謝翠香 許 萍

（西北師范大學(xué)檔案館；西北師范大學(xué)圖書館，甘肅蘭州，730070）

檔案館知識(shí)管理中隱性知識(shí)流動(dòng)與轉(zhuǎn)化研究*

謝翠香 許 萍

（西北師范大學(xué)檔案館；西北師范大學(xué)圖書館，甘肅蘭州，730070）

文章論述了檔案館隱性知識(shí)的內(nèi)容，較全面地分析了檔案館內(nèi)部不同層次知識(shí)主體相互之間、檔案館內(nèi)部與檔案館外部之間隱性知識(shí)流動(dòng)與轉(zhuǎn)化的方式和障礙因素，并提出了促進(jìn)檔案館隱性知識(shí)流動(dòng)與轉(zhuǎn)化的主要措施。

檔案館 隱性知識(shí) 流動(dòng) 轉(zhuǎn)化

“知識(shí)管理”是一種以知識(shí)為基礎(chǔ)的全新管理思想，源于知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的企業(yè)管理。近幾年,由于檔案管理機(jī)構(gòu)在社會(huì)信息知識(shí)服務(wù)中的特殊功能和地位，知識(shí)管理理論與方法的研究從企業(yè)界拓展到檔案管理領(lǐng)域。檔案館的知識(shí)管理除了要關(guān)注從檔案資源中挖掘知識(shí)外，更重要的是要關(guān)注從人的身上獲取和挖掘知識(shí)，并促進(jìn)知識(shí)在組織內(nèi)的交流與共享，以達(dá)到知識(shí)服務(wù)與知識(shí)創(chuàng)新的目的。可以說，隱性知識(shí)的流動(dòng)與轉(zhuǎn)化是檔案館知識(shí)管理的關(guān)鍵。因此，深入探討檔案館隱性知識(shí)的流動(dòng)與轉(zhuǎn)化不僅具有重要的理論意義，而且具有現(xiàn)實(shí)的指導(dǎo)意義。

1.隱性知識(shí)的內(nèi)涵及檔案館隱性知識(shí)的內(nèi)容

1.1 隱性知識(shí)的內(nèi)涵

英國(guó)物理化學(xué)家和思想家波蘭尼（M.Po1anyi）在他1966年出版的《隱性知識(shí)》一書中指出:“在一個(gè)人所知道的、所意識(shí)到的東西與他所表達(dá)的東西之間存在隱含的未編碼的知識(shí)，這就是隱性知識(shí)?！盵1]波蘭尼是從知識(shí)科學(xué)的角度來研究隱性知識(shí)的。日本學(xué)者野中郁次郎（I.Nonaka）認(rèn)為:“隱性知識(shí)是高度個(gè)人化的知識(shí)，有其自身的特殊含義，因此很難規(guī)范化也不易傳遞給他人?！盵2]他還認(rèn)為隱性知識(shí)隱含在經(jīng)驗(yàn)中，因而在一定程度上具有獨(dú)占性和排他性，難以與他人交流與共享。王德祿在《知識(shí)管理的IT實(shí)現(xiàn)》一書中認(rèn)為，隱性知識(shí)是未被編碼化的知識(shí)，主要存在于人的頭腦之中，不易被認(rèn)識(shí)到、不易被傳播，大多數(shù)隱性知識(shí)是“可以意會(huì)，不可言傳”，它的基本屬性表現(xiàn)為：回答know-how（知道怎樣做）和know-who（知道是誰）的知識(shí)類別[3]。

