陳 莉

（河南師范大學(xué) 檔案館，河南 新鄉(xiāng) 453007）

論高校人事檔案管理如何實(shí)現(xiàn)多媒體網(wǎng)絡(luò)化

陳 莉

（河南師范大學(xué) 檔案館，河南 新鄉(xiāng) 453007）

近幾年來，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用以及我國(guó)高校的教育教學(xué)和人事制度改革的不斷深入，我國(guó)高校人事信息檔案管理也隨之進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列.由于高校人事檔案管理工作是高等院校組織工作的重要組成部分，對(duì)于促進(jìn)高校教育和管理發(fā)揮著極為重要的作用，為了建設(shè)更加科學(xué)、規(guī)范的高校檔案管理制度，進(jìn)一步充分發(fā)揮檔案工作在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息社會(huì)中的重要作用,更好地為各項(xiàng)工作服務(wù).從現(xiàn)在起，我們必須加強(qiáng)高校檔案管理的信息化建設(shè)，積極地將先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)結(jié)合起來,更好地促進(jìn)我國(guó)高校人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理.本文主要敘述了傳統(tǒng)的高校人事檔案管理過程中存在的不足，并進(jìn)一步闡述進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理的必要性，重點(diǎn)論述了實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化管理的途徑與方法.

高校；人事檔案；網(wǎng)絡(luò)化；途徑與方法

目前，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，眾多人才的頻繁流動(dòng)以及網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的普遍應(yīng)用，現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)管理方式為許多高校的人事檔案信息管理提供了必要條件，對(duì)高校教學(xué)建設(shè)與發(fā)展提供了重要保障.傳統(tǒng)的、舊的管理模式和方法已不能適應(yīng)目前形勢(shì)下的新的管理要求，因此，高校人事檔案管理工作就遇到了新的挑戰(zhàn).為了解決這一問題，提高我國(guó)高校人才的利用率，應(yīng)充分了解人事制度改革的需要，根據(jù)有關(guān)部門的相關(guān)規(guī)定，及時(shí)有效地實(shí)現(xiàn)高校人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，改善管理?xiàng)l件，加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)，提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量.用現(xiàn)代化的管理方式代替以前落后的管理模式，使我國(guó)高校人事管理制度更加規(guī)范化、科學(xué)化，為進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)高校教育的蓬勃發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)保證.

1 傳統(tǒng)的高校人事檔案管理過程中存在的弊端

1.1 機(jī)械化的手工管理

眾所周知，目前,在我們的日常人事檔案管理工作中，存在著大量的人事信息，這些信息絕大部分都是用手工管理的.檔案管理人員常年忙于一些機(jī)械的、大量的、簡(jiǎn)單的、重復(fù)性的活動(dòng)，如材料的登記、入袋、整理、拆線、分裝、密封等，這樣一來，根本沒有足夠的時(shí)間和精力使得檔案管理人員考慮開發(fā)檔案的內(nèi)在信息.同時(shí)，檔案的移交過程非常復(fù)雜，一份檔案從進(jìn)入學(xué)校開始,一般經(jīng)過好幾道程序才能到達(dá)它最終的目的地——人事檔案室,檔案在這個(gè)傳遞過程中,免不了會(huì)受到各種外界因素的干擾,對(duì)人事檔案的有效管理與利用很不利.而現(xiàn)在大多數(shù)高校的人事檔案管理也主要是以這種陳舊落后的手工方式進(jìn)行,因此,就不可避免地造成不同管理部門之間的信息分離,使信息內(nèi)容不規(guī)范、流程不科學(xué),不利于優(yōu)秀人才的發(fā)掘和培養(yǎng)，降低了人力資源管理的效率，不適應(yīng)當(dāng)今信息化時(shí)代的要求.

1.2 人才觀念意識(shí)淡薄

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的改革，人才流動(dòng)更趨于普遍，流動(dòng)方式也更加靈活.但是就目前來看，還有部分高校畢業(yè)生就業(yè)時(shí)，由于種種原因，檔案并沒有隨人走，學(xué)歷檔案和工作檔案是分散保存的，導(dǎo)致檔案殘缺不全.高校作為一個(gè)國(guó)家的人才聚集地，人力資源相當(dāng)豐富，而當(dāng)前人力資源的開發(fā)已成為衡量一個(gè)國(guó)家科技進(jìn)步和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要因素，我們必須通過人事檔案，充分意識(shí)到高校中這些高學(xué)歷、高水平人才的檔案所具有的不可估量的價(jià)值，要有強(qiáng)烈的信息意識(shí)和勇于創(chuàng)新的精神，充分發(fā)揮高校人才的優(yōu)越作用，提高其利用率，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展貢獻(xiàn)微薄的力量.

