晉兆奎

中煤科工集團重慶研究院財務(wù)部，重慶 400039

制造業(yè)采購風(fēng)險控制探討

晉兆奎

中煤科工集團重慶研究院財務(wù)部，重慶 400039

采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)獲取利潤的重要來源。物資采購風(fēng)險又是企業(yè)不可逾越的鴻溝，受各種因素影響。因此，企業(yè)必須正確認(rèn)識采購風(fēng)險，有效控制風(fēng)險。通過對企業(yè)的采購風(fēng)險進(jìn)行分析，從流程、制度設(shè)計上對采購風(fēng)險進(jìn)行控制，從而提出采購風(fēng)險控制的對策。以期保證企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動正常、有序、高效的運行，提高企業(yè)經(jīng)濟效益和保障企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

采購；風(fēng)險；控制

企業(yè)風(fēng)險是客觀存在的，風(fēng)險是指在特定情況下，特定時期內(nèi)，某一事件導(dǎo)致的最終損失的不確定性。因此企業(yè)的任何經(jīng)營決策都存在風(fēng)險。采購風(fēng)險是指在采購過程中由于各種意外情況的出現(xiàn)導(dǎo)致采購的實際結(jié)果與預(yù)期目標(biāo)相偏離的程度和可能性，是企業(yè)不可逾越的一類風(fēng)險。

1 采購風(fēng)險分析

1.1 采購風(fēng)險產(chǎn)生的原因

在復(fù)雜多變的市場經(jīng)濟環(huán)境中，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營面對許多不確定的因素。這些客觀存在并且不可預(yù)知的事件將直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，有可能給企業(yè)造成重大損失。主要包括，采購計劃編制依據(jù)不充分和方法不科學(xué)產(chǎn)生的風(fēng)險，供應(yīng)商選擇產(chǎn)生的風(fēng)險，采購價格風(fēng)險，采購合同產(chǎn)生的法律風(fēng)險，物資倉儲和物資儲備風(fēng)險，采購人員職業(yè)道德產(chǎn)生的風(fēng)險，預(yù)付款產(chǎn)生的風(fēng)險等。

1.2 采購風(fēng)險分類

采購風(fēng)險包括人為、經(jīng)濟、自然等方面的風(fēng)險，按照采購風(fēng)險的成因，可以將采購風(fēng)險劃分為內(nèi)因型風(fēng)險和外因型風(fēng)險。

1.2.1 采購內(nèi)因型風(fēng)險：（1）計劃風(fēng)險：因市場需求發(fā)生變動，影響到采購計劃的準(zhǔn)確性；采購計劃管理技術(shù)不合理，與企業(yè)目標(biāo)發(fā)生較大偏差。（2）供應(yīng)商確定風(fēng)險：對供應(yīng)商的品牌、信譽、規(guī)模、銷售業(yè)績、研發(fā)的詳細(xì)情況缺乏了解。（3）合同風(fēng)險： 合同條款模糊不清，盲目簽約；合同行為不正當(dāng)，如行賄等；合同管理混亂；合同責(zé)任不明確、爭議解決方式未確定等。（4）驗收風(fēng)險： 數(shù)量上缺失；質(zhì)量上以次充好；品種、規(guī)格、型號與合同簽訂的不一致。（5）存量風(fēng)險：不能及時供應(yīng)生產(chǎn)經(jīng)營需要，造成缺貨損失引發(fā)的風(fēng)險；物資積壓過多，占用大量資金風(fēng)險；大量物資積壓，腐爛變質(zhì)風(fēng)險；對市場預(yù)測不準(zhǔn)確，物資報廢風(fēng)險。（6）道德責(zé)任風(fēng)險：是一種人為風(fēng)險，工作人員責(zé)任心不強，造成合同糾紛；假公濟私，收受回扣、謀求私利等產(chǎn)生的風(fēng)險。（7）人員素質(zhì)風(fēng)險：采購人員不具備基本的采購業(yè)務(wù)技能和法律常識。

