葉婕妤

(廣東省雷州市城建檔案館，廣東 雷州 524200)

房產(chǎn)檔案是廣大群眾和單位資產(chǎn)的重要憑證，是關(guān)系民生的檔案，是解決民事糾紛有效的原始依據(jù)。房產(chǎn)檔案信息是城市建設(shè)、舊城改造、開發(fā)企業(yè)投資決策的基本依據(jù)。為適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，使房產(chǎn)檔案工作真正走進(jìn)社會(huì)，貼近群眾，必須進(jìn)一步明確做好房產(chǎn)檔案工作的發(fā)展思路，以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，逐步實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息管理自動(dòng)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

一、房產(chǎn)檔案管理存在的問題

由于對(duì)房產(chǎn)檔案的認(rèn)識(shí)不夠，法律意識(shí)和法制觀念不強(qiáng)，管理不規(guī)范，主要存在以下幾個(gè)方面的問題:

1)房地產(chǎn)檔案是各個(gè)時(shí)期的工作人員收集總結(jié)的，因此房地產(chǎn)檔案里的內(nèi)容和質(zhì)量各不相同。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)于房地產(chǎn)檔案的認(rèn)識(shí)也有了變化。由于各個(gè)時(shí)期的檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平各不相同，對(duì)于房地產(chǎn)檔案里錯(cuò)誤的、有問題的、不完全的材料不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和校正，還有，對(duì)于一些不規(guī)范的文字或圖片沒有把好關(guān)，一同放進(jìn)房地產(chǎn)檔案中，對(duì)以后的查閱和利用起到了很大的阻礙作用，也有可能因此給利用資料的人造成很大的麻煩甚至是巨大的損失。

2)機(jī)構(gòu)不健全，人員不落實(shí)。有的單位沒有設(shè)置專職檔案人員，建立房屋檔案室(館)。存在檔案存放分散，未實(shí)行集中統(tǒng)一管理。房產(chǎn)檔案由辦公室或業(yè)務(wù)科室管理，檔案查閱由辦公室人員或業(yè)務(wù)科室人員直接辦理。而且下屬單位形成的檔案資料皆由下屬單位自行管理，各自負(fù)責(zé)。有的檔案人員是臨時(shí)抽調(diào)過來的，業(yè)務(wù)不熟，導(dǎo)致檔案管理混亂。

3)檔案存在安全隱患問題。隨著檔案室(館)藏的逐年遞增，許多單位已建立或正在新建庫房，并配備檔案密集架。但是一些單位檔案庫房建設(shè)設(shè)計(jì)不規(guī)范，特別是采用密集架時(shí)，檔案庫房樓面未達(dá)到荷載量的要求，這給庫房安全、檔案安全乃至人的生命安全帶來了極大的隱患。特別是下屬單位檔案人員素質(zhì)參差不齊，保管條件較差，給檔案的安全造成了隱患。

4)檔案現(xiàn)代化管理水平有待提升。有的單位檔案管理還停留在傳統(tǒng)的手工管理模式上，有的現(xiàn)代化管理還剛起步，檔案現(xiàn)代化管理水平不高。主要是檔案人員對(duì)現(xiàn)代化科技知識(shí)掌握甚少，經(jīng)費(fèi)不足，難以承受規(guī)范硬件設(shè)備資金的壓力。

隨著房地產(chǎn)的不斷發(fā)展，房產(chǎn)檔案的存儲(chǔ)數(shù)量也在不斷增加，房產(chǎn)檔案的利用率和存儲(chǔ)量也在大幅提高，以往的以人工處理為主的房產(chǎn)檔案管理方式隨之出現(xiàn)工作效率低、錯(cuò)誤量大、信息共享困難、時(shí)間和空間利用效果差等問題。

二、加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理

龐大的檔案庫和舊的管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的需要，如何加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理，是房產(chǎn)檔案管理人員值得深思的一個(gè)問題。

1)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，重視房產(chǎn)檔案管理的工作。房產(chǎn)檔案工作是一項(xiàng)投入大的工作，要投入大量資金用于檔案軟、硬件建設(shè)。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是做好房產(chǎn)檔案工作的關(guān)鍵，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能把房產(chǎn)檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，實(shí)行目標(biāo)考核。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能成立專門的房產(chǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)，切實(shí)解決好檔案工作中的人、財(cái)、物問題，改善房產(chǎn)檔案的保管條件，為檔案工件者創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。