1.3 管理隊(duì)伍力量薄弱

目前，高校的人事檔案大都以紙質(zhì)檔案為主，工作量很大，一般都是由學(xué)校綜合檔案室的專門負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理，而某些學(xué)校為了節(jié)約資金，每個(gè)檔案室只有很少的幾個(gè)管理人員，面對(duì)如此大的工作量，他們只是為了應(yīng)付各種檔案材料的收集、整理、裝訂，根本沒有時(shí)間和精力進(jìn)行檔案材料的深度研究，這樣往往導(dǎo)致新得到的人事檔案材料殘缺不全,達(dá)不到收集標(biāo)準(zhǔn),并且不能及時(shí)完善已存檔案的信息，由于人手不夠，對(duì)于一些最新的應(yīng)該收集的人事檔案材料也不能進(jìn)行及時(shí)歸檔.另外，對(duì)存檔人員信息的采集，大部分也只能靠記憶和印象，如果不熟悉詳細(xì)情況，就會(huì)致使檔案材料所反映的信息無法發(fā)揮最大效率，更別說是高校、科研單位之間進(jìn)行信息的交流溝通了.

2 高校人事檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理的必要性

當(dāng)前,為了適應(yīng)新的信息時(shí)代發(fā)展的迫切需要，我們所面臨的各種競(jìng)爭(zhēng)也越來越激烈,衡量一個(gè)國(guó)家或一個(gè)地區(qū)現(xiàn)代化程度的一個(gè)重要標(biāo)志就是社會(huì)信息化水平的高低.所謂人事檔案是記錄個(gè)人參加各種社會(huì)活動(dòng)的文件，即廣大教職工個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、思想道德水平與工作業(yè)績(jī)的真實(shí)記錄，它不僅是高校人事部門對(duì)個(gè)人管理的重要憑證和開展各種工作的重要依據(jù)，同時(shí)對(duì)學(xué)?？疾旌瓦x拔優(yōu)秀干部人才，加強(qiáng)高校師資隊(duì)伍建設(shè)具有重大作用.毫無疑問，人才的優(yōu)勢(shì)在很大程度上決定了信息時(shí)代高等院校教育教學(xué)工作的開展.因此,對(duì)開發(fā)和利用高校人事檔案資源的工作迫在眉睫,一定要適應(yīng)教育發(fā)展的需要,加快高校人事檔案信息化管理的步伐.近年來，為了適應(yīng)信息化建設(shè)的需求,國(guó)家檔案局花費(fèi)大量人力、物力開展檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè).其原因主要有以下幾點(diǎn)：

2.1 高校人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的客觀要求

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷應(yīng)用以及高校信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化教育的不斷發(fā)展，只有運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)與研究，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的人事檔案管理,這樣才能更加準(zhǔn)確、快捷和高效地實(shí)現(xiàn)高校網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人事檔案的管理，才能使高校人事檔案管理做到與時(shí)俱進(jìn)，跟上信息化時(shí)代的步伐.

高校人事檔案資源是一種重要的信息資源，是高校領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策的重要信息依據(jù).面對(duì)紛繁復(fù)雜的信息和瞬息萬變的環(huán)境，我們只有實(shí)現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化，通過分析、比較、綜合、整理等一系列程序，篩選出有價(jià)值的信息，才能及時(shí)準(zhǔn)確地做出科學(xué)的決策.而目前我們大部分的高校人事檔案工作仍靠手工方式管理，有時(shí)候甚至要在成千上萬的檔案里面一個(gè)一個(gè)地排序、比較、統(tǒng)計(jì),這樣既費(fèi)力又費(fèi)時(shí),而且得出來的結(jié)果不一定是準(zhǔn)確可靠的.因此，對(duì)高校人事檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理是一項(xiàng)艱巨又偉大的任務(wù).

2.2 高校人事檔案自身發(fā)展的必然要求

我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與信息技術(shù)的迅速發(fā)展對(duì)高校人事檔案管理產(chǎn)生了極大影響，當(dāng)前，人們的社會(huì)活動(dòng)記錄不僅僅是局限在傳統(tǒng)的紙張形式上，各種電子文件、壓縮文件、圖像文件等新型載體與記錄方式也陸續(xù)出現(xiàn)，這必然對(duì)傳統(tǒng)的高校人事檔案管理形成巨大的沖擊.隨著高校各種分配制度、教學(xué)科研等多種改革工作的進(jìn)一步深化，人事檔案的利用率也越來越高，對(duì)檔案的查閱也逐漸頻繁，利用范圍不斷擴(kuò)大，深度不斷加強(qiáng)，對(duì)利用時(shí)效的要求也越來越高.面對(duì)如此復(fù)雜的人事檔案材料只，有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)才具真正實(shí)現(xiàn)檔案的收集齊全、管理規(guī)范與信息共享等要求，從而為高校人事管理工作提供及時(shí)而高效的服務(wù).

