文/謝曉丹

信息化的過程也是高校管理重塑的過程。伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校管理正走到一個(gè)十字路口，如何重新繪制管理“路線圖”成為焦點(diǎn)。不少學(xué)校以財(cái)務(wù)信息化為契機(jī)，對(duì)高校信息化管理進(jìn)行流程再造。無(wú)論落腳于何種契機(jī)，管理重塑都是無(wú)法回避的歸宿。

上線滿一年的中山大學(xué)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，在學(xué)校近期的政風(fēng)行風(fēng)民主評(píng)議中獲得好評(píng)，這讓鄭琦深受鼓舞。他是中山大學(xué)財(cái)務(wù)與國(guó)資管理處副處長(zhǎng)，在11月的一次全國(guó)性財(cái)務(wù)信息化論壇上，他專門提到此事?！耙郧拔覀兘?jīng)常接到一些投訴，比如報(bào)銷排隊(duì)時(shí)間太長(zhǎng)，師生意見很大，會(huì)計(jì)人員壓力也很大。有了這個(gè)系統(tǒng)后，服務(wù)水平和效率提高了，工作環(huán)節(jié)減少了，校領(lǐng)導(dǎo)和各部門都比較滿意?！?/p>

工作效率的提高，促使服務(wù)環(huán)境得到改善，師生對(duì)信息化支持力度加大了，管理信息化可謂功不可沒。

管理信息化一直是教育信息化的主力軍之一。這些年來，“以人為本”的服務(wù)理念深入人心，數(shù)字化校園建設(shè)快馬加鞭，管理信息化也力圖以用戶為核心提供資源與服務(wù)，促進(jìn)部門之間的業(yè)務(wù)集成與整合。CIO機(jī)制的熱議和嘗試，推動(dòng)管理信息化體制機(jī)制的創(chuàng)新。

隨著信息化的深入，學(xué)校用戶對(duì)信息化的需求越來越高、越來越豐富，管理信息化正面臨新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，學(xué)校仍然存在缺乏統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)亟待互通、難以高效支持學(xué)校的決策等主要問題。

“十二五”期間，管理信息化建設(shè)將踏上新臺(tái)階，如何做到讓管理者放心，讓用戶滿意，這是一個(gè)挑戰(zhàn)。

以人為本，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)

“十二五”教育信息化拉開序幕以來，高校紛紛制定信息化建設(shè)規(guī)劃，以此指導(dǎo)新一輪的學(xué)校信息化建設(shè)。

西南大學(xué)于2010年上半年就啟動(dòng)了《西南大學(xué)信息化建設(shè)十二五規(guī)劃》的編制工作，謀劃未來5年的信息化“路線圖”。

“部署信息化工作時(shí)，眼光一定要看的遠(yuǎn)，要結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)狀和未來發(fā)展確定信息化的發(fā)展思路?！蔽髂洗髮W(xué)副校長(zhǎng)丁忠民表示。

目前，高校教育信息化已經(jīng)夯實(shí)了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)也讓用戶“離不開”，但數(shù)據(jù)資源不能共享、用戶權(quán)限混亂、應(yīng)用系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)、硬件建設(shè)重復(fù)投資，導(dǎo)致信息系統(tǒng)無(wú)法集成。為此，人們希望找到一個(gè)統(tǒng)籌信息化建設(shè)的方法。強(qiáng)調(diào)以人為本、前瞻部署的頂層設(shè)計(jì)，符合信息化建設(shè)的基本規(guī)律，被學(xué)校奉為“法寶”。

“信息化發(fā)展規(guī)劃解決‘做什么’的問題，頂層設(shè)計(jì)解決‘怎么做’的問題?！备呓虒W(xué)會(huì)信息化分會(huì)理事長(zhǎng)蔣東興說。

他認(rèn)為，頂層設(shè)計(jì)就是從全局出發(fā)，站在整體高度，以信息化的思維，全面分析機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，建立該機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)模型、功能模型、數(shù)據(jù)模型和用戶權(quán)限模型，并結(jié)合該機(jī)構(gòu)的信息化現(xiàn)狀，設(shè)計(jì)出信息化總體技術(shù)方案與路線圖。

