劉鳳武，索曉丹

（赤峰學院，內蒙古 赤峰 024000）

淺析檔案信息服務的作用

劉鳳武，索曉丹

（赤峰學院，內蒙古 赤峰 024000）

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教活動直接形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是知識的一種載體，是知識的一種存在形式；是信息的一種載體.是信息貯存的一種手段.開辟新的服務領域與手段，加強檔案信息服務工作是現(xiàn)代檔案管理的重要課題.

檔案；文獻資源；開發(fā)；利用；信息服務

國民經濟的快速發(fā)展，賦予檔案事業(yè)新的使命．即在信息服務中求得發(fā)展.檔案館(室)在改革開放中日益活躍的參與能力，越來越體現(xiàn)在不斷地向社會傳遞各種信息的職能.日益受到社會的重視.近些年來，我國各級檔案館(室)以開發(fā)檔案文獻資源，為社會主義經濟建設服務為宗旨，根據我國經濟高速發(fā)展帶來的大量信息需求，從加強信息服務職能入手，積極為經濟建設主戰(zhàn)場提供信息服務，得到了社會的極大關注和充分肯定，取得了較好的社會效益.在新形勢下，如何發(fā)展檔案的信息服務作用，這是檔案界日益關注和值得探討的問題.

1 信息服務的任務與作用

1.1 為經濟建設服務是時代的要求

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教活動直接形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是知識的一種載體，是知識的一種存在形式；是信息的一種載體，是信息貯存的一種手段.近年來，隨著我國社會主義現(xiàn)代化的進程，人們越來越認識到檔案信息工作對于經濟建設、科技進步、科學決策以及各項事業(yè)的發(fā)展都具有重要的作用.江澤民同志曾經說過：“四個現(xiàn)代化哪一化都離不開信息現(xiàn)代化”.鄧小平同志關手“開發(fā)信息資源服務四化建設”的指示，為檔案文獻信息工作指明了方向.國民經濟建設需要各種檔案文獻信息，為國民經濟建設服務是檔案館(室)義不容辭的責任，是檔案文獻信息服務的主要方向之一.檔案館(室)為經濟建設提供檔案文獻信息服務，是時代的迫切需要，大有可為.目前檔案館(室)“重藏輕用”的觀念還沒有完全消除，一些檔案館(室)的服務方式、管理方式仍然受這一觀念的影響和束縛，沒有從如何方便利用者，提高檔案利用率，如何開發(fā)檔案文獻的信息資源考慮.相當多的檔案館 (室)仍然是被動的封閉的“藏案樓”.這一狀況與現(xiàn)代化建設需要相距甚遠，必須盡快扭轉.檔案館(室)要大力推廣開放式服務，把方便利用者，提高檔案利用率，開發(fā)檔案文獻信息資源放在首位，使為利用者服務工作和開發(fā)檔案文獻信息工作真正成為檔案館(室)工作的中心和重點.不斷拓寬服務領域，深化服務內容，發(fā)展檔案信息業(yè)務，正是曼案信息服務于經濟建設的實際體現(xiàn).

1.2 為市場經濟發(fā)展服務是客觀要求

我國建立社會主義市場經濟體制，勢必將企業(yè)徹底推向市場，使企業(yè)置身于激烈的市場競爭機制之中.企業(yè)面臨的將是人才競爭、信譽競爭、商品競爭、流通競爭、服務競爭、經營競爭和信息競爭.企業(yè)無論是人才的挖掘，還是新產品的開發(fā)和新技術的引進，哪一方面的競爭都迫切地需要得到及時準確的信息資料，企業(yè)越發(fā)展，信息的需求量會越大，這就為檔案館(室)開展信息服務創(chuàng)造了一個極好的機會.從我國市場經濟發(fā)展的趨勢來看：(1)市場經濟科技化，即發(fā)展以科技為支柱的社會主義市場經濟.(2)市場經濟協(xié)作七．即隨著市場經濟的發(fā)展，各種新的、更高層次的協(xié)作和聯(lián)合將會得到進一步發(fā)展，企業(yè)集團、跨國公司將成為經濟活動的組織者之一.(3)市場經濟國際化，即隨著我國社會主義市場經濟的發(fā)展，我國經濟將進一步向國外拓展，走向世界，參加國際分工，到國際市場上競爭.這種高科技、開放式、網絡型的市場體系強烈地需要商情、金融等方面的信息，以促進市場經濟的發(fā)展.同時市場經濟需要政府轉變職能，主要是加強宏觀調控，搞好統(tǒng)籌計劃，掌握政策，組織協(xié)調，提供服務和檢查監(jiān)督，這些都在客觀上要求檔案信息服務為其提供真實、可靠、新穎的信息資料，為政府部門做出宏觀決策提供理論依據.