1.2 檔案館隱性知識(shí)的內(nèi)容

根據(jù)檔案館隱性知識(shí)所依附和表現(xiàn)的主體，可分為個(gè)人隱性知識(shí)和集體隱性知識(shí)兩大類。檔案館個(gè)人隱性知識(shí)主要體現(xiàn)在館員工作和服務(wù)過程中的經(jīng)驗(yàn)、能力、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量及其對(duì)人生事業(yè)的價(jià)值觀念和立場(chǎng)，館員個(gè)人的理想愿望、學(xué)歷、知識(shí)結(jié)構(gòu)、思維模式、興趣特長(zhǎng)、生活閱歷、人際關(guān)系，以及在工作中發(fā)現(xiàn)問題解決問題的能力、學(xué)習(xí)新知識(shí)接受新事物的能力等。而館員們?cè)诠ぷ髦刑幚韱栴}所得的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，長(zhǎng)期以來約定俗成的工作方式方法，館員之間和與檔案利用者之間知識(shí)溝通和交流的機(jī)制，檔案館對(duì)內(nèi)外環(huán)境和事件的應(yīng)對(duì)能力和協(xié)調(diào)能力，檔案館對(duì)外服務(wù)的整體水平和信譽(yù)，檔案館內(nèi)部的親和力與凝聚力以及體現(xiàn)在全體館員思想和行動(dòng)中的共同的工作理念，道德信仰和精神風(fēng)貌等，都是檔案館集體的隱性知識(shí)。

個(gè)人隱性知識(shí)是構(gòu)成集體隱性知識(shí)的基礎(chǔ)，館員平時(shí)的工作和學(xué)習(xí)是不斷積累個(gè)人隱性知識(shí)的過程，而檔案館全體館員長(zhǎng)期以來通過相互交流和相互協(xié)作所形成的共識(shí)和默契往往影響著組織的各個(gè)方面，成為集體隱性知識(shí)增長(zhǎng)的基礎(chǔ)[4]。

2.檔案館隱性知識(shí)的流動(dòng)與轉(zhuǎn)化分析

隱性知識(shí)的流動(dòng)與轉(zhuǎn)化是檔案館知識(shí)管理的關(guān)鍵。這種流動(dòng)包括隱性知識(shí)在檔案館內(nèi)各知識(shí)主體之間的單向流動(dòng)、相互流動(dòng)和檔案館與其他檔案館的單向流動(dòng)、相互流動(dòng)等各種情況。在流動(dòng)基礎(chǔ)上，各種知識(shí)要素經(jīng)過相互作用和有效整合，才能實(shí)現(xiàn)各種轉(zhuǎn)化[5]。以下從不同層面分析檔案館隱性知識(shí)流動(dòng)與轉(zhuǎn)化的各種可能途徑和方式，以全面把握檔案館隱性知識(shí)流動(dòng)與轉(zhuǎn)化的復(fù)雜關(guān)系和規(guī)律。

2.1 檔案館內(nèi)部各知識(shí)主體之間隱性知識(shí)的流動(dòng)與轉(zhuǎn)化分析

（1）館員個(gè)體之間隱性知識(shí)的流動(dòng)與轉(zhuǎn)化。館員個(gè)體之間隱性知識(shí)的流動(dòng)與轉(zhuǎn)化是檔案館知識(shí)形成的最終基礎(chǔ)，也是檔案館知識(shí)創(chuàng)新的源頭。檔案館館員個(gè)體之間隱性知識(shí)的流動(dòng)與轉(zhuǎn)化主要有兩種方式：①?gòu)碾[性知識(shí)到隱性知識(shí)。館員個(gè)體在長(zhǎng)期的工作中，通過觀察、實(shí)踐、模仿等方式逐漸體會(huì)到其它個(gè)體難以顯性化的經(jīng)驗(yàn)、技能、訣竅、工作慣例等隱性知識(shí)，使之成為自己的隱性知識(shí)。②從隱性知識(shí)到顯性知識(shí)。對(duì)館員個(gè)體中可以顯性化的隱性知識(shí)進(jìn)行挖掘、整理，使之成為顯性知識(shí)，在館員個(gè)體之間進(jìn)行交流和轉(zhuǎn)化。如對(duì)師傅某些可顯性化的經(jīng)驗(yàn)、訣竅等隱性知識(shí)，可以由徒弟記錄、整理和總結(jié)出來，然后轉(zhuǎn)化為徒弟的顯性知識(shí)。