西南大學(xué)以湖南、湖北兩省985/211高校的數(shù)據(jù)來確定自身在信息化資金保障、硬件設(shè)施、資源建設(shè)及保障措施的差距。堅(jiān)持總體規(guī)劃，分步實(shí)施，重點(diǎn)突破，逐步推廣，全面推進(jìn)的原則，將主要力量放在一體化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、核心資源建設(shè)和校園網(wǎng)絡(luò)文化建設(shè)上。資金投入有所側(cè)重，其中軟硬件設(shè)備維護(hù)的投入比例為14%，信息化系統(tǒng)的建設(shè)投入經(jīng)費(fèi)約為10%，人才培養(yǎng)投入經(jīng)費(fèi)為5%。預(yù)計(jì)經(jīng)過兩個(gè)階段的努力，建立示范性智慧校園，支撐與推動(dòng)學(xué)校整體戰(zhàn)略發(fā)展。

加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)的原則既適用于學(xué)?？傮w信息化設(shè)計(jì)，又適用于部門的信息化管理工作中，包括財(cái)務(wù)工作。

“沒有哪個(gè)部門像財(cái)務(wù)處這樣涉及整個(gè)學(xué)校的‘人、財(cái)、物’等資源，以及教學(xué)、科研、管理等，也沒有哪個(gè)部門像財(cái)務(wù)處這樣與其他部門都有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。因此，財(cái)務(wù)信息化必然是教育信息化管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，也是打開管理信息化建設(shè)新局面的亮點(diǎn)?！睂?duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)孫強(qiáng)說。

清華大學(xué)財(cái)務(wù)處與校內(nèi)、校外的很多部門在不同層次上交互關(guān)聯(lián)，共同構(gòu)筑財(cái)務(wù)系統(tǒng)的生態(tài)環(huán)境。2006年以來，財(cái)務(wù)處著手完成了財(cái)務(wù)信息化頂層設(shè)計(jì)工作，重新梳理了財(cái)務(wù)工作流程及其與其他業(yè)務(wù)的關(guān)系，將信息化滲透到財(cái)務(wù)工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)中，無(wú)縫銜接全校相關(guān)業(yè)務(wù)，初步實(shí)現(xiàn)學(xué)校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，為學(xué)校總體目標(biāo)的達(dá)成鋪平道路?！跋窨蒲薪?jīng)費(fèi)管理中的經(jīng)費(fèi)到賬及認(rèn)領(lǐng)等業(yè)務(wù)已看不到科研系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的邊界，對(duì)于用戶來說渾然成為一體，而后臺(tái)是通過數(shù)據(jù)交換、Web服務(wù)調(diào)用整合在一起的。”清華大學(xué)信息化技術(shù)中心副主任佟秋利說。

流程再造促進(jìn)管理機(jī)制創(chuàng)新

為了將信息存入學(xué)歷認(rèn)證網(wǎng)站上，教育部會(huì)到所屬院校采集畢業(yè)生照片?！叭欢?，男生變女生、照片與本人不符的情況時(shí)有發(fā)生。通過調(diào)研后發(fā)現(xiàn)，學(xué)生在填涂機(jī)讀卡時(shí)會(huì)填錯(cuò)或者填得不規(guī)范；學(xué)生照完相，必須知道是哪個(gè)照相師傅照的，必須找出自己照片的排號(hào)，還要填寫相關(guān)信息，如果填錯(cuò)了號(hào)碼，那么在教育部的網(wǎng)站上查到的就是別人的照片。流程環(huán)節(jié)的繁瑣讓信息填寫失誤難以避免，給學(xué)校的教學(xué)管理工作造成了很大困惑，業(yè)務(wù)流程管理需要優(yōu)化?！蔽靼步煌ù髮W(xué)網(wǎng)絡(luò)中心開發(fā)培訓(xùn)部主管、高級(jí)工程師韓博提到。