1.2.2 企業(yè)采購?fù)庖蝻L(fēng)險（1）質(zhì)量風(fēng)險： 供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合要求，導(dǎo)致產(chǎn)品未達(dá)到質(zhì)量和性能標(biāo)準(zhǔn)，或給企業(yè)客戶造成損害。（2）技術(shù)進(jìn)步風(fēng)險： 企業(yè)產(chǎn)品由于社會技術(shù)進(jìn)步而貶值，無形損耗甚至被淘汰；新項目開發(fā)周期縮短，采購設(shè)備已被淘或使用效率低下。（3）價格風(fēng)險：供應(yīng)商有意抬高價格，使企業(yè)采購蒙受損失；批量采購可能出現(xiàn)跌價而導(dǎo)致采購風(fēng)險。（4）意外風(fēng)險：由于自然、經(jīng)濟政策、價格變動等因素所造成的風(fēng)險。（5）合同欺詐風(fēng)險：合同主體虛假、發(fā)票虛假或者作廢，產(chǎn)權(quán)虛假；簽訂空頭合同；合同陷阱等風(fēng)險。

2 采購風(fēng)險控制

在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中，原材料、低值易耗品、工程物資等采購占生產(chǎn)成本、工程成本的比重越大，對采購風(fēng)險控制的就越重要。企業(yè)日常采購業(yè)務(wù)主要通過以下手段加強采購風(fēng)險控制。

2.1 制定采購風(fēng)險控制流程設(shè)計

企業(yè)采購風(fēng)險控制流程的設(shè)計，必須有效控制采購的內(nèi)因和外因風(fēng)險，否則風(fēng)險控制的流程有缺陷或無效。采購風(fēng)險流程設(shè)計主要從流程設(shè)計的目標(biāo)、流程設(shè)計要點、流程所用的文件、流程常見問題等方面進(jìn)行。

第一：要明確流程設(shè)計的目標(biāo)：規(guī)范采購風(fēng)險控制作業(yè)；有效規(guī)避采購風(fēng)險，減少企業(yè)損失，維護(hù)企業(yè)利益；健全企業(yè)規(guī)范化管理體系。

第二：要抓住流程設(shè)計要點：建立采購風(fēng)險控制體系；編制并嚴(yán)格執(zhí)行采購計劃和預(yù)算；合格供應(yīng)商評選機制；采購合同風(fēng)險管理；加強采購驗收工作；采購付款控制；采購人員管理；風(fēng)險預(yù)警管理。

第三：要制定流程所用的文件：采購計劃書；采購預(yù)算書；采購合同；供應(yīng)商考核表；采購驗收單；采購風(fēng)險預(yù)案；采購人員考核表等。

制定采購風(fēng)險控制流程需要重點關(guān)注以下問題：企業(yè)對流程制度缺乏有效的宣貫，部門間流程理解上有偏差；采購風(fēng)險控制體系不完善，存在漏洞，導(dǎo)致問題出現(xiàn)；監(jiān)督力度不到位，未能及時發(fā)現(xiàn)問題并及時處理；企業(yè)制定良好的采購風(fēng)險控制流程，至少應(yīng)該考慮以上因素，根據(jù)以上要求，本文設(shè)計采購風(fēng)險控制流程圖（圖1），以期能夠為企業(yè)采購風(fēng)險控制流程設(shè)計提供參考。

2.2 采購風(fēng)險控制制度設(shè)計

企業(yè)采購風(fēng)險控制制度必須與企業(yè)風(fēng)險控制流程相匹配，采購風(fēng)險控制制度設(shè)計主要從制度設(shè)計的目的、主要事項、相關(guān)文件及表單、制度制定主體等方面進(jìn)行。

第一：要明確采購風(fēng)險控制制度設(shè)計的目的：規(guī)范采購風(fēng)險管理作業(yè)；加強對采購風(fēng)險的控制和提前防范；規(guī)避采購風(fēng)險，減少公司損失；完善企業(yè)風(fēng)險管理機制，達(dá)成企業(yè)規(guī)范化管理。

第二：采購風(fēng)險控制制度的主要內(nèi)容：建立并完善企業(yè)內(nèi)部控制制度和風(fēng)險管理體系；采購全過程的監(jiān)督管理；采購合同風(fēng)險防范；采購人員的監(jiān)督管理；道德建設(shè)和教育培訓(xùn)；建立采購風(fēng)險預(yù)警等。

第三：建立采購風(fēng)險控制制度需要涉及的文件：采購計劃書；采購預(yù)算書；采購合同；供應(yīng)商考核表；采購驗收單；采購風(fēng)險預(yù)案等。

采購風(fēng)險控制制度的建立是對采購風(fēng)險控制流程制度的進(jìn)一步細(xì)化，目的是使涉及采購的相關(guān)部門和人員，在采購過程中的具體執(zhí)行所參照的標(biāo)準(zhǔn)和流程，處理問題的程序，人員管理，歸口管理等進(jìn)行細(xì)化。良好的控制流程和控制制度，能夠有效的控制企業(yè)采購過程中產(chǎn)生的風(fēng)險。

