于荷玲

(貴州省六盤水市水城縣林業(yè)局，貴州 六盤水 553000)

1 引言

集體林權(quán)的制度改革，是我國繼農(nóng)村家庭聯(lián)產(chǎn)承包責(zé)任制經(jīng)營后對農(nóng)村和農(nóng)民的生產(chǎn)生活產(chǎn)生長遠影響的又一次重要變革，關(guān)系到農(nóng)村生產(chǎn)資料的再分配，并與廣大林農(nóng)的切身利益休戚相關(guān)，對實現(xiàn)社會主義新農(nóng)村建設(shè)以及實現(xiàn)全社會的經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展都具有極其重要的意義。而這項改革并非那么簡單容易，它具有涉及面廣、時間跨度長、工作量較大等特性，要客觀、長期、系統(tǒng)地反映集體林權(quán)的改革工作，就必須做好檔案管理這項必不可少的基礎(chǔ)工作，檔案管理工作紛繁瑣碎，大量操作具有一定的困難。

集體林權(quán)制度改革檔案，是對林權(quán)改革過程中具有收藏、保存價值的文件、數(shù)據(jù)、圖表等載體的一種記錄，檔案的完整收集、規(guī)范整理、安全保管、便利，都是提高林權(quán)改革工作質(zhì)量、推進林改順利以及鞏固林改成果的重要保障。此外，一份完整、精確的林權(quán)改革工作檔案在一些情況下還可以成為維護林木權(quán)利人合法權(quán)益的重要憑證，減少林權(quán)糾紛，甚至確認農(nóng)村林地承包經(jīng)營關(guān)系，維系農(nóng)村社會穩(wěn)定。

2 各級林業(yè)部門應(yīng)進行歸檔的檔案內(nèi)容

2.1 省、市級林業(yè)部門

省、市級林業(yè)部門主要負責(zé)內(nèi)容為對全省的林改檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)和驗收;組織開展集體林權(quán)制度改革的宣傳工作;制訂具體方案;組織相關(guān)人員進行培訓(xùn);進行摸底調(diào)查等等，因此省市級林業(yè)主管部門所形成的檔案資料一般都是初期和后期的機關(guān)文書檔案資料，如通知、辦法、方案、督促檢查等。

2.2 縣級林業(yè)部門

縣級林業(yè)部門是集體林改的實施主體、工作部門，主要負責(zé)林木權(quán)利所有者的登記發(fā)證以及林權(quán)的流轉(zhuǎn)記載，因而所保存的檔案資料在內(nèi)容上和類別上都較為豐富和全面，其形成的文件材料有以下幾方面。

(1)綜合行政類文件。不僅包括其組織實施林改的計劃、方案、自查總結(jié)和匯報等上下級來文、本級行文，還包括工作會議文件，以及宣傳、培訓(xùn)、調(diào)研、請示、批復(fù)、簡報、監(jiān)督、檢查、驗收等重要資料匯編文件等。

(2)資源調(diào)查類文件。除了轄區(qū)內(nèi)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)林木資源狀況調(diào)查摸底圖表、森林資源規(guī)劃設(shè)計圖表，還包括榜上所公示的原始資料，即人口狀況登記表、參加林改的戶數(shù)、匯總清冊、統(tǒng)計表等。

(3)林權(quán)登記類文件。包括林地林權(quán)登記申請表、林權(quán)登記現(xiàn)場文件、林木權(quán)屬證明材料、林權(quán)交易登記表、林權(quán)人身份證明等。

(4)合同(協(xié)議)類文件。即為轄區(qū)內(nèi)的林農(nóng)承包、租賃、股份分配協(xié)議等。

(5)糾紛調(diào)解類文件。即林權(quán)發(fā)生爭議后，為解決爭議而進行調(diào)解所形成的記錄、調(diào)解最終的意見和批復(fù)等。

(6)電子類文件。包括林改活動照片以及錄音錄像資料，此外，還包括發(fā)放林權(quán)證過程的信息數(shù)據(jù)、光盤，甚至獲得的獎牌、證書和錦旗等。

2.3 鄉(xiāng)鎮(zhèn)級相關(guān)單位

鄉(xiāng)鎮(zhèn)級林業(yè)部門主要是配合縣級林業(yè)部門開展工作，多為組織、開展工作而形成的檔案。主要包括集體山林流轉(zhuǎn)方案和公示情況、林權(quán)流轉(zhuǎn)登記表、使用權(quán)和收益的分配方案、村民會議記錄、利益相關(guān)人員的表決情況以及林地承包合同等材料。

2.4 村級相關(guān)單位

主要是相關(guān)資料的一些存根，以及以組為單位的村民們對林改方案的表決、結(jié)果公示、會議記錄、糾紛登記等。

3 存在的問題

在實踐中，集體林權(quán)制度改革的檔案管理一般會出現(xiàn)以下幾種問題:山林權(quán)證登記錯誤，出現(xiàn)一山多證或者一證多山的情況，多為審查時沒有注意該林地是否已登記權(quán)利或者某些非法隱瞞的行為;林權(quán)證內(nèi)容模糊、不清晰或者不完整，比如沒有標注宗地面積或者四至界線，比如權(quán)利者登記有瑕疵等;山林權(quán)證上所寫與實際不符，或者說已經(jīng)過期，沒有做到與時俱進、從實際出發(fā)，這種情況大多是由行政區(qū)域改變而未及時重新勘測、及時更換林權(quán)證明所致;山林等經(jīng)營手續(xù)不夠完備或者不合法，引起權(quán)屬糾紛。

