謝 健 皮德常 蔡祺祥

（1南京航空航天大學(xué) 計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)學(xué)院；2南京航空航天大學(xué) 科技部，江蘇 南京 210016）

學(xué)術(shù)交流是指針對規(guī)定的課題，由相關(guān)專業(yè)的研究者、學(xué)習(xí)者參加，為了交流知識、經(jīng)驗(yàn)、成果，共同分析討論解決問題的辦法，而進(jìn)行的探討、論證、研究活動(dòng)?？梢圆捎米?、討論、演講、展示、實(shí)驗(yàn)、發(fā)表成果等方式進(jìn)行。隨著信息科學(xué)的迅速發(fā)展，國內(nèi)外學(xué)術(shù)交流日益活躍，各種學(xué)術(shù)會議數(shù)量猛增，為廣大科技工作者提供了廣闊的交流空間，如何加強(qiáng)管理，確保效果和學(xué)術(shù)水平，使高校在這方面投入產(chǎn)生最佳效益，是各高校亟待研究解決的問題。本文擬結(jié)合我院學(xué)術(shù)科研管理實(shí)際情況，談?wù)剬W(xué)術(shù)交流活動(dòng)管理的難點(diǎn)及對策。

一、高校的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)

高校的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)包括邀請國內(nèi)外專家來校開展的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)（包含舉辦學(xué)術(shù)會議），出校參加國際國內(nèi)學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，校內(nèi)部交叉學(xué)科間的學(xué)術(shù)交流。本文主要討論的是前兩種類型的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)。

1.邀請國內(nèi)外專家來校開展學(xué)術(shù)交流活動(dòng)

（1）開展國際、國內(nèi)學(xué)術(shù)會議：由高校主辦或全國性學(xué)術(shù)團(tuán)體委托高校承辦，面向各（全）國征集論文且有該領(lǐng)域國內(nèi)外專家學(xué)者參加的學(xué)術(shù)會議；

（2）開展合作研究、學(xué)術(shù)報(bào)告、培訓(xùn)及訪問考察：校外專家學(xué)者接受邀請，到高校作關(guān)于科學(xué)技術(shù)、工程實(shí)踐的新理論、新方法、科技信息等內(nèi)容的合作研究、學(xué)術(shù)報(bào)告、培訓(xùn)及訪問考察；

2.出校參加國際國內(nèi)學(xué)術(shù)交流活動(dòng)

（1）參加國際、國內(nèi)學(xué)術(shù)會議：由其他單位主辦的，面向各（全）國征集論文且有該領(lǐng)域國內(nèi)外專家學(xué)者參加的學(xué)術(shù)會議；

（2）參加合作研究、學(xué)術(shù)報(bào)告、培訓(xùn)及訪問考察：受邀請到校外作關(guān)于科學(xué)技術(shù)、工程實(shí)踐的新理論、新方法、科技信息等內(nèi)容的合作研究、學(xué)術(shù)報(bào)告、培訓(xùn)及訪問考察；

二、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)存在的問題及管理難點(diǎn)

1.存在的問題

（1）學(xué)術(shù)會議是一項(xiàng)嚴(yán)肅的以科技工作者為主體、相互交流信息的重要渠道。基于相應(yīng)的活動(dòng)主題有著重要意義，學(xué)術(shù)交流活動(dòng)應(yīng)由具體職能部門有計(jì)劃、有目的、有序地組織進(jìn)行。目前我國學(xué)術(shù)會議種類繁多，組織方式發(fā)生變化隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，各類學(xué)術(shù)會議應(yīng)運(yùn)而生，現(xiàn)階段由于經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)使，衍生出非正規(guī)的、巧立明目的各種學(xué)術(shù)活動(dòng)。此類學(xué)術(shù)活動(dòng)組織紊亂、學(xué)術(shù)氣氛淡薄，交流、探討等學(xué)術(shù)活動(dòng)流于形式，往往難以達(dá)到科技學(xué)術(shù)交流的真正目的。

（2）對學(xué)術(shù)會議論文的選擇性不強(qiáng)，論文把關(guān)不嚴(yán)。由于學(xué)術(shù)會議組織者的參差不齊，有些學(xué)術(shù)會議的征文通知不經(jīng)過各單位管理部門而廣為散發(fā)，甚至寄給個(gè)人，事先無計(jì)劃。根據(jù)實(shí)際收到的論文數(shù)量組織會議.對論文的質(zhì)量把關(guān)不嚴(yán)，來者不拒。會議通知更是五花八門，留出論文題目、作者姓名及會議交流形式欄目，讓與會者自行填寫，還假以出版論文集、推薦發(fā)表之名以達(dá)到吸引與會者的目的。

