吳建議

（泉州師范學(xué)院人事處，福建泉州，362000）

國家檔案局明確了檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)，而干部人事檔案信息化是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。隨著計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，改變傳統(tǒng)的干部人事檔案管理模式，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段管理干部人事檔案，采用干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，把干部人事檔案管理推向數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是檔案信息化建設(shè)的迫切要求。因此，我們要在國家檔案局統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，結(jié)合海峽西岸經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展對人才基本情況、基本信息的需要，抓住機(jī)遇，努力使干部人事檔案信息化建設(shè)同本地區(qū)經(jīng)濟(jì)同步發(fā)展，最大限度地滿足廣大海峽西岸經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)者對干部人事檔案信息的利用需求。

一、干部人事檔案信息化建設(shè)的必要性

在《國務(wù)院關(guān)于支持福建省加快建設(shè)海峽西岸經(jīng)濟(jì)區(qū)的若干意見》的出臺、國家檔案局下發(fā)的《關(guān)于支持海峽西岸經(jīng)濟(jì)區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展的批復(fù)》的大背景下，海峽西岸經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展對干部人事檔案的需求已成為干部人事檔案工作必須改革發(fā)展的根本原因。加快建設(shè)海峽西岸經(jīng)濟(jì)區(qū)，人才是關(guān)鍵，包括各類高端技術(shù)人才。而干部人事檔案管理部門是各類人才信息的密集地，是一座豐富的人才信息寶庫。因此，探索便利、安全、高效的干部人事檔案信息化管理模式，管理好、利用好干部人事檔案信息，正是干部人事檔案工作必須適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的必然。

從廣義方面看，海峽西岸經(jīng)濟(jì)區(qū)社會經(jīng)濟(jì)進(jìn)程的加快，對干部人事檔案信息需求量、時效性的要求也日益提高。因此，干部人事檔案信息化建設(shè)作為順應(yīng)經(jīng)濟(jì)時代發(fā)展的新舉措，能更好地為經(jīng)濟(jì)區(qū)社會發(fā)展服務(wù)，滿足經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)者需求，這也是干部人事檔案工作的目的。同時，信息技術(shù)的應(yīng)用已成為經(jīng)濟(jì)區(qū)干部人事檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略需求，是推行海峽西岸經(jīng)濟(jì)區(qū)社會電子政務(wù)對干部人事檔案工作提出的迫切要求及自身工作發(fā)展的需要。

從狹義方面看，干部人事檔案信息電子化，不同于傳統(tǒng)實(shí)體管理。其一，節(jié)省手工收集、整理等工作量，而且只需一次錄入，就能反復(fù)利用。其二，對檔案信息資源可直接進(jìn)行分類、分析、提取、加工，減少檔案實(shí)體材料的二次加工時間，提高干部人事檔案信息的時效性，同時可改變傳統(tǒng)管理效率低、費(fèi)時又費(fèi)力的工作狀況。其三，避免干部人事檔案紙質(zhì)載體多次利用、反復(fù)折裝對原始檔案材料的磨損，從而延長檔案壽命。其四，數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索、傳遞更加快捷，可以直接網(wǎng)絡(luò)查詢所需各類人才基本信息，形成各類分析統(tǒng)計圖，如性別構(gòu)成、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷層次等圖表，形象、直觀、全面反映干部的基本情況，有利于聘用制人事管理模式下人才選拔與任用總體規(guī)劃科學(xué)合理決策。其五，相對紙質(zhì)檔案檢索更加便捷，而且一份信息可供多個用戶同時訪問，隨時查詢傳遞，滿足用戶對干部人事檔案信息資源的不同需求。其六，干部人員的工作表現(xiàn)、考核、獎懲、科研成果、繼續(xù)教育等新信息能夠以數(shù)據(jù)形式及時更新，不斷充實(shí)干部人事信息庫。

因此，加強(qiáng)干部人事檔案信息化建設(shè)勢在必行。由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息化檔案管理，形成以電子文檔為主要形式與載體的信息化管理模式，是適應(yīng)福建省加快建設(shè)海峽西岸經(jīng)濟(jì)區(qū)時代發(fā)展的需要，也是干部人事檔案自身發(fā)展的要求。也只有這樣，海峽西岸經(jīng)濟(jì)區(qū)干部人事檔案管理工作才能與福建省加快建設(shè)海峽西岸經(jīng)濟(jì)區(qū)步調(diào)相適應(yīng)，才能及時、準(zhǔn)確、高效地為福建省加快建設(shè)海峽西岸經(jīng)濟(jì)區(qū)管好、用好干部人事檔案信息資源。

二、干部人事檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循的原則

其一，電子干部人事檔案與紙質(zhì)載體檔案同時并存的原則。信息社會的發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化已普及到社會、生活的每一個角落，干部人事檔案信息資源是其中最基礎(chǔ)的一部份，其載體也日益多樣化，既有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案，也有電子載體檔案。由于電子檔案信息的可塑性影響了檔案原始記錄的法律憑證性，保存紙質(zhì)載體檔案以避免電子檔案信息的不安全性、不穩(wěn)定性以及不易認(rèn)證性。因此，在加強(qiáng)干部人事檔案信息化建設(shè)的同時，必須保存好、保管好紙質(zhì)載體檔案。

