潘亞玉

（赤峰學(xué)院 綜合檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

赤峰學(xué)院檔案管理工作的問題與對策

潘亞玉

（赤峰學(xué)院 綜合檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

近年來隨著赤峰學(xué)院教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，學(xué)院辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，對管理、教學(xué)、科研等各項工作提出了更高的要求.在這種情況下，怎樣做好學(xué)院的檔案管理工作，怎樣使檔案工作更好地為學(xué)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，是我們迫切需要解決的問題.

檔案管理；問題；對策

赤峰學(xué)院是2003年經(jīng)國家教育部批準，由具有40多年辦學(xué)歷史、在社會上享有良好聲譽的赤峰民族師范高等專科學(xué)校、赤峰教育學(xué)院、內(nèi)蒙古廣播電視大學(xué)赤峰分校、赤峰衛(wèi)生學(xué)校、內(nèi)蒙古幼兒師范學(xué)校合并組建的一所多科性本科普通高等學(xué)校.2008年赤峰藝術(shù)旅游學(xué)校并入赤峰學(xué)院，近年來隨著學(xué)院教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，對管理、教學(xué)、科研等各項工作提出了更高的要求.在這種情況下，怎樣做好學(xué)院的檔案管理工作，怎樣使檔案工作更好地為學(xué)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，是我們迫切需要解決的問題.

1 赤峰學(xué)院檔案工作存在的問題

1.1 合校以后檔案業(yè)務(wù)量急劇增大給赤峰學(xué)院檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)

2003年學(xué)院成立以后，學(xué)院檔案管理部門由原五所學(xué)校的檔案室合并成立赤峰學(xué)院綜合檔案室，赤峰學(xué)院全部檔案包括：原赤峰民族師范高等專科學(xué)校全宗檔案、原赤峰教育學(xué)院全宗檔案、原赤峰電大全宗檔案、原赤峰衛(wèi)校全宗檔案、原赤峰幼師全宗檔案、赤峰學(xué)院全宗檔案，2008年赤峰藝術(shù)旅游學(xué)校又并入赤峰學(xué)院，相應(yīng)藝術(shù)旅游學(xué)校的全宗檔案也并入赤峰學(xué)院綜合檔案室,總計七個全宗檔案,形成了龐大的檔案庫存信息,據(jù)筆者統(tǒng)計:赤峰學(xué)院綜合檔案室2008年庫存檔案37017卷，而且學(xué)院每年在教學(xué)、管理、科研等各項工作中所產(chǎn)生的檔案在2000卷至3000卷左右，并且每年以20%的速度遞增，這巨大數(shù)量的庫存檔案，存儲著大量的歷史信息，它包括原六所學(xué)校從招生、教學(xué)、科研管理等直接形成的歷史記錄，是學(xué)校無價的寶貴財富，它對學(xué)校壯大和發(fā)展具有深遠的意義，這樣一個龐大的信息資源，就本身性質(zhì)而言與其他檔案活動和文獻活動一樣，怎樣對其進行科學(xué)的管理和維護，使這個龐大的信息源活躍起來，信息能夠正常輸出并得到有效的利用，使其不成為不可利用的死檔案，是我們檔案管理部門所面臨的一大挑戰(zhàn).

1.2 檔案管理手段落后給學(xué)院檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)

當今高校檔案管理模式分為兩個時期，一是傳統(tǒng)的手工管理模式時期，二是運用先進的科學(xué)技術(shù)，進入計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理時期的現(xiàn)代的信息化管理模式，而我院由于處于剛剛成立初級階段，學(xué)院的各項工作都剛剛起步，都需要發(fā)展，同樣，我校檔案管理工作也處在初級發(fā)展階段，還處在最原始的手工管理模式時期，而我們面臨的管理對象又是七個全宗檔案合并而成的龐大、等待開發(fā)利用的信息源，無論是從檔案的管理、檔案的維護、檔案的利用等各方面來說都是嚴峻考驗.對于我們檔案管理部門來說，怎樣在現(xiàn)有的條件下進行科學(xué)的管理，使赤峰學(xué)院檔案能更大效能的為學(xué)校的各項工作服務(wù)是我們檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn).

1.3 落后的硬件管理條件嚴重制約了赤峰學(xué)院檔案管理工作的發(fā)展所面臨的挑戰(zhàn)

由于我校是新成立的一所本科院校，學(xué)校各項事業(yè)都處在發(fā)展初期，我們檔案管理工作也不例外，學(xué)校對檔案管理工作所需的硬件設(shè)備投入嚴重不足，這嚴重制約了檔案管理工作的發(fā)展.例如：檔案管理所需的最大的硬件設(shè)備，檔案庫房面積不足，而且不集中，檔案庫房分布在學(xué)校的5棟樓10個地點，由于庫房不集中，7個專職檔案管理人員擠在一個20平米的辦公室，沒有專門的閱檔室，學(xué)院綜合檔案室在2011以前僅有計算機一臺，沒有現(xiàn)代管理檔案的管理軟件，給檔案管理和利用工作帶來了很大的困難.

