曹 昕

(黑龍江省交通科學研究所)

利用科技檔案產(chǎn)生社會效益的思考

曹 昕

(黑龍江省交通科學研究所)

科技檔案管理工作效益是科技檔案管理工作和科技檔案管理學存在和發(fā)展的動力，研究提高效益的途徑，必然會大大促進作為檔案管理事業(yè)的重要組成部分和科技檔案事業(yè)，及其對社會經(jīng)濟發(fā)展的重大作用。

檔案;利用;效益

1 檔案的利用

《檔案法》中明確指出檔案的利用，系指對檔案的閱覽、復制和摘錄。所謂檔案利用，是指為研究或解決問題而使用檔案。一切國家機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民，針對某一具體問題而使用檔案館(室)保存的檔案，即是檔案的利用。檔案的利用服務工作是檔案工作為社會服務的手段，在檔案工作中占有突出地位。

2 檔案的利用效益

所謂檔案利用效益，是指檔案被利用后去掉檔案管理、利用成本的那部分收益。說到檔案利用效益，不得不提到檔案利用效果，檔案利用效果是指檔案被利用后(相對不利用)對單位或社會物質文明和精神文明產(chǎn)生的推動作用。也就是說，檔案利用效益=檔案利用效果-檔案管理、利用成本。由此可見，檔案利用效益亦有正效益和負效益之分。當檔案管理、利用成本大于檔案利用效果時，檔案利用效益為負值，即為負效益，如果從經(jīng)營角度上講就是虧損。所以在檔案利用工作中，力求檔案利用產(chǎn)生較大效果，并力求降低檔案利用成本。只有這樣，才能產(chǎn)生檔案利用正效益或較高的利用效益。

3 檔案利用的分類

檔案的利用效益總的可以分為兩種:經(jīng)濟效益和社會效益?？萍紮n案的經(jīng)濟效益，其特點之一表現(xiàn)為顯性，即效果明顯;其二是這種效益可以用經(jīng)濟數(shù)字表示?？萍紮n案的經(jīng)濟效益是顯而易見的，既可以從科技檔案利用的具體事例去看，又可以從宏觀上去看。在社會活動中，人們往往注重科技檔案利用對經(jīng)濟效益的作用，而社會效益因其具有隱形和增值特點，獲利者是社會成員和社會組織，不容易用經(jīng)濟數(shù)字表示而經(jīng)常被忽視其對社會效益的重要性?？萍紮n案利用的社會效益主要是檔案用于社會文化、教育、歷史研究等社會活動、社會科學領域形成的。

