王 蕾

（赤峰學院，內蒙古 赤峰 024000）

規(guī)范全宗卷管見

王 蕾

（赤峰學院，內蒙古 赤峰 024000）

全宗卷是一個檔案全宗的檔案.是檔案史管理利用檔案全宗的檢索工具，是信息開發(fā)，情報交流的重要渠道.實際工作中，全宗卷涉及諸多問題.規(guī)范全宗卷要堅持全宗卷編制原則，注重卷內文件材料的形成與積累.整理要規(guī)范化，并加強全宗卷的保管和利用.

檔案;全宗卷；規(guī)范

全宗卷是檔案室在管理全宗過程中逐步形成的、能夠說明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專門案卷.全宗卷是一個檔案全宗的檔案，是不可缺少的管理、利用工具之一.一個高質量的全宗卷有助于全宗檔案的連續(xù)管理，有利于全宗檔案的綜合利用.

1 全宗卷的作用

全宗卷對于保管利用全宗檔案起著舉足輕重的作用.全宗卷是檔案全宗的檢索工具，是檔案室提高科學管理水平的必要條件，是信息開發(fā)、情報交流的重要渠道.

全宗卷是檔案全宗的檢索工具.檔案室在收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、開發(fā)利用全宗檔案過程中，產生了一系列的文件材料，記錄了全宗檔案的主要內容和形式特征，集中地存貯了全宗檔案的信息，是全宗的歷史記錄、原始憑證.具備了檢索工具的功能.全宗檔案數(shù)量龐大、內容繁雜，利用者可借助全宗卷，迅速了解全宗歷史、立檔單位及全宗檔案的情況，以此獲得可靠的信息和依據(jù).

全宗卷是提高檔案室科學管理水平的必要條件.全宗卷的質量和水平，在某種程度上代表了檔案科學管理的水平.第一，通過全宗卷，可以檢查檔案的收集、鑒定、整理、統(tǒng)計等各項業(yè)務工作中的問題與不足，能夠及時采取措施，加以改進.同時可澄清事實、明確責任，促進管理水平、人員素質的提高.第二，利用全宗卷，可實行檔案管理的連續(xù)性.我們開展的各項業(yè)務工作，一般都不是一次性完成，一勞永逸的，由于全宗歷史的延伸而延續(xù).運用反映全宗歷史情況的全宗卷，實現(xiàn)對全宗管理的連續(xù)性.第三，由于檔案管理人員的變動，利用全宗卷，可縮短熟悉檔案工作的時間，提高工作效率，利于管理工作的銜接.

全宗卷是檔案信息開發(fā)、情報交流的重要渠道.一個高質量的全宗卷，從全宗檔案的收集工作開始，到利用效益典型事例的記載，濃縮了全宗檔案的全部信息.利用全宗卷，開發(fā)、傳遞、介紹室藏檔案全宗的內容和科學價值，為利用者提供利用檔案的線索.同時，利用全宗卷，擴大情報交流，實現(xiàn)資源共享.從中擴大視野，掌握情報信息，優(yōu)化檔案利用服務工作的質量和水平.

2 全宗卷問題掃描

在實際工作中，由于對全宗卷的建立重視不夠，以致出現(xiàn)諸多問題.如全宗卷的編制臨時突擊，全宗卷內文件材料不齊全，全宗卷的整理不符要求，全宗卷的管理不規(guī)范，以致全宗卷的利用不盡人意，沒發(fā)揮其應有的作用.

全宗卷的編制臨時突擊.有的檔案室，平時工作中沒有注重全宗卷的建立和各種文件材料的積累，在開展檔案工作目標管理考評、檔案利用服務晉級時，“現(xiàn)上轎現(xiàn)扎耳朵眼兒”，突擊、回憶編制全宗卷，例如對立檔單位大事記、分類方案、安全檢查記錄等進行事后補寫.不能準確地反映全宗的歷史情況，也不能為管理、利用全宗檔案提供真實的經驗和可靠的信息，違背了建立全宗卷的初衷.

全宗卷內文件材料不齊全.由于平時沒有注意對全宗卷內文件材料的收集積累，其材料缺東少西.例如早年接收移交的檔案沒有交接文據(jù).征集的珍貴檔案沒有征集記錄.經過鑒定、整理的檔案沒有整理記錄、總結，不知何年所為.有銷毀檔案的審批材料，缺少銷毀清冊.檔案利用產生典型的社會效益或經濟效益事例，在全宗卷中也全然沒有反映出來.有的檔案室在編纂全宗指南時，才發(fā)現(xiàn)沒認真檢查文件材料的完整程度，缺少查遺補漏工作.

全宗卷的整理不符要求.《全宗卷規(guī)范》，為全宗卷的整理提供了依據(jù).但立檔單位沒按其標準執(zhí)行.例如全宗卷內文件材料沒進行系統(tǒng)排列及編卷內目錄.卷內文件材料沒逐件加封面、封底.封面著錄錯誤.沒及時將收集的材料鑒定整理、裝訂歸卷等等，影響了檢索利用.