（2）館員個(gè)體與部門群體之間隱性知識(shí)的流動(dòng)與轉(zhuǎn)化。館員個(gè)體與部門群體之間隱性知識(shí)的流動(dòng)與轉(zhuǎn)化一般是雙向進(jìn)行的。①館員個(gè)體隱性知識(shí)向群體隱性知識(shí)的流動(dòng)與轉(zhuǎn)化。對(duì)可以顯性化的個(gè)體隱性知識(shí)進(jìn)行總結(jié)和整理，通過外部化模式高效交流，轉(zhuǎn)化為群體顯性知識(shí)。對(duì)難以顯性化的個(gè)體隱性知識(shí)可通過社會(huì)化方式交流與轉(zhuǎn)化為群體隱性知識(shí)。如館員個(gè)體可以通過當(dāng)眾演示、指導(dǎo)群體工作等方式把自己的技能、技巧和管理經(jīng)驗(yàn)等逐漸地傳遞給相關(guān)群體，使之轉(zhuǎn)化為該群體的隱性知識(shí)。②群體隱性知識(shí)向館員個(gè)體隱性知識(shí)的流動(dòng)與轉(zhuǎn)化。對(duì)某些可顯性化的群體隱性知識(shí)盡量總結(jié)并編碼化，形成員工的工作慣例和準(zhǔn)則等，轉(zhuǎn)化為個(gè)體顯性知識(shí)。對(duì)難以顯性化的群體隱性知識(shí)，如群體所掌握的隱性技能、群體成員的協(xié)作能力等，可通過群體對(duì)員工個(gè)體的影響和員工自己的感悟，以社會(huì)化方式流動(dòng)并轉(zhuǎn)化為個(gè)體隱性知識(shí)。

（3）部門群體之間隱性知識(shí)的流動(dòng)與轉(zhuǎn)化。部門群體之間隱性知識(shí)流動(dòng)與轉(zhuǎn)化主要有以下兩種方式。①?gòu)碾[性知識(shí)到顯性知識(shí)。即群體把自己可以顯性化的那部分隱性知識(shí)，加以整理、概括總結(jié)編制成操作規(guī)范、管理制度和業(yè)務(wù)指南等文件形式，然后在群體之間交流與共享，轉(zhuǎn)化為另一群體的顯性知識(shí)。②從隱性知識(shí)到隱性知識(shí)。對(duì)難以顯性化的群體隱性知識(shí)，一般通過各群體之間的合作和協(xié)作，形成一種伙伴關(guān)系影響對(duì)方。這樣，一個(gè)群體的經(jīng)驗(yàn)、訣竅、默契等隱性知識(shí)能被另一群體學(xué)習(xí)，而某一群體的心智模式、價(jià)值體系、組織文化也可以影響另一群體。各群體之間可以通過觀察、切磋、模仿和不斷實(shí)踐等逐漸領(lǐng)悟和掌握對(duì)方的隱性知識(shí)，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成為自己的群體隱性知識(shí)。

2.2 檔案館內(nèi)部與檔案館外部之間隱性知識(shí)的流動(dòng)與轉(zhuǎn)化分析

（1）顯性知識(shí)轉(zhuǎn)化為檔案館內(nèi)部各知識(shí)主體的隱性知識(shí)。檔案館內(nèi)部各層次知識(shí)主體通過社會(huì)化和外部化方式可獲得大量的隱性知識(shí)，并把一部分隱性知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性知識(shí)。再經(jīng)過綜合化過程可促進(jìn)個(gè)人知識(shí)組織化、零散知識(shí)系統(tǒng)化，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的綜合集成并產(chǎn)生新的知識(shí)。經(jīng)過綜合化后獲得的各種顯性知識(shí)，可通過檔案館各層次知識(shí)主體的不斷地學(xué)習(xí)、體會(huì)和積累，再內(nèi)化轉(zhuǎn)變?yōu)楦鞣N隱性知識(shí)。例如：館員個(gè)體學(xué)習(xí)他人的顯性知識(shí)，并體會(huì)成為自己的隱性知識(shí)；檔案館的業(yè)務(wù)規(guī)范、工作規(guī)則等經(jīng)過深入學(xué)習(xí)、體會(huì)和實(shí)踐后可轉(zhuǎn)變?yōu)轲^員的技巧和訣竅等。通過內(nèi)化過程，可不斷地推動(dòng)知識(shí)創(chuàng)新，提高檔案館知識(shí)服務(wù)質(zhì)量。

