王麗華

(哈爾濱市群力投資有限公司)

關(guān)于企業(yè)檔案管理工作中的幾點(diǎn)認(rèn)識

王麗華

(哈爾濱市群力投資有限公司)

結(jié)合企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際情況，從企業(yè)檔案管理工作存在的問題入手，著重分析加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的若干措施，對企業(yè)檔案管理工作有著一定的參考借鑒價(jià)值。

企業(yè);檔案管理;問題;措施

1 企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案沒有正確劃分信息的范圍

在企業(yè)檔案管理工作中，出現(xiàn)很多范圍模糊的檔案管理情況。部分檔案按照企業(yè)工作內(nèi)容來進(jìn)行劃分，部分按照時(shí)間段來進(jìn)行劃分，或者按照作者來劃分，由于劃分的要求不同，導(dǎo)致一些檔案出現(xiàn)了重復(fù)錄入的情況。企業(yè)檔案存放的時(shí)間越久，檔案的劃分范圍就越混亂，在需要的時(shí)候，無法及時(shí)調(diào)出相關(guān)檔案，嚴(yán)重影響企業(yè)工作的進(jìn)展。

1.2 部分檔案缺失序號、目錄或頁碼

由于長時(shí)間不規(guī)范的管理，企業(yè)檔案中出現(xiàn)了很多檔案序號缺失的情況。部分檔案由于年代久遠(yuǎn)，檔案序號已經(jīng)模糊，無法辨識，甚至序號發(fā)生丟失現(xiàn)象。管理人員沒有及時(shí)對殘缺的檔案進(jìn)行整理和恢復(fù)，導(dǎo)致現(xiàn)象愈來愈嚴(yán)重。一些案卷沒有卷內(nèi)目錄，引發(fā)無法檢索現(xiàn)象;一些案卷沒有標(biāo)全或未標(biāo)記頁碼，在使用中丟失部分頁碼也很難發(fā)現(xiàn)，這嚴(yán)重影響和制約企業(yè)檔案管理水平的提高。

1.3 檔案的存放、標(biāo)題、裝訂方式不規(guī)范

存放現(xiàn)象混亂是目前企業(yè)檔案管理工作中非常普遍的一個(gè)問題，檔案存放的劃分方式有以下幾種：時(shí)間、職能部門、管轄權(quán)限、文種等。但是管理人員在存放檔案的時(shí)候，沒有將其放置在正確的范圍之內(nèi)，多次隨意放置導(dǎo)致了嚴(yán)重的混亂現(xiàn)象;管理人員在撰寫案卷標(biāo)題時(shí)候的隨意性較大，沒有按照規(guī)范的方式進(jìn)行撰寫，撰寫出來的標(biāo)題沒有貼合主體內(nèi)容，或者標(biāo)題缺失基本要素;采用的裝訂方式不適用，部分頁碼出現(xiàn)脫落、丟失。

2 提高企業(yè)檔案管理水平的措施

2.1 樹立檔案規(guī)范化管理的正確理念

正確的管理理念在實(shí)際工作中起著引導(dǎo)的作用，能夠有效推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作走上可持續(xù)化的發(fā)展道路，提高企業(yè)檔案管理的整體水平。管理理念是企業(yè)檔案管理工作的核心，其理念正確與否將直接決定檔案管理工作的水平及質(zhì)量高低。企業(yè)檔案主要管理者應(yīng)該設(shè)置適當(dāng)?shù)墓芾韻徫唬_劃分各個(gè)崗位的工作內(nèi)容及范圍，實(shí)施崗位責(zé)任制，讓每一個(gè)檔案管理者在實(shí)際工作中都能做到有法可循，讓企業(yè)檔案管理工作逐漸呈現(xiàn)井井有條的局面。在檔案管理工作中，主要管理者應(yīng)該廣泛采納意見，制定各項(xiàng)最佳的規(guī)章制度，以規(guī)范實(shí)際的管理工作。

