張玉慧
(遼河油田物資公司,遼寧 盤錦 124010)
檔案作為一種信息資源,有其發(fā)揮作用的獨特規(guī)律,即隨著時間的推移,檔案資源發(fā)揮作用的對象和范圍是不斷擴展的,檔案資源的形成和管理分檔案室和檔案館階段。檔案信息資源開發(fā)的最終目的是提供檔案信息為社會服務(wù)。因此,資源建設(shè)必須立足于社會需求。檔案部門應(yīng)對每個資源開發(fā)項目的現(xiàn)實意義、用戶需求、使用模式、投入規(guī)模、建設(shè)周期,館藏基礎(chǔ)、開發(fā)環(huán)境、技術(shù)規(guī)范等進(jìn)行深入調(diào)研,在此基礎(chǔ)上,充分論證其必要性和可行性,制定出具體規(guī)劃與質(zhì)量要求。
檔案信息資源結(jié)構(gòu)是隨著社會的不斷發(fā)展而發(fā)展的。檔案信息資源的逐漸形成過程,也就是檔案信息資源結(jié)構(gòu)的逐漸發(fā)展過程。檔案信息資源結(jié)構(gòu)可反映各級各類檔案館的各自特點和各個方面的歷史、現(xiàn)狀,是衡量檔案館館藏檔案水平以及能否最大限度為社會提供信息服務(wù)的一個重要標(biāo)準(zhǔn)??茖W(xué)的檔案信息資源結(jié)構(gòu)應(yīng)是多層次、多門類、多形式的,按不同標(biāo)準(zhǔn)可分為多種類型。
以檔案的內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn),檔案資源分為普通檔案、專門檔案。普通檔案通常稱為文書檔案,是指在行政管理活動中所形成的主要由行政公務(wù)性文書轉(zhuǎn)化而成的檔案。專門檔案是在一定的專業(yè)領(lǐng)域或?qū)iT業(yè)務(wù)活動中形成的、反映特定的業(yè)務(wù)活動內(nèi)容的專用文件材料。專門檔案種類繁多,包括科技檔案、外交檔案、司法檔案、會計檔案、藝術(shù)檔案、人事檔案、教學(xué)檔案、商標(biāo)檔案等等。
以檔案載體為標(biāo)準(zhǔn),檔案資源包括甲骨檔案、金石檔案、簡犢檔案、嫌帛檔案、紙質(zhì)檔案、音像檔案、縮微檔案、機讀檔案等。紙質(zhì)檔案是目前檔案資源的主體。聲像檔案、縮微檔案、機讀檔案等以圖像、聲音等非文字手段為代表形式的檔案稱為特殊載體檔案,它的信息存儲方式不同于紙質(zhì)檔案,在保管條件和保管方法上具有特殊性。隨著知識經(jīng)濟時代信息技術(shù)的發(fā)展迅速增長,檔案部門必須加強對現(xiàn)代特殊載體檔案的收集和管理。
檔案信息資源來源于各機關(guān)、團體、個人等社會實踐活動所形成的各種文件材料。隨著社會的發(fā)展,檔案信息資源的來源由單一渠道逐步變化為多種渠道。檔案信息資源的種種來源形式具體表現(xiàn)為檔案接收、征集、交換、復(fù)制、購買、接受轉(zhuǎn)讓、捐贈和寄存等。檔案信息資源的各種來源,除按正規(guī)渠道接收各種檔案資源外,其余如征集、交換、復(fù)制、購買等種種來源形式,都是對館藏檔案信息資源內(nèi)容狀況的補充。
3.1 立足館藏,注重特色
檔案信息資源建設(shè)要立足館藏優(yōu)勢,著力建立具有本館特色的檔案資源數(shù)據(jù)庫,積極開展專題信息服務(wù)。重要特色檔案代表檔案館的館藏質(zhì)量和工作成就,反映檔案館的館藏宗旨和風(fēng)格,對于提高檔案館的聲譽和地位具有重要意義。
數(shù)字檔案資源的利用具有網(wǎng)絡(luò)共享的特點,即網(wǎng)中任一節(jié)點提供的檔案信息可以方便地為整個網(wǎng)絡(luò)用戶所共享。因此,各檔案部門在建設(shè)檔案資源時走特色化道路,可以避免檔案資源建設(shè)上的重復(fù)勞動,提高檔案信息資源建設(shè)的效率。
3.2 以電子文件歸檔與管理為重點
檔案信息資源開發(fā)的重心應(yīng)從檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)移到電子文件歸檔管理上。這是因為:第一,目前,檔案數(shù)字化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)尚不完善,尤其是音頻、視頻檔案的數(shù)字化,國家尚未出臺任何規(guī)范,在此情況下全面鋪展檔案數(shù)字化工作,存在著文件格式和技術(shù)參數(shù)不規(guī)范的風(fēng)險,有可能影響到今后數(shù)字檔案資源的整合與共享,以前的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)就曾走過這樣的彎路。第二,檔案數(shù)字化是非數(shù)字化檔案向數(shù)字環(huán)境的遷移,解決的是“存量”問題,而電子文件的歸檔管理解決的是源源不斷的“增量”問題。顯然,“增量”問題處理不好,會使“存量”不斷增加,歷史包袱越背越重。反之,從源頭著手,則能起到事半功倍的效果。第三,以電子文件歸檔管理為重點,盡早實現(xiàn)數(shù)字環(huán)境下文件檔案的一體化,有助于檔案管理與電子政務(wù)的融合,抓住電子政務(wù)大發(fā)展的契機,推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程。