1.3 抓住機遇，強化服務，是檔案事業(yè)自身發(fā)展的要求

社會主義市場經濟的發(fā)展，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了機遇也提出了挑戰(zhàn)，機遇是各行各業(yè)按照市場經濟發(fā)展的需要，改革運行機制，需要大量各種各樣的信息，為檔案館(室)發(fā)展信息服務創(chuàng)造良好的市場條件.但目前檔案館(室)面臨著許多困難，如經費嚴重短缺，全國絕大多數檔案館(室)都是“貧困戶”，經費不足嚴重地影響了館藏建設.又如社會對檔案的信息作用認識逐漸加深，對信息的需求日益強烈，高科技、高質量的信息服務系統(tǒng)——信息高速公路的應用與普及等是今后幾年我國信息產業(yè)發(fā)展趨勢.而目前檔案館(室)本身服務能力、服務水平都不高.目前檔案館(室)面臨的種種困境，迫使我們必須考慮新的生存和發(fā)展道路.檔案事業(yè)的發(fā)展和繁榮是建立在社會的需求和對信息需求的滿足基礎上的，所以檔案館(室)要努力加強基礎建設(包括館藏建設、館舍、設備、人員等)，同時要以信息服務為宗旨，帶動其他各項工作.只有多樣的、及時的、方便有效的信息服務，才能充分滿足社會的需求，并激發(fā)、引導社會的信息需求，以此擴大檔案館(室)的影響，提高其地位，從而在檔案館(室)內形成強大的動力機制，增強檔案館(室)的活力，推動檔案事業(yè)向前發(fā)展.

2 廣辟服務領域開展多元化信息服務

隨著社會的迅速發(fā)展，檔案館(室)一些被動的服務方式已不太適應廣大利用者對信息知識的渴求，這就要求檔案館(室)改變以往的服務方式，積極開辟新的服務領域.

2.1 編輯報道情報信息

檔案館(室)擁有豐富的科技檔案資源，利用分類與文摘技術從不同學科、專題，薈萃報道各種信息，這些新信息對于領導的決策，科學技術的推廣，社會經濟的發(fā)展和知識的普及都會發(fā)揮重要作用.

檔案館(室)還要掌握社會經濟發(fā)展動態(tài)，市場行情及用戶需求挖掘館藏，進行專題報道，報道內容應圈繞當前經濟工作的熱點問題，利用信息過濾技術進行檔案信息的搜集篩選，分析編成信息通報、綜述、述評等.還要根據市場需要為企業(yè)的產品開發(fā)、技術攻關服務編印各種科技專題、目錄、信息卡、信息小報等，定期為企業(yè)提供服務.

2.2 廣泛開展信息咨詢服務

我國檔案館 (室)參考咨詢工作有著悠久的歷史，進入21世紀以來，檔案館(室)的參考咨詢服務有了很大的發(fā)展，已從一般的參考咨詢逐步轉向信息咨詢.檔案館(室)必須加強檔案信息的傳遞作用，為社會提供信息咨詢服務，因此檔案館(室)的咨詢機構可以憑借齊備的檢索工具、豐富的檔案信息資料以及雄厚的人才優(yōu)勢，依靠長期積累的實踐經驗和先進的信息處理技術，積極為我國政治、經濟、法律、科技和社會生活的各個領域提供各種類型的信息咨詢服務.

2.3 積極舉辦信息交流活動

根據新時期的用戶需求和檔案館(室)的實際，在實踐中努力探索，創(chuàng)造新的服務方式，組織參與信息交流活動.近些年來，一些檔案館(室)，利用本館(室)的服務設施，定期召開信息發(fā)布會，舉辦科技成果交流會，各種實用技術培訓班．開展咨詢、科技信息發(fā)布、現(xiàn)場咨詢答疑等服務活動，擴大檔案館(室)信息活動，取得了較好的社會效益，這些活動值得倡導.

3 如何加強檔案信息服務工作

3.1 提高人們的信息意識

所謂信息意識，就是人們意識到信息對生產、生活的重要作用，認識到迅速取得信息的必要性.現(xiàn)在從用戶方面看，我國有13億人口，90%以上的人尚缺乏自覺的信息意識.許多科技工作者缺乏利用檔案獲取文獻信息的動機和能力；多數利用者只把檔案館(室)視為閱覽室，這種狀況制約了檔案館(室)信息職能的發(fā)揮.

作為信息服務過程第一階段的信息需求，是人們對信息需要的明確化、具體化.信息需要來自社會生活中的許多人，這些人不一定都能意識到自己的需求.我們經?？吹竭@樣的情況：有些利用者對檔案管理信息機構提出自己的某種信息需要，但又一時無法表達清楚.這一方面可能是由于不熟悉周圍信息環(huán)境，或者自己的知識水平較低造成的；另一方面可能由于信息意識淡薄.這就需要檔案信息機構利用自然語言理解技術，引導和方便用戶使用復雜龐大的網絡資源與服務，當利用者一但認識到自己的信息需要，其信息要求程度就會自覺提高.

