摘要：通過目前中小企業(yè)的信息化現(xiàn)狀，我們可以清晰地看到國內(nèi)中小企業(yè)中應(yīng)用最多的是電子表格，而電子表格中占據(jù)絕對地位便是Excel，本文引入了excel服務(wù)器模式，利用其在企業(yè)預(yù)算與報銷管理中的實際案例，介紹一種新的信息系統(tǒng)部署模式。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；信息化 excel服務(wù)器；電子表格；企業(yè)管理

作者簡介：朱寧，女（1963.2-），圖書館副研究館員，曾在蘭臺世界、現(xiàn)代情報、情報雜志、通信學(xué)院學(xué)報等發(fā)表文章。

[中圖分類號]：G25 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]：A

[文章編號]：1002-2139(2012)-13-0209-01

一、現(xiàn)代企業(yè)信息化管理系統(tǒng)部署的模式：

現(xiàn)代企業(yè)部署管理信息系統(tǒng)的方式有三種：第一種是資金充足的企業(yè)自己搭建IT開發(fā)團(tuán)隊獨立開發(fā)，優(yōu)點是做適合于自己企業(yè)的系統(tǒng)，但成本極高，是大企業(yè)所為；第二種是從知名管理軟件廠商處購買成套的軟件，這種方式應(yīng)用最多的就是ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計劃）軟件的部署，部署ERP軟件最大的風(fēng)險來自于軟件架構(gòu)無法跟上企業(yè)需求的快速變化，且部署ERP軟件成本不低；第三種是采用正逐漸流行的SAAS模式租用管理軟件系統(tǒng)，這種方式由于信息保存在對方的數(shù)據(jù)服務(wù)器上，其安全性不強，極容易泄露。其實，還有一種成本更為廉價，而實用性非常強的部署方式，那就是利用電子表格為基礎(chǔ)來構(gòu)建企業(yè)的信息管理系統(tǒng)。

對于現(xiàn)代的絕大多數(shù)企業(yè)來說，對電子表格的應(yīng)用都是頻繁的。電子表格軟件可以輸入、輸出、顯示數(shù)據(jù)，可以幫助用戶制作各種復(fù)雜的表格文檔，還能對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行各種復(fù)雜統(tǒng)計運算后顯示為可視性極佳的表格，將大量的數(shù)據(jù)變?yōu)槎喾N漂亮的彩色商業(yè)圖表顯示出來。另外，電子表格還能將各種統(tǒng)計報告和統(tǒng)計圖打印出。目前市場上的電子表格軟件有微軟的Excel、CCED、金山WPS等等，應(yīng)用最普遍的無疑就是微軟的Excel。

企業(yè)的電子表格數(shù)據(jù)多了，如何管理是個難題，如果不同的電子表格之間可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的相互調(diào)用，那么無疑可以降低企業(yè)的信息管理工作量?，F(xiàn)代企業(yè)一般都有自己的局域網(wǎng)和服務(wù)器，也有自己的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)如微軟SQL Server 2000等，于是電子表格服務(wù)器軟件誕生了。這種方式成本更為廉價，并且企業(yè)可以根據(jù)自身的需求靈活定制應(yīng)用，一旦企業(yè)的需求變化，企業(yè)自己就可以立即進(jìn)行修改，這就是Excel服務(wù)器。