（3）部分科技工作人員不注重學(xué)術(shù)活動(dòng)的學(xué)術(shù)水平，存在只追求開會次數(shù)或注重外出旅游觀光的現(xiàn)象。會址偏重旅游景點(diǎn)，會費(fèi)開支增大。當(dāng)前會議往往以會養(yǎng)會，除安排學(xué)術(shù)交流外，還組織旅游、饋贈(zèng)禮品，會務(wù)費(fèi)收取較高。加之會議地點(diǎn)遠(yuǎn)離內(nèi)地大城市，而且安排在高級賓館飯店，大大增加了差旅費(fèi)的開支。此外，同一會議同往人員增多，更是加重了高校的負(fù)擔(dān)。這一狀況導(dǎo)致真正意義上的學(xué)術(shù)交流反而退而次之，難以達(dá)到學(xué)術(shù)交流的預(yù)想效果，還造成科研經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。

2.管理的難點(diǎn)

（1）鼓勵(lì)參加與適當(dāng)限制的矛盾。參加科技學(xué)術(shù)交流是促進(jìn)學(xué)院科研工作的必要手段。事實(shí)上，很多學(xué)術(shù)會議確實(shí)起到了積極的作用。對于這樣的會議學(xué)院應(yīng)給予鼓勵(lì)。但由于當(dāng)前學(xué)術(shù)活動(dòng)中存在的問題，管理者必須區(qū)別對待，對某些會議進(jìn)行限制。由于管理人員對專業(yè)會議的具體情況不可能十分了解，在批準(zhǔn)參會人員時(shí)，未將一些會議參加人數(shù)加以限制，未對參加學(xué)術(shù)會議嚴(yán)把關(guān)，礙于情面而不進(jìn)行篩選。同時(shí)高校部分老師對學(xué)術(shù)會議的選擇性不強(qiáng)，部分與會人員不注重學(xué)術(shù)活動(dòng)的學(xué)術(shù)水平，只追求開會次數(shù)或注重外出旅游觀光的現(xiàn)象。鼓勵(lì)與限制在具體管理環(huán)節(jié)中很難把握，管理者處于兩難境地。

（2）邀請校外專家學(xué)者接受邀請，到高校進(jìn)行學(xué)術(shù)交流。由于氛圍尚未形成，一部分學(xué)術(shù)交流變成了少數(shù)人的學(xué)術(shù)討論，沒有達(dá)到全體學(xué)生老師皆收益的效果，不能很好地發(fā)揮學(xué)術(shù)交流的實(shí)際效益。并且學(xué)術(shù)交流后未按要求將相關(guān)材料上交單位科研部門，此類學(xué)術(shù)交流的效果管理人員很難把控。

（3）外出參加學(xué)術(shù)交流活動(dòng)實(shí)際效果不佳，回校后形成實(shí)際推動(dòng)效果的寥寥無幾，在高校內(nèi)部進(jìn)行學(xué)術(shù)交流的氣氛尚未形成，一部分學(xué)術(shù)會議資料未按要求上交單位科研部門，沒有達(dá)到“一人與會，眾人受益”的效果，不能很好地發(fā)揮學(xué)術(shù)會議的實(shí)際效益。

（4）經(jīng)費(fèi)有限與開支過大的矛盾。高校的科研經(jīng)費(fèi)有限，加之當(dāng)前學(xué)術(shù)會議開支逐年增加，學(xué)院不可能滿足所有要求參加學(xué)術(shù)會議人員的需求。要使有限的經(jīng)費(fèi)合理支出學(xué)術(shù)會務(wù)費(fèi)及差旅費(fèi).保證學(xué)院科技人員參加各類學(xué)術(shù)活動(dòng)的數(shù)量和質(zhì)量，常常難以做到兩全其美。

三、針對上述問題的對策

針對上述問題，我們一方面繼續(xù)支持科研人員利用學(xué)術(shù)會議將反映高校學(xué)術(shù)與科研水平的科研成果進(jìn)行廣泛交流以提高高校學(xué)術(shù)地位，同時(shí)本著通過交流開放思想，啟發(fā)思路以加快高校技術(shù)創(chuàng)新和研究工作速度的原則。我們采取了以下措施，以增加參加學(xué)術(shù)會議的實(shí)際效果。

1.加強(qiáng)會議經(jīng)費(fèi)管理，保證經(jīng)費(fèi)有效投入。

按照第十五次校黨代會的 “以學(xué)術(shù)為本，共建學(xué)術(shù)繁榮”的精神，學(xué)術(shù)質(zhì)量是學(xué)術(shù)會議的生命力所在。為了更廣泛地開展學(xué)術(shù)交流，促進(jìn)各信息學(xué)科學(xué)術(shù)水平的提高，我院加大了對學(xué)術(shù)交流活動(dòng)資助，近年來積極開展形式多樣、互動(dòng)充分的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，搭建了高質(zhì)量、高水平的學(xué)術(shù)交流平臺。但學(xué)院科研經(jīng)費(fèi)有限，我們在學(xué)術(shù)會議經(jīng)費(fèi)管理中采取按研究所（教研室）定額分配等原則，超出部分計(jì)研究所成本核算消耗之中。這就促使研究所所長審批會議時(shí)要全面衡量、擇優(yōu)而定。機(jī)關(guān)審批報(bào)銷時(shí)，差旅費(fèi)按會議通知實(shí)際天數(shù)加直線往返天數(shù)計(jì)算。