3.3 優(yōu)化檔案信息資源
各種檔案信息資源從不同渠道進(jìn)入檔案館后,還要經(jīng)過一定的完善環(huán)節(jié),這主要指檔案的整理和鑒定環(huán)節(jié)。整理和鑒定環(huán)節(jié)有一整套比較系統(tǒng)的處理原則和方法,如整理的原則、整理的要求、鑒定的原則、鑒定的方法等等。
整理工作的具體內(nèi)容和具體方法多種多樣,都是在建立和追求檔案資源的有序狀態(tài)。檔案整理所采用的方法及其所導(dǎo)致的秩序狀態(tài)必須有利于管理,必須有利于維護(hù)和體現(xiàn)檔案的本質(zhì)特性。立卷在檔案整理中占有重要地位,是操作性和技術(shù)性較強的業(yè)務(wù)。隨著知識經(jīng)濟時代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和知識載體的增加,立卷的科學(xué)性問題已擺在我們面前,完全以“卷”為基本單位管理檔案做法已不能適應(yīng)新的情況。檔案信息化管理通過電子計算機,不僅能從浩瀚的庫藏中迅速、準(zhǔn)確地查找到任何一份檔案文件,而且還能深入到對檔案內(nèi)容的控制,因此許多國家的檔案部門已經(jīng)不采用立卷的整理方式。為適應(yīng)檔案信息化的要求,應(yīng)改革檔案立卷的方法,即對永久性保存的紙質(zhì)檔案仍然采用傳統(tǒng)方式立卷,其余則通過計算機建立文件的邏輯組合方法設(shè)“虛擬卷”。這樣既滿足了檔案管理的要求,節(jié)省人力,可將工作重心轉(zhuǎn)向檔案信息資源的開發(fā),同時也適應(yīng)了計算機管理的特點,有利于檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化。
檔案資源鑒定是檔案工作的重要業(yè)務(wù)建設(shè),其基本功能是保證檔案資源的質(zhì)量,提高檔案工作的效益。檔案資源的價值鑒定是對檔案價值的鑒別、判定工作。從社會的總體需求出發(fā),嚴(yán)格遵循鑒定制度,用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點,具體分析檔案內(nèi)容及其形式,準(zhǔn)確判定檔案價值,是檔案鑒定的原則。檔案資源鑒定有兩個基本間題:一是準(zhǔn)確判定檔案的價值,檔案部門應(yīng)研究制定一個操作性強、比較具體的定性與定量分析相結(jié)合的檔案價值因素體系作為鑒定依據(jù),提高鑒定工作效率;二是科學(xué)制定檔案資源歸檔范圍,應(yīng)樹立資源管理的效益觀念,嚴(yán)把檔案收集關(guān),改變歸檔范圍過寬、歸檔率過高的現(xiàn)狀。
強化檔案的鑒定工作必須更新傳統(tǒng)的檔案鑒定原則,避免低價值檔案的“過度”保存造成浪費。知識經(jīng)濟時代人類知識、信息量劇增,文件增長速度快,給檔案部門形成強大的壓力,要準(zhǔn)確地挑選具有永久價值的檔案,確保核心檔案、珍貴檔案的完全。為確保非永久性檔案的實效性,要重點開發(fā)專題目錄、專題索引或簡介等形式,使利用者及時利用。對永久性檔案,則可有計劃地編研各種高附加值和長效性的編研成品。檔案鑒定還要確定密級與保持其準(zhǔn)確性。檔案部門要在履行保護(hù)國家檔案資源安全義務(wù)的前提下,合理確定檔案的密級,盡量擴大檔案信息的交流。
結(jié)語
檔案一方面以其信息的本源性、可靠性等特點而優(yōu)于其他信息資料,同時又由于它的原始性和內(nèi)向性等特點而使檔案信息知識的系統(tǒng)性和傳播功能低于其他信息資料。因此,檔案工作者應(yīng)該掌握檔案信息的特點,采取相應(yīng)的科學(xué)管理措施,發(fā)揮檔案信息的優(yōu)勢,彌補它的局限性,從而強化檔案信息資源的功能。
[1]李泰城.新時期檔案工作論文集[C].中國檔案出版社,2005.
[2]華林.新編科技檔案管理學(xué)[M].云南大學(xué)出版社,2001.