（2）各檔案館之間隱性知識(shí)的流動(dòng)與轉(zhuǎn)化。對(duì)各館可以顯性化的隱性知識(shí)可以經(jīng)過挖掘、整理和概括總結(jié)，形成業(yè)務(wù)規(guī)范、工作規(guī)則和管理制度，在各館間進(jìn)行交流，轉(zhuǎn)化為其它館的顯性知識(shí)。對(duì)各館難以顯性化的隱性知識(shí)，可以通過參觀考察等形式，使兄弟館的工作經(jīng)驗(yàn)和訣竅以及默契和協(xié)作能力被自己館領(lǐng)悟和學(xué)習(xí)，從而轉(zhuǎn)化成自己館的隱性知識(shí)。

檔案館隱性知識(shí)流動(dòng)與轉(zhuǎn)化模型

綜合上述分析，可以將檔案館隱性知識(shí)的流動(dòng)與轉(zhuǎn)化過程歸結(jié)為以下模型（見圖）：

3.檔案館隱性知識(shí)流動(dòng)與轉(zhuǎn)化的主要障礙因素

隱性知識(shí)存在于隱性知識(shí)所有者的潛在素質(zhì)中，由于受到自身內(nèi)隱特性、人的價(jià)值觀念、組織體制、激勵(lì)機(jī)制、技術(shù)手段和環(huán)境場(chǎng)所等眾多因素的影響，檔案館隱性知識(shí)流動(dòng)與轉(zhuǎn)化存在著多方面的障礙。具體分析如下：

3.1 隱性知識(shí)表達(dá)困難、不易交流。隱性知識(shí)難以言明、也很難用文字來精確表述，在書籍和論文中找不到，主要來自于所有者的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，來自于交流和創(chuàng)意的過程，往往表達(dá)困難，這妨礙了檔案館隱性知識(shí)的流動(dòng)與轉(zhuǎn)化。

3.2 隱性知識(shí)的所有者在知識(shí)共享的過程中存在心理障礙。這種心理障礙主要包括壟斷心理、競(jìng)爭(zhēng)心理和自我封閉心理。館員一般認(rèn)為，自己所特有的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)是自己在檔案館存在的價(jià)值所在，把它們傳授給別人，自己的存在價(jià)值就會(huì)減少或消失。這種知識(shí)利己主義，使得知識(shí)難以實(shí)現(xiàn)共享。還有館員在工作中對(duì)別人表現(xiàn)出冷漠和排斥，隔斷與他人的交往，這是一種過分強(qiáng)調(diào)自我克制的自我封閉心理狀態(tài)。自我封閉心理會(huì)阻礙館員與他人分享自己的知識(shí)，同時(shí)也失去了向他人學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。

3.3 缺少有效的激勵(lì)機(jī)制。館員自己所擁有的隱性知識(shí)是通過不斷的學(xué)習(xí)、總結(jié)而獲得的特有的能力，它來之不易，因此涉及到是否愿意交流。而目前隱性知識(shí)共享的重要性往往沒有被檔案館領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)。即使有所認(rèn)識(shí)，也還沒有讓檔案館出臺(tái)相應(yīng)的評(píng)估和獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)貢獻(xiàn)知識(shí)的館員給以有效的激勵(lì)。如果沒有一定的鼓勵(lì)或獎(jiǎng)勵(lì)措施，館員就不愿全力投入知識(shí)共享中去。

3.4 知識(shí)傳遞方式的障礙。知識(shí)共享的順利進(jìn)行需要知識(shí)在不同主體之間高效有序地傳遞。檔案館知識(shí)管理剛剛起步，大多數(shù)檔案館尚未建立以計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段為基礎(chǔ)的知識(shí)管理系統(tǒng)（KMS），缺少知識(shí)交流與共享的開放交互式技術(shù)平臺(tái)。這在一定程度上限制了隱性知識(shí)流動(dòng)與轉(zhuǎn)化的范圍和效率。

4.促進(jìn)檔案館隱性知識(shí)流動(dòng)與轉(zhuǎn)化的對(duì)策

通過對(duì)檔案館隱性知識(shí)流動(dòng)與轉(zhuǎn)化的方式和途徑以及障礙因素的分析，筆者認(rèn)為為有效促進(jìn)檔案館隱性知識(shí)流動(dòng)與轉(zhuǎn)化，我們應(yīng)采取以下對(duì)策：

