張一楠

（黑龍江省林工總醫(yī)院 黑龍江 哈爾濱 150040）

加快檔案管理現(xiàn)代化，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機管理，是提高區(qū)級檔案館整體功能的技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。檔案工作要實現(xiàn)計算機管理就必須使輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)準確和科學，而且前提條件是要做好檔案輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列基礎(chǔ)工作，使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。

一、區(qū)級檔案館檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題

目前，區(qū)級檔案館館藏檔案內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理原則、質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是館藏檔案未進行檔案的實體分類，沒有編制檔號、沒有目錄號，一卷多冊現(xiàn)象較多。二是案卷標題不規(guī)范，有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄或有卷內(nèi)目錄但內(nèi)容填寫不全，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容無法檢索，而難以利用。四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重，有按時間組卷的，也有按機構(gòu)、問題組卷的，還有按文種組卷的。六是案卷厚薄不一，有的一文一卷，有的幾百頁一卷等。從以上情況來看，目前，區(qū)級檔案館檔案管理基礎(chǔ)還未具備實現(xiàn)計算機管理檔案的必備條件，這就需要科學地解決這些問題。

二、加強檔案標準化、規(guī)范化管理，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

提高檔案管理水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。

（一）統(tǒng)一檔案分類

將區(qū)屬各職能部門在工作中形成的各類檔案按有關(guān)規(guī)定制定統(tǒng)一的檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表，明確各類檔案的檔號、目錄號的編制原則和依據(jù)。

（二）全面普查案卷，去粗取精

將檔案館現(xiàn)存的檔案按要求進行清理核對，將無查考價值的重分文件和已到保管期限的案卷進行鑒定剔除，避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

（三）重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷，要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化科學保管而且亦可提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

（四）統(tǒng)一檔案分類號，保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們快速檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類時，必須以館藏全部檔案為對象。同時，還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識、統(tǒng)一標準，盡量做到前后分類一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規(guī)范化管理。

（五）規(guī)范案卷題名，保證檢索查準率

案卷題名準確是保證檔案檢索查準率的基礎(chǔ)。只保證查全率是不行的，還須同時保證查準率。因此，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名，而規(guī)范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。因為計算機檢索是在手工檢索的基礎(chǔ)上實現(xiàn)的，所以，在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種等要素都填寫完整，規(guī)范題名要素，這樣就可在檢索中保證查準率。

三、加快檔案數(shù)據(jù)準備，推進檔案管理現(xiàn)代化進程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程，如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法，將無法保證數(shù)據(jù)準備工作，甚至直接影響檔案管理現(xiàn)代化的進度。

（一）分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。區(qū)級檔案館在推進計算機管理檔案的過程中，應先根據(jù)館藏各全宗檔案的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放等情況，應重點對館藏珍貴檔案、具有長遠使用價值的檔案、具有經(jīng)濟、科技、文化價值的檔案、具有地方特色的檔案和利用率高、需求大的檔案進行優(yōu)先加工整理，然后根據(jù)情況再對其他檔案進行整理，這樣就可以由重要到一般，逐步推進檔案管理數(shù)字化的進程，提高利用的效率。

（二）分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為二個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的檔案則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目，既節(jié)約了時間、人力與財力，又提高了工作效率。

（三）分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。而對那些特殊形式的檔案，如“科技檔案”“專業(yè)檔案”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間等用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，提高著錄速度。

（四）加強電子文件歸檔管理

數(shù)字檔案館的檔案信息資源來源有兩個，一是對館藏檔案的數(shù)字化處理，二是電子文件的收集歸檔。對于后者來說雖然滯后于數(shù)字檔案館建設，但它卻是數(shù)字檔案建設的基礎(chǔ)。因此，數(shù)字檔案館要發(fā)展壯大，首要任務就是要做好電子文件的歸檔管理工作。否則，不僅使數(shù)字檔案館失去了源源不斷的數(shù)據(jù)來源，而且會造成電子文件丟失或失真，還會增加館藏檔案數(shù)字化的重復勞動。

四、加強檔案人員的培訓，提高現(xiàn)代化管理水平

隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展和社會的不斷進步，信息化、現(xiàn)代化建設需要大量人才。而由于檔案館專業(yè)性強，社會地位不高，人才就更缺。因此，一是要加強與高等院校的聯(lián)系，提高高等院校為檔案部門培養(yǎng)一批高層次的檔案管理現(xiàn)代化人才，充分發(fā)揮檔案現(xiàn)代化研究人員的帶頭作用。二是從事檔案工作的人員，要解放思想，更新觀念，勇與改革、善與創(chuàng)新。要明確檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作的主導，這項工作好壞是衡量檔案工作好壞的尺度和標志。三是要加強對在職人員現(xiàn)代化管理知識的培訓，通過繼續(xù)教育、專題培訓、專題講座、專題研討形式普及信息化、現(xiàn)代化管理知識，培養(yǎng)一批檔案現(xiàn)代化管理型人才，充分發(fā)揮檔案現(xiàn)代化管理型人員的紐帶輻射作用。四是加強檔案現(xiàn)代化管理實用人才的上崗培訓，通過崗位培訓、技能訓練，使檔案人員盡快掌握計算機及其相關(guān)技術(shù)，使之盡快適應檔案館現(xiàn)代化管理的需要。