丁耀琪 夏建紅 張?zhí)@琦

（常熟市檔案局；常熟市虞山鎮(zhèn)人民政府；常熟市虞山鎮(zhèn)人民政府，江蘇常熟，215500）

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案管理系統(tǒng)是一個具有獨特個性的系統(tǒng)，要實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案科學管理需解決多個重要環(huán)節(jié)，其中“歸檔模式”的科學建立是一項舉足輕重的關鍵環(huán)節(jié)，其決定著能否實現(xiàn)鎮(zhèn)機關檔案的集中統(tǒng)一管理，影響著鎮(zhèn)機關檔案收集、整理工作的質量，甚至影響到鎮(zhèn)機關檔案管理體系的強弱。常熟市虞山鎮(zhèn)在50多年中，針對機關性質、規(guī)模、職能和內設機構的發(fā)展，根據形成文件材料的情況，對“歸檔模式”進行了及時的調整，逐漸建立了一套“部門歸檔”的科學模式，有效推動了鎮(zhèn)機關檔案工作達到江蘇省五星級水平。

秘書歸檔模式

辦公室歸檔模式

部門歸檔模式

模式演變圖

鎮(zhèn)機關“部門歸檔”模式是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案管理體制科學發(fā)展的必然要求。虞山鎮(zhèn)在1959年建鎮(zhèn)初始就建立了檔案工作，歷經50多年發(fā)展，歸檔模式經歷了從“秘書歸檔”、“辦公室歸檔”至目前的“部門歸檔”三種不同的模式。“秘書歸檔”模式出現(xiàn)于上世紀50年代到70年代，由于鎮(zhèn)機關人員少，內設機構簡單，文件材料單一，需要歸檔的材料經鎮(zhèn)黨委秘書進行整理歸檔?！稗k公室歸檔”模式是根據鎮(zhèn)機關機構、人員和文件材料的增多，因歸檔文件數(shù)量多，內容多元化，由鎮(zhèn)黨政辦公室進行應歸檔文件材料的收集、整理歸檔工作?！安块T歸檔”模式是為了適應當下鎮(zhèn)機關職能復雜、機構龐大的特性，而在本世紀初創(chuàng)立的一種鎮(zhèn)機關歸檔模式，這是鎮(zhèn)機關檔案管理體制科學發(fā)展的結果。

一、鎮(zhèn)機關“部門歸檔”模式建立的必要性

常熟市虞山鎮(zhèn)地處蘇南發(fā)達地區(qū)，列全國千強鎮(zhèn)第三名，城鄉(xiāng)一體化程度高。從1992-2004年進行了四次行政區(qū)劃調整，八鎮(zhèn)合一。實行“一級政府，兩級管理”的管理模式。2006年，鎮(zhèn)機關又進行了精簡改革，一級掛牌機構有黨委、政府、人大、政協(xié)，下屬共設6個綜合辦公室及2個所，即黨政辦公室、經濟發(fā)展辦公室、農業(yè)辦公室、村鎮(zhèn)建設管理和環(huán)境保護辦公室、民政和勞動保障辦公室、教衛(wèi)文體辦公室、司法所、財政所。6辦中包括了文秘、組織、宣統(tǒng)、紀委、經濟發(fā)展、農業(yè)、村鎮(zhèn)建設、民政、勞動、教育、衛(wèi)生、計生、司法、財政、工會、團委、婦聯(lián)、人武部等二十多個條線部門。

