會議的籌備、文件保管以及公司股東資料的管理，辦理信息披露事務等事宜”；并在第二百一十七條明確了“董事會秘書”為公司高級管理人員。董秘由此獲得了國家法律層面的名分和地位，董秘制度真正在我國扎下了根。隨后，深交所和上交所分別頒布實施了有關董事會秘書的資格管理辦法。

我國董秘制度的缺陷

董秘制度在我國的建立和發(fā)展已走過了近18個春秋，但在這個準備加冕成年禮的時刻，由于制度層面上的先天不足和實踐層面上的執(zhí)行不力，導致董秘的履職現(xiàn)狀與中小股東和證券監(jiān)管部門所期待的角色定位和職能發(fā)揮仍有不少差距，董秘制度的發(fā)展還遠不夠健全和成熟。

1、制度缺陷導致法律地位的尷尬

雖然新《公司法》確立了董秘的法律地位，明確了董秘在公司中的高級管理人員身份，但法律上沒有強制性條款從資格認定、任免程序、薪酬考核等方面加以貫徹落實，也沒有具體措施防范董秘的職業(yè)道德風險，缺乏對該制度的體系性規(guī)定。

另外，由于我國董秘制度是順應國外證券監(jiān)管機構的要求而被動性生成制度，在處理與股東、監(jiān)事會和獨立董事關系方面存在諸多問題，而作為配套制度的職業(yè)保障制度的缺失，導致董秘崗位的“先天不足”，相當多上市公司的董秘實質上不能進人公司高級管理者行列，這使得董秘在多數(shù)情況下不能充分了解公司的各項決策，執(zhí)行任務時要在多方面的壓力和規(guī)定中尋求平衡。在一些敏感問題上，董秘不能依據(jù)相關規(guī)定對董事會、董事長、總經(jīng)理的不妥決定進行致董秘“高級管理人員”身份無法真正落實上市企業(yè)中大多數(shù)是國有控股企業(yè)，就國有控股企業(yè)而言，在選拔任命高級管理人員方面，雖按公司法的規(guī)定在章程中設定了程序性規(guī)定，但黨管干部的原則仍是前提，董事會的任免多數(shù)是走公司法規(guī)定的程序。2009年年底，中組部和國務院國資委黨委聯(lián)合頒發(fā)了《中央企業(yè)領導班子和領導人員綜合考核評價辦法（試行）》，該辦法第五條采用了列舉法來定義“領導人員”，但董秘并不包含在內。這無疑將剛剛因在此之前國務院國資委頒布實施《董事會試點中央企業(yè)高級管理人員薪酬管理指導意見》而燃起的希望給當頭澆了一盆冷水，上述指導意見第六條中明確規(guī)定：“本指導意見中的高級管理人員是指公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總會計師和董事會秘書”。我們無法揣測干部管理制度上的這種“無視”或者“選擇性遺漏”究竟是有意還是無意，但這種做法必然給董秘的身份落實問題帶來困惑，導致董秘“高級管理人員”身份無法真正落實。

3、“秘書”一詞所產生的思維定勢給董秘定位帶來了障礙

根據(jù)百度百科的闡釋，秘書一詞在我國由來已久，目前對秘書這一職務的基本定義是：受雇為上級處理通訊及日常事務和雜務的人。秘書是職務名稱之一，我國現(xiàn)今秘書的主要職責是協(xié)助領導人處理綜合情況，調查研究，聯(lián)系接待，辦理文書和交辦事項等。秘書的這種角色定位已經(jīng)在我們的腦海里根深蒂固，一說到“秘書”，我們所想到就是協(xié)助領導辦理文書、處理雜務的人。提到“董事會秘書”，人們的第一印象就是“董事會的秘書”、“董事長的秘書”等等，很難讓人將董秘與高級管理人員掛起鉤來。這種對董事會秘書理解不一致所帶來的后果就是：許多董事會秘書在上市公司中是由非高級管理人員級別的總經(jīng)理助理或是部長等兼任，更有甚者連部門負責人都不是，且人員配備上僅有董秘一個“光桿司令”，其事無巨細都親力親為，處境著實尷尬。