其二，干部人事檔案管理軟件的研制開發(fā)，應(yīng)遵循“規(guī)范、實(shí)用、先進(jìn)”的原則。建立信息網(wǎng)絡(luò)化干部人事檔案管理系統(tǒng)軟件，首先要適應(yīng)當(dāng)前海峽西岸經(jīng)濟(jì)區(qū)干部人事檔案管理工作，兼顧現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展需要，即堅持適應(yīng)性又兼顧先進(jìn)性、前瞻性。還必須符合國家有關(guān)檔案工作和計算機(jī)信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，提高系統(tǒng)質(zhì)量，完善軟件功能［1］。

其三，干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障的原則。由于電子檔案易改動，易掉失，易泄密，還會出現(xiàn)計算機(jī)病毒，甚至遭受黑客的惡意攻擊。因此，加強(qiáng)安全防范意識，首先要建立干部人事檔案信息安全保障體系。其次要完善干部人事檔案信息安全管理體制，防止失密、泄密，確保干部人事檔案信息和系統(tǒng)安全。

三、干部人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

干部人事檔案信息化建設(shè)就是要以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)。在干部人事檔案管理活動中采用現(xiàn)代信息技術(shù)，對干部人事檔案信息資源進(jìn)行管理、接收、傳遞、提供利用一體化①福建省檔案局監(jiān)督指導(dǎo)處.檔案信息化建設(shè)工作常用文件（一）［M］.68，61.。干部人事檔案電子信息具有動態(tài)性，更新頻繁，把收集到的文字、圖像、音頻、視頻等不同載體進(jìn)行分類合成加工、數(shù)字化儲存，然后通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接實(shí)現(xiàn)資源共享，不受時間空間限制快速傳遞交流。實(shí)現(xiàn)干部人事檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包含軟件設(shè)施建設(shè)和硬件設(shè)施建設(shè)。即增加電腦；設(shè)置防火、防盜自動監(jiān)控系統(tǒng)；購買或開發(fā)研制計算機(jī)管理軟件，實(shí)行現(xiàn)代化管理，運(yùn)用計算機(jī)管理干部人事檔案；建立干部人事檔案信息檢索系統(tǒng)；建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，是開發(fā)利用干部人事檔案信息資源和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，核心是建設(shè)一定范圍的局域網(wǎng)。從而逐步推進(jìn)干部人事檔案信息資源網(wǎng)的鏈接，建立綜合信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。

（二）信息資源建設(shè)

干部人事檔案信息資源是海峽西岸經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源。開發(fā)利用干部人事檔案信息資源是提高經(jīng)濟(jì)效益，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的需要，它的開發(fā)利用是干部人事檔案信息化建設(shè)取得實(shí)效的體現(xiàn)。因此，我們應(yīng)充分運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)加強(qiáng)干部人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，把各類型干部人事檔案數(shù)字化，建立海峽西岸區(qū)域性干部人事檔案全文數(shù)據(jù)庫；合理整合資源，豐富網(wǎng)站內(nèi)容，為干部人事檔案信息交換、信息資源共享創(chuàng)造條件；便利用戶網(wǎng)上查閱和利用服務(wù)，提高干部人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的綜合能力。

（三）管理系統(tǒng)建設(shè)

長期以來，各干部人事檔案管理部門信息化建設(shè)走的是根據(jù)自己的資金投入及技術(shù)條件進(jìn)行硬件設(shè)備選擇，開發(fā)研制出的管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化水平低，不規(guī)范。為了促進(jìn)干部人事檔案管理系統(tǒng)科學(xué)化、規(guī)范化，達(dá)到干部人事檔案信息共享，我們應(yīng)該開發(fā)應(yīng)用統(tǒng)一的干部人事檔案信息管理系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的軟件，建立干部人事檔案局域網(wǎng)。利用先進(jìn)的電子信息技術(shù)，包括數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，構(gòu)建干部人事檔案信息系統(tǒng)；經(jīng)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通，把各層各級局域網(wǎng)聯(lián)結(jié)起來，建立網(wǎng)站，形成優(yōu)質(zhì)、高效的干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)；進(jìn)一步改進(jìn)、完善信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化，讓干部人事檔案信息資源開發(fā)利用和信息化建設(shè)有強(qiáng)硬的技術(shù)保障。

（四）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

中央組織部制定和頒發(fā)了全國組織干部人事管理信息系統(tǒng)《信息結(jié)構(gòu)體系》，具有較高的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和總攬全局的權(quán)威性［1］。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，推進(jìn)海峽西岸經(jīng)濟(jì)區(qū)干部人事檔案信息化建設(shè)，必須貫徹執(zhí)行中央組織部推行的《信息結(jié)構(gòu)體系》各種標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)范干部人事檔案管理系統(tǒng)，建立干部人事檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施機(jī)制。有效確保干部人事檔案信息化有序健康發(fā)展，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化運(yùn)行規(guī)則，就象“高速公路上交通規(guī)則”一樣嚴(yán)密、規(guī)范。讓干部人事檔案信息在共享與網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范遵循，能夠及時、準(zhǔn)確、有效地為福建省加快海峽西岸經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)提供干部人事檔案信息數(shù)據(jù)。

