汪玉峰

（天水師范學(xué)院 經(jīng)濟與社會管理學(xué)院，甘肅 天水 741001）

當(dāng)前，隨著高等教育由精英化向大眾化的發(fā)展以及大學(xué)生就業(yè)形勢的日趨嚴(yán)峻，大學(xué)生思想政治教育和管理工作面臨著許多挑戰(zhàn).高校輔導(dǎo)員作為大學(xué)生日常思想政治教育和管理工作的組織者、實施者和指導(dǎo)者，其工作千頭萬緒，事務(wù)瑣碎繁雜.如何使輔導(dǎo)員從大學(xué)生日常事務(wù)性工作中解脫出來，投入更多精力做好大學(xué)生的思想教育工作，使輔導(dǎo)員工作具有一定的針對性、引導(dǎo)性、藝術(shù)性和科學(xué)性，是每一位輔導(dǎo)員都應(yīng)該深入思考的問題.要破解這一難題，就需要我們?nèi)ヌ剿饕环N科學(xué)而有效的工作方法.高校輔導(dǎo)員工作的特征和現(xiàn)代管理學(xué)中項目的特征在一定程度上相契合，引進(jìn)項目管理中的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）方法能夠化繁為簡，使輔導(dǎo)員清晰地掌握項目實施過程中項目全局和各項細(xì)節(jié)工作，對于培養(yǎng)和提高輔導(dǎo)員的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力，提高工作效率，增強思想政治教育和管理工作的針對性和實效性具有非常重要的意義.

1 工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）概述

1.1 工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）的概念

WBS是英文Work Breakdown Structure的縮寫，中文譯為工作分解結(jié)構(gòu)，屬于項目管理的范疇，它起源于美國國防系統(tǒng)工程管理，國際上被廣泛地應(yīng)用到國防、裝備制造、石油石化、建設(shè)工程、鐵路、電力、IT、文化產(chǎn)業(yè)、煤炭資源開發(fā)、醫(yī)療衛(wèi)生和制藥等行業(yè).項目工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）是以項目可交付成果為對象，由項目團隊對項目范圍和實施過程進(jìn)行逐層分解之后得到的一種層次結(jié)構(gòu).依據(jù)項目管理資料體系的定義，工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）就是把項目的范圍按組成部分進(jìn)行細(xì)化，并逐項分層次展開，直至細(xì)化到不可再獨立拆分的水平，也就是項目進(jìn)展的各個里程碑，并能夠可靠地估算費用和工作持續(xù)時間的水平.[1]

工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）是項目管理的核心工具之一，它首先是一種項目管理的基本思想，其次是一種實際操作的技術(shù)，同時也是指應(yīng)用這種技術(shù)后得到的一種通過相應(yīng)圖表表示出來的結(jié)構(gòu).當(dāng)面對復(fù)雜問題時，人們總是傾向于先將復(fù)雜的問題分解為若干簡單的子問題，如果分解的子問題仍然很復(fù)雜，這一分解過程將繼續(xù)下去，直到人們滿意為止，這種解決問題的模式自古就有.在現(xiàn)代項目管理中，這一思想得以繼承并與一些先進(jìn)的管理技術(shù)相結(jié)合，從而成為了項目管理中的一個思想基礎(chǔ)和管理技術(shù)——WBS.思想上的WBS——項目逐層分解和簡化；技術(shù)上的WBS——如何實現(xiàn)這種分解和簡化（原則和方法），是一個清晰地表示各項目工作之間的相互聯(lián)系的結(jié)構(gòu)設(shè)計工具；結(jié)果上的WBS——應(yīng)用WBS方法得到一個項目全部工作的任務(wù)分層次有序排列，這種排列是類似于“樹”狀的結(jié)構(gòu)圖（圖1）.[2]

圖1 工作分解結(jié)構(gòu)“樹”狀結(jié)構(gòu)圖

1.2 工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）的作用

工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）方法已經(jīng)在工作實踐中得到證明，該方法不僅可以對項目進(jìn)行有效的管理，提高項目管理效率，降低項目管理成本，規(guī)避和控制項目風(fēng)險，還能提高項目目標(biāo)的達(dá)成率，甚至超越項目管理的期望值.因此工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）在項目實施的過程中能發(fā)揮其突出的作用：第一，把項目分解成具體的活動，定義具體工作范圍，確保不漏掉任何重要的事情.第二，通過活動的界定，按照項目活動之間的邏輯順序來進(jìn)行項目的實施，有助于制定完整的項目計劃.第三，通過項目分解，為制定完成項目所需要的技術(shù)、人力、時間和成本等質(zhì)量和數(shù)量方面的目標(biāo)提供標(biāo)準(zhǔn).第四，通過活動的界定，就能很明顯地使項目團隊人員清楚自己的責(zé)任和權(quán)利，從而對項目應(yīng)當(dāng)承擔(dān)和不應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任有明確的劃分[3].