3 企業(yè)采購風(fēng)險控制對策

為了防范和降低企業(yè)物資采購風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)該針對采購風(fēng)險控制流程和采購風(fēng)險控制制度，制定相應(yīng)的采購風(fēng)險控制對策，現(xiàn)就規(guī)模以上工業(yè)企業(yè)——甲企業(yè)為例，對重點環(huán)節(jié)的風(fēng)險控制對策進(jìn)行闡述。

3.1 制定采購風(fēng)險控制體系

3.1.1 預(yù)警系統(tǒng)：通過對某些關(guān)鍵點的關(guān)鍵要素設(shè)定警戒值，對其進(jìn)行重點監(jiān)測、監(jiān)控，以達(dá)到風(fēng)險的準(zhǔn)確預(yù)報、準(zhǔn)確控制的目標(biāo)。警戒值的確定一般確定為極值，分為最大值和最小值。甲企業(yè)由銷售、生產(chǎn)、技術(shù)等部門會商，通過對企業(yè)簽訂的銷售合同、材料損耗率、產(chǎn)品安全庫存、生產(chǎn)周期等因素進(jìn)行綜合分析；確定某月需采購鉑金絲2KG，最大極值為高于采購量的20%，最小極值高于采購量的5%，即本月的庫存最大量為4KG，最小量為2.1KG；經(jīng)以上部門確認(rèn)后報總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。

3.1.2 應(yīng)急系統(tǒng)：這是一旦風(fēng)險發(fā)生后企業(yè)可以啟用的應(yīng)急措施。應(yīng)急系統(tǒng)一般采用備選方案的形式預(yù)先準(zhǔn)備。甲企業(yè)某個產(chǎn)品部件屬于勞動密集型產(chǎn)品市場需求量大，該產(chǎn)品企業(yè)既自行生產(chǎn)也采用委托加工的方式生產(chǎn)，當(dāng)生產(chǎn)任務(wù)不飽滿、交貨期較長的情況下，自行生產(chǎn)；當(dāng)生產(chǎn)任務(wù)飽滿，交貨期短，必須采用委托加工的方式解決。這也是生產(chǎn)企業(yè)最常見、最普通的應(yīng)急方式之一。

3.2 編制采購計劃與預(yù)算

采購業(yè)務(wù)從計劃（或預(yù)算）開始，包括需求計劃和采購計劃。①采購需求計劃的編制，根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況由銷售、生產(chǎn)管理、生產(chǎn)、庫房管理、技術(shù)等部門共同會商，及時編制需求計劃，不能指定或者變相指定供應(yīng)商。特殊情況還需要質(zhì)量、研發(fā)、財務(wù)和審計部門共同研討決定。②年度采購計劃必須與年度銷售、生產(chǎn)計劃相對應(yīng)，結(jié)合年初及年末庫存和在途情況加以確定。③企業(yè)采購計劃必須納入預(yù)算管理的范圍，統(tǒng)籌安排、分月實施。除年度銷售計劃發(fā)生重大變化外，不得隨意調(diào)整計劃。如年度銷售形勢不樂觀，可于第四季度對采購計劃做局部調(diào)整。

3.3 監(jiān)督采購作業(yè)的過程

采購作業(yè)的過程必須公平、公開、公正，防止暗箱操作。第一、企業(yè)在制定年度采購計劃時，應(yīng)該確定納入集中采購或招標(biāo)采購的存貨范圍、不同存貨集中采購的頻率。零星采購一般是按月計劃進(jìn)行采購。如甲企業(yè)確定0.8CM的板材，屬于集中采購的范圍、采購頻率每月一次，月初執(zhí)行采購。第二、建立招標(biāo)人員守則，采用公開招標(biāo)的方式集中采購，對評標(biāo)委員會的組成及評標(biāo)人員資格證書做出嚴(yán)格要求。第三、建立評標(biāo)委員會專家?guī)?，外聘專家和企業(yè)專家混編機制，完善評標(biāo)制度和方法。甲企業(yè)采用集中招標(biāo)外聘專家和企業(yè)專家各半數(shù)的方式進(jìn)行，分為財務(wù)、技術(shù)等不同組別，隨機挑選。第四、建立生產(chǎn)部門、生產(chǎn)管理部門和技術(shù)部門共同制定制度，相關(guān)部門參與配合的機制。