2.2 加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)管理

檔案管理對企業(yè)各項(xiàng)工作有著非常重要的作用，科學(xué)的檔案管理可以促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作的順利進(jìn)展，為企業(yè)提供一定的參考借鑒價(jià)值，但由于各種原因，企業(yè)對檔案管理工作的重視不夠，企業(yè)檔案庫房通常比較簡陋，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失或者檔案損壞的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)展。對此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)管理，改善檔案的庫房環(huán)境。在檔案日常管理工作中，應(yīng)注意檔案庫房內(nèi)的衛(wèi)生，保持檔案庫房的整潔干凈，同時(shí)注意防蟲、防潮以及防火等事項(xiàng)，當(dāng)出現(xiàn)地震或者洪水等災(zāi)害時(shí)，應(yīng)將檔案資料送往安全的地帶，確保檔案資料不受損壞。在檔案基礎(chǔ)管理工作中，還應(yīng)加強(qiáng)檔案的儲存工作，確保檔案儲存的安全，避免出現(xiàn)破壞或者盜竊事件。

2.3 提高檔案管理工作者的素質(zhì)及能力

檔案工作人員的管理意識對整體管理工作水平及質(zhì)量產(chǎn)生著非常深遠(yuǎn)的影響，因此在實(shí)際操作中，要求工作人員具備較高的能力及素質(zhì)，以飽滿的熱情投入到工作中。如果管理人員沒有具備強(qiáng)烈的檔案意識，在實(shí)際工作中很難全面掌握檔案資料，或者不能正確進(jìn)行管理工作。管理人員所掌握的檔案法制知識、留存檔案手段都是非常關(guān)鍵的，只有具備這些必要的管理知識及手段，才能在順利開展檔案管理工作。

2.4 制定適用有效的獎(jiǎng)懲制度

組建并持續(xù)完善相關(guān)的檔案管理獎(jiǎng)懲制度，并確保能夠切實(shí)貫徹落實(shí)這些制度，從源頭抑制一切影響正常檔案管理工作的因素，保障檔案的全面性及完整性。依據(jù)制度中的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，定期檢查管理人員的工作績效，并將其日常工作詳細(xì)記錄起來。在檔案管理人員的考核中，要嚴(yán)格按照獎(jiǎng)懲制度來要求其工作內(nèi)容及范圍。契合管理職員工作性質(zhì)的獎(jiǎng)懲措施才能起到根本的作用，把工作核查制度擺到與其他管理工作同等的位置，這樣才能引起管理職員的重視，在保存收集相關(guān)美術(shù)檔案材料的時(shí)候，才能做到仔細(xì)認(rèn)真。

2.5 提升工作人員使用計(jì)算機(jī)的能力

近幾年來，隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展，企業(yè)一些落后陳舊的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足新時(shí)期的工作要求，原有的檔案管理方式既不能契合現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展步伐，也無法適應(yīng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的根本要求。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理模式具備迅速處理分析雜亂龐大信息和數(shù)據(jù)的能力，是一種先進(jìn)的現(xiàn)代管理手段。但是如果想要正確應(yīng)用計(jì)算機(jī)來處理分析數(shù)據(jù)，其使用人員應(yīng)該具備充足的電腦知識及能力，確保錄入計(jì)算機(jī)中的每一項(xiàng)原始信息及數(shù)據(jù)都能具備高度的準(zhǔn)確性。檔案管理現(xiàn)代化的前提條件是具備高素質(zhì)的管理人員，才能做好信息和數(shù)據(jù)的收集、整理、輸入等一系列工作。所以企業(yè)應(yīng)該鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與各種計(jì)算機(jī)培訓(xùn)班，掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)。

2.6 強(qiáng)化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

信息科技化逐漸涵蓋人們的日常生活，網(wǎng)絡(luò)信息已經(jīng)成為人們工作生活中的好幫手。網(wǎng)絡(luò)信息的覆蓋范圍非常廣，傳播速度超越了空間和時(shí)間的限制，使信息的時(shí)效性得到了充分的利用。在全球信息化的浪潮的促進(jìn)作用下，信息資源共享也面臨著更為嚴(yán)峻的考驗(yàn)，企業(yè)應(yīng)該持續(xù)強(qiáng)化檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，結(jié)合先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)手段及時(shí)收集、整理相關(guān)的檔案。企業(yè)檔案信息能夠讓利用者在較短的時(shí)間里快速查閱、檢索、下載資料，并能快速整合分散的檔案信息，滿足廣大員工的潛在需求，達(dá)到充分共享檔案資源的目的。如果企業(yè)不具備全面的檔案網(wǎng)絡(luò)管理，將會與信息時(shí)代的發(fā)展速度脫節(jié)，無法實(shí)現(xiàn)先進(jìn)文化體系的要求，檔案的信息資源也無法有效貫通。

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