2 高校輔導(dǎo)員工作WBS分解實踐案例

某高校經(jīng)管學(xué)院迎新晚會WBS分解探討：XX學(xué)年開學(xué)初，經(jīng)管學(xué)院黨委要求輔導(dǎo)員在10月下旬組織一場“迎新晚會”，要求在節(jié)儉的基礎(chǔ)上節(jié)目形式多樣.通過晚會表示對大一新生的歡迎,達(dá)到豐富新生課余生活，增強新生的凝聚力，并且加強與高年級學(xué)生溝通交流的目的.

在明確目的與要求的前提下，經(jīng)與幾位輔導(dǎo)員和學(xué)生干部的民主討論和磋商，對該項目(晚會)進(jìn)行了如下分解.采用WBS的“樹”狀的結(jié)構(gòu)圖對活動進(jìn)行分解，項目結(jié)構(gòu)分成三個層次，如圖2所示：處于WBS最頂層的即第0層，代表整個項目（晚會）；緊接著的一個層面是第一層，用于表示主要的項目（晚會）階段，即籌備、節(jié)目、劇務(wù)和后勤這幾個階段；第二層則包含了第一層的主要子項，如圖2中“籌備”下的子項有：宣傳準(zhǔn)備、道具準(zhǔn)備和人員邀請三項任務(wù)；WBS的第三層指的就是工作包，工作包就是處于工作分解結(jié)構(gòu)最底層的可交付成果，如圖2中宣傳準(zhǔn)備子項下的工作包有：策劃方案、制作海報、制作橫幅、制作門票、做節(jié)目單、節(jié)目光盤、寫發(fā)言稿、寫主持詞、新聞報道.

圖2 某大學(xué)經(jīng)管學(xué)院迎新晚會工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）圖

通過采用WBS方法使該活動在安排初期就明確了工作范圍，細(xì)化了活動內(nèi)容，并分配了各自的職責(zé)，由專職輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)整個活動，另外幾位輔導(dǎo)員分別負(fù)責(zé)籌備、節(jié)目、劇務(wù)和后勤等工作，然后將項目的具體責(zé)任落實到學(xué)生會的秘書部、新聞部、體育部、藝術(shù)團、宣傳部等11個部門.由于采用WBS方法，大家工作的積極性空前提高，整個活動進(jìn)展順利，比以往節(jié)省了開支，取得了良好的效果.

3 高校輔導(dǎo)員工作引入工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）方法的必要性和可行性

3.1 必要性

3.1.1 輔導(dǎo)員工作任務(wù)繁重，需要科學(xué)有效的方法來指導(dǎo).高校輔導(dǎo)員的工作是經(jīng)常性的思想政治教育和方方面面學(xué)生事務(wù)的管理.學(xué)校好多部門把一些與學(xué)生有關(guān)但不應(yīng)屬于輔導(dǎo)員職責(zé)范圍的工作都交給輔導(dǎo)員去完成，致使輔導(dǎo)員角色失位，工作本末倒置.由于輔導(dǎo)員經(jīng)常疲于處理繁瑣的大學(xué)生日常事務(wù)，久而久之，會思想僵化，方法教條，其對工作的駕馭能力也越來越受到影響，其思想教育的功能更是趨于弱化.而項目管理中的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）方法能夠化繁為簡，把復(fù)雜的任務(wù)一一分解，最后形成一個清晰的責(zé)任分工明確的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）結(jié)構(gòu)圖，使輔導(dǎo)員能夠從繁忙的事務(wù)中解脫出來，更好地發(fā)揮其對大學(xué)生思想政治教育的功能.