全宗卷的管理不規(guī)范.近年來，全宗卷的管理工作不斷加強，取得了明顯成效.但立檔單位管理制度不完善，沒將這項工作提到議事日程上來，材料的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計等工作不銜接，出現(xiàn)紕漏.全宗檔案向檔案館或有關單位移交時，全宗卷沒有隨同移交或只部分移交等等.總之，全宗卷的管理亟待提高和規(guī)范.

全宗卷的利用不盡人意.以上問題產生的連鎖反映，影響到全宗卷的提供利用.隨著檔案信息化建設的全面推進，數(shù)字化檔案室已從理念走向現(xiàn)實，電子文件的歸檔，電子檔案的管理，磁性載體檔案的保護，檔案信息資源的網(wǎng)絡傳輸……更需要規(guī)范全宗卷.

3 規(guī)范全宗卷的方法

全宗卷規(guī)范，包括全宗卷編制原則，全宗卷的主要內容，全宗卷的整理，全宗卷的管理等等.

堅持全宗卷的編制原則.建立全宗卷是按照全宗原則管理檔案的必然.組成全宗卷的文件材料，是對全宗內檔案進行實踐管理過程中直接形成的歷史記錄和原始憑證，它真實地反映全宗內檔案及其發(fā)展變化情況.一個全宗的檔案，無論是收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用都不只是一次，全宗卷的建立，是在全宗管理中逐步形成、存儲，由少到多、由簡到繁、不斷積累、逐步完善的漸進過程.反過來，對全宗管理的連續(xù)性，必須借助于反映全宗綜合歷史情況的全宗卷.堅持全宗卷內各種文件材料的準確、齊全、規(guī)范，按照其固有的特點，保持文件材料間的有機聯(lián)系，以真實地反映全宗的歷史面貌.檔案工作者是歷史真實面貌的維護者，要堅持全宗卷的編制原則，把建立全宗卷納入全宗管理工作程序，納入檔案管理各業(yè)務環(huán)節(jié)，納入檔案管理工作制度，納入檔案人員責任目標.

注重全宗卷內文件材料的形成、積累.全宗卷內文件材料隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加.在進行的檔案管理各業(yè)務環(huán)節(jié)活動中，注意形成文字記錄，及時收集積累.一個內容齊全的全宗卷，從文件歸檔、檔案接收開始，每項業(yè)務工作都留有文字記錄，并記載立檔單位與全宗歷史考證及整理編纂、研究檔案的成果.全宗卷的內容大體由兩部分組成，一部分是在檔案管理、利用過程中產生的具有記錄和憑證作用的材料；另一部分是對立檔單位及檔案內容進行研究、編纂的材料.可分為以下七方面：第一，檔案收集方面，包括檔案接收文字憑據(jù)、移交目錄、征集記錄、檔案來源和價值說明等.第二，檔案整理方面，包括分類方案，案卷目錄說明，整理方案、小結等.第三，檔案鑒定方面，包括檔案鑒定組織情況，檔案保管期限表，檔案鑒定報告與銷毀檔案審批手續(xù)、銷毀清冊等.第四，檔案保管方面，包括檔案安全檢查記錄、分析報告，重點檔案采取特殊保護措施，檔案搶救與修復情況報告等.第五，檔案統(tǒng)計方面，包括檔案收進移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計和重要利用統(tǒng)計表等.第六，檔案利用方面，包括全宗指南，立檔單位大事記，開放利用，檔案匯編和公布出版情況，檔案產生的社會或經濟效益典型事例等.第七，檔案信息化建設，包括基礎設施建設、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設、管理應用系統(tǒng)建設、電子文件歸檔與管理、標準規(guī)范與安全保障措施建設等文字說明材料.

全宗卷的整理要規(guī)范化.全宗卷的整理要遵循便于保管和利用的原則，及它所具有的靈活性和不定型性的特點.文件材料達到一定數(shù)量時，及時進行整理組卷，數(shù)量較多的可設若干分卷.卷內文件材料按“問題──時間”系統(tǒng)排列，一般順序為：全宗指南、立檔單位大事記、檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、信息化建設等方面的文件材料.卷內文件材料逐件加封面、封底、編件號、裝訂，并編制卷內目錄.全宗卷采用盒裝.按照《全宗卷規(guī)范》規(guī)定的尺寸制做封面、封底及卷盒，并進行規(guī)范著錄.

加強全宗卷的保管和利用.檔案室形成的全宗卷，置于全宗檔案排列的卷首.全宗卷隨全宗的轉移而轉移，當一個完整的全宗由檔案室向檔案館移交時，其相應的全宗卷也必須隨同全宗移交.檔案人員不僅要重視全宗卷的建立，而且要充分發(fā)揮全宗卷的作用.當用戶通過一般性檢索不能滿足需要或發(fā)生疑難時，當需對檔案進行綜合利用時，當要了解全宗檔案的歷史情況時，當在檔案管理中要澄清事實、明確責任時……可利用全宗卷，方便、快捷地達到目的.規(guī)范全宗卷意義深遠.

〔1〕全宗卷規(guī)范.中華人民共和國行業(yè)標準.DA/T 12—94 1995—6—12.中華人民共和國國家檔案局批準.

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1673-260X（2012）06-0134-02