3.4 市場調(diào)查及詢價

如何以最優(yōu)“性價比”采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。第一，健全采購定價機制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價格；如甲企業(yè)對采購的棒材和板材必須對國家公布價格進(jìn)行張貼。第二，采購部門應(yīng)當(dāng)每月研究板材和棒材市場價格變動趨勢,與企業(yè)相關(guān)部門分析論證，最終確定采購執(zhí)行價格或參考價格，采購價格不得高于確定價格和參考價格。第三，采購部門的采購詢價應(yīng)當(dāng)保留完整的詢價紀(jì)錄，電話方式必須編制電話詢價表；傳真方式保留傳真件；現(xiàn)場招標(biāo)方式應(yīng)當(dāng)簽字確認(rèn)，最后將以上記錄附于最終簽訂的合同后，作為佐證資料。

3.5 供應(yīng)商評估選擇

它是企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節(jié)。第一，建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，甲企業(yè)每年對供應(yīng)商資質(zhì)信譽，財務(wù)審計報告等情況審查，并結(jié)合以前以年度的情況，最終確定合格的供應(yīng)商清單。第二，采購部門應(yīng)當(dāng)按照公平、公正和競爭的原則，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議和價格波動調(diào)整協(xié)議。甲企業(yè)與銅材供應(yīng)商簽訂了質(zhì)量保證協(xié)議和價格波動調(diào)整協(xié)議，并規(guī)定同型號的銅材3個月內(nèi)價格波動在1%以內(nèi)；6個月內(nèi)價格波動在1.5%內(nèi)，12個月內(nèi)價格波動在2%內(nèi)；采購價格均不作調(diào)整，價格波動以國家公布數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。第三，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商淘汰制度，由采購部門提供供應(yīng)商信息，錄入供應(yīng)商管理系統(tǒng)，每6個月分別由不同部門進(jìn)行打分式維護(hù)，并實施實時管理和考核評價，根據(jù)企業(yè)質(zhì)量、生產(chǎn)管理、生產(chǎn)、財務(wù)等部門考核評價結(jié)果，實施淘汰機制。

3.6 合同審查及簽訂

采購合同審查及簽訂是指企業(yè)根據(jù)采購需要、確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等情況與供應(yīng)商簽訂的具有法律約束力的協(xié)議，該協(xié)議對雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等情況作出了明確規(guī)定。甲企業(yè)規(guī)定集中采購由采購部門根據(jù)會商結(jié)果，擬定采購合同，生產(chǎn)管理、財務(wù)、質(zhì)量、技術(shù)等部門共同會簽后，送企業(yè)法律事務(wù)部審核，報企業(yè)總經(jīng)理簽字實施采購。甲企業(yè)對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，分量、分類進(jìn)行處理。如貴金屬單次采購量小于500G，差異率小于0.3%；采購量大于500G，差異率小于0.15%。

3.7 合同執(zhí)行和監(jiān)督

合同執(zhí)行和監(jiān)督，是指企業(yè)建立嚴(yán)格的采購合同跟蹤制度，根據(jù)實際情況，合理選擇的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜，實時掌握物資采購供應(yīng)過程的情況。第一，按照合同條款實時關(guān)注合同的履行情況，對異常情況采取適當(dāng)?shù)拇胧５诙瑢χ匾镔Y采取特殊的跟蹤措施，甲企業(yè)對鉆桿焊接工序就采用監(jiān)督制造、住廠檢驗的方式跟蹤。第三，根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度和采購物資特性等因素，選擇汽運、空運、海運等運輸方式，并視根據(jù)情況實施保價。第四，對物資采購實施分批次、分供應(yīng)商管理，確保物資采購的可追溯性。

3.8 采購驗收

驗收是指企業(yè)對采購物資檢驗接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。企業(yè)應(yīng)該制定明確的采購驗收標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行檢驗在先，收貨在后制度；驗收人員必須取得檢驗證明后，方可辦理驗收入庫手續(xù)。驗收必須按照實際收貨量記錄，嚴(yán)禁欠庫（虛假入庫）行為發(fā)生。