3.1.2 輔導(dǎo)員隊伍流動較快，需要穩(wěn)定的工作機制來保障.一是正常的崗位流動.即一些輔導(dǎo)員經(jīng)過兩、三年的工作鍛煉，工作逐漸得心應(yīng)手時，則又轉(zhuǎn)為教學(xué)、行政崗位或轉(zhuǎn)而求學(xué)；二是一些高校對大學(xué)生思想政治工作重視不夠，對輔導(dǎo)員工作要求高而待遇低，致使一些輔導(dǎo)員轉(zhuǎn)崗；三是一些輔導(dǎo)員自身對工作崗位認(rèn)同不強，對發(fā)展前景認(rèn)識不清，甚至不安心本職工作等原因而轉(zhuǎn)崗；四是一些剛畢業(yè)的青年輔導(dǎo)員經(jīng)驗不足，面對巨大的工作壓力和自我實現(xiàn)的需求頻頻受挫時，會心理應(yīng)激失衡，滋生疲倦心態(tài)，引發(fā)情緒衰竭，產(chǎn)生職業(yè)倦怠感，[4]有些甚至離開崗位.輔導(dǎo)員崗位的頻繁流動，會對高校思想政治工作產(chǎn)生很大的影響.如果利用工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）方法對輔導(dǎo)員的日常工作進(jìn)行分類分解，建立起輔導(dǎo)員規(guī)范化的日常工作WBS分解結(jié)構(gòu)圖體系，減少輔導(dǎo)員入職學(xué)習(xí)探索時間，提高輔導(dǎo)員對學(xué)生管理工作科學(xué)性的認(rèn)識，激發(fā)和培養(yǎng)輔導(dǎo)員工作中的創(chuàng)新意識，有利于輔導(dǎo)員工作隊伍的穩(wěn)定，有利于輔導(dǎo)員隊伍專業(yè)化和職業(yè)化發(fā)展.

3.1.3 輔導(dǎo)員工作方法單一，需要借鑒其他的方法來完善.輔導(dǎo)員思想政治工作的方法很多，但它們有一個共同的特征就是思想政治工作方法具有很強的針對性和適用范圍，其方法往往都是針對個體的一些微觀方法，當(dāng)輔導(dǎo)員面臨一項有始有終、涉及參與人員較多的復(fù)雜活動時，傳統(tǒng)的方法就顯得力不從心，這就需要一種能把握全局的宏觀方法.而項目管理中的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）方法正好能化繁為簡，分解復(fù)雜的工作任務(wù)，這一特征，正好可以彌補一些傳統(tǒng)思想政治工作方法在宏觀層面不足的缺陷.

3.1.4 輔導(dǎo)員要把握全局，需要通過工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）方法培養(yǎng)整體思維能力和駕馭全局的能力.一些輔導(dǎo)員有時會專注于具體事務(wù)而不能總攬全局，在工作中往往會顧此失彼，抓了一頭而忽視了另一頭，甚至?xí)斐晒ぷ魃系囊恍┦д`.工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）方法在大學(xué)生思想政治教育和管理工作中的實踐運用，可以培養(yǎng)輔導(dǎo)員的整體思維能力和宏觀統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力.

3.2 可行性

在實際工作中，輔導(dǎo)員的工作盡管頭緒繁多，但總是圍繞著學(xué)生的教育、管理和服務(wù)這幾個層面展開的，并且更多的工作是通過一定的載體形式來開展的.輔導(dǎo)員的工作的特征與項目的特征在一定的程度上具有相似性，因而可以利用項目管理中的WBS方法來分解工作.

所謂項目，簡單講就是指為完成某一獨特產(chǎn)品、服務(wù)或任務(wù)所做的一次性工作.因此，只要是人類創(chuàng)造某種特定產(chǎn)品或服務(wù)的活動都屬于項目的范躊.項目的概念包含三層含義：第一，項目是一項有待完成的任務(wù)，且有特定的環(huán)境與要求；第二，在一定的組織機構(gòu)內(nèi)，利用有限資源（人力、物力、財力等）在規(guī)定的時間內(nèi)完成任務(wù)；第三，任務(wù)要滿足一定性能、質(zhì)量、數(shù)量、技術(shù)指標(biāo)等要求.[5]

輔導(dǎo)員的工作也有這樣幾個特征：首先，高校輔導(dǎo)員所從事的學(xué)生管理服務(wù)工作是一項項有待在高校這一特定的環(huán)境中完成的任務(wù)；其次，輔導(dǎo)員的工作也是在學(xué)校黨委、行政和學(xué)生主管部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，配合班主任，發(fā)動學(xué)生干部，利用有限資源，在規(guī)定的時間內(nèi)完成的任務(wù)；再次，輔導(dǎo)員的工作最終要達(dá)到思想育人、管理育人和服務(wù)育人的目的.

