牟美娟
(湖南澧水流域水利水電開(kāi)發(fā)有限責(zé)任公司 長(zhǎng)沙市 410014)
關(guān)門(mén)巖水電站是澧水公司在完成國(guó)家重點(diǎn)防洪工程江埡水庫(kù)后,在建設(shè)皂市水庫(kù)的同時(shí),自籌資金實(shí)施澧水流域滾動(dòng)開(kāi)發(fā)戰(zhàn)略建設(shè)的第一個(gè)水電項(xiàng)目。工程位于湖南省慈利縣境內(nèi),澧水一級(jí)支流溇水中下游,上距已建成的江埡水利樞紐12km,樞紐建筑物主要由攔河壩、電站廠房等建筑物組成,工程以發(fā)電為主,兼有旅游、養(yǎng)殖等綜合效益。水庫(kù)正常蓄水位126.5m,總庫(kù)容2541萬(wàn)m3,依托已建成的江埡水庫(kù)進(jìn)行調(diào)蓄,對(duì)電力系統(tǒng)具有調(diào)峰作用。電站裝有3臺(tái)11MW的燈泡貫流式機(jī)組,多年平均發(fā)電量10008萬(wàn) kW·h。
關(guān)門(mén)巖水電站工程是澧水公司自籌資金開(kāi)發(fā)的第一個(gè)水電項(xiàng)目,檔案管理工作是工程建設(shè)的重要內(nèi)容之一。水利工程檔案是工程建設(shè)、管理的真實(shí)記錄,具有憑證和依據(jù)作用。工程檔案資料對(duì)于工程的建設(shè)、管理、維護(hù)、改造等具有不可替代的作用。一項(xiàng)水利工程從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收,到運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、維修、改造等要經(jīng)過(guò)若干不同階段、跨越漫長(zhǎng)的時(shí)間。在這一過(guò)程中會(huì)由不同的專(zhuān)業(yè)人員不斷形成各類(lèi)檔案資料。無(wú)論是資料的形成環(huán)節(jié),還是形成后的長(zhǎng)期管理過(guò)程中,任何紕漏都會(huì)給工程帶來(lái)隱患,甚至引發(fā)重大責(zé)任事故。所以必須加強(qiáng)這項(xiàng)管理工作。同時(shí),檔案資料是工程正常運(yùn)行管理的基本保障。完善的檔案資料對(duì)于管理單位及其相關(guān)人員熟悉工程狀況、搞好養(yǎng)護(hù)維修和改造,不斷提高管理水平具有重要的作用。管理不善將會(huì)影響工程的安全運(yùn)行和效益的正常發(fā)揮。
關(guān)門(mén)巖水電站工程自2004年12月正式開(kāi)工至2007年7月3臺(tái)機(jī)組全部并網(wǎng)發(fā)電,主體工程比原設(shè)計(jì)工期提前近1個(gè)月。其建設(shè)規(guī)模大、時(shí)問(wèn)長(zhǎng)、要求嚴(yán),在施工中還會(huì)有許多新工藝、新技術(shù),如不及時(shí)記錄、收集、歸檔,對(duì)工程建設(shè)和運(yùn)行管理將會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失。而詳細(xì)、全面地記載施工過(guò)程,并及時(shí)收集歸檔,領(lǐng)導(dǎo)的重視、各部門(mén)的積極配合是關(guān)鍵。沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,沒(méi)有施工一線技術(shù)人員的認(rèn)真負(fù)責(zé),是不可能做到的。檔案管理人員在認(rèn)真完成檔案的收集、整理等各項(xiàng)工作的同時(shí),還要及時(shí)將允許公開(kāi)的檔案信息數(shù)據(jù)公開(kāi),供其他部門(mén)人員參考利用,體現(xiàn)檔案信息的價(jià)值。同時(shí),在搞好內(nèi)部服務(wù)的過(guò)程中,還要積極宣傳檔案的重要作用,增強(qiáng)用檔人員的檔案意識(shí),提高他們共同參與檔案管理的積極性。
