黑龍江 褚立平

學(xué)?？蒲袡n案管理工作芻議

黑龍江 褚立平

當(dāng)前科研檔案管理中存在著科研管理人員責(zé)任心不足，科研檔案歸檔不完整，科研管理制度不健全等諸多問題。作為改進(jìn)建議，我認(rèn)為，應(yīng)該加強(qiáng)科研人員的管理意識，加強(qiáng)重點、重大科研項目的檔案管理，建立科學(xué)管理制度，以及推廣科研檔案的開發(fā)利用等。

科研檔案管理；科研人員

為了充分發(fā)揮科研檔案管理在國家創(chuàng)新體系中的重要作用，全面提高高等教育質(zhì)量。教學(xué)與科研向來作為學(xué)校的兩大中心任務(wù)，而在新時期利用科研推動教學(xué)的趨勢越發(fā)明顯?？蒲泄芾砣藛T做好對科研檔案的建檔與管理，對保障和提升整個學(xué)?？蒲泄ぷ鞯馁|(zhì)量與水平無疑也起著非常關(guān)鍵的作用?；诖?，本人結(jié)合實際工作體會，談一下對科研檔案管理工作的一點淺見。

一、明晰學(xué)?？蒲袡n案歸檔范圍

學(xué)校科研檔案是學(xué)校教師及專職研究人員在從事科研活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等形式的書面材料。要做好科研檔案的歸檔管理工作，前提是需要明晰當(dāng)前學(xué)?？蒲袡n案歸檔的主要范圍。

總體來說，科研檔案包括以下幾項：

1.科研成果檔案：主要包括科研人員出版的著作、發(fā)表的論文、撰寫的研究報告以及科研成果獲獎的證書等。同時包括反映上述情況的年度或季度科研統(tǒng)計表。

2.科研項目檔案：主要包括項目申報書、項目合同書、項目審批書（立項書）、調(diào)研報告、方案論證、結(jié)項報告和結(jié)項證書，以及在項目進(jìn)行過程中所形成的實驗數(shù)據(jù)、實驗報告等。

3.科研人員檔案：主要包括從事科研工作的人員基本信息，包括研究領(lǐng)域的學(xué)科分類、研究方向、研究團(tuán)隊情況和系所分布等，同時包括科研管理人員的信息。

4.科研管理文件檔案：主要指國家、省級及高校關(guān)于科研發(fā)展的管理文件和高校年度科研發(fā)展總結(jié)和規(guī)劃等。

二、當(dāng)前學(xué)?？蒲袡n案管理中亟待完善的方面

1.不少科研管理人員對科研檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視。導(dǎo)致許多檔案管理工作的滯后，甚至落實不到位，出現(xiàn)混亂、缺失、損壞等人為事故，在一定程度上影響了科研人員的持續(xù)研究，也使他們的內(nèi)心受到了一定傷害。

2.一些科研人員出于個人利益考慮而影響到科研檔案歸檔的及時性與完整性。學(xué)校科研本身存在著一種潛在的內(nèi)部競爭，一些科研人員為了個人榮譽、個人利益、知識產(chǎn)權(quán)的保密等等，將其在科研工作中的一部分科研資料私自保留，不愿上交學(xué)?？蒲胁块T，導(dǎo)致應(yīng)該共享的科研資源不能及時歸檔，從而使得高校科研工作的很多材料不能及時、完整地歸檔，從客觀上影響了科研檔案歸檔的完整性。

3.學(xué)校科研工作的廣泛性影響科研檔案形成的系統(tǒng)性。學(xué)?？蒲泄ぷ鞯膹V泛性，一是指科研項目的廣泛性，隨著學(xué)?？蒲兴降牟粩嗵岣?，科研項目的來源渠道不斷拓寬，尤其是各種橫向課題的增多；二是指學(xué)?？蒲泄ぷ鞣秶膹V泛性。學(xué)?？蒲许椖垦芯恐芷陂L，不僅包括科研項目研究的準(zhǔn)備階段、研究階段、鑒定階段，還包括成果轉(zhuǎn)化的后續(xù)實驗、開發(fā)、推廣等過程。

4.科研檔案管理制度不健全。在科研檔案歸檔工作中，檔案部門不能經(jīng)常與科研管理部門聯(lián)系，對于接收來的材料是否完整心中無數(shù)，因而大大降低了科研檔案的利用價值。另外，檔案部門雖然建立了一些檔案工作管理制度，但在某些工作環(huán)節(jié)中，管理制度仍然不夠健全，還缺乏必要的配套措施和有效的制約手段，致使檔案管理部門不能依據(jù)有效的規(guī)定運作。

5.學(xué)?？蒲胁块T于檔案管理部門缺乏溝通與協(xié)調(diào)。一方面，大部分學(xué)校認(rèn)為科研部門主要工作是教學(xué)管理即學(xué)術(shù)工作，至于檔案收集、管理應(yīng)由檔案部門去做，部門立卷很難推行，學(xué)?？蒲胁块T對材料收集、歸檔態(tài)度冷漠。另一方面，檔案管理部門服務(wù)意識淺薄，檔案管理人員只在庫房做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性工作，很少深入到教學(xué)、科研部門，對檔案的重要作用，沒能做到有效的宣傳，在教學(xué)科研檔案的收集方面，始終處于被動低溫，人家移交什么就接收什么，不移交也不主動搜集，應(yīng)該歸檔的珍貴教學(xué)實踐和科研材料依然散失在個人手中，結(jié)果使教學(xué)科研檔案難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。部門立卷制度未建立即檔案部門指導(dǎo)、督促工作不到位，致使教學(xué)科研檔案在源頭上就出現(xiàn)問題。

三、改進(jìn)學(xué)?？蒲袡n案管理工作的幾點建議

1.提高高?？蒲腥藛T的科研檔案管理責(zé)任心和意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道，將會使高?？蒲袡n案管理工作邁上一個新的臺階。

2.加強(qiáng)重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級獲獎成果最能反映一所學(xué)校的科研能力。這些檔案材料既是學(xué)校的歷史見證，又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ)。因此，對重點、重大科研項目應(yīng)從立項起就實行課題組預(yù)立卷歸檔，然后對每個階段產(chǎn)生的技術(shù)進(jìn)步、最新成果、新立項的子課題分年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏。

3.建立科學(xué)管理制度，理順科研檔案歸檔程序?？蒲袡n案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來，走實現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高?？蒲袡n案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)。

4.推廣科研檔案的開發(fā)利用?？蒲袡n案管理的工作要考慮其開發(fā)利用的問題。目前的檔案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上，游離于先進(jìn)的信息技術(shù)之外，主要是靠手工翻閱檔案目錄，查閱起來既耽誤時間，又浪費人力。高校校園網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)和使用，為科研檔案的管理提供了便利條件，也是檔案能夠充分發(fā)揮其提供信息資源職能的前提保證。檔案工作人員應(yīng)主動以現(xiàn)代管理學(xué)方面的知識武裝自己，學(xué)習(xí)應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)，徹底擺脫長期沿襲的手工管理的方法，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸，將有關(guān)科研文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)、圖紙等科研檔案信息聯(lián)機(jī)上網(wǎng)，既便于查閱也便于管理。網(wǎng)絡(luò)化的管理彌補了手工操作的許多不足，省時省力，既提高了科研檔案信息資源的利用率，也提高了科研檔案的管理效率。

（作者單位：黑龍江鶴崗衛(wèi)生學(xué)校）

（編輯 呂智飛）