此前由鎮(zhèn)黨政辦或鎮(zhèn)檔案員歸檔的模式已無法優(yōu)質地完成全鎮(zhèn)機關文件材料的整理歸檔任務。一方面各部門條線產生文件數(shù)量巨大，隨著工作職能的拓展，各部門條線的工作重點、歸檔重點也發(fā)生了相應轉變。另一方面，鎮(zhèn)機關檔案部門不但要負責本鎮(zhèn)機關檔案的收集、管理和開發(fā)利用，同時還要負責轄區(qū)內各類組織檔案人員的業(yè)務培訓，檔案法律法規(guī)的普及與宣傳，負責對鎮(zhèn)屬企業(yè)、事業(yè)單位以及行政村檔案工作的監(jiān)督和指導。機關檔案室工作繁重，加上對各部門在工作過程形成文件材料程序不熟悉、不了解，致使檔案材料的齊全完整得不到保證。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關要實現(xiàn)鎮(zhèn)機關檔案的集中統(tǒng)一管理，達到優(yōu)質的檔案工作標準，建立一個先進的鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案管理模式成為必然。因為要實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案科學管理需解決多個重要環(huán)節(jié)，其中“歸檔模式”的建立最為關鍵。機關檔案工作的業(yè)務模型核心是“歸檔”，解決好了“歸檔模式”對整個鎮(zhèn)機關檔案工作能起到畫龍點睛的作用。以前僅在會計檔案、紀檢檔案等少數(shù)種類檔案實現(xiàn)“部門歸檔”，結果表明此部分檔案質量明顯優(yōu)于文書檔案。2002年前后我鎮(zhèn)機關全面推行“部門歸檔”模式，實現(xiàn)了檔案管理內涵的跨躍式提升。

二、鎮(zhèn)機關“部門歸檔”模式的建立

鑒于機關檔案工作上等級和加強檔案法制建設的要求，我鎮(zhèn)在上級檔案部門的建議和指導下，決定對歸檔模式進行改革，實施“部門歸檔”的模式。為保證新方式的順利實施，檔案工作領導小組組織機關各部門分析原有方式的不足，分析造成檔案工作質量下降的原因，學習檔案法制建設的新要求，宣傳講解省市機關中業(yè)已成熟的“部門歸檔”模式，統(tǒng)一思想，克服畏難情緒，形成改革機關檔案歸檔模式的共識，為“部門歸檔”模式的建立進行了思想鋪墊。

“部門歸檔”模式的重點在于讓各部門認真負責地完成本部門應歸檔文件的收集整理和向檔案室移交的任務，其難點在于職責任務的落實和部門兼職檔案員的業(yè)務水平。我們一開始就瞄準這兩個節(jié)點，在內部定編定責工作中，把部門收集整理應歸檔文件材料并向檔案室移交列入部門職責，并納入到機關內部考核條目中，檔案工作的任務完成情況與部門年度考核掛鉤。重修鎮(zhèn)機關文件材料歸檔制度，細化各部門的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間。對部門兼職檔案員進行業(yè)務培訓，收集歸檔任務重的部門兼職檔案人員送檔案局舉辦的上崗培訓班深造。兩項措施的落實，使歸檔新模式有了組織、人力資源的保證。

抓住檔案整理方式的改革契機，將推行以件歸檔方法作為建立“部門歸檔”模式的切入點。檔案整理是檔案管理最基本的工作，具有很強的技術性、業(yè)務性。2003年適逢江蘇省《歸檔文件整理規(guī)則》實施，傳統(tǒng)裝訂成卷的歸檔整理方法改為以件為單位裝訂，一件給予一個流水號，簡化了建檔程序。我們抓住機遇，組織培訓，加強指導，兼職檔案人員迅速掌握歸檔整理方法，年度歸檔任務完成質量大幅提高，“部門歸檔”模式取得推進。

三、“部門歸檔”的系統(tǒng)質量控制過程

“部門歸檔”模式在鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關的建立運行是全新的嘗試，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關的檔案管理環(huán)境遠不如省市級機關，所以推行“部門歸檔”不能一蹴而就，是一個漸進發(fā)展的過程，特別要重視對其運行質量的控制。為此，我們采取了多個方法進行了全面質量控制。

一是構建相對穩(wěn)定的合格的兼職檔案員隊伍。部門歸檔的業(yè)務節(jié)點在各部門兼職檔案員，全面控制人員具有合格的素質和隊伍穩(wěn)定是檔案室的重要任務。鎮(zhèn)機關人員調動頻繁，兼職檔案人員年年有更新，檔案室要堅持對新任兼職檔案員的業(yè)務培訓，以考核其掌握“歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間、歸檔手續(xù)”作為基本合格標準。檔案室要重點指導難點部門，及時貫徹上級業(yè)務建設新要求，盡力提高兼職檔案人員的整體素質，保持檔案隊伍相對穩(wěn)定，保持部門歸檔方式的有序推進。