目前，教育管理信息化整體發(fā)展水平不高，雖然很多管理系統(tǒng)紛紛上馬，但是學(xué)校的低效管理現(xiàn)象仍然十分嚴(yán)重。中國(guó)科技大學(xué)副校長(zhǎng)張淑林認(rèn)為管理信息化不是簡(jiǎn)單地應(yīng)用電腦，而是涉及業(yè)務(wù)流程的根本性變革，它導(dǎo)致信息的共享、組織結(jié)構(gòu)的扁平化，權(quán)力重心的下移。成功的信息化應(yīng)用，對(duì)現(xiàn)實(shí)的業(yè)務(wù)流程有實(shí)質(zhì)的推動(dòng)和幫助。

業(yè)務(wù)流程的重新梳理、規(guī)范和優(yōu)化，以及信息技術(shù)的準(zhǔn)確運(yùn)用，將使各個(gè)部門業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)簡(jiǎn)化，促進(jìn)管理效率的提高，人力成本的節(jié)約。有專家指出，在本質(zhì)上，流程管理與信息技術(shù)的關(guān)系體現(xiàn)為“流程為本、技術(shù)支撐”的思想。一方面，流程管理為IT發(fā)揮作用明確了方向，給出了IT發(fā)揮作用的準(zhǔn)確的作用點(diǎn)。另一方面，IT不僅是實(shí)現(xiàn)這些流程的重要支撐工具，并且具有本質(zhì)驅(qū)動(dòng)力。

為了提高自主服務(wù)的水平，西安交大校園一卡通平臺(tái)增加了校務(wù)管理功能。即在一卡通上開發(fā)了一系列系統(tǒng)，包括畢業(yè)生照片采集輔助刷卡系統(tǒng)、電子離校系統(tǒng)、學(xué)籍注冊(cè)系統(tǒng)、非在編人員管理系統(tǒng)、迎新系統(tǒng)等，將這些系統(tǒng)與數(shù)字校園平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，互享數(shù)據(jù)。

“在畢業(yè)生采集照片時(shí)，學(xué)生不再需要填涂機(jī)讀卡，只要拿著一卡通去繳費(fèi)，然后到照相的地方刷卡，進(jìn)門時(shí)刷一次，確認(rèn)學(xué)生是否交完錢，照相后再刷一次，將照片與一卡通的信息建立關(guān)聯(lián)，之后由學(xué)校將信息傳給教育部?！表n博說。

這種優(yōu)化后的工作模式首次使用于2009年的本科

生畢業(yè)。“我們實(shí)現(xiàn)了無(wú)一例錯(cuò)誤。從2010年開始，本科生、研究生照片采集全用的是這個(gè)系統(tǒng)。”

制定信息標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通

信息標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整合與共享的前提。最近一次全國(guó)范圍內(nèi)的調(diào)研報(bào)告發(fā)現(xiàn)，有58.06%的調(diào)查對(duì)象知道教育信息化標(biāo)準(zhǔn)，25.81%的調(diào)查對(duì)象采用了《教育管理信息數(shù)據(jù)代碼GELTS-30》。可見，盡管信息標(biāo)準(zhǔn)不是新問題，但人們對(duì)其的認(rèn)識(shí)和推廣工作尚有一段路要走。

早期的應(yīng)用系統(tǒng)推動(dòng)了部門內(nèi)部的信息管理，當(dāng)部門級(jí)系統(tǒng)應(yīng)用鋪開之后，跨部門的信息管理需求凸顯出來。此時(shí)，這些系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，增加了信息管理成本。信息化發(fā)展到現(xiàn)階段，管理模式已向服務(wù)轉(zhuǎn)型，部門之間的聯(lián)動(dòng)成為新的管理工作模式。制定一套統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)平臺(tái)，打破數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)互通共享，為信息化建設(shè)的整體集成和資源共享推波助瀾。

上海財(cái)經(jīng)大學(xué)校長(zhǎng)助理劉蘭娟在選擇軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和信息系統(tǒng)供應(yīng)商時(shí)，明確提出遵循學(xué)校的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，要求實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)的整合與集成?！斑@能夠有效地實(shí)現(xiàn)資源共享，避免重復(fù)建設(shè)，提高管理效率?！?/p>

如何建立信息標(biāo)準(zhǔn)？佟秋利建議，在參考上級(jí)管理部門相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，制定本校信息系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，在標(biāo)準(zhǔn)中尤其重視信息系統(tǒng)互聯(lián)互通部分的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)。通過標(biāo)準(zhǔn)的建立，確保公共基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的一致性、準(zhǔn)確性和完整性。

