中鐵大橋局集團(tuán)第五工程有限公司 程芝映

施工企業(yè)完工項(xiàng)目后續(xù)管理探討

中鐵大橋局集團(tuán)第五工程有限公司 程芝映

施工企業(yè)推行項(xiàng)目法管理由來已久，經(jīng)過多年的實(shí)踐，施工企業(yè)的項(xiàng)目管理已由生產(chǎn)型轉(zhuǎn)為經(jīng)營型、粗放型轉(zhuǎn)向精細(xì)型。在施工企業(yè)項(xiàng)目管理過程中，實(shí)體工程已完成但其他收尾工作尚未完成的項(xiàng)目往往沒有得到足夠的重視，即完工項(xiàng)目的后續(xù)管理。重在建項(xiàng)目管理、輕完工項(xiàng)目管理是施工企業(yè)目前普遍存在的現(xiàn)象，最終導(dǎo)致企業(yè)效益和信譽(yù)受損。實(shí)踐中，完工項(xiàng)目的后續(xù)管理牽涉到多方面的工作，主要有變更、索賠、竣工決算、項(xiàng)目資料整理移交、債權(quán)債務(wù)清理清收、資產(chǎn)處置、預(yù)留資金的使用和人員安排等內(nèi)容以及迎接政府審計工作。

一、施工企業(yè)完工項(xiàng)目后續(xù)管理加強(qiáng)的意義

（一）完工項(xiàng)目是施工企業(yè)效益的重要來源 施工企業(yè)利潤主要來自項(xiàng)目效益，而項(xiàng)目效益大致分為：一是投標(biāo)效益，即投標(biāo)報價明顯高于市場價產(chǎn)生的效益；二是管理效益，即項(xiàng)目施工過程中通過優(yōu)化施組、加強(qiáng)成本管理、控制費(fèi)用支出等管理措施強(qiáng)化項(xiàng)目管理產(chǎn)生的管理效益；三是經(jīng)營效益，即項(xiàng)目中期變更、索賠及項(xiàng)目竣工后清單清理、收尾結(jié)算等經(jīng)營管理工作產(chǎn)生的經(jīng)營效益。

（二）完工項(xiàng)目后續(xù)管理是企業(yè)管理的一個重要組成部分 施工企業(yè)完工項(xiàng)目問題無論從人員與資產(chǎn)的處置環(huán)節(jié)，還是從資料整理與工程驗(yàn)收環(huán)節(jié)，到竣工決算、賬務(wù)清理和檔案移交等各方面，涉及的工作內(nèi)容和工作部門很多，為此從規(guī)范化管理的角度出發(fā)，首先規(guī)范已完項(xiàng)目的財務(wù)管理，針對實(shí)施過程中突出的問題--債權(quán)債務(wù)無人清理，項(xiàng)目后期費(fèi)用缺乏約束等問題，要求各項(xiàng)目一旦終結(jié)審計完畢，原有項(xiàng)目財務(wù)終結(jié)，債權(quán)債務(wù)負(fù)責(zé)人主體不變，原有工作職責(zé)不變，對后期費(fèi)用嚴(yán)格實(shí)行費(fèi)用預(yù)算管理。為了做好已完項(xiàng)目后期收尾工作，公司先后制訂了《已完工程項(xiàng)目財務(wù)管理辦法》、《移交已完工程項(xiàng)目會計工作的通知》、《已完工程項(xiàng)目銀行銷戶的通知》等規(guī)定來指導(dǎo)和規(guī)范我公司的工程收尾中財務(wù)工作，且辟專章就項(xiàng)目完工項(xiàng)目的后續(xù)管理作了規(guī)定，對項(xiàng)目收尾管理中八個方面的工作提出了規(guī)范要求，成為項(xiàng)目工程工作中行動的指導(dǎo)和具體要求。

二、施工企業(yè)完工項(xiàng)目后續(xù)管理存在的問題

（一）分工不明確 在以往的工程項(xiàng)目收尾工作中，有時會存在職責(zé)不清，分工不清的問題。針對這種情況，可以按照八個方面的內(nèi)容對應(yīng)的業(yè)務(wù)部門職責(zé)分工，安排專職工作人員，做到人員相對穩(wěn)定，使已完項(xiàng)目管理做到“業(yè)務(wù)歸口、專人負(fù)責(zé)”，既有計劃安排又有專職部門人員實(shí)施落實(shí)，保證工作長抓不懈。

（二）目標(biāo)不明晰 有的部門沒有清晰的工作目標(biāo)便進(jìn)行業(yè)務(wù)工作，從而造成工作中目的不明，達(dá)不到工作預(yù)期的效果。各業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員每年應(yīng)在深入調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，根據(jù)公司要求及時下達(dá)年度工作安排，進(jìn)行動態(tài)跟蹤管理。同時結(jié)合項(xiàng)目情況進(jìn)一步收集和整理了有關(guān)的各項(xiàng)原始資料、合同憑證、賬目憑證等，建立對應(yīng)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)管理檔案，做到臺賬完善、底數(shù)清楚，所有工作人員做到心中有數(shù)，保證收尾管理工作的連續(xù)性。

