張 婧

臨沂市沂水中心醫(yī)院設(shè)備科，山東臨沂 276400

醫(yī)療設(shè)備是現(xiàn)代醫(yī)院診療的必備工具，是保證醫(yī)院正常運轉(zhuǎn)的必要條件，而醫(yī)療設(shè)備檔案則是醫(yī)療設(shè)備服務(wù)于臨床工作的有效記錄，系統(tǒng)規(guī)范的醫(yī)療設(shè)備檔案管理對于醫(yī)院有序健康的長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義，直接關(guān)系到醫(yī)院的醫(yī)療護理質(zhì)量、臨床技術(shù)水平、社會效益和經(jīng)濟效益。

1 醫(yī)療設(shè)備歸檔管理的必要性

醫(yī)療設(shè)備是一個醫(yī)院在醫(yī)療工作的整體運行中最堅實的基礎(chǔ)和保障，而醫(yī)療設(shè)備檔案的建立是為了使設(shè)備在使用過程中能更好地應(yīng)用于臨床，服務(wù)于臨床，充分發(fā)揮其應(yīng)有功能。通過查閱設(shè)備檔案資料，可以對相關(guān)醫(yī)療設(shè)備采取預(yù)防性維修，發(fā)現(xiàn)故障及時報修縮短停機時間，有效降低維修費用，減少事故發(fā)生率，對設(shè)備的報廢和更新給出合理的可行性論證，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供憑證，為醫(yī)院正常有序的工作提供可靠保障。

2 醫(yī)療設(shè)備歸檔管理的內(nèi)容

2.1 建立設(shè)備檔案的流程

我院規(guī)定所有5五萬元以上醫(yī)療設(shè)備，從申購到報廢都經(jīng)過臨床科室論證、分管部門審批、招標(biāo)辦招標(biāo)采購、安裝驗收培訓(xùn)、設(shè)備報廢六個階段，設(shè)備檔案管理工作應(yīng)隨著設(shè)備的采購到報廢的每個環(huán)節(jié)進行跟蹤，收集相關(guān)資料，嚴(yán)格把關(guān)。

①科室在申請購買設(shè)備時，需填寫的設(shè)備論證表和審批表交由設(shè)備主管部門初審，然后報領(lǐng)導(dǎo)審批，通過后由醫(yī)院招標(biāo)辦組織招標(biāo)采購，簽訂合同。這期間形成的文字材料如：醫(yī)療設(shè)備論證表、審批表、效益分析報告、招標(biāo)采購記錄、合同協(xié)議、合同審核單均要收集整理存檔。

②在設(shè)備到貨開箱驗收時，檔案管理人員要參與設(shè)備開箱驗收，將設(shè)備的裝箱單、保修卡、合格證、報關(guān)單、說明書及銷售公司和生產(chǎn)廠家的資質(zhì)三證材料均整理歸檔。

③在設(shè)備的安裝調(diào)試和培訓(xùn)階段隨時收集資料，如安裝驗收記錄、操作規(guī)程、實驗檢測報告、培訓(xùn)記錄等，為操作人員提供設(shè)備操作手冊的復(fù)印和借閱手續(xù)辦理。

④根據(jù)各科室設(shè)備使用特點，按其文件形成規(guī)律，進行有目的的收集，如：設(shè)備使用月報表、設(shè)備巡檢記錄、季度效益分析、設(shè)備檔案卡片、履歷表等。

