廣東科技學院 財經(jīng)系 侯茂松

會計電算化的檔案管理

廣東科技學院 財經(jīng)系 侯茂松

當前我國會計電算化事業(yè)取得了長足的發(fā)展，會計檔案的管理形式也發(fā)生了重大變化，早已從傳統(tǒng)的手工管理過渡到以電子計算機為載體，以網(wǎng)絡為平臺的無紙化管理。因此，加快會計檔案管理的信息化建設，培養(yǎng)專業(yè)的電算化檔案管理人才，建立完善的電算化檔案管理制度已成為當前企業(yè)財務工作的第一要務。本文從當前會計電算化檔案的特點入手，初步探討了會計電算化管理工作的基本要求。

一、會計電算化檔案的特點

會計電算化會計檔案，不僅指存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)、文檔和程序，還包括計算機打印出來的各種書面形式的會計憑證、賬表。與傳統(tǒng)手工會計填制的會計檔案相比，會計電算化會計檔案有以下幾個方面的特點：

1.會計電算化檔案的范圍更廣泛。會計電算化檔案除了傳統(tǒng)意義上的紙質的會計資料外，還包括存儲在計算機硬盤、光盤、軟盤、光盤中的會計數(shù)據(jù)。

2.存儲的安全性要求更高。由于會計電算化檔案只能存儲在硬盤、光盤、磁盤等磁性化的計算機存儲介質上，大量的數(shù)據(jù)集中在小小的一塊存儲介質上，一旦操作失識，硬件、軟件、網(wǎng)絡出現(xiàn)故障，可能導致數(shù)據(jù)丟失，而且介質的損害往往是不可修復的，這就增加了檔案保管的系統(tǒng)風險。同時，由于電子計算機本身所固有的道德網(wǎng)險，如病毒的感染、黑客的攻擊等也給電算化檔案管理人才提出了更高的要求。

二、會計電算化的管理要求

1.注重電算化檔案管理方面的人才培養(yǎng)。會計電算化的實施人才是關鍵。與傳統(tǒng)的會計檔案管理相比，會計電算化系統(tǒng)對檔案管理人員的素質與系統(tǒng)安全操作提出了更高的要求，檔案管理人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法、原理和業(yè)務技能，還必須具備電算化、網(wǎng)絡工程和信息系統(tǒng)知識，具備較高的計算機操作技能。例如，對會計軟件系統(tǒng)的操作與維護，對硬件的升級，網(wǎng)絡安全的保護，會計數(shù)據(jù)的備份與修復等都是電算化檔案管理人員所必須具備的基本技能。因此，單位在實行會計電算化之前一定要及時加強對相關崗位人員的培訓，提高電算化會計檔案保管人員素質，上崗人員必須具備會計電算化初級以上專業(yè)知識，取得財政部門核發(fā)的有關培訓合格證書。

2.配有專用或主要用于會計核算工作的計算機。必要的硬件設備是會計電算化檔案管理的物質基礎。企業(yè)必須配有專用或主要用于會計電算化檔案管理的計算機、USP及其他機房設備，以便檔案管理設備與其他崗位的設備獨立開來，最大限度地保證會計檔案的安全性和獨立性，充分發(fā)揮電算化檔案的無紙化、網(wǎng)絡化的特點，從而有效地提高檔案的信息化管理水平。

3.健全和完善電算化檔案管理制度。要嚴格按照《會計法》和財政部制定的《會計電算化檔案管理辦法》，以法規(guī)制度的形式加以強制，這是做好會計電算化檔案管理的保障。筆者認為，目前企業(yè)可以從以下幾個方面來完善電算化會計檔案管理的各項制度：首先是存檔手續(xù)。主要是各種審批手續(xù)，如打印輸出的賬表，必須有會計主管、電算化主管的簽章才能存檔保管。其次，嚴格遵守安全保證措施。如備份軟件、光盤應貼上標簽，存放在安全、潔凈、防熱、防潮的場所。再次，嚴格遵守檔案的保密規(guī)定，如對任何偽造、非法涂改變更、故意銷毀數(shù)據(jù)文件、賬冊、軟盤等行為都要進行相應的處理。最后，對檔案管理員的職責與權限，檔案分類管理辦法，各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù)等均要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

4.專人負責制。實行會計電算化后的崗位設置也應當注意滿足內(nèi)部牽制制度的要求，如出納和記賬審核不能同時擔任會計電算化檔案檔案管理工作。對于中小企業(yè)，為了提高工作效率，節(jié)約人力，在彼此不發(fā)生崗位權限沖突的前提下，可以由其他職位兼任。

5.嚴格執(zhí)行安全保密措施。各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設備、光盤等，未經(jīng)單位領導同意，不得外借和拿出單位。經(jīng)領導同意借閱的資料也應履行相關手續(xù)，但原件原則上不得外借。對存檔的會計資料要檢查記賬憑證上錄入人員的簽名或蓋章、稽核人員的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應當由出納人員簽名和蓋章。要及時做好檔案備份工作，對存有會計信息的磁性介質及其他質，在未打印書面形式之前，應妥善保管并留有副本，準備雙份，存放在兩個不同的存儲介質中，最好是兩個不同的建筑物內(nèi)，并且要做好防磁、防火、防塵和防潮工作。對于采用存儲介質的檔案，要定期進行檢查復制，防止由于存儲介質的損壞而使會計檔案丟失。對會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。同時還要適當加強網(wǎng)絡安全管理。如安裝殺毒軟件并且定時升級，定時查殺病毒；構建嚴密的防火墻體系，加強對黑客的防護；采取嚴格的訪問制，通過用戶身份的識別和驗證，防止非法用戶進入系統(tǒng)，通過授權和檢驗，控制用戶對特定網(wǎng)絡資源訪問的深度和廣度，從而保證會計檔案的儲存安全。

三、結論

總之，會計電算化檔案管理是整個會計電算化系統(tǒng)的重要一環(huán)，企業(yè)要從確保會計信息安全和嚴守商業(yè)秘密的戰(zhàn)略高度，嚴格遵守會計法規(guī)和電算化管理規(guī)范，結合本企業(yè)自身電算化的運行狀況，從電算化檔案的人才培養(yǎng)、制度建設、崗位職責等方面入手，不斷提高會計電算化的管理水平，為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境。

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