由此可見，輔導(dǎo)員所從事的工作，所完成的一項項學(xué)生工作任務(wù)都與項目的特征和目標(biāo)要求相一致，因此，在輔導(dǎo)員工作中引入項目管理中的WBS方法，是新時期高校思想政治教育工作科學(xué)化和規(guī)范化的必然選擇.

4 高校輔導(dǎo)員管理工作（WBS）的創(chuàng)建

高校輔導(dǎo)員所從事的工作，其WBS的創(chuàng)建不僅僅是一項單純的技術(shù)工作，更要使其發(fā)揮思想政治教育的重要功能；創(chuàng)建高校輔導(dǎo)員工作的WBS結(jié)構(gòu)圖不僅僅是將一項工作所涉及的方方面面的事情簡單地記錄下來,也不僅僅是對以往一些活動的經(jīng)驗的總結(jié)，而要經(jīng)過周密的思考和細(xì)致的分析，實事求是，結(jié)合高校大學(xué)生的特點和輔導(dǎo)員工作的特點來進(jìn)行，通常的做法就是依據(jù)工程項目管理中WBS的分解原則、參照WBS的創(chuàng)建流程，借鑒WBS的編制方法，也可以利用WBS Chart Pro軟件快速準(zhǔn)確地創(chuàng)建切實可行的高校高校輔導(dǎo)員工作WBS結(jié)構(gòu)圖.

4.1 工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）的分解原則

WBS分解的實際過程就是按照可控制的原則對整個項目工作進(jìn)行不斷的分解,直到可以充分控制項目的進(jìn)度、成本和質(zhì)量.WBS分解操作中的難點是要充分掌握分解工作的“度”,既不能分解得過細(xì),也不能分解得過粗,以致難以控制.WBS分解應(yīng)遵循以下原則和要求:

4.1.1 構(gòu)成WBS的是項目的工作而不是項目成果的內(nèi)容，這是在編制WBS時最容易掉入的陷阱.例如圖2迎新晚會中的WBS，“節(jié)目”項下的工作分解應(yīng)該是節(jié)目策劃、編導(dǎo)、排練、表演，而不應(yīng)該是獨唱、舞蹈、相聲、小品.

4.1.2 一個工作任務(wù)只能在WBS中出現(xiàn)一次，因為每項工作都需要占用時間和資源，一項工作重復(fù)出現(xiàn)就意味著時間和資源重復(fù)配置，這會導(dǎo)致時間和成本計劃的失誤.在編制范圍計劃的時候，需要時刻兼顧與后續(xù)的時間和成本計劃銜接.

4.1.3 一個子項目的工作內(nèi)容是下一級工作任務(wù)之和.例如圖2迎新晚會中演員化妝、音響燈光調(diào)試、道具管護(hù)等項工作共同組合成子項目“劇務(wù)”，這同時也意味著這些工作任務(wù)占用的資源和時間之和，剛好等于“劇務(wù)”占用的時間和資源.

4.1.4 最好讓團隊成員參加與其工作相關(guān)的WBS條文的編制，以便他們能夠準(zhǔn)確地理解工作的內(nèi)容和工作界定.避免出現(xiàn)責(zé)權(quán)混亂，使項目的實施過程更加順利.

4.1.5 WBS文件一旦形成，須作為范圍的基準(zhǔn)計劃存檔，以便今后作為檢驗計劃執(zhí)行結(jié)果的尺子.既然是基準(zhǔn)計劃，就應(yīng)當(dāng)具有相對的穩(wěn)定性，需要制定嚴(yán)格的批推程序來阻止它輕易變更.