所謂科技檔案的社會效益，是指科技檔案通過市場來滿足社會需求推動科技進步與社會發(fā)展。檔案工作的社會公益性決定了它所謀求與產(chǎn)生的首先是社會效益。科技檔案信息的擴散性、共享性對整個人類社會產(chǎn)生的有益結果?？萍紮n案本來是單位所有的，但由于它存在的技術存儲和交流功能以及歷史依據(jù)和憑證功能等，可以被社會廣泛利用，而為整個社會創(chuàng)造效益。例如核爆炸的測試、研究成果，核爆炸的煙云、火球照片以及試驗景象等，在一定時間內都是保密的，但它儲存與科技檔案中，過了一段時間就可以論文、學術報告等形式公開發(fā)表。這方面的成果、記錄價值珍貴，甚至可以看作無價之寶。因為核試驗禁試條約已經(jīng)簽訂，核試驗尤其是空中核試驗可能在地球上再也不會出現(xiàn)，人們要看到空中核爆炸景象以及有關試驗的研究成果、記錄，就必須依靠核試驗檔案來實現(xiàn)。又如，人造衛(wèi)星的發(fā)射，尤其是首次發(fā)射的景觀，也要靠衛(wèi)星發(fā)射檔案才能再現(xiàn)。在科學研究和歷史研究中，天文、水文、氣象、地震檔案，更是無價之寶。一項重大工程的建設，如果說，地質材料可以用經(jīng)濟手段再次取得的話，而幾十年、上百年前的氣象、水文、地震數(shù)據(jù)，卻是花多少錢也不能再現(xiàn)的，它必須依靠有關科技檔案。例如，在我國進行大規(guī)模水利建設中，曾利用清代有關水文資料，查得黃河、長江歷史上的最大洪水量和最小存水量，成為設計黃河三門峽水庫和長江三峽水利樞紐工程的重要依據(jù)。清代的晴雨錄和雨雪糧價單等檔案材料，反映了近200多年的氣候變化規(guī)律和水旱災害情況，為制定我國農(nóng)業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供了有益的參考。又如，第一歷史檔案保存的清代中外邊界檔案文件和地圖，在劃分中印、中緬、中俄、中越等邊界中起了重要作用。近期各大媒體刊登的關于南沙群島、釣魚島等邊界主權問題，正是因為有了歷史檔案，我們才可以義正言辭的主張我們的主權和領土完整。在檔案創(chuàng)造社會效益上，更能說明問題的是文書檔案的利用。日本侵華制造震驚中外的30萬人被害的南京大屠殺，日本右翼分子妄圖抹殺這一歷史事實，但是在有關檔案的真憑實據(jù)面前，他們最終只能低頭認罪。釣魚島問題、南沙群島問題，都必須依據(jù)檔案才能說明這些島嶼自古以來就是中國的領土。檔案，包括科技檔案的歷史作用是不可忽視的。現(xiàn)在地球上的物質財富越積累越多，不管什么樣的物質財富人們都可以憑腦力和雙手創(chuàng)造，唯有能夠延續(xù)人力記憶的真實的歷史記錄，無論花多少錢都是得不到的。可以說，人類的物質文明越發(fā)展，技術水平越高，物質財富越多，就越加重視自己的歷史。因而，就越加珍惜每一份歷史檔案，甚至是只字片紙。

科技檔案的社會效益，包括兩個方面:一是技術信息的交流、共享，為社會科技發(fā)展服務的效益;二是歷史素材、憑證的交流、共享所產(chǎn)生的效益?？萍紮n案之所以能夠為社會創(chuàng)造效益，最根本的是因為它具有的信息本質。信息可以交流、擴散，可以共享。報刊、書籍和其他傳媒一旦刊載、播放了檔案中任何珍貴的信息，它就可以無償?shù)臑槿祟愃蚕恚蔀檎麄€人類共同的科學文化財富。正如2008年，我國成功舉辦了舉世矚目的第二十九屆奧運會一樣，這一具有歷史性意義的盛會將被載人史冊。賽事項目、參賽國家、體育場館、運動設施，以及本次奧運會獨特的點燃火炬方式等，所有的文字、圖片、影響的資料都將制作成檔案，成為我們給后人留下的最寶貴的財富。

科技檔案的利用效益從總體上說，主要在科學技術、經(jīng)濟領域體現(xiàn)，這是它與普通檔案利用效益的重大區(qū)別，但是最終也體現(xiàn)在社會的進步與發(fā)展中。

科技檔案的社會效益，由于他的增值性、共享性，只能用“很大”、“較大”、“一定的”等詞語作定性表示，很難用具體的數(shù)字表示，但它的意義是深遠的。檔案從產(chǎn)生之初開始，其社會效益就一直不被看重。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，與之相適應的新的檔案觀也在逐步形成，其中之一便是注重檔案的經(jīng)濟效益。檔案作為一種智力資源，可以產(chǎn)生經(jīng)濟和社會兩種效益。社會效益也可以轉化為經(jīng)濟效益。片面強調其中的一種或者機械地將二者對立起來，都是不明智的。我們應以努力的、積極的效益觀念去適應新形勢，使社會效益與經(jīng)濟效益能“并駕齊驅”，使檔案更好地為社會服務，使檔案事業(yè)不僅能適時生存，而且要興旺發(fā)展。當前的市場經(jīng)濟條件下，有的檔案管理機構或人員片面地追求經(jīng)濟效益，而忽視了檔案工作最根本的宗旨——創(chuàng)造社會效益，這是一種偏見。只有充分利用檔案管理的潛在價值，才能為事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟效益。

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1008-3383(2012)01-0124-01

2011-10-27