4、權責利不對稱導致職業(yè)困境

很顯然，目前的制度給董秘賦予了很多職能，董秘肩負著證券監(jiān)管機構和中小股東的厚望。從實踐來看，董秘工作的主要服務對象是各類投資者、董事會、管理層、中介機構等公司相關利益人，在其間的溝通和協(xié)調過程中發(fā)揮了橋梁紐帶作用，因而在現(xiàn)實中他們往往首當其沖，更容易招致風險。上市公司因違規(guī)事項受處罰時，董秘受處罰程度往往僅次于董事長而高于其他董事，甚至還要接受經(jīng)濟方面的重罰。而在權力方面，很多上市公司并沒有把董秘當作高級管理人員，這也可以通過薪酬體現(xiàn)出來。在可比的1672家公司中，董秘薪酬總額僅占高管年度報酬總額的7.85%。另一項調查表明，43.9%的董秘認為自己的責任大于權力，認為職責與權力對稱的比例只有22%。權責不對稱將導致董秘履行職責缺少必要的保障和持久的動力，并最終影響到上市公司的規(guī)范運作。

完善我國目前董秘制度的幾點建議

不管是在國外，還是在現(xiàn)今的中國，董秘在公司治理中都扮演著越來越重要的角色，一方面，證監(jiān)會需要董秘嚴格履職，協(xié)助上市公司規(guī)范運作，切實履行信息披露義務，另一方面，中小股東也需要通過董秘嚴格履職，從而公平獲得公司及時有效真實的信息資料，反映其心聲，預防公司內部人控制等。但誠如前文所及，董秘的履職現(xiàn)狀讓人堪憂。要改變目前的狀況，使董秘成為真正的高級管理人員，從而發(fā)揮其預期的作用，建議從以下幾個方面來完善：

進一步完善相關配套制度，保證董秘的獨立性，拓寬董秘的發(fā)展空間。當前與董秘相關的法律法規(guī)呈現(xiàn)出“枝干過大，樹葉太少”的狀態(tài)。在公司法已經(jīng)確認董秘為公司高級管理人員的情況下，應當對當前眾多的規(guī)范進行整合，完善和公司法相關的各項制度，以公司法為主，各項法律法規(guī)為輔，建立強大的體系，系統(tǒng)完整地規(guī)定董秘的職責與權限、任職條件、薪酬待遇等等，保證董秘的獨立性，平衡董秘的權責利關系，同時，拓寬董秘的發(fā)展空間和晉級渠道，使董秘的各項工作有章可依，有例可循。

改變傳統(tǒng)稱謂，將董秘改名為“董事會秘書長”。前文所述，由于秘書這一稱謂所帶來的思維定勢給董秘的定位帶來了障礙。在這里，我們可以借鑒行政部門的做法，引入“秘書長”這一稱呼，將董秘改名為“董事會秘書長”。 在中國，秘書長是政府機關行政負責人的稱謂，具有較高的地位，在民間及各領域的認同度也比較高，如果改為董事會秘書長，將有利于外行對董秘的身份認同，并且在與政府及其他交流等方面能夠得到進一步的重視，比較符合中國國情。一字之差，效果迥異，對提升董秘的地位和威信將起到非常積極的作用。

建立董秘職業(yè)經(jīng)理人制度，促進董秘職業(yè)化，拓寬董秘人才選任渠道。目前，由于擔任人員的級別不統(tǒng)一、薪酬待遇參差不齊，董秘職業(yè)化程度較差，也導致董秘的選任渠道基本僅限于內部兼任或提拔，這種局面應該通過建立董秘職業(yè)經(jīng)理人制度予以改變，促進董秘職業(yè)化，從而拓寬董秘人才的選任渠道，為董秘的履職打下堅實的職業(yè)素質基礎。

成立證券事務機構，董秘抓大放小，合理授權。董秘是高級管理人員，那么其身后應該有一個團隊為其提供各種服務，協(xié)助其履職，這個團隊就是證券事務機構。這一機構直接歸董秘領導，負責協(xié)助處理諸如召集股東大會、董事會等會務工作；保存相關會務資料；收集整理信息披露所需資料；接待來訪中小股東或機構投資者等等。董秘將以上具體事項交由證券事務機構處理后，就可以從繁雜的瑣事中解放出來，抓大放小，合理授權，將工作重點放在規(guī)范公司運營上，協(xié)助公司更好地進行管理和決策。

(作者單位：秦皇島港股份有限公司)