周云飛 陳 瓊 龔憶蒓 曹 崚

（上海市醫(yī)療保險(xiǎn)事務(wù)管理中心 上海 200040）

醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理是醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的重要職責(zé)。它是參保單位和個(gè)人權(quán)益的真實(shí)記錄、確定參保個(gè)人享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)，也是實(shí)現(xiàn)醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)為參保個(gè)人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的重要條件，被稱為“民生檔案”。

隨著我國社會(huì)保障制度的不斷完善，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理顯得十分迫切和重要。自2009年7月人社部和國家檔案局聯(lián)合頒布《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》（以下簡稱“3號令”）后，醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作步入正軌；而隨之開展的對各地社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作，則進(jìn)一步夯實(shí)了醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)。

上海市醫(yī)保事務(wù)管理中心（以下簡稱“市醫(yī)保中心”）作為市級醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，在10余年的醫(yī)保經(jīng)辦管理服務(wù)中產(chǎn)生了大量業(yè)務(wù)檔案。基于對醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案重要性的清醒認(rèn)識(shí)，市醫(yī)保中心始終把醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案的管理作為加強(qiáng)經(jīng)辦能力建設(shè)、提升經(jīng)辦管理水平的重要內(nèi)容來抓，致力于管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化，收到了顯著成效。

1 深入開展調(diào)研，摸清醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理的家底

早在2008年，針對當(dāng)時(shí)醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案日益累積但管理無章的狀況，市醫(yī)保中心就會(huì)同市檔案局開展了醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理課題研究。通過課題調(diào)研，較為全面地掌握了現(xiàn)行醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案的范圍及種類（當(dāng)時(shí)將其歸納為7大類45小類651種），理清了一些原本模糊的問題（如業(yè)務(wù)檔案與文書檔案的界限）。同時(shí)，對本市開展醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)進(jìn)行了分析，起草了上海市醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理辦法（初稿），初步明確了歸檔范圍和保管期限，制定了規(guī)范管理的基本步驟。2009年3號令頒布后，又對初稿進(jìn)行了調(diào)整，制定出符合本市實(shí)際和發(fā)展要求的管理辦法。該課題調(diào)研也以其鮮明的前瞻性及現(xiàn)實(shí)價(jià)值，獲得了2010年上海市檔案科技成果三等獎(jiǎng)。

2 加強(qiáng)專業(yè)協(xié)作，規(guī)范醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理

為順利開展工作，在前期課題調(diào)研的基礎(chǔ)上，與市檔案局合作，深刻理解3號令的各項(xiàng)規(guī)定，積極探索醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理的有效途徑與方法，解決操作細(xì)節(jié)問題。如為保證醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理能做到隨辦隨歸，確定檔號由六級組成，即由險(xiǎn)種代號、區(qū)縣代號、年度、保管期限代號、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和案卷順序號組成；為保證業(yè)務(wù)檔案查詢方便，卷內(nèi)文件目錄并未按常規(guī)格式進(jìn)行操作，而是增設(shè)了參保人身份證、單位社保代碼等字段，減少因姓名重復(fù)等可能造成的查閱不便；為解決業(yè)務(wù)檔案較大部分以塑封形式進(jìn)行保存而導(dǎo)致備考表不易查閱的問題，創(chuàng)造性地將案卷封面同備考表合二為一，打印在一張紙上。通過與檔案部門的密切協(xié)作，解決了市醫(yī)保中心遇到的一系列問題，確定了《醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理操作規(guī)范》，實(shí)現(xiàn)了全市醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范統(tǒng)一。