2.鼓勵(lì)學(xué)術(shù)交流，保證學(xué)術(shù)影響

學(xué)院要求每個(gè)研究所每四年至少應(yīng)舉辦一次以上學(xué)術(shù)會議，鼓勵(lì)舉辦跨學(xué)科、交叉性學(xué)術(shù)活動(dòng)。積極爭取舉辦或承辦高層次的國際性、區(qū)域性學(xué)術(shù)活動(dòng)，著力構(gòu)建多邊交流、區(qū)域交流等多種學(xué)術(shù)交流平臺。開展的國際會議和全國性學(xué)術(shù)會議，其主題必須有利于學(xué)院科研、學(xué)科建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)，對提高學(xué)院相關(guān)學(xué)科的科研水平具有實(shí)質(zhì)性的推動(dòng)作用。會議主題所涉及的學(xué)科或技術(shù)領(lǐng)域，學(xué)院必須有一定的研究基礎(chǔ)，即已形成有一定人數(shù)的學(xué)術(shù)研究群體，承擔(dān)有省級以上研究課題或已取得一定數(shù)量和質(zhì)量的有一定影響的研究成果。

3.實(shí)施分類管理體系，提高參加學(xué)術(shù)會議的整體水平。

由于目前學(xué)術(shù)會議種類繁多，如果有一個(gè)相對統(tǒng)一的學(xué)術(shù)會議分級、分類標(biāo)準(zhǔn)，對于控制學(xué)術(shù)會議數(shù)量，規(guī)模，對于各單位加強(qiáng)對參加學(xué)術(shù)會議管理必將提供極大的便利，更有利于提高學(xué)術(shù)的水平和社會效益。綜上所述，為規(guī)范管理，鼓勵(lì)廣大老師參加高水平的學(xué)術(shù)會議，我院學(xué)術(shù)會議分級參照中國計(jì)算機(jī)學(xué)會發(fā)布的 《中國計(jì)算機(jī)學(xué)會推薦國際學(xué)術(shù)會議和期刊目錄》（第二版）。本目錄包括計(jì)算機(jī)學(xué)科目前重要國際學(xué)術(shù)會議及期刊目錄和一個(gè)綜合類的國際學(xué)術(shù)期刊目錄，是國內(nèi)高校和科研單位作為學(xué)術(shù)評價(jià)的重要參考依據(jù)。目錄中，刊物和會議分為A、B、C三檔。A類表示國際上極少數(shù)的頂級刊物和會議，鼓勵(lì)我國學(xué)者去突破；B類是指國際上著名和非常重要的會議、刊物，代表該領(lǐng)域的較高水平，鼓勵(lì)國內(nèi)同行投稿；C類指國際上重要的、為國際學(xué)術(shù)界所認(rèn)可的會議和刊物。

4.加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)控，提高參加會議交流論文的水平

（1）要求外出參加學(xué)術(shù)會議論文必頒在大會報(bào)告、并且在申請外出參加學(xué)術(shù)會議時(shí).在申請表后附會議論文復(fù)印件且由所長在論文后簽署對論文水平的評價(jià)意見。

（2）實(shí)行會前申報(bào)制度。承辦學(xué)術(shù)會議的具體實(shí)施單位（系、所等），必須于會議前2個(gè)月向?qū)W院科研辦提交承辦學(xué)術(shù)會議的報(bào)告，內(nèi)容主要應(yīng)包括：會議名稱、主題、主辦單位、會議時(shí)間、地點(diǎn)，會議組織機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)來源、日程安排、擬到會專家學(xué)者名單，提交論文情況等，并附政府及學(xué)校主管所門、學(xué)會或委托單位的批文等。邀請校外專家學(xué)者來校開展學(xué)術(shù)交流，須至少提前2周向?qū)W院科研辦提交相應(yīng)或相關(guān)的材料。

（3）實(shí)行會后報(bào)告制度。學(xué)術(shù)會議或?qū)W術(shù)交流結(jié)束后，承辦系、所須向?qū)W院科研辦提交下列資料：①1000字以上的會議綜述1份；②會議資料(包括音像資料等)1套；③會議經(jīng)費(fèi)決算表1份。

四、結(jié)語

本文提出了提高參加學(xué)術(shù)會議效果的管理措施：一是實(shí)施分類管理，提高參加學(xué)術(shù)會議的整體水平：二是加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)控，提高參加學(xué)術(shù)會議交流論文水平；三是加強(qiáng)效果管理，提高參加學(xué)術(shù)會議的學(xué)術(shù)效益。通過這些措施，大大增強(qiáng)了學(xué)院科技干部參加學(xué)術(shù)會議的實(shí)際效果。