3 實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理的途徑與方法

3.1 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)作為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的中心環(huán)節(jié)，依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)強(qiáng)大的存儲(chǔ)、檢索、匯總、統(tǒng)計(jì)等功能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息傳送、交換與資源共享，而所需要的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，作為人事檔案信息化建設(shè)的必備條件,是人事檔案信息資源開發(fā)利用與信息技術(shù)應(yīng)用的重要基礎(chǔ).一定要選擇一套設(shè)置科學(xué)、管理規(guī)范的檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),建立完整而準(zhǔn)確的人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù).各高校應(yīng)積極加大人事檔案信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入力度.配備最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備,采取積極有效的措施，構(gòu)建通信穩(wěn)定、數(shù)據(jù)傳輸快速、可靠性高的校園局域網(wǎng)，建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)；保證計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代.從而為檔案系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的快速處理、圖片掃描及聲像資料的錄入、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)等提供必要的物質(zhì)保障.隨著新信息的不斷產(chǎn)生, 檔案信息庫(kù)也隨之發(fā)生變化，因此，人事檔案管理人員一定要及時(shí)更新檔案中那些發(fā)生變化了的數(shù)據(jù),從而確保檔案信息的準(zhǔn)確與真實(shí).

3.2 增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化管理意識(shí)

在信息化時(shí)代，增強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)、科技化意識(shí)、網(wǎng)絡(luò)管理檔案意識(shí),在加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的轉(zhuǎn)變工作中是至關(guān)重要的.從古到今，人事檔案工作者向來都是默默無聞、無私奉獻(xiàn)，傳統(tǒng)的觀念意識(shí)較強(qiáng)，適應(yīng)新事物的能力較弱，要想改變這種局面，我們就要不斷更新觀念、勇于進(jìn)取，把高校人事檔案工作與社會(huì)活動(dòng)結(jié)合起來，使檔案工作由封閉型轉(zhuǎn)向開放型.而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在為檔案管理提供高效、快捷的方法的同時(shí)，也給檔案管理帶來了不必要的麻煩.人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)主要是為用戶查詢?nèi)耸聶n案信息服務(wù)的，不言而喻，人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)就應(yīng)安全可靠，必須具備用戶身份驗(yàn)證與權(quán)限限制等功能，而目前一些高校在進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)時(shí)，安全意識(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，往往造成檔案信息的丟失和泄密，帶來了巨大的損失.因此，人事檔案管理人員一定要認(rèn)真做好電子檔案的及時(shí)備份與維護(hù)工作，要正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系，確保檔案資料的安全完整.

3.3 培養(yǎng)專門的檔案管理人員

隨著信息時(shí)代的到來，對(duì)每個(gè)人的工作業(yè)務(wù)都提出了更高的要求，高校是人才匯聚的地方，管理人員的素質(zhì)也相對(duì)較高，對(duì)于高校人事檔案工作者而言，在業(yè)務(wù)素質(zhì)上的要求更高.這就要求管理人員通過培訓(xùn)，一定能很好地使用新設(shè)備、新系統(tǒng)，快速掌握現(xiàn)代信息技術(shù).由于人事檔案工作人員在檔案建設(shè)和管理中扮演著十分重要的角色，因此，我們急需引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化應(yīng)用的專業(yè)人才，不斷加強(qiáng)檔案管理人員的政治思想和職業(yè)道德教育，使他們具有較高的政治思想覺悟和堅(jiān)定的社會(huì)責(zé)任感.檔案工作人員素質(zhì)的提高和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下工作意識(shí)的培養(yǎng)是檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的關(guān)鍵所在，這就需要培養(yǎng)一支專業(yè)化管理隊(duì)伍，在加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)的同時(shí)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，不斷拓寬自己的知識(shí)面，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，學(xué)習(xí)讓人事檔案管理軟件方面的知識(shí)，努力使自己成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的復(fù)合型人才.

3.4 提高人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的法律意識(shí)

在人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理建設(shè)的過程中，要不斷完善人事檔案信息的安全保護(hù)措施,從而防止人為的破壞與泄密.另外，政府也要制定與完善人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化過程中各環(huán)節(jié)的一系列制度,從而規(guī)范人事檔案管理,并將人事檔案納入到法制化管理的新軌道.目前形勢(shì)下，隨著某些高校擴(kuò)招、合并等制度的變化，人事檔案在政治、社會(huì)等方面的作用越來越重要，高校的規(guī)模開始逐漸壯大，人事檔案的數(shù)量不斷增加，檔案的利用率也更高，檔案的收集、保管和利用也需要法律法規(guī)加以保護(hù).要經(jīng)常組織有關(guān)工作人員聯(lián)系實(shí)際學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)，充分認(rèn)識(shí)檔案工作在高校管理工作中的地位與作用.才能真正發(fā)揮檔案的作用，使其成為高校實(shí)施“人才戰(zhàn)略”的重要支撐.

社會(huì)的發(fā)展離不開科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，而科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步又取決于人才的素質(zhì)，因此,作為人才信息“縮影”的高校人事檔案，在開發(fā)人力資源方面起著積極的作用.現(xiàn)代信息社會(huì)，傳統(tǒng)的手工管理已不能適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案工作的需要.然而，計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，恰好為人事檔案社會(huì)化管理提供了基本的技術(shù)保障，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)則為人事檔案的發(fā)展與優(yōu)化管理提供了良好的基礎(chǔ).

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A

1673-260X（2012）06-0129-03

河南省軟科學(xué)研究計(jì)劃項(xiàng)目（112400450413）