4.1.6 另一方面，WBS又需要保持開放的靈活性，要考慮到任何計劃都不可能與實際情況銜接的天衣無續(xù)，因此變更難以避免.不輕易變更計劃，并不意味著變更發(fā)生時束手無策.因此在制定計劃的時候就要為變化做好準(zhǔn)備.根據(jù)實際情況的變化科學(xué)合理的調(diào)整，可以有效地兼顧其穩(wěn)定性和靈活性.[6]

4.2 工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）創(chuàng)建流程

常用的WBS創(chuàng)建流程有以下幾個步驟：

第一，獲得范圍說明書或上級文件；第二，召集相關(guān)人員，對所有主要獲得范項目工作進(jìn)行討論，確定項目分解人方式；第三，分解項目工作，利用現(xiàn)有模板，節(jié)省人力，物力，財力；第四，畫出WBS的層次結(jié)構(gòu)圖；第五，細(xì)節(jié)主要項目可交付成果，使其更小，更易于管理；第六，驗證上述分解的正確性，如果發(fā)現(xiàn)較低層次的項目沒有必要，則進(jìn)行修改；第七，如有必要，建立一個編號系統(tǒng)；第八，在實踐中不斷對WBS更新或修正，直到覆蓋所有工作.[7]

4.3 工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）的編制方法

制定工作分解結(jié)構(gòu)的方法多種多樣，主要包括類比法、自上而下法、自下而上法.

4.3.1 類比法.類比法就是以一個類似項目的WBS為基礎(chǔ)，制定本項目的工作分解結(jié)構(gòu)，這種方式往往適合那些有成熟行規(guī)的項目.例如圖2，某高校經(jīng)管學(xué)院要編制迎新晚會的WBS，就可以參照文藝演出以及以往該學(xué)校舉辦各種文藝晚會的經(jīng)驗，把范圍進(jìn)一步縮小，從而開始新的WBS的編制.

4.3.2 自上而下法.自上而下法常常被視為構(gòu)建WBS的常規(guī)方法，即從項目最大的單位開始，逐步將它們分解成下一級的多個子項.這個過程就是要不斷增加級數(shù)，細(xì)化工作任務(wù).一般情況下，這種方法對管理者或輔導(dǎo)員來說，可以說是比較合適的方法，因為他們具備整體視角和宏觀統(tǒng)籌能力.

4.3.3 自下而上法.自下而上法，是讓參與該項目的成員盡可能詳細(xì)地列出他們認(rèn)為完成項目必須要做的工作，然后對其進(jìn)行分類、整合，并歸總到一個整體活動或WBS的上一級內(nèi)容當(dāng)中去的方法.自下而上法一般都很費時，但這種方法對于WBS的創(chuàng)建來說，效果比較好，能夠考慮到更多的細(xì)節(jié).[8]

5 結(jié) 語

工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）是項目管理的重要工具，在很多領(lǐng)域已經(jīng)得到廣泛的使用，而在高校輔導(dǎo)員管理工作中，鮮有這方面的論述.筆者將現(xiàn)代項目管理中的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）方法引入到高校輔導(dǎo)員管理工作中，取得了良好的效果，可以說是一次新的嘗試.引進(jìn)科學(xué)而有效的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）方法，逐步建立起一套清晰完整的輔導(dǎo)員工作WBS結(jié)構(gòu)圖體系，并在以后的實踐活動中不斷充實完善，是提高輔導(dǎo)員工作效率，增強輔導(dǎo)員對工作的科學(xué)認(rèn)識，培養(yǎng)輔導(dǎo)員創(chuàng)新能力和宏觀統(tǒng)籌能力的重要舉措，也是推動高校思想政治教育和管理工作科學(xué)化和規(guī)范化的必然選擇.

[1]戚安邦.項目管理學(xué)[M].天津:南開大學(xué)出版社,2003:6.

[2]胡志華.工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）在培訓(xùn)項目中的應(yīng)用[J].武漢冶金管理干部學(xué)院學(xué)報,2010,(2).

[3]馬旭晨.國際貿(mào)易企業(yè)項目化管理[M].北京:機械工業(yè)出版社,2007:10.

[4]陳奎慶.高校青年輔導(dǎo)員職業(yè)倦怠分析及干預(yù)研究[J].中國青年研究,2009,(10).

[5]肖林鵬,葉慶暉.體育賽事項目管理[M].北京:北京體育大學(xué)出版社,2005:9.

[6]房西苑,周蓉翌,著.項目管理實戰(zhàn)教程[M].北京:企業(yè)管理出版社,2005:10.

[7]影響力中央研究院教材專家組.絕對執(zhí)行:高效執(zhí)行力組織的6大系統(tǒng)[M].電子工業(yè)出版社,2009:1.

[8]馮俊文,高朋,王華亭.現(xiàn)代項目管理學(xué)[M].北京:經(jīng)濟管理出版社,2009:2.