因此，在進行檔案管理的工作中，要注意及時補充和完善山林權(quán)屬檔案材料以及承包合同材料，及時將原檔案調(diào)出，重新進行核對，補充實地勘查圖表，之后再進行以新?lián)Q舊，盡早地明晰林地權(quán)屬問題，規(guī)范林權(quán)的經(jīng)營權(quán)以及流轉(zhuǎn)行為。此外，還要做到審查注意義務(wù)，謹慎處事，盡最大的努力來避免林地權(quán)屬爭議和利益糾紛。

4 對策與建議

4.1 轉(zhuǎn)變思想意識，以服務(wù)為宗旨

應(yīng)把林改的檔案管理工作作為關(guān)注民生、服從三農(nóng)的一項重要任務(wù)來做，增強自身的責(zé)任感和使命感，盡可能地發(fā)揮林權(quán)改革的檔案作用，切實維護林權(quán)者的合法利益，為廣大林農(nóng)工作者服務(wù)。但光有服務(wù)意識還不夠，要具體做好以下幾個方面的工作:積極開展林改檔案的登記管理、林地流轉(zhuǎn)和資源評估等工作，早日明晰權(quán)屬;在提供服務(wù)時要保密，不得損害任何人的合法權(quán)益;要致力于早日實現(xiàn)深層次和全方位的服務(wù)，擴大服務(wù)范圍，并及時運用現(xiàn)代信息技術(shù)進行檔案的數(shù)字化加工，確保檔案利用的系統(tǒng)化、便利化，最終達到推進集體林權(quán)改革深入的效果。

4.2 加強檔案知識教育，規(guī)范林改檔案管理

為使林權(quán)改革的檔案管理工作做得更加合理和規(guī)范，各相關(guān)部門要指定專人負責(zé)林改檔案的整理工作。并且，不能隨意挑人負責(zé)，應(yīng)選擇那些具備基本檔案管理知識的人員和認真負責(zé)、有擔(dān)當?shù)墓ぷ魅藛T。負責(zé)林改檔案管理工作的人員，應(yīng)嚴格執(zhí)行檔案管理制度，對需要歸檔的、已辦理完畢的文件材料應(yīng)及時歸檔，不得以任何不正當?shù)睦碛删芙^歸檔，更不能將資料據(jù)為己有或挪作他用。

規(guī)范檔案文件的分類和裝訂，按綜合行政類、資源調(diào)查類、林權(quán)登記類、合同(協(xié)議)類、糾紛調(diào)解類、電子類加以區(qū)分，比如，對綜合行政類文件，應(yīng)按年度歸檔整理;對資源調(diào)查類文件，應(yīng)裝訂成冊;對林權(quán)登記類文件，以宗地為單位來及時歸檔和保管;并注意堅持統(tǒng)一管理、同步進行的原則，注意與改革工作的同步和協(xié)調(diào)，隨轄區(qū)等變化而更新、補充、變更，以確保林權(quán)改革全過程都有完整、精確和系統(tǒng)的檔案資料，能夠全面、客觀地反映林權(quán)改革的實際狀況。

歸檔整理后，應(yīng)編制檢索目錄，甚至在經(jīng)濟條件允許的條件下建立檔案信息管理系統(tǒng)。另外，我們可以請教師回來進行專題培訓(xùn)和講解，對管理人員進行業(yè)務(wù)知識的系統(tǒng)培訓(xùn)。

4.3 加強檔案部門間的聯(lián)系

由于大部分林業(yè)資源豐富的地區(qū)的環(huán)境都不是那么優(yōu)越，大多數(shù)縣級林業(yè)部門和鄉(xiāng)、村級單位的辦公條件都比較簡陋，有的沒有專門設(shè)置的檔案庫房，雜亂堆放，檔案的安全很難保證，需要時也比較難找;有的地方管檔案的人員又身兼數(shù)職，且沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，在很大程度上都不利于檔案管理工作的正常開展。

因此，通過其他渠道來做好當檔案管理工作，例如加強與檔案部門的密切配合，及時做好檔案的交接工作，積極主動地將集體林權(quán)制度改革的檔案資料進行移交，在條件較好的檔案部門進行歸檔保管;應(yīng)與檔案局一起加強對集體林權(quán)制度改革檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，通過不同的形式來增多工作交流，向檔案部門的專業(yè)人員學(xué)習(xí)經(jīng)驗，然后促進自身的不斷進步，并及時在林業(yè)部門檔案管理人員中普及先進的檔案管理經(jīng)驗;應(yīng)該把檔案管理納入集體林權(quán)制度改革成果的檢查、驗收項目中去，對表現(xiàn)優(yōu)秀的給予表揚和獎勵，對工作做得不到位的督促限期整頓，對違反檔案法律法規(guī)的，依法送處，最終促使大家重視檔案管理，確保檔案資料的完整性和安全性。

5 結(jié)語

集體林權(quán)制度改革事業(yè)事關(guān)我國林業(yè)的長足發(fā)展和我國社會主義新農(nóng)村的建設(shè)，其中做好檔案管理工作、全面而客觀地記錄和見證這項改革的推進更是顯得意義重大、尤為重要，我們應(yīng)想方設(shè)法、千方百計地克服工作中存在的一切困難，力爭將林改的檔案管理工作做得盡善盡美。

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