社會(huì)組織檔案是社會(huì)團(tuán)體和民辦非企業(yè)單位籌備、成立、變更登記及活動(dòng)的歷史記錄，是社會(huì)組織工作的重要查考依據(jù)，同時(shí)也是民政部門(mén)檔案的一個(gè)重要組成部分。近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各類社會(huì)團(tuán)體大批涌現(xiàn)，在各行各業(yè)發(fā)揮著重要的作用。社會(huì)組織的繁榮發(fā)展，使得社會(huì)組織檔案登記管理工作量不斷增大，工作難度隨之加大，同時(shí)重要性也得到了一定提高。為此，2010年，民政部和國(guó)家檔案局聯(lián)合出臺(tái)了《社會(huì)組織登記檔案管理辦法》，用以指導(dǎo)各地民政部門(mén)搞好社會(huì)組織登記檔案的整理和管理工作。筆者現(xiàn)結(jié)合長(zhǎng)期的社會(huì)組織登記檔案管理工作實(shí)踐，談?wù)勅绾胃愫蒙鐣?huì)組織檔案的整理和管理工作。

一、社會(huì)組織登記檔案的涵義

社會(huì)組織檔案是指縣級(jí)以上人民政府民政部門(mén)在依法為社會(huì)團(tuán)體及其分支（代表）機(jī)構(gòu)，基金會(huì)及其分支（代表）機(jī)構(gòu)，境外基金會(huì)代表機(jī)構(gòu)以及民辦非企業(yè)單位辦理申請(qǐng)籌備成立、成（設(shè)）立登記、變更登記、注銷登記、備案、章程核準(zhǔn)、年度檢查和行政處罰等工作中形成的具有查考、利用價(jià)值的各種文件材料。社會(huì)組織登記檔案管理工作由縣級(jí)以上人民政府民政部門(mén)分級(jí)負(fù)責(zé)。

二、社會(huì)組織登記檔案的分類和整理

（一）社會(huì)組織登記檔案的分類

社會(huì)組織登記檔案按其來(lái)源可分三類：社會(huì)團(tuán)體類、民辦非企業(yè)單位類和基金會(huì)類。其中基金會(huì)類又可分為基金會(huì)類和境外基金會(huì)代表機(jī)構(gòu)類兩種。根據(jù)其性質(zhì)的不同，各類社會(huì)組織有不同的文件材料歸檔范圍。

（二）各類社會(huì)組織登記檔案的歸檔范圍

1.社會(huì)團(tuán)體登記文件材料歸檔范圍：籌備成立文件材料；成立登記文件資料；設(shè)立分支（代表）機(jī)構(gòu)登記文件材料；變更名稱登記文件材料；變更法定代表人登記文件材料；變更業(yè)務(wù)主管單位登記文件材料；變更住所登記文件材料；變更活動(dòng)資金文件材料；變更業(yè)務(wù)范圍文件材料；分支（代表）機(jī)構(gòu)變更文件材料；社會(huì)團(tuán)體及其分支（代表）機(jī)構(gòu)備案文件材料；章程修訂及其核準(zhǔn)文件材料；年檢文件材料；注銷登記文件材料；分支（代表）機(jī)構(gòu)注銷登記文件材料；行政處罰文件材料。

2.民辦非企業(yè)單位登記文件材料歸檔范圍：成立登記文件材料；變更名稱登記文件材料；變更法定代表人登記文件材料；變更業(yè)務(wù)主管單位登記文件材料；變更住所登記文件材料；變更開(kāi)辦資金登記文件材料；變更業(yè)務(wù)范圍登記文件材料；備案材料；章程或合伙協(xié)議修訂及其核準(zhǔn)文件材料；年檢文件材料；注銷登記文件材料；行政處罰文件材料。

3.基金會(huì)登記文件材料歸檔范圍：設(shè)立登記文件材料；設(shè)立分支（代表）機(jī)構(gòu)文件材料；變更名稱登記文件材料；變更法定代表人登記文件材料；變更業(yè)務(wù)主管單位登記文件材料；變更類型登記文件材料；變更住所文件材料；變更原始基金數(shù)額文件材料；變更公益活動(dòng)的業(yè)務(wù)范圍文件材料；分支（代表）機(jī)構(gòu)變更文件材料；備案文件材料；章程修訂及其核準(zhǔn)文件材料；年檢文件材料；注銷登記文件材料；分支（代表）機(jī)構(gòu)注銷登記文件材料；行政處罰文件材料。

4.境外基金會(huì)代表機(jī)構(gòu)登記文件材料歸檔范圍：設(shè)立登記文件材料；變更名稱文件材料；變更負(fù)責(zé)人文件材料；變更業(yè)務(wù)主管單位文件材料；變更住所文件材料；變更業(yè)務(wù)范圍文件材料；備案文件材料；年檢文件材料；注銷登記文件材料；行政處罰文件材料。

（三）社會(huì)組織登記檔案的整理

一是社會(huì)組織登記檔案按照一個(gè)組織一檔的原則進(jìn)行整理。歸檔材料以“件”為單位，一般以一份文件為一件，正文與附件為一件，請(qǐng)示與批復(fù)為一件，一次上報(bào)的多份表格，每份表格可為一件。二是一個(gè)社會(huì)組織的所有文件按照時(shí)間順序在檔案盒內(nèi)排列。三是不同社會(huì)組織的登記檔案按照社會(huì)組織登記號(hào)的順序排列。

三、社會(huì)組織登記檔案的管理

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，提高硬件設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)

領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好社會(huì)組織登記檔案管理的前提，必要的保管硬件設(shè)施是搞好社會(huì)組織登記檔案管理的保證。對(duì)于檔案管理者爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視很有必要，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才有可能爭(zhēng)取更多的資金投入，配備必要的檔案保管裝備，設(shè)置防火、防盜、防漬、防有害生物等安全設(shè)施，以確保檔案的安全。

（二）加快社會(huì)組織登記檔案管理信息化進(jìn)程

由于社會(huì)信息化的快速發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)已全面進(jìn)入政府辦公的全過(guò)程，無(wú)紙化辦公也已成為新的潮流。在此過(guò)程中形成的電子文檔，更有利于查詢和保管，將逐步成為與紙質(zhì)文檔同樣重要的檔案內(nèi)容。因此，必須加快社會(huì)登記檔案管理的信息化進(jìn)程，才能適應(yīng)這種發(fā)展和進(jìn)步，從而保證社會(huì)組織登記檔案的管理不落后于社會(huì)的發(fā)展。

（三）搞好社會(huì)組織登記檔案的利用工作

搞好社會(huì)組織登記檔案的利用也是社會(huì)組織登記檔案管理的一項(xiàng)重要工作。由于社會(huì)組織登記檔案的特殊性，對(duì)其利用需嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。對(duì)于需要利用的單位和個(gè)人，需提供規(guī)定要求的單位介紹信或者個(gè)人身份證明。對(duì)于涉密檔案，需按保密程序?qū)徟?/p>

（作者單位：河南省民政廳檔案室）