二、Excel服務(wù)器簡介

Excel服務(wù)器是一個面向最終用戶的信息系統(tǒng)設(shè)計工具與運行平臺，它將電子表格軟件MS Excel和大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)集成為一個網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)協(xié)同工作環(huán)境。在這個平臺上，用戶可以充分發(fā)揮Excel的應(yīng)用水平，通過設(shè)計模板、定義工作流、定義表間公式等簡易直觀的操作，實現(xiàn)管理意圖，輕松、快速構(gòu)建能夠適應(yīng)變化的ERP、OA、CRM、SCM等管理信息系統(tǒng)，Excel服務(wù)器以微軟Excel為客戶界面，將Excel文件和數(shù)據(jù)保存到微軟SQL Server 2000中，自動生成Excel表單/報表，用工作流傳遞Excel表單/報表。不但能夠在局域網(wǎng)中應(yīng)用，還能在互聯(lián)網(wǎng)上應(yīng)用。而且還能集成外部數(shù)據(jù)源，構(gòu)成一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。Excel服務(wù)器最大的特點是能夠像用Excel一樣方便、簡單、任意修改，不需要軟件工程師來維護(hù)管理信息系統(tǒng)。下面用實際例來看它是如何工作的。

三、利用Excel服務(wù)器構(gòu)建預(yù)算與報銷管理系統(tǒng)

1、利用EXCEL服務(wù)器平臺輕松構(gòu)建預(yù)算與報銷管理系統(tǒng)

我們即將建立的系統(tǒng)支持費用預(yù)算的編制、調(diào)整、控制，并可以在費用報銷的過程中分月份、季度和年度對預(yù)算進(jìn)行監(jiān)控。系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫采用SQL SERVER 2000，可以同時支持網(wǎng)頁填報和Excel客戶端填報。Excel服務(wù)器只需要在一臺擔(dān)任服務(wù)器角色的電腦上安裝成功，剩下的工作便是設(shè)計好Excel模板。對企業(yè)來說，這些模板通常都是現(xiàn)成的，只需要根據(jù)自身情況設(shè)計好表間公式，整個業(yè)績考核系統(tǒng)便可以投入使用了。我們把系統(tǒng)分為三個部分：主數(shù)據(jù)、費用預(yù)算管理、報銷管理。需要說明的是，本文壓縮了系統(tǒng)的許多功能，目的是為了進(jìn)行一個快速的展示，而非真正在本文中構(gòu)建一個完整的系統(tǒng)。

2、系統(tǒng)展示

2.1、費用預(yù)算申報

如上圖所示，用于在申報費用預(yù)算時，需填寫本部門名稱和預(yù)算年度。本模板中的費用項目字段為系統(tǒng)自動提取，數(shù)據(jù)來源于主數(shù)據(jù)中的“預(yù)算費用名稱”模板。用戶可以根據(jù)自己的需要增加新的費用項目，或者刪除某些不需要的費用項目。系統(tǒng)將自動計算每個季度的金額以及年度的總金額。費用預(yù)算需經(jīng)過部門經(jīng)理、財務(wù)副總和總經(jīng)理三級審批。費用預(yù)算審批通過以后，系統(tǒng)將自動創(chuàng)建一份“預(yù)算余額表”，用于記錄預(yù)算余額。

2.2、費用預(yù)算調(diào)整

當(dāng)某個部門需要調(diào)整多種費用的預(yù)算時，例如差旅費和通信費，則需要填報多個表單。調(diào)整預(yù)算時，用戶需填寫部門名稱、預(yù)算年份和費用名稱，然后系統(tǒng)自動提取當(dāng)前的預(yù)算額。用戶可以在“調(diào)整后”一欄內(nèi)填寫修改后的預(yù)算金額。

2.3、差旅費報銷

差旅費報銷幾乎用一個表就能完成。如果申請人此前有借款，在填寫報銷申請時需填寫借款編號，以沖抵借款。申請人還需要掃描報銷單據(jù)，并在“報銷單據(jù)”字段以附件形式上傳。

通過簡單的演示，整個系統(tǒng)其實就是管理各種電子表格。只不過在這里，電子表格被共享了出來，企業(yè)員工根據(jù)自己的權(quán)限和角色來統(tǒng)一管理。當(dāng)然信息化過程實質(zhì)上是一個隨著時間而不斷發(fā)展的持續(xù)過程，而不是某個階段性的目標(biāo)。環(huán)境在變化，信息系統(tǒng)也需要相應(yīng)地變化、改進(jìn)和完善。

參考文獻(xiàn)：

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