3 加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理效率

醫(yī)保檔案管理是一項(xiàng)繁重和長期性的工作，各級經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不僅面臨日益繁重的經(jīng)辦業(yè)務(wù)，還面臨人力、物力、財(cái)力上的不足。為此，市醫(yī)保中心從規(guī)范統(tǒng)一要求出發(fā)，充分兼顧區(qū)縣醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)面臨的實(shí)際困難，專門開發(fā)了全市統(tǒng)一使用的醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)。在系統(tǒng)開發(fā)中要求既滿足檔案規(guī)范管理的要求，又能盡量減少工作量，實(shí)現(xiàn)醫(yī)保經(jīng)辦工作與醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理工作的“雙受益”。由于市里原有的醫(yī)保經(jīng)辦業(yè)務(wù)信息化程度高，系統(tǒng)優(yōu)勢明顯，因此，在檔案管理系統(tǒng)開發(fā)之初即同市檔案局商議簡化方法：如材料主件能按材料上顯示的連續(xù)流水號進(jìn)行整理，并在主件上標(biāo)明相應(yīng)的附件張數(shù)，可不編頁號，案卷目錄中的相關(guān)條目可通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)按流水號直接導(dǎo)入到檔案系統(tǒng)，減少檔案工作人員編目的工作量。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)中，將檔案管理工作前移，分散到窗口，以減輕各業(yè)務(wù)部門事后整理歸檔的工作量。

4 結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)化試點(diǎn)，制定醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理地方標(biāo)準(zhǔn)

2010年，市醫(yī)保中心作為醫(yī)保服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化試點(diǎn)單位成為國家級服務(wù)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化試點(diǎn)對象。結(jié)合試點(diǎn)，在2011年向市質(zhì)監(jiān)局申請了《上海市醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》地方標(biāo)準(zhǔn)的立項(xiàng)。目前，該項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)即將報(bào)批，全市醫(yī)保檔案管理將進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

5 循序漸進(jìn)，扎實(shí)推進(jìn)醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理

在《醫(yī)療保險(xiǎn)管理辦法》頒布后，及時(shí)組織對各級醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的培訓(xùn)，公布了醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理的中長期工作規(guī)劃，使其得到各級醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的重視和支持；將醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理納入對區(qū)縣醫(yī)保中心的年度考核項(xiàng)目；市醫(yī)保中心在積極迎接業(yè)務(wù)檔案管理工作達(dá)標(biāo)驗(yàn)收中，要求各區(qū)縣醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)共同參與，如市醫(yī)保中心在進(jìn)行組織建設(shè)、制度建設(shè)時(shí)，下發(fā)相關(guān)要求及制度規(guī)定的藍(lán)本，以便各區(qū)縣參照執(zhí)行；在進(jìn)行檔案隊(duì)伍建設(shè)時(shí)要求各區(qū)縣醫(yī)保中心同步開展，并組織其赴外省市參觀學(xué)習(xí)；在通報(bào)醫(yī)保業(yè)務(wù)工作時(shí)，將業(yè)務(wù)檔案管理進(jìn)展情況同時(shí)進(jìn)行通報(bào)等。一系列措施，使各區(qū)縣醫(yī)保中心在市醫(yī)保中心通過部社保業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收后，很快進(jìn)入跟進(jìn)狀態(tài)，有力推動(dòng)了區(qū)縣醫(yī)保中心檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作。目前，區(qū)縣醫(yī)保中心醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案的達(dá)標(biāo)驗(yàn)收正在進(jìn)行中。在市檔案局的支持下，區(qū)縣醫(yī)保中心將連同通過事業(yè)單位科技檔案（文書檔案）的市級先進(jìn)評定驗(yàn)收。

6 注重利用，充分發(fā)揮醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案的作用

市醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案最初以基金會(huì)計(jì)類檔案為主，除按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行管理外，2003年為保證醫(yī)保基金的安全，方便檔案的查詢利用，市醫(yī)保中心借鑒銀行憑證的管理經(jīng)驗(yàn)，開展了醫(yī)保會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化處理工作（掃描縮微）；2006年，又對該系統(tǒng)進(jìn)行了升級改造，將其擴(kuò)展到全部長期保存的醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案。通過系統(tǒng)改造，使檔案數(shù)字化處理水平得到了極大提升，同時(shí)也提高了醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案的利用率。根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，2010年業(yè)務(wù)檔案影像年查詢利用量較2007年增加7倍以上，充分體現(xiàn)了醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案作為“民生檔案”的使用價(jià)值，不僅方便了醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)及經(jīng)辦人、參保人查詢的需要，同時(shí)也滿足了醫(yī)保業(yè)務(wù)管理的需要。由于查詢利用的便利，各級醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)嘗到了甜頭，反過來又提高了加強(qiáng)檔案管理的積極性。

[1]社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）[EB/OL].http://www.gov.cn/flfg/2009-07/29/content_1378536.htm,2009-07-23.