1.4 經(jīng)費投入不足對學(xué)院檔案管理工作構(gòu)成嚴峻挑戰(zhàn)

由于赤峰學(xué)院正處于發(fā)展初期，檔案管理工作和在學(xué)校中占主體位置的教學(xué)工作、學(xué)生管理工作、招生工作、科研工作等各項其他工作一樣，都等待著學(xué)院資金的投入，來進一步發(fā)展工作，提高管理水平.由于檔案管理工作就它本身的性質(zhì)而言，不能在短期內(nèi)給學(xué)院帶來比較明顯的、直接的經(jīng)濟效益，所以學(xué)院的檔案管理工作相對比而言就不被重視，檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，學(xué)校無法提供正常檔案管理工作所需的資金，使學(xué)院檔案管理工作無法進行現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化的發(fā)展，無法擺脫原始的手工管理方式，嚴重的影響了檔案工作效率，很難對學(xué)院的各項事業(yè)和社會利用提供高質(zhì)量的服務(wù)工作.

1.5 落后的人員素質(zhì)和檔案現(xiàn)代化管理所面臨的挑戰(zhàn)

在高校檔案管理迅速發(fā)展的當今時代，隨著計算機管理檔案系統(tǒng)和多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加速發(fā)展融合的今天，高校的檔案工作也逐步走上了規(guī)范化、現(xiàn)代化的科學(xué)的管理軌道，檔案工作從傳統(tǒng)的檔案實體管理模式向檔案信息管理和檔案信息服務(wù)轉(zhuǎn)型發(fā)展，這也就相應(yīng)要求高校檔案管理人員的素質(zhì)要與時俱進，與先進的檔案管理方式同步提高，檔案管理人員的政策水平、專業(yè)水平、計算機操作水平等綜合能力都要相應(yīng)提高，檔案人員自身素質(zhì)直接影響著檔案管理和服務(wù)工作的質(zhì)量.而在檔案管理技術(shù)發(fā)展的信息時代，我校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、知識層次和新時代開展檔案工作的要求存在著一定差距，傳統(tǒng)的知識結(jié)構(gòu)已經(jīng)不能適應(yīng)新形式，另一方面，我校檔案管理隊伍缺少對檔案內(nèi)容進行深層次開發(fā)研究和利用的人才，由于人才的匱乏嚴重制約了學(xué)院檔案管理工作的發(fā)展.

2 赤峰學(xué)院檔案管理工作需要改進的對策

2.1 提高管理意識，加強檔案宣傳工作

要想做好學(xué)院的檔案管理工作，首要問題是要強化學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識.工作做的好不好關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，所以我們檔案管理人員要向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)宣傳和介紹檔案管理工作，要把學(xué)院的檔案管理工作在學(xué)校整體工作中的作用和檔案管理工作將要對學(xué)校的發(fā)展起到的積極影響作用，還有做好檔案工作能給學(xué)校長遠發(fā)展所能帶來的效益，向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)進行宣傳和介紹，讓領(lǐng)導(dǎo)認識到檔案管理工作的重要性，加強學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理概念，用以爭取學(xué)院對檔案管理所需資金的投入.第二是強化檔案形成部門的檔案管理意識，讓廣大師生員工認識到檔案的重要性和檔案管理工作的重要性，要在基層單位加強對檔案管理工作的宣傳，要形成人人關(guān)心檔案，做到人人的心中有檔案概念，這是做好檔案管理工作的基礎(chǔ).第三要強化檔案管理人員檔案意識、開放服務(wù)意識，學(xué)院檔案作為學(xué)校發(fā)展的真實記錄，是重要的信息資源，是學(xué)院管理工作的重要環(huán)節(jié).怎樣使學(xué)院的檔案管理工作在學(xué)院的整體工作中發(fā)揮出最大的作用，學(xué)院檔案的價值是通過給學(xué)校管理和社會需求提供利用的途徑來充分體現(xiàn)的，檔案保管的目的也是在于利用，檔案的利用率越高，在學(xué)校的整體工作中發(fā)揮的作用就越大，就越能體現(xiàn)出其價值.這就要求我們檔案管理人員要提高開放服務(wù)意識，利用學(xué)院現(xiàn)有的檔案信息資源，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，充實檔案利用內(nèi)容，通過多種方式和方法來滿足學(xué)校及社會上對學(xué)院檔案材料利用的需求.