（五）安全體系建設(shè)

干部人事檔案運(yùn)用信息技術(shù)管理后，一方面給利用提供了高效快捷的服務(wù)，另一方面給管理帶來了安全隱患。這是因?yàn)橛嬎銠C(jī)對電子檔案有著可重寫性，可隨意增補(bǔ)、刪改，不留痕跡，使得檔案信息的真實(shí)性受到影響，甚至?xí)斐筛刹咳耸聶n案信息的泄密。因此，做好干部人事檔案的信息安全保密工作，是檔案信息化管理不可缺少的工作前提。采取有效措施進(jìn)行干部人事檔案數(shù)字化資源的安全管理和維護(hù)，制定一系列相關(guān)政策法規(guī)，出臺相關(guān)法律舉證條款，既要嚴(yán)格執(zhí)行國家及福建省頒布的有關(guān)信息安全的法律法規(guī)，還必須健全干部人事檔案信息安全保障體系和信息安全標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息安全法律法規(guī)對干部人事檔案信息資源安全的保障，充分發(fā)揮干部人事檔案信息資源基本價值，更好地體現(xiàn)出干部人事檔案法律憑證作用。

首先，建立系統(tǒng)訪問控制，防止越權(quán)操作，實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的權(quán)限控制。設(shè)置病毒防護(hù)、防火墻、安全備份等一系列安全措施，確保干部人事檔案信息資源的安全以及系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

其次，嚴(yán)格利用人身份認(rèn)證識別。在利用終端設(shè)計嚴(yán)格、合理的身份確認(rèn)、準(zhǔn)入密碼等系統(tǒng)程序，既保證識別功能準(zhǔn)確無誤，又能給利用人于方便、快速達(dá)到干部人事檔案信息利用要求。

再次，嚴(yán)格信息內(nèi)容的復(fù)制、打印、下載。在系統(tǒng)中設(shè)置申請功能，使未取得許可的同時系統(tǒng)自動生成限制利用終端的復(fù)制、打印、下載功能。

最后，嚴(yán)格限制信息內(nèi)容的利用范圍。在干部人事檔案信息的提供利用上，為了能夠區(qū)別不同利用對象、不同利用目的、不同利用要求，提供不同利用范圍、不同信息內(nèi)容的干部人事檔案信息，就要在系統(tǒng)中設(shè)置屏蔽、隔離等功能，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息內(nèi)容利用范圍的限制。

四、干部人事檔案信息化建設(shè)的措施

做好干部人事檔案的信息化建設(shè)是完成檔案資源有效整合的科學(xué)手段，就是要建立好完整的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫［2］。

第一，在收集、整理、保管好實(shí)體檔案的前提下，開發(fā)運(yùn)用專業(yè)的干部人事信息系統(tǒng)管理軟件，具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能。借用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，編輯干部人事各種信息資料，嚴(yán)格甄別、整理。通過文本錄入、圖像錄入，把每位干部個人紙質(zhì)檔案運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)轉(zhuǎn)化成數(shù)字化形式。并把這些檔案的數(shù)字化信息全部導(dǎo)入檔案信息數(shù)據(jù)庫，建立電子干部人事檔案，構(gòu)建人才信息數(shù)據(jù)庫。再由干部人事檔案管理系統(tǒng)提供各用人單位查詢利用，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的電子化、干部人事信息的數(shù)據(jù)歸檔、信息查詢統(tǒng)計等信息化管理功能。

第二，在完成干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立每位干部個人檔案信息平臺。設(shè)置信息檢索條件，以干部個人姓名為條目，包含如姓名、崗位、身份證號、照片等信息。建立干部人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫，利用已整理的干部人事檔案目錄作為鏈接條目，方便人們快速查找。

第三，突出干部個人特色，豐富干部個人信息。及時跟蹤干部人事基本情況變化，隨時進(jìn)行修改維護(hù)，增加個人的考核、獎懲、繼續(xù)教育、科研成果等數(shù)據(jù)變更，確保干部人事檔案信息的時效性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案動態(tài)管理和補(bǔ)充。

綜上所述，檔案信息化建設(shè)工作正處于起步階段，最終實(shí)現(xiàn)，需耗費(fèi)大量的財力和精力。因而必須大力宣傳檔案信息化建設(shè)的必要性，引起社會各界重視。加大檔案管理的資金投入，添置計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等必要且適用的設(shè)備，開發(fā)系統(tǒng)管理軟件，實(shí)現(xiàn)海峽西岸經(jīng)濟(jì)區(qū)干部人事檔案管理工作信息化，為福建省加快建設(shè)海峽西岸經(jīng)濟(jì)區(qū)服務(wù)。

［1］朱廣會.對數(shù)字化干部人事檔案的管理［J］.黑龍江科技信息，2011（19）：119.

［2］楊付彬.人事檔案管理利用及信息化建設(shè)小議［J］.人力資源管理，2011（3）：88-89.