（三）責(zé)任不確定 責(zé)任不確定造成了遇到問題互相推諉，追究責(zé)任落實(shí)不到明確對象。針對此情況，公司每年通過完工項(xiàng)目管理及相關(guān)工作專題會議將當(dāng)年重點(diǎn)安排的任務(wù)，按照“誰經(jīng)辦誰負(fù)責(zé)“的原則，按片區(qū)項(xiàng)目落實(shí)到片區(qū)指揮長，項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人頭上。如在資產(chǎn)處置管理方面，對周轉(zhuǎn)材料及固定資產(chǎn)全部按機(jī)械物資管理辦法進(jìn)行調(diào)撥手續(xù)。對項(xiàng)目的帳外資產(chǎn)首先進(jìn)行認(rèn)真的清理，全部登記入賬，做到有物必有賬，物走賬隨行，材料固資下一個項(xiàng)目能用的全部辦理調(diào)撥轉(zhuǎn)運(yùn)手續(xù)，有些固資暫時不需用的，機(jī)械租賃中心和周轉(zhuǎn)材料中心要無條件收下妥善回收；對廢舊物資處理要能嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)公司有關(guān)文件和公司《廢舊物資設(shè)備處理辦法》，成立廢舊物資處理領(lǐng)導(dǎo)小組，報公司物機(jī)部審批，按照公平、公開、競價的原則進(jìn)行公開招標(biāo)處理，所收資金一律入賬等；如在竣工資料整理移交方面，要求各項(xiàng)目部的總工程師與工程安質(zhì)部對竣工資料必須在工程竣工后的規(guī)定時限內(nèi)所有工程資料都要整理完畢。已辦理決算的項(xiàng)目的資料都按規(guī)定移交，未辦理決算項(xiàng)目的資料有待于決算資料的補(bǔ)充后再行移交等；如在其他相關(guān)方面要：及時轉(zhuǎn)移、調(diào)遷富余人員等，從而一方面減少了本項(xiàng)目的固定支出，另一方面也能使公司做到資源共享；加大竣工決算資料的整理力度，盡早上報，促使業(yè)主抓緊時間對工程進(jìn)行驗(yàn)收，縮短質(zhì)保金的回籠時間，緩解資金周轉(zhuǎn)不暢而帶來的壓力；嚴(yán)格、及時按合同辦理分包工程結(jié)算工作，杜絕超付工程款現(xiàn)象，同時采取有效措施對勞務(wù)供方的資金使用情況進(jìn)行監(jiān)控；防范法律糾紛，維護(hù)公司利益。

三、施工企業(yè)完工項(xiàng)目后續(xù)管理加強(qiáng)的對策

（一）圍繞一個主題 圍繞“扣錢與抓人”，抓人主要還是為了扣錢，抓了人才有線索去更好找理由扣錢，當(dāng)然，政府審計審計提出抓人，如涉及個人違法違紀(jì)令當(dāng)別論。

（二）關(guān)注二個方面 重點(diǎn)涉及項(xiàng)目財務(wù)收支和項(xiàng)目工程造價二個方面。關(guān)注保險柜里的白條抵庫、賬外賬設(shè)“小金庫”，如廢舊物資處理變現(xiàn)收入、上級撥入獎金、保險費(fèi)返還等、巧立名目對員工無規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)的各種獎金與補(bǔ)貼、非生產(chǎn)性的大額費(fèi)用報銷、職工經(jīng)常性的大額借支、無合同或虛假業(yè)務(wù)合同的預(yù)付、票證據(jù)的合法性、涉稅事項(xiàng)審查等；投標(biāo)報價與業(yè)主標(biāo)底是否相同、設(shè)計概算的復(fù)核、工程量的核查、計價支付條件的審核以及招標(biāo)文件和承諾的事項(xiàng)驗(yàn)證等。

（三）控制三個流向 主要包括：一是資金流向，關(guān)注與業(yè)主間的資金往來、協(xié)力隊(duì)伍的資金往來、上下級往來、銀行間的往來、主要物資設(shè)備供應(yīng)商往來等，必須要金額總量準(zhǔn)確，要素分量明晰。二是物資流向，關(guān)注物資供應(yīng)合同、來料記錄、發(fā)料記錄、調(diào)撥記錄、消耗記錄、質(zhì)量標(biāo)識等。三是管理流向，關(guān)注隊(duì)伍選擇程序、價格確定程序、合同簽訂程序、結(jié)算辦理程序、資金支付程序、資產(chǎn)購置與處置程序、員工收入分配管理程序、安全質(zhì)量保障程序等。