建立信息標(biāo)準(zhǔn)，形成制度后，數(shù)據(jù)互通工作有了保障。相關(guān)人士表示，數(shù)據(jù)互通要做好四件事：第一，梳理好業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)，整體規(guī)劃數(shù)據(jù)資源；第二建立公共數(shù)據(jù)庫(kù)；第三，重視業(yè)務(wù)一體化設(shè)計(jì)；第四，做好信息安全。

數(shù)據(jù)共享推進(jìn)科學(xué)決策

隨著教育規(guī)模的不斷擴(kuò)大和資源投入的加大，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要借助信息技術(shù)手段為“人、財(cái)、物”資源的優(yōu)化合理配置作出科學(xué)的決策。

為學(xué)校決策提供有效信息，不是易事。財(cái)務(wù)處感受最深。鄭琦就遇到過這樣的尷尬事?！坝幸淮?，校領(lǐng)導(dǎo)需要某個(gè)數(shù)據(jù)，我們整個(gè)財(cái)務(wù)處人員都發(fā)動(dòng)了，加班加點(diǎn)花了兩天拿出數(shù)據(jù)，結(jié)果，校領(lǐng)導(dǎo)說這是兩天前的數(shù)據(jù)，現(xiàn)在已經(jīng)沒有用了?！?/p>

他告訴記者，一些先進(jìn)技術(shù)未能及時(shí)使用在財(cái)務(wù)工作中，導(dǎo)致一些功能，比如專業(yè)統(tǒng)計(jì)，難以實(shí)現(xiàn)。雖然花了大量人力，效率仍然低下，難以及時(shí)響應(yīng)決策需求。

劉蘭娟也有同感?！霸诟咝－h(huán)境下建設(shè)決策支持系統(tǒng)，仍然面臨著觀念、資金、技術(shù)、人員等方面的困難和挑戰(zhàn)。而管理者面臨的是‘?dāng)?shù)據(jù)豐富，信息匱乏’的尷尬局面。”

如何化解這一局面？上海財(cái)大做了嘗試，遵循從“信息管理”走向“決策支持”的信息化發(fā)展思路?！笆晃濉背跗陂_始推行學(xué)校與院系的二級(jí)預(yù)算管理制度改革，利用信息技術(shù)對(duì)各部門的支出預(yù)算執(zhí)行狀況全程監(jiān)控，在決算中匯總分析，對(duì)比完成情況，隨時(shí)掌握資金流動(dòng)的真實(shí)情況。

為此，上海財(cái)大建了一套高效決策支持平臺(tái)，利用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等新技術(shù)，將分散在各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)集成起來，進(jìn)行加工、分析，將數(shù)據(jù)和報(bào)表精細(xì)化，及時(shí)為管理者反饋信息，為其制定預(yù)算提供依據(jù)，為決算提供執(zhí)行情況，使其可以更好地協(xié)調(diào)和運(yùn)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)資源。該平臺(tái)在教學(xué)、就業(yè)等方面開始顯身手。

以往，上海財(cái)大重點(diǎn)學(xué)科和專業(yè)總能獲取較多的資金支持，在校級(jí)財(cái)務(wù)支出中占較大的比率，而承擔(dān)基礎(chǔ)課程的專業(yè)相對(duì)“弱勢(shì)”。通過對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況的實(shí)時(shí)監(jiān)控，領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，將資金向部分承擔(dān)基礎(chǔ)課程的院系傾斜，“弱勢(shì)”院系的支出比重逐年上升，全校各學(xué)科的發(fā)展日趨均衡，預(yù)算平均完成率已達(dá)到94.83%。

信息化的過程也是高校管理重塑的過程。伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校管理正走到一個(gè)十字路口，如何重新繪制管理“路線圖”成為焦點(diǎn)。不少學(xué)校以財(cái)務(wù)信息化為契機(jī)，對(duì)高校信息化管理進(jìn)行流程再造。無(wú)論落腳于何種契機(jī)，管理重塑都是無(wú)法回避的歸宿。