我們要利用一切機會和現(xiàn)代化的工具 (如廣播、電視、報刊等)，大力宣傳信息在社會生產、生活中的地位和作用，逐步培養(yǎng)人們的信息觀念，提高人們獲取新需信息的能力.對于不同類型、不同層次的人員，檔案館(室)可定期舉辦的專題講座、報告會及文獻檢索技能提高班等’，逐步增強他們的檢索技能，強化信息意識.

3.2 加強人才培養(yǎng)，提高人員素質

發(fā)展檔案信息服務，開拓信息市場，需要一支高質量的專業(yè)情報人員和精干的信息經營人員組成的信息服務隊伍.現(xiàn)在檔案信息工作力量薄弱，主要表現(xiàn)在檔案管理人員結構不合理，工作人員自身知識結構不完善，信息意識不高，掌握先進信息技術能力差等方面，這直接影響了信息服務的深度、廣度和速度.因此要在檔案界廣泛普及新的科學知識，加強信息教育，加強對信息輸入技術、模糊檢索技術、分類與文摘技術、信息過濾技術等新的信息技術的理解與掌握，提高檔案工作人員的綜合素質，要大力培養(yǎng)既懂檔案業(yè)務，又能掌握運用信息技術的新型人才，為檔案館(室)參與和服務于社會經濟活動打下堅實的基礎.

3.3 建立健全專門的信息機構和嚴格的保密制度

檔案館(室)開發(fā)檔案文獻信息資源為發(fā)展經濟服務，只靠其自身的力量是不夠的，必須成立聯(lián)合機構，組織信息協(xié)作網.其形式可以有兩種：一種是檔案館(室)之間的橫向聯(lián)合，即館(室)之間合作；另一種是檔案館(室)與政府辦的信息機構及對口主管部門主辦的學會、協(xié)會、研究會、咨詢機構之間的縱向合作.做到有組織、有計劃地開發(fā)信息資源，有的放矢地向廣大用戶傳遞信息.在開發(fā)利用檔案信息資源的同時要依據《中華人民共和國檔案法、保密法》所規(guī)定的保密原則，建立切實可行的保密制度.在檔案文獻提供利用的同時要正確處理利用與保密關系,國家保存的檔案目的是為了提供使用，假若長期把檔案“禁固”起來不準使用，就失去了保存檔案的意義.應指出的是．檔案中有一部分是黨和國家的機密，提供利用時要注意保守機密，這是關系到黨和國家安危的大事，所以既要積極提供檔案信息為社會主義經濟建設服務，又要堅持保密原則.只有把保密和利用關系處理好，才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，為社會提供快、精、準的信息服務.

3.4 充分利用現(xiàn)代化服務手段

信息服務手段現(xiàn)代化是現(xiàn)代科學發(fā)展，特別是新技術革命發(fā)展的必然.新技術正開拓著新的信息服務工作的時間和空間，改造著舊意識和舊環(huán)境.信息高速公路的出現(xiàn)在改變著計算機“計算”的面貌，進入信息高公路的一個用戶面對的是一個巨型的信息資源——服務系統(tǒng)..隨著信息高速公路在我國的應用與普及，將徹底改變檔案事業(yè)的落后面貌.我們必須促進這一進程，進行有目的、有組織、有計劃、有重點地逐步實現(xiàn)檔案信息手段現(xiàn)代化，這是檔案館(室)改革和發(fā)展信息服務的當務之急.

當前檔案館(室)傳統(tǒng)的工作方式已經遠遠適應不了社會進步和經濟發(fā)展的速度，檔案館(室)要積極組織資金和技術力量，利用現(xiàn)代化技術，更好地為情報信息用戶服務.如充分利用錄音、錄像、錄像制品在傳遞情報信息方面的重要作用.同時，計算機、光盤、信息高速公路等為改變檔案館(室)文獻開發(fā)工作，提供了重要技術條件.建立現(xiàn)代化檢索服務系統(tǒng)，可以加快情報信息的流通，隨著現(xiàn)代化技術的發(fā)展，檔案館(室)應注重加快新技術的應用，為用戶提供高層次的情報信息服務.

總之，檔案館(室)信息服務方興未艾，為“科技興國”開展服務大有可為.面對改革大潮的沖擊，檔案館(室)應走出封閉的大門，積極地投身到為經濟建設服務的主戰(zhàn)場上來，通過主動服務，開辟服務領域，不斷深化信息服務.

〔1〕包金春，黃玉竹.檔案人員上崗必讀[M]．北京出版社，1992.

〔2〕國家檔案局.檔案管理學概要[S]．中國人民大學出版社，1987.

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