（四）加強(qiáng)四個比較 主要包括：一是設(shè)計圖量與施工圖量比較，主要關(guān)注是否存在設(shè)計變更和報價中虛假報價量。是否有設(shè)計單位的確認(rèn)批復(fù)。二是施工圖量與分部分項(xiàng)竣工圖量（中間交驗(yàn)圖紙量）比較，主要關(guān)注是否存在減量施工和施工變更，一般通過主材的消耗的審查來驗(yàn)證是否存在偷工減料。三是驗(yàn)工計價量與中間交驗(yàn)量比較，主要關(guān)注按合同條款或補(bǔ)充文書規(guī)定，其計量數(shù)量是否和實(shí)際施工數(shù)量相符，是否存在虛假計量，一般是審驗(yàn)是否有按合同要求的變更通知。四是對外勞務(wù)（分包）結(jié)算量與（實(shí)際施工量）交驗(yàn)量比較，主要關(guān)注是否存在虛擬施工套取資金和違法行為，同時起到循環(huán)驗(yàn)證作用，重點(diǎn)審查合同約定內(nèi)容與結(jié)算資料依據(jù)的一致性、完整性、合理性和真實(shí)性等。

（五）審核八項(xiàng)內(nèi)容 主要包括：一是招投標(biāo)的程序方面：業(yè)主組織投標(biāo)時的招標(biāo)程序合規(guī)、合法性；項(xiàng)目有無通過虛假材料費(fèi)、機(jī)械費(fèi)等處理開發(fā)費(fèi)用等。二是圖紙量的方面：設(shè)計圖數(shù)量、施工圖量、變更工程量的辦理與設(shè)計單位的確認(rèn)、設(shè)計與實(shí)際施工是否相符，施工單位是否編制竣工臺賬，工程所需工程日記，測量資料是否齊全等。三是工程安全質(zhì)量方面：是否有健全規(guī)范的安全質(zhì)量保障體系；是否有安全質(zhì)量事故，尤其是重大安全事故是否存在隱瞞不報，從財務(wù)賬面分析成本要素項(xiàng)目的合理性，材料消耗異常，費(fèi)用嚴(yán)重超標(biāo)等。四是工程計量方面：變更計量、暫定金計量是否依據(jù)主合同條款、計量支付的約定條款；有無超計量情況，重點(diǎn)為變更量、暫定金使用，審核是否有充分的事實(shí)依據(jù)。五是勞務(wù)分包及結(jié)算方面：有無分包情況，是否為非法分包，分包程序是否規(guī)范，合同文本是否統(tǒng)一，有無招投標(biāo)過程資料及合同匯簽手續(xù)資料，對方有無相應(yīng)資質(zhì)；分包合同單價是否不能超過投標(biāo)時的預(yù)算價，若有，應(yīng)有充分合理的解釋。業(yè)主計量與分包結(jié)算在量上的差異是何原因，依據(jù)是否充分；分包工程的結(jié)算審核、審核是否有轉(zhuǎn)包分包行為，合同簽訂的程度是否合法；審核合同的評審、合同匯簽、支付結(jié)算是否保持一致性，如格式、手續(xù)等。六是物資設(shè)備管理方面：核查物資的來源、控制、流量、標(biāo)識等，審項(xiàng)目設(shè)備、房屋、汽車等購置及其建賬情況；主要材料消耗情況，廢舊料處理是否入賬等。七是施工單位員工收入方面：會計核算是否規(guī)范，獎金發(fā)放是否有依據(jù)，，是否有工資總額的控制依據(jù)并按要求進(jìn)行總額控制，審核是否有違規(guī)發(fā)放現(xiàn)象，存在有私分國有資產(chǎn)的情形，個人所得稅是否代扣代繳等。八是財務(wù)內(nèi)容方面：審核與業(yè)主的各項(xiàng)收支是否相對應(yīng)；上級管理費(fèi)的征收是否合理，有無分析依據(jù)；其項(xiàng)目利潤率與同行相比是否合理；是否有非單位人員報銷情況，非生產(chǎn)性支出是否異常；在結(jié)算中是否存在大量大額非?，F(xiàn)金的支付現(xiàn)象，過程中有無不正常大額備用金掛賬現(xiàn)象；有無虛假及合同、是否存在超付現(xiàn)象，是否有長期掛賬債權(quán)；是否有非正當(dāng)?shù)膶ν赓M(fèi)用支付；保險理賠及保險返還費(fèi)是否入賬；會計記錄，原始憑證是否真實(shí)、合法、合規(guī)；是否有嚴(yán)重拖欠民工工費(fèi)現(xiàn)象；業(yè)主是否存在超計量支付現(xiàn)象；會計附件是否有白條進(jìn)成本費(fèi)用現(xiàn)象等有關(guān)財務(wù)方面的內(nèi)容。

［1］戚安邦：《多要素項(xiàng)目集成管理方法研究》，《南開管理評論》2002年第6期。

（編輯 杜昌）