在工程建設(shè)的前期,根據(jù)《檔案法》、《保密法》、水利部頒發(fā)的《水利基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理規(guī)定》及有關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范,結(jié)合本工程的實(shí)際情況,健全了各項(xiàng)檔案管理制度,包括檔案人員崗位職責(zé)、檔案利用制度、檔案管理制度、加強(qiáng)專(zhuān)用設(shè)備管理的規(guī)定、檔案庫(kù)房管理制度,還專(zhuān)門(mén)建立了湖南省慈利縣關(guān)門(mén)巖水電站工程檔案管理辦法(試行)、編制建設(shè)項(xiàng)目檔案分類(lèi)方案、檔案保管期限表等,初步形成了包涵收集、移交、整理、鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)在內(nèi)的一整套科學(xué)規(guī)范的檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)流程。堅(jiān)持以規(guī)范化的作業(yè)方式,把應(yīng)該收集歸檔的文件資料進(jìn)行分類(lèi)整理,立出預(yù)備案卷;可以裝訂成正規(guī)卷的,及時(shí)把它們裝訂成正規(guī)卷。使檔案管理工作可以根據(jù)各項(xiàng)規(guī)章制度有條不紊地逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化。在進(jìn)行檔案管理工作的同時(shí),還要根據(jù)《保密法》以及澧水公司對(duì)保密工作所規(guī)定的各項(xiàng)規(guī)章制度及事項(xiàng)做好檔案資料的保密工作。
工程檔案的移交工作是整個(gè)工程檔案資料管理過(guò)程中的最后一個(gè)環(huán)節(jié),一旦移交將按照工程檔案資料的性質(zhì)和檔案管理的規(guī)定年限長(zhǎng)期保存,其中存在的缺憾和不足將不再存在更改的余地。因此一定要高度重視檔案資料的移交工作,切實(shí)把好最后一個(gè)關(guān)口。
(1)工程檔案管理資料必須達(dá)到移交的基本條件方能進(jìn)行移交。一是項(xiàng)目已經(jīng)通過(guò)相應(yīng)階段的驗(yàn)收;二是驗(yàn)收過(guò)程中所提出的需要整改的問(wèn)題已經(jīng)整改完成并經(jīng)有關(guān)部門(mén)審查通過(guò)。三是檔案資料的裝訂、分類(lèi)等必須符合檔案管理的有關(guān)要求。
(2)必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交,一是避免工程檔案資料的遺失和受損,二是盡早發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
(3)必須按照規(guī)定的方式和規(guī)定的程序進(jìn)行移交,移交時(shí)必須履行必要的簽字手續(xù)。
(4)檔案資料移交后,要及時(shí)歸檔,以免遺失和受損。
水利工程檔案是隨著工程建設(shè)過(guò)程不斷形成和產(chǎn)生的,它客觀、真實(shí)地記錄著工程建設(shè)的全過(guò)程和結(jié)果,在工程建設(shè)中有其重要的地位和作用,對(duì)其他工程也有起著借鑒與參考的價(jià)值,因而工程檔案的收集、整理、歸檔是工程建設(shè)過(guò)程中的一個(gè)必要環(huán)節(jié)。檔案管理工作需要建設(shè)、監(jiān)理等各參建單位的共同努力,以及領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,各部門(mén)的相互配合,只有各參建單位、部門(mén)都加強(qiáng)檔案管理工作意識(shí),結(jié)合工程實(shí)際不斷改進(jìn)工作方法、提高管理水平、工作效率,才能確保工程各個(gè)階段的檔案資料的完整性、規(guī)范性。建立健全檔案管理體系,加強(qiáng)制度建設(shè),加強(qiáng)檔案資料的保密工作,重視檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培訓(xùn),是做好工程檔案管理的基礎(chǔ)。