⑤將收集來的資料按設(shè)備類型進行分類、排序、編排頁碼、填寫目錄、分裝檔案盒，以便于日后查閱利用，并進行階段性效益分析等。

2.2 提升設(shè)備檔案利用效率

醫(yī)療設(shè)備檔案一般分類為三大類：診斷設(shè)備、治療設(shè)備和輔助設(shè)備。醫(yī)患的需求，最先反映在設(shè)備檔案之中，它是醫(yī)患需求的第一信號，它能為臨床科室是否購置新設(shè)備提供可靠、有用的依據(jù)[1]，通過查閱設(shè)備檔案可以清楚地掌握是否設(shè)備急需增購、可緩購或不購，一目了然，避免購置設(shè)備的盲目性。在設(shè)備檔案管理工作中，要讓那些呆板的紙質(zhì)的設(shè)備檔案“動”起來，使其成為醫(yī)療設(shè)備的追蹤器。時刻關(guān)注設(shè)備運行中的每一個環(huán)節(jié)，動態(tài)記錄設(shè)備購進、臨床使用、故障維修的整個過程，根據(jù)設(shè)備檔案所反映的情況，及時對設(shè)備進行預(yù)防性維護、維修，通過定期和不定期的巡檢對設(shè)備質(zhì)量、運行情況做好記錄，發(fā)生故障時及時調(diào)取檔案資料，利用操作手冊解決問題，或根據(jù)資料中提供的聯(lián)系方式及時聯(lián)系廠家工程師進行指導(dǎo)排除故障，保修期間的設(shè)備通過查閱檔案中合同規(guī)定的報修日期及時報修。通過對醫(yī)療設(shè)備檔案的利用，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，降低因設(shè)備故障引起的醫(yī)療事故發(fā)生率，最大限度地發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案在服務(wù)醫(yī)患中的積極作用[2]。

3 醫(yī)療設(shè)備檔案的信息化管理和資源共享

①隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,信息化管理已逐步運用到醫(yī)療設(shè)備檔案的管理之中,不僅適應(yīng)了管理科學(xué)化、規(guī)范化的要求,而且大大地提高了醫(yī)療設(shè)備檔案管理的效率[3]。設(shè)備檔案的信息化管理使得設(shè)備檔案工作更加有條理、內(nèi)容明確、查詢便捷迅速，對于總結(jié)性的報表、分類查詢等更加快捷清晰，大大提高了檔案管理員的工作效率，同時也方便臨床科室和維修工程師的查詢調(diào)閱，為保證設(shè)備的正常運行提供了便利條件。

②將設(shè)備檔案管理軟件中的部分可公開信息以科室為單位建立一個醫(yī)療設(shè)備信息庫，應(yīng)用于全院的OA辦公系統(tǒng)中，可公開信息包括：設(shè)備編號、名稱、型號、產(chǎn)地、購買日期、在用情況等，各科室可以通過OA系統(tǒng)快速查詢所需信息，更好地管理使用本科室設(shè)備。通過設(shè)備信息庫的建立還可實現(xiàn)資源共享，同樣的設(shè)備在不同的科室利用率是不同的，因此當(dāng)某科室設(shè)備在使用中突發(fā)意外時，可根據(jù)設(shè)備庫的信息臨時抽調(diào)其他臨近科室的設(shè)備救急，為臨床的救治工作提供方便，也避免了一些醫(yī)療糾紛，保證醫(yī)療工作的有序進行。設(shè)備管理部門和臨床科室之間也可通過該信息庫進行設(shè)備的使用情況和效益分析的報送，便于隨時掌握全院設(shè)備的運行動態(tài)，利于設(shè)備檔案資料整理的完善。

4 結(jié)語

醫(yī)療設(shè)備檔案的建立和有效利用是醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分，也是醫(yī)院整體發(fā)展和管理的重要內(nèi)容，充分發(fā)揮設(shè)備檔案的作用，有效利用設(shè)備檔案對醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展有深遠(yuǎn)的意義。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備檔案的管理也將會在不遠(yuǎn)的將來達(dá)到更加理想的現(xiàn)代化管理模式，為醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)發(fā)揮更加優(yōu)勢的作用。

[1]楊莉.淺談醫(yī)療設(shè)備檔案管理在服務(wù)醫(yī)患中的積極作用[J].中國現(xiàn)代臨床醫(yī)學(xué)雜志,2005,3（8）：32

[2]李奇志.淺談做好貴重醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的幾點體會[J].中國現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志,2009,7（7）∶25.

[3]鄺桂香.信息化管理在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的運用[J].廣西醫(yī)科大學(xué)學(xué)報,2007（S1）∶346.