4.1 建立有效的激勵(lì)機(jī)制，提高隱性知識(shí)共享的自主性。

隱性知識(shí)的形成是個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)、對(duì)事物的感悟和深層次的理解等方面的長(zhǎng)期積累和創(chuàng)造，是投入了巨大成本的。在知識(shí)共享的問題上，館員往往會(huì)進(jìn)行壟斷收益和共享收益的比較，從中選擇獲益較大者。因此，檔案館應(yīng)當(dāng)從物質(zhì)和精神兩個(gè)方面采取平衡高效的組合激勵(lì)措施來調(diào)動(dòng)館員的積極性，鼓勵(lì)隱性知識(shí)的流動(dòng)、轉(zhuǎn)化、共享和創(chuàng)新。

4.2 建立互信與共享的組織文化，創(chuàng)造隱性知識(shí)交流共享的機(jī)會(huì)

人不但是隱性知識(shí)的載體，而且是隱性知識(shí)創(chuàng)造者和傳播者，隱性知識(shí)轉(zhuǎn)換的每一階段、每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開人的參與。檔案館應(yīng)當(dāng)樹立“以人為本”的理念，建立一種相互平等、信任、尊重、團(tuán)結(jié)、和諧的組織文化，激勵(lì)館員的主動(dòng)精神，培養(yǎng)館員在競(jìng)爭(zhēng)中合作和兼容的精神，形成有利于館員進(jìn)行知識(shí)共享的文化氛圍。

4.3 建立隱性知識(shí)溝通渠道，提供有效的隱性知識(shí)交流途徑

有了隱性知識(shí)交流的動(dòng)機(jī)，提供了隱性知識(shí)交流的機(jī)會(huì)，還需要隱性知識(shí)交流有效的途徑。檔案館應(yīng)充分應(yīng)用現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建自己的知識(shí)網(wǎng)絡(luò)和交流平臺(tái)，使館員可以獲得對(duì)業(yè)務(wù)工作有價(jià)值的信息，并及時(shí)提供自己的感想和經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，與其他館員交流。此外，還可建立各種學(xué)習(xí)小組、研究小組、興趣小組等，定期或不定期召開館員交流會(huì)，鼓勵(lì)館員的知識(shí)創(chuàng)新和共享，倡導(dǎo)部門間的合作。

*本文為甘肅省教育廳項(xiàng)目《基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館建設(shè)研究》（項(xiàng)目編號(hào)1001B-12）研究成果之一。

注釋

[1]M.Po1anyi,The TacitDimension[M].London:Rout1ege&Kegan Pau1,1966.13-51。

[2]野中郁次郎.知識(shí)創(chuàng)造新型企業(yè)[A].見:《哈佛商業(yè)評(píng)論》精粹譯叢知識(shí)管理[C].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社.2004:21-41。

[3]王德祿.知識(shí)管理的IT實(shí)現(xiàn)—樸素的知識(shí)管理[M].北京:電子工業(yè)出版社.2004。

[4]張慶普，李志超.企業(yè)隱性知識(shí)流動(dòng)與轉(zhuǎn)化研究[J].中國(guó)軟科學(xué)，2003(1)：88-92。

[5]屠航.圖書館知識(shí)管理中隱性知識(shí)的流動(dòng)轉(zhuǎn)化與管理框架研究[J].情報(bào)理論與實(shí)踐，2005（1）：27-29。

Research on the Flow and Conversion of TacitKnow ledge in Archives Know ledge Management

Xie CuiXiang,Xu Ping
(NorthwestNorma1UniversityArchives;NorthwestNorma1University Library,LanZhou,Gansu,730070)

Thisartic1e discusses the contentof tacitknow1edge in archivesand ana1yzes themanners and obstac1esof tacit know1edge f1owing and converting among different1eve1s in archives interna11y andexterna11y.And ita1so putsforward themainmeasurestopromote f1owingand convertingofarchives tacitknow1edge.

Archives;TacitKnow1edge;F1ow;Conversion

G273

謝翠香，女，1978年生，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)專業(yè)碩士，西北師范大學(xué)檔案館館員，研究方向：數(shù)字檔案館建設(shè)，數(shù)據(jù)挖掘。許萍，女，1964年生，西北師范大學(xué)圖書館副館長(zhǎng)，研究館員。