2)健全機(jī)構(gòu)，為房產(chǎn)檔案管理工作提供有力保證。要做好房產(chǎn)檔案管理工作，首先應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)，成立房屋檔案室(館)，作為房管部門的下屬事業(yè)單位，落實(shí)檔案專(兼)職人員，實(shí)行房產(chǎn)檔案集中統(tǒng)一管理。其次應(yīng)選出工作責(zé)任心強(qiáng)、有奉獻(xiàn)精神的同志作為專職檔案人員。此外，還應(yīng)建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由一把手任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，做到一把手親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，檔案室具體主管，各業(yè)務(wù)科室相應(yīng)配備兼職檔案員，保證檔案管理工作正常開展。

3)數(shù)字管理，與時(shí)俱進(jìn)。房產(chǎn)檔案數(shù)字化給工作帶來的方便、快捷顯而易見，為了方便檢索，提高館藏的利用率，應(yīng)該采取如下措施:第一，檔案館應(yīng)該投入人力、物力、財(cái)力，努力加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理之中，使其能基本完成產(chǎn)權(quán)登記、抵押查封登記、檔案查詢與繕證等工作。第二，可以通過與電腦公司合作，開發(fā)一個(gè)包括房產(chǎn)檔案管理在內(nèi)的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理信息系統(tǒng)。在運(yùn)行中不斷地進(jìn)行修改完善，使其能夠容納包括產(chǎn)權(quán)檔案接受、抵押檔案接受、檔案整理、檔案入庫及統(tǒng)計(jì)報(bào)表等工作流程。

4)加強(qiáng)培訓(xùn)，注重人才的培養(yǎng)。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理是一項(xiàng)跨學(xué)科，專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作。從長遠(yuǎn)來看，只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)和紙質(zhì)等載體檔案管理知識(shí)的人無法勝任此項(xiàng)工作。因此，建設(shè)一支以管理型人才為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為重點(diǎn)的人才隊(duì)伍，是建立檔案數(shù)字化至關(guān)重要的關(guān)鍵，如檔案收集、處理與數(shù)據(jù)庫加工人才，信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與開發(fā)人才，檔案信息分析、研究與咨詢?nèi)瞬?，?shù)字檔案系統(tǒng)運(yùn)營與服務(wù)的管理人才，以及房地產(chǎn)管理人才等。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才應(yīng)具備較全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)、敏銳的信息意識(shí)、良好的信息道德和較強(qiáng)的信息能力，以適應(yīng)數(shù)字檔案建設(shè)和正常運(yùn)行的需要。

5)科學(xué)管理，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。隨著機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的要求，要把檔案信息化納入單位信息化建設(shè)的總體布局，圍繞“信息設(shè)施現(xiàn)代化、檔案數(shù)字化、檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化”這一目標(biāo)，不斷加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。由于涉及房屋的檔案資料量大，社會(huì)利用價(jià)值大，應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理房產(chǎn)檔案，能提高查詢與管理的效率和準(zhǔn)確度，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，更好地利用現(xiàn)有資料，方便老百姓。房產(chǎn)檔案管理要告別傳統(tǒng)的手工管理模式，要加速檔案信息化建設(shè)，就要逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、快捷、高效的房產(chǎn)檔案信息資源服務(wù)。要加強(qiáng)查詢、利用工作，積極開展房產(chǎn)檔案信息的利用，充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)的作用。

6)拓展服務(wù)，積極開展檔案的利用。房產(chǎn)檔案管理要提倡主動(dòng)的檔案利用服務(wù)方式，充分了解利用者的信息需要，本著既要開發(fā)又要保密的原則，開展多種方式的開發(fā)利用。對(duì)一些實(shí)施舊城改造的工程，可以利用室藏的房產(chǎn)檔案反映房產(chǎn)的戶數(shù)、面積、結(jié)構(gòu)及其有無司法限制等情況，及時(shí)為建設(shè)部門提供各類數(shù)據(jù)，既節(jié)省資金又能較快地計(jì)算出成本，加快工程進(jìn)度。在全面建設(shè)小康社會(huì)、構(gòu)建和諧社會(huì)的進(jìn)程中，通過合理利用房產(chǎn)檔案信息，服務(wù)民生，凝聚人心，化解矛盾，理順群眾情緒，維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定。從這個(gè)意義上說，房產(chǎn)檔案不僅是歷史、憑證，也是社會(huì)和諧的助推器。因此，開發(fā)利用好房產(chǎn)檔案，對(duì)于深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，構(gòu)建和諧社會(huì)具有十分重要的意義。

三、結(jié)束語

隨著社會(huì)與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也是與時(shí)俱進(jìn)的，這就要求檔案管理人員在創(chuàng)新工作的基礎(chǔ)上尋找新的突破點(diǎn)，不斷提升房產(chǎn)檔案管理的水平，使檔案工作更好地服務(wù)于現(xiàn)代社會(huì)。