3.9 采購付款控制

圖1 采購風(fēng)險控制流程圖

采購付款是指企業(yè)在對采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定及時向供應(yīng)商辦理支付款項的過程。甲企業(yè)采購付款視以下情況進(jìn)行處理。①現(xiàn)款采購：首先應(yīng)將該發(fā)票交由財務(wù)部門審核，現(xiàn)款采購申請單必須列明合同編號，采購用途，是否加急付款、等要素，并按權(quán)限辦理相關(guān)流程。②預(yù)付款采購：預(yù)付款采購除現(xiàn)款采購的相關(guān)要素和流程外，必須提供供應(yīng)商的詳細(xì)資料（國有、私營等），經(jīng)法律事務(wù)部登記備案，方可交由財務(wù)部門付款。③資金計劃付款：嚴(yán)格按照合同規(guī)定和掛賬付款，由采購部門提出，經(jīng)法律事務(wù)部門、財務(wù)部門核對后總經(jīng)理簽署付款申請計劃；采購部門憑付款申請計劃，填寫付款申請單，交由審計部門簽字，然后交由財務(wù)部門核對付款。第四：嚴(yán)格控制現(xiàn)金采購，低于0.1萬元的同城采購可采用現(xiàn)金方式，異地采購和高于0.1萬元的同城物資采購，嚴(yán)禁使用現(xiàn)金采購。

3.10 采購人員考核

采購人員的考核是對采購部門和人員工作的一種鑒定。考核的目的是防止舞弊，減少企業(yè)損失，為部門和個人獎勵提供參考。企業(yè)應(yīng)該通過建立各環(huán)節(jié)的考核制度，并加強對采購部門和采購人員的檢查和考核，把采購任務(wù)和各項相關(guān)工作進(jìn)行分解和明確責(zé)任分工，分別落實到各相關(guān)部門和采購人員個人，加強其責(zé)任心，調(diào)動其積極性，以盡量避免采購采購風(fēng)險的發(fā)生。

3.11 職工教育、培訓(xùn)

首先，企業(yè)應(yīng)該建立道德風(fēng)險防范機制，形成風(fēng)險管理文化；重視采購人員的忠誠度和責(zé)任感；加強對職工尤其是采購業(yè)務(wù)人員的教育，不斷增強法律觀念。重視職業(yè)道德建設(shè)，做到依法辦事，培養(yǎng)企業(yè)團隊精神，增強企業(yè)內(nèi)部的風(fēng)險防范能力。其次，加強對采購人員的管理和培訓(xùn)工作，可以采取有針對性的教育與培訓(xùn)，讓他們能夠正確理解和運用物資采購工作的原理及操作要領(lǐng)，全面準(zhǔn)確地掌握有關(guān)法律法規(guī)和政策，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能從根本上避免或減少人為因素造成的采購分風(fēng)險。

3.12 工作總結(jié)、改進(jìn)風(fēng)險控制工作

由于采購業(yè)務(wù)對企業(yè)生存與發(fā)展具有重要影響，因此企業(yè)至少每年度應(yīng)該對采購工作進(jìn)行總結(jié)，以改進(jìn)采購風(fēng)險控制工作。采購風(fēng)險工作總結(jié)，主要是對本期內(nèi)發(fā)生的采購風(fēng)險進(jìn)行分類、整理、評估、分析；發(fā)現(xiàn)風(fēng)險控制流程和風(fēng)險控制制度的缺陷或不足，執(zhí)行風(fēng)險控制中的薄弱環(huán)節(jié)；總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)；不斷優(yōu)化采購流程。完善采購風(fēng)險防范體系，全面提升企業(yè)采購效能。

綜上所述，采購風(fēng)險是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中不可避免的。企業(yè)通過對自身采購風(fēng)險進(jìn)行識別、分析，設(shè)計合理的風(fēng)險控制流程和制度，加強企業(yè)采購風(fēng)險管理，并有針對性地對企業(yè)采購風(fēng)險進(jìn)行分析，制定切實可行的風(fēng)險應(yīng)對策略，就能有效地防范、控制采購風(fēng)險。采購風(fēng)險控制的最終目標(biāo)是改善企業(yè)運營和管理水平，增加企業(yè)價值，實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。因此，企業(yè)內(nèi)部各部門和人員需要通力合作，才能達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

[1]北京弗布克管理咨詢有限公司.采購風(fēng)險控制[J].商界評論，2011（6）

[2]將占華.企業(yè)內(nèi)部控制配套指引解讀及應(yīng)用指南[M].北京.中國商業(yè)出版社，2010.

[3]胡為明.內(nèi)部控制與企業(yè)風(fēng)險管理[M].北京.電子工業(yè)出版社，2009.

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.14.087

晉兆奎 職務(wù)：財務(wù)經(jīng)理 職稱：會計師、經(jīng)濟師。