2.2 加快學(xué)院檔案管理工作的信息化建設(shè)的進程

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，社會各界對信息需求的形式和方式發(fā)生了變化，現(xiàn)代化信息技術(shù)在社會各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用.相應(yīng)赤峰學(xué)院檔案管理工作也要和社會接軌，來適應(yīng)學(xué)院的發(fā)展和不斷變化的社會需求，為學(xué)院和社會提供高質(zhì)量的服務(wù).學(xué)院檔案管理工作要從新思想、新方法入手，從內(nèi)容、形式和服務(wù)手段等方面進行改進、轉(zhuǎn)型，利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)對檔案信息進行優(yōu)化、重組，所以赤峰學(xué)院檔案信息化建設(shè)工作是學(xué)院檔案工作科學(xué)、有序、發(fā)展的重要保證.檔案信息化管理是一項龐大的工程，無論是在信息開發(fā)利用和檔案數(shù)據(jù)的集成工作上，還是檔案信息化建設(shè)所需的設(shè)備投入、資金投入和系統(tǒng)平臺的搭建上，都是一個長期性和系統(tǒng)性的工作，都離不開學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持，《高校檔案管理辦法》的第五條第二點規(guī)定，學(xué)校應(yīng)將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案信息化建設(shè)與其他工作同步發(fā)展；第三十八條規(guī)定高等學(xué)校應(yīng)當設(shè)立專項經(jīng)費，為檔案機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行.所以要想做好我校檔案信息化建設(shè)工作不但要自身努力提高素質(zhì)，加強檔案管理水平，更重要的是要尋求學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的更大力度上的支持，才能使學(xué)院檔案信息化建設(shè)工作科學(xué)、有序的發(fā)展.

2.3 提高人員素質(zhì)，加強檔案隊伍建設(shè)

熱愛檔案管理事業(yè)，愿為學(xué)院檔案管理事業(yè)的發(fā)展貢獻自己的一份力量，這是一名檔案管理專業(yè)人員必備的素質(zhì)之一，學(xué)校的檔案工作是學(xué)校整體工作的重要組成部分，要做好這項工作，就要具有為學(xué)校檔案管理工作奉獻的精神，要愛崗敬業(yè)、忠于職守，在科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，我們檔案管理人員也要轉(zhuǎn)變思想，要不斷在政治和專業(yè)學(xué)習(xí)中提高自身素質(zhì)，在新的歷史轉(zhuǎn)折中重新打造自己、轉(zhuǎn)變自己、提升自己.我們檔案管理人員加強培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不但要加強檔案管理專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，還要開拓進取，不斷學(xué)習(xí)適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的新知識、新技能，例如：計算機網(wǎng)絡(luò)知識等.另一方面檔案管理部門還要爭取吸收新鮮血液，要積極引進政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強、學(xué)歷層次高、具備新知識、新思維的現(xiàn)代化管理技能和科學(xué)知識的人才進入檔案管理部門工作，逐步建立一支結(jié)構(gòu)合理、高素質(zhì)的、復(fù)合型人才隊伍，以此來推動學(xué)院檔案管理事業(yè)的科學(xué)有序發(fā)展.

2.4 加強學(xué)院檔案管理工作的制度化

要想做好赤峰學(xué)院檔案管理工作，建立制定一套和學(xué)院檔案管理工作相匹配的檔案管理制度是必不可少的，常言道沒有規(guī)矩不成方圓，制度建設(shè)是開展檔案管理工作的基礎(chǔ).要根據(jù)國家《檔案法》和國家檔案局及教育部制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，并結(jié)合我校的實際情況制定可操作性的赤峰學(xué)院檔案管理制度.制定的制度要根據(jù)學(xué)院檔案管理工作內(nèi)容，運用系統(tǒng)論的觀點和現(xiàn)代化管理方法，本著源于實踐并高于實踐的原則，把赤峰學(xué)院檔案工作的現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來，堅持思想性、科學(xué)性和適用性相統(tǒng)一的原則來制定學(xué)院檔案工作管理制度，用于指導(dǎo)學(xué)院檔案工作的科學(xué)發(fā)展.要做到歸檔有范圍、立卷有標準、借閱有規(guī)定、保密有條例、庫房管理有措施，嚴格實行部門立卷歸檔制度，全面實行“三納入”、“四同步”，即：檔案管理工作規(guī)劃和檔案管理制度要納入學(xué)院總體的計劃和規(guī)劃中，納入學(xué)院管理制度中，納入有關(guān)人員職責(zé)范圍中；納入單位考核、獎懲制度中，在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，同步布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，在學(xué)校的日常工作中，由一位院領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，要做到檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)保障，用以確保檔案管理工作在人員、經(jīng)費、庫房、設(shè)備等各方面給予保證支持.

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1673-260X（2012）06-0138-02