二是嚴控文件材料的重復歸檔等技術難點。鎮(zhèn)機關歸檔工作中許多業(yè)務難點，如特殊載體檔案的歸檔、防止文件材料的重復歸檔、歸檔文件的著錄標引等。對此我們積極采取措施，如在照片檔案、電子檔案形成多的部門，在負責攝影的宣傳部門增設照片檔案兼職檔案員，以強化照片檔案的歸檔質量；檔案室在整理編目前進行控制把關，及時掌握全局，審核歸檔目錄，防止機關文件材料重復歸檔；在年度歸檔開始前，檔案室與各兼職檔案員分析上年度歸檔文件目錄著錄標引上的得失，提高檔案人員著錄水平。

三是檔案室對檔案整理質量進行總體把關。機關檔案室要對各部門檔案進行事前、途中、移交驗收三次把關。在年度歸檔工作開始前布署好工作要求和業(yè)務標準，各部門初期整理結束時檔案室要進行初目錄的審改，其中發(fā)現(xiàn)收集不全的要提出補充意見，價值確定不準、著錄不規(guī)范等不符合歸檔標準的要求進行修改、完善，通過質量評定后才準予正式確定檔案號。確保歸檔質量是推行“部門歸檔”模式的根本目標，也是新模式生存和發(fā)展的動力源。

經過多年的探索實踐，我鎮(zhèn)機關“部門歸檔”模式運行日趨成熟，檔案工作機制創(chuàng)新顯出巨大功效。具體表現(xiàn)為：

一是各部門檔案意識顯著提高。歸檔工作成為各部門的任務，檔案依法管理的要求、責任落實到各部門負責人、各兼職檔案員身上，各部門與檔案室形成了緊密關聯(lián)，在日常工作中十分重視文件材料形成的規(guī)范，保證應歸檔文件的質量。各部門主動利用檔案解決工作難題，提高工作效率的意識也得到加強。全機關檔案意識得到前所未有的提高，原鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關應歸檔文件材料少、雜、差的局面得到明顯改觀。檔案工作推進了機關作風建設和效能建設。

二是應歸檔文件材料的收集齊全度大幅提高。部門歸檔方式使文件形成與整理編目主體達成統(tǒng)一，鎮(zhèn)機關文件材料歸檔齊全度全面提升；以前會議材料歸檔成套性差，統(tǒng)計表不全，調查報告、合同協(xié)議不歸檔的情況得到有效控制。

三是機關檔案歸檔質量總體提升。部門歸檔實施以后，歸檔文件材料存在的文件格式不規(guī)范、歸檔用復制件、文件排序錯亂、檔案價值鑒定不準等常見問題大幅減少。例如以前很難歸檔的“農戶建房材料”，實施部門歸檔后建房中的審批、建設許可證、設計圖、四鄰協(xié)議等文件材料做到了格式規(guī)范、簽署完備、排列有序，歸檔質量顯著提高。2009年在市檔案局組織的“檔案監(jiān)審”中，取得了文書檔案歸檔完整率100%、準確率99.8%的優(yōu)異成績。

四是機關檔案工作業(yè)務水平得到全面推進。部門歸檔方法不僅促進了機關檔案歸檔質量，更重要的是建立了一個健康的工作機制，使檔案室有更多的力量去提升整體水平，全機關的集中管理程度得到提高，文書檔案以外的紀檢監(jiān)察檔案、基建檔案、會計檔案、特殊載體檔案等都得到了科學歸檔，鎮(zhèn)屬“關、停、并”企業(yè)檔案得到接收，到2011年11月底，庫藏檔案量達32057卷/37787件。機關檔案數(shù)字化程度達到新高度，編研成果不斷推出，檔案利用成效顯著提升。2006年12月，虞山鎮(zhèn)檔案工作在全省首個達到省五星標準，經過五年的發(fā)展提高，2011年底不僅通過了五星標準的復查驗收，一個現(xiàn)代化的虞山鎮(zhèn)檔案館也建成開館。

我鎮(zhèn)多年來的實踐證明，“部門歸檔”是針對當下內部機構復雜性、工作綜合性強的鎮(zhèn)機關行之有效的歸檔方法，是一種現(xiàn)代高效的鎮(zhèn)機關檔案歸檔范式，也是全面提升鎮(zhèn)檔案工作效能，推進鎮(zhèn)檔案館建設的重要抓手。