宿遷經(jīng)貿高等職業(yè)技術學校 胡春亞

我的一位朋友正在寫一篇關于蘇北地區(qū)人名特征分析的碩士學位論文，她從我們當?shù)嘏沙鏊{出了當?shù)氐娜丝跀?shù)據(jù)進行處理分析，以此作為她論文中相關論點的支撐。由于專業(yè)所限，在處理分析數(shù)據(jù)時，她遇到了一系列問題，因此向我尋求幫助。在幫她進行數(shù)據(jù)處理的過程中，我尋找到一些解決相關問題的方法，現(xiàn)總結如下，以期對遇到類似問題的朋友有所幫助。本文出現(xiàn)的圖示均為實例截圖，特此說明。

一、如何將記事本中含有制表位數(shù)據(jù)導入到EXCEL中，并分列顯示

一般情況下，我們會使用EXCEL進行數(shù)據(jù)的簡單處理分析，但我們從派出所調出的人口數(shù)據(jù)均為記事本且含有制表位數(shù)據(jù)。如果我們采取直接“復制—粘貼”這種方法將其導入到EXCEL中，所有數(shù)據(jù)將在一列中顯示。只有將制表位數(shù)據(jù)進行分列顯示，才便于我們進行數(shù)據(jù)處理與分析。但是人口數(shù)據(jù)較多，如果采用一一復制或移動去分的話，需要耗費的時間和精力會相當多。那有什么便捷的方法嗎？本人現(xiàn)將操作步驟總結如下：

步驟1：在記事本中選擇要處理的數(shù)據(jù)然后復制粘貼到WORD中。如圖1所示結果。

步驟2：在WORD中選擇文本，執(zhí)行“表格/轉換/將表格轉換為文本”命令，然后再執(zhí)行“表格/轉換/將文本轉換為表格”命令，將文本轉換為表格。這樣就把一列的內容分列顯示了如圖2所示。

步驟3：復制WORD表格中的數(shù)據(jù)粘貼到EXCEL中即可完成。如圖3所示。

二、如何將人名的姓氏去掉以便統(tǒng)計不連姓重名情況

圖1

在EXCEL中，執(zhí)行“編輯/替換”。在替換的過程中會遇到這樣的問題，就是有的人名中包含姓氏用字，這時替換就要注意不能把它替換掉。因此我們應使用替換對話框中的“查找全部”功能，然后一一去替換。如下圖所示，“柏”作為姓氏的同時又有很多人將其作為名，因此在替換時不能直接點擊“全部替換”，應該點擊“全部查找”，然后再逐個替換。

圖2

圖3

三、如何統(tǒng)計連姓重名與不連姓重名的數(shù)據(jù)

步驟1：執(zhí)行“數(shù)據(jù)/數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”命令，然后按照如下圖5-9操作步驟進行。

圖4

圖5

圖6

圖7

在圖8雙擊“姓名”字段，打開對話框進行設置如圖9。

圖8

圖9

圖10

圖11

最后我們可得到如圖10所示結果。

步驟3：單擊數(shù)據(jù)透視表工具欄中“數(shù)據(jù)透視表”按鈕，在打開的菜單中選擇排序并列出前十項命令。設置如圖11所示：

我們即可得到各個人名重復的次數(shù)統(tǒng)計情況。

以上是以不連姓氏重名為例的，連姓重名的方法是一樣。這里就不再加以說明。

四、如何將已由EXCEL處理過的數(shù)據(jù)再導入到WORD中

朋友要在論文附表中以WORD形式呈現(xiàn)分析數(shù)據(jù)，因此要將已由EXCEL處理過的數(shù)據(jù)再導入到WORD中。如何將已由EXCEL處理過的數(shù)據(jù)再導入到WORD中，下面以“重名數(shù)據(jù)”的處理為例，具體步驟如下：

步驟1：選擇相應數(shù)據(jù)，然后復制到WORD中，它們將以表格形式存在如圖12。

圖12

圖13

步驟2：在WORD中選擇整個表格，執(zhí)行“表格/將表格轉換為文本”命令如圖13，將其轉換為文本。設置如圖14所示，得到如圖15所示結果。

圖14

步驟3：執(zhí)行“編輯/替換”命令，設置如圖15所示。這樣就將段落標記符號全部替換為空格，可得到圖16所示結果。

圖15

圖16

本文主要使用了WORD/EXCEL軟件的“查找與替換”功能以及建立相關的“數(shù)據(jù)透視表”立體地分析數(shù)據(jù)，解決了朋友編寫撰寫論文中的數(shù)據(jù)處理與分析問題。因此，只要我們善于分析與挖掘問題，利用辦公軟件完全可以解決辦公中很多問題。最后本人期